Как оформляется книга движения трудовых книжек

Оформление книги учета движения трудовых книжек

Вопрос Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек? Следует ли производить нумерацию листов или страниц?

Какую при этом следует проставить печать (круглую печать организации либо печать отдела кадров)?

Кто должен заверить ее своей подписью (директор или заместитель директора по кадрам)?

Ответ В книге учета движения трудовых книжек могут быть пронумерованы как листы, так и страницы.

При отсутствии круглой печати организация вправе использовать любую другую печать, содержащую все необходимые сведения об организации и ее месте нахождения. Обоснование: В соответствии с ч.

2 ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются федеральным органом исполнительной власти. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила N 225). В соответствии с п. 40 Правил N 225 с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся: а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

.

Требования по оформлению приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них изложены в п.

41 Правил N 225, где говорится, что вышеперечисленные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Порядок ведения книг Правилами N 225 не установлен, что дает право работодателю выбрать удобный для себя порядок. По нашему мнению, вопрос о том, следует ли нумеровать страницы или листы книги учета движения трудовых книжек, каждый работодатель решает исходя из сложившейся практики и оба варианта будут верны.

Любая выбранная работодателем нумерация должна быть направлена на исключение любой возможности вложения каких-либо дополнительных листов либо изъятия из книги. Исходя из ст. ст. 2 и 6 Федерального закона от 06.04.2015 N 82-ФЗ

«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»

(далее — Закон N 82-ФЗ) организации вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.

Журнал учета трудовых книжек

› Для учета принятия и выдачи трудовых книжек (и вкладышей) работодатель ведет специальную книгу, в которой отражается все физическое движение этих документов.

Бланк такой книги утвержден специальным Постановлением Министерства труда за номером 69 от 10 октября 2003 года.

О том, как правильно заполнять документацию и на что обратить внимание в первую очередь – прямо сейчас.

Содержание Порядок ведения специальной документации, связанной с учетом всех перемещений трудовых книжек, унифицирован.

Вести учет должны все организации, любой формы собственности, вне зависимости от численности своего штата (вплоть до 1-2 наемных работников):

1. ПАО;
2. ООО;
3. общественные объединения и религиозные организации, являющиеся официальными работодателями по отношению к наемным работникам.
4. ИП;

Конкретные учетные операции представляют собой не только все физические передвижения сотрудников, но также любые изменения (записи), касающиеся этих документов:

• Оформление трудовой (на случай приема сотрудника без опыта какой-либо работы, трудоустраивающегося в первый раз).
• Выдача на руки родственникам или другим представителям, действующим по доверенности, в связи со смертью сотрудника, объявлением его пропавшим без вести (по решению суда) или заключением под стражу.
• Выдача на руку сотруднику в связи с его увольнением по любым причинам (в том числе выдача не на руки, а почтовым отправлением, если работник по каким-либо причинам не явился за документом).
• Внесение в неё любых записей, отражающих служебные движения сотрудника: премирование, переводы на другие должности в рамках одного филиала или разных подразделений, переименование должности, переход на новую позицию.
• Прием книжки от сотрудника, который принят или восстановлен на работе, вне зависимости от предполагаемого срока действия трудового договора (в том числе на сезонную работу).
• Перенос всех или отдельных трудовых в новое место в связи с переездом, ремонтом, срочными обстоятельствами (например, для предотвращения порчи документов из-за повреждений крыши). Обычно книжки переносятся и хранятся в сейфе, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

При этом стоит отметить, что как такового понятия «движение трудовых