Аудит кадровой документации организации статьи

Аудит кадрового делопроизводства

Вы здесь «Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 6 Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных.

Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот. направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений.

В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты. Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства (далее — аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.: — при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства; — при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию; — при смене руководителя организации; — при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации; — при изменении системы оплаты труда; — при массовом высвобождении работников.

Кто проводит аудит не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат.

может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства.

В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям.

В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению. Аудит можно провести и своими силами.

В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел. Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства 1.

Организационный этап. 2. Определение перечня подлежащих проверке документов. 3. Сверка документов. 4. Проверка кадровой документации. 5. Оформление отчетов по кадровому аудиту.

Аудит кадрового делопроизводства

проводится с целью проверки соответствия кадровой документации требованиям законодательства и внутренним регламентам организации. При выявлении нарушений определяются и оцениваются риски, принимается решение об их устранении.

Могут быть поставлены и другие цели: подготовиться к проверке контрольно-надзорных органов, оптимизировать систему кадрового учета и делопроизводства, определить квалификацию кадровых специалистов. При проведении аудита используется как сплошной метод – анализ всей кадровой (иногда и сопутствующей) документации, так и выборочный метод – анализ части кадровой документации с распространением выводов и результатов на весь объем.

Возможно совмещение методов по различным группам документов.

Читайте также: Для проведения аудита необходимо запросить основные документы и информацию: Читайте также:

• Табели учета рабочего времени за проверяемый период.
• Журналы регистрации приказов.
• работающих на условиях совмещения должностей.
• Приказы по личному составу, отпускам.
• Локальные нормативные акты, коллективный договор.
• Штатное расписание, приказы о его утверждении, внесении изменений.
• имеющих группу инвалидности;
• Информацию о наличии профсоюзной организации работников либо наличии представительного органа работников.
• привлекаемых к работе в ночное время;
• работающих по совместительству;
• Трудовые договоры, договоры о материальной ответственности.
• Информацию о действующих в данном субъекте РФ региональных трехсторонних соглашений, отраслевых соглашений.
• работающих по графику;
• работающих по срочному трудовому договору;
• График отпусков.
• Список работников, актуальный на дату проверки со следующими пояснениями:
  • работающих по совместительству;
  • работающих неполное рабочее время;
  • работающих по срочному трудовому договору;
  • несовершеннолетних;
  • имеющих группу инвалидности;
  • женщин, имеющих детей до 3 лет;
  • работающих по графику;
  • привлекаемых к работе в ночное время;
  • работающих на условиях совмещения должностей.
• От бухгалтерии должны быть запрошены расчетно-платежные ведомости за проверяемый период.
• женщин, имеющих детей до 3 лет;
• работающих неполное рабочее время;
• Приказы по основной деятельности, регламентирующие кадровый учет в организации.
• Трудовые книжки работников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
• несовершеннолетних;
• Личные дела.
• Личные карточки.

Читайте также: В процессе проведения аудита проверяется: 1. Оформление полномочий ответственного за кадровое делопроизводство.

2. Действующие локальные нормативные акты, их соответствие требованиям законодательства и внутренним регламентам организации, процедура утверждения, факт ознакомления сними работников под роспись. Должностные инструкции. Номер журнала в подарок!

Проводим внутренний кадровый аудит

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным.

Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ. В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами: Что такое внутренний кадровый аудит?

Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах. С какой целью проводится внутренний кадровый аудит? Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя.

Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

• При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.
• При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение, перевод на другую должность/в другое подразделение.
• При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке. После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов.

Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

• Полный (по всем участкам ведения КДП).
• Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

1. или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.
2. отдельные участки ведения КДП;
3. или документы по отдельным работникам;

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита? Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Кадровый аудит – это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами.

Один из этапов этого процесса – аудит кадрового делопроизводства. Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

1. при смене руководства организации;
2. при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
3. при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
4. при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.
5. при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги.

Можно провести проверку собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения аудита кадрового делопроизводства в организации.

Каждый работодатель должен, используя законодательную базу[1], создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.

Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе.

Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек – статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189, графика отпусков – статьей 123.

№ 225[2]. Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, по кадрам.

Кадровый аудит: как упорядочить документы и избежать штрафов

Чтобы компания могла избежать многих неприятностей, которыми чреваты проверки, хотя бы два раза в год проводите аудит документов.

Процедура необходима и кадровой документации. Особенно востребован кадровый аудит перед проверкой ГИТ.

Рассмотрим поэтапно, как нужно быстро и качественно проверять кадровые документы. Из материала вы узнаете:

1. Какие четыре этапа необходимо предусмотреть, планируя проведение кадрового аудита;
2. Как создать отчет и проанализировать результаты кадрового аудита организации.
3. В чем преимущества и недостатки внешнего и внутреннего кадрового аудита;

Первоначально следует определиться, какими силами и в каком объеме будет проводиться процедура кадрового аудита.

Для проведения внешнего аудита гендиректор компании или собственник приглашают сторонних специалистов, аудит внутренний обычно стараются выполнить, используя возможности персонала компании. Справка Аудит кадрового делопроизводства – это ряд контрольно-аналитических процедур, проверка организации на соответствие требованиям трудового законодательства РФ с учетом последних изменений, а также внутренним требованиям компании. Кроме того, это анализ эффективности документооборота и разработка предложений по минимизации материальных и трудовых затрат.

Решаются вопросы, касающиеся того, как будет проводиться аудит: при помощи консультантов со стороны (внешний аудит) или используют собственных сотрудников (внутренний аудит). В качестве внешних консультантов приглашают работников компании предоставляющей специализированные услуги либо фрилансеров.

В процедуре проведения кадрового аудита любого типа принимают участие:

1. представители отдела кадров или сотрудники службы по персоналу;
2. представители юридического отдела компании;
3. глава фирмы;
4. работники отдела планово-экономических операций компании;
5. работники службы по охране труда.

Вам пригодится материал: В том случае, если проводится внутренний аудит кадровых документов, из числа указанных сотрудников формируется рабочая группа, которая отвечает за результаты. В процедуре проведения внешнего аудита ответственные работники обязаны передавать консультантам всю необходимую информацию и оказывать им всестороннюю поддержку. Преимущества и недостатки двух видов кадрового аудита – внутреннего и внешнего – мы собрали для наглядности в сводную таблицу.

Внешний кадровый аудит Внутренний кадровый аудит Преимущества 1. Проведение процедуры аудита доверено профессиональным аудиторам, имеющим наработки по выявлению типичных недочетов и ошибок и использующих проверенную методику.

2. Большая вероятность того, что руководителю будет предоставлена объективная картина состояния документации.

Поскольку сторонние проверяющие изначально лишены искушения скрывать обнаруженные недочеты. 1. Низкие стоимостные расходы на процедуру аудита (своим сотрудникам за труд выдается денежное вознаграждение в размере оклада).

Кадровый аудит: польза, виды, процедура

Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней.

Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.

Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации.

По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг. Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.

Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.

Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации.

К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д. Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний). Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик.

Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.

По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны.

При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

Специалист по кадровому аудиту с присвоением квалификации «Специалист по управлению персоналом» (400ч)

Программа разработана с учетом профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», соответствует 5-му уровню квалификации.

Программа учитывает нововведения трудового законодательства, последние поправки в Трудовой кодекс 2020 года.

• 

  Лекционные материалы по каждому модулю.

• Тестирование после каждой дисциплины.
• 19 практических заданий в рамках каждого модуля, в том числе с проверкой преподавателем: анализ особенностей повременной и сдельной оплаты труда, решение задач по расчету выходных дней, составление трудового договора, анализ по чек-листам ГИТ и другие.
• Проверка практических заданий преподавателями.
• Возможность задать вопрос напрямую преподавателю и форумы по каждой дисциплине для общения с другими Слушателями.
• Пособия, приказы, постановления, а также примеры журналов и внутренних документов.
• Чек-листы ГИТ с мерами инспекторского реагирования.
• Более 10 книг в библиотеке по кадровому аудиту, экономике и учету труда, управлению персоналом и другим темам.
• Отдельный практикум по кадровому аудиту из 11 заданий, каждое из которых проверяется преподавателем. Практикум включает анализ имеющихся документов в компании, составление анкеты организации, знакомство с методологией риск-ориентированного подхода, определение категории риска организации и другие темы.
• Диплом о профпереподготовке установленного образца после успешного прохождения итогового тестирования.
• Сертификат компетенций с указанием трудовых функций в соответствии с пройденной программой обучения, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации. Выдается в дополнение к диплому для набравших определенное количество баллов по каждой дисциплине программы.

• Регулярные онлайн вебинары с преподавателями. Сертификаты за каждый посещенный вебинар.

• Доступ к архиву из более 100 вебинаров на время курса и в течение трех месяцев после его окончания.
• После окончания курса остается бессрочный доступ к лекциям, пособиям, шаблонам и образцам документов.

Обучение по программе доступно в рассрочку Без процентов Без переплат Без участия банка

Аудит кадровой документации организации статьи

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек.

Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника.

В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

документы о платежеспособности;

1. сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РСФСР и размерах причиненного при этом ущерба;
2. сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.
3. сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
4. документы об уплате налогов и обязательных платежах;

В то же время не надо забывать, что являются конфиденциальными:

1. персональные данные (Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст.

Правовая база При проведении проверки кадровых документов рекомендуется принимать во внимание нормативные акты:

• Постановление Минтруда № 69 от 10.10.03.
• ФЗ № 152-ФЗ от 27.07.06.
• ТК РФ.
• Постановление Правительства № 225 от 16.04.03 «О трудовых книжках».
• Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04.
• Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.10.
• ГОСТ Р 6.30-2003.

Помимо выше перечисленных документов делопроизводство, трудовые отношения регламентируются ведомственными нормативными актами. Все они подлежат изучению и применению.

Законодательством не закреплены правила проведения внутренней оценки состояния дел на предприятии. Руководство свободно в определении объема, способов, оснований, объема внутренней проверки. Проверка наличия обязательных кадровых документов Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

1. документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;

Кадровый аудит на примере организации

(ООО) разберем в статье далее — это поможет провести процедуру правильно.

Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской , можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

1. деятельности кадровой службы организации;
2. правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
3. соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст.

5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг. Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

1. Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
2. Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере
3. Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.

Проверяем документацию кадрового подразделения

Автор: · 13.01.2015 Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит. Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют.

Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится. Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для: — подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.; — оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.); — повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях); — оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом; — разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений; — оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т.

д.). Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего.

При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании. Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год.

Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности. Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами.

Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Аудит кадровой документации: методика проведения подготовительной работы

Аудит документации – неотъемлемая часть работы с документами. Ведь только периодические проверки подобного рода позволяют своевременно выявить ошибки и просчеты в работе, своевременно и с минимальными усилиями устранить нарушения и привести все документы в соответствие с законом.

Особенно это важно при работе с кадровой документацией, даже малейшие недочеты в которой способны причинить серьезный ущерб интересам граждан.

В настоящей статье мы рассмотрим вопросы организации проведения аудита кадровой документации и поделимся методикой его проведения.

Начнем с главного: что же следует понимать под аудитом кадровой документации? Разные словари трактуют термин «аудит» по-разному.

Аудит, аудиторская проверка – процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта (словарь «Википедия»). Как видно, аудит в теоретическом плане понимается довольно широко. На практике об аудите чаще говорят применительно к работе бухгалтерии.

Согласно ст. 1 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»: аудит – независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности. Опираясь на это определение, можно сделать попытку переформулировать это понятие применительно к кадровой сфере следующим образом: аудит – проверка состояния кадровой документации и системы кадрового учета в целях выражения мнения о соответствии ее требованиям законодательства РФ.

Причины, по которым организация-работодатель обращается к аудиту документации по личному составу, довольно разнообразны.

Мы постарались объединить все причины в две большие группы: «Мирные» причины: «Вынужденные» причины:

1. при передаче функций ведения кадровой документации сторонним организациям;
2. при изменении автоматизированной системы учета;
3. при анализе деятельности кадровика;
4. при смене кадровиков;
5. при изменении объема работы кадровой службы и (или) отдельного специалиста;
6. при решении вопроса о пересмотре условий труда кадровика;
7. при подготовке документации к архивному хранению
8. при изменении кадровой политики;
9. при описании рабочего места и распределении обязанностей в кадровой службе;
10. при смене руководства кадровой службы;
11. при изменении системы стимулирования;

1. после ЧП (стихийные бедствия и др.);
2. при ликвидации;
3. при изменении организационной структуры;
4. при изменении законодательства (введении новых форм документов, новых процедур и др.);
5. при реорганизации (в том числе покупке бизнеса);
6. если аудит предусмотрен локальными нормативными актами;
7. при включении организации в план проверок;
8. при угрозе обращения работника в контрольно-надзорные органы;
9. при угрозе обращения работника в судебный орган;
10. при подготовке к получению «Сертификата доверия работодателю»
11. при смене высшего руководящего состава;

Как видно, даже перечень «мирных» причин довольно внушительный.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Вы здесь Автор: Аида Ибрагимова — руководитель кадрового отдела КСК групп Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками.

Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок.

Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита. Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

1. при смене руководства компании;
2. при изменении законодательства.
3. при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
4. при смене специалиста по кадрам;
5. при предстоящей государственной проверке;

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации.

Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению.

Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.

В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами.

Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.

После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита.

Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании. Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

1. документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;

Как провести аудит кадровой документации своими силами

Вы здесь «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 5 КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания.

Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф.

А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации. С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться: — возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному; — сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства; — обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства; — повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда; — ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т.

д. Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков. Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т.

д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя.

Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв.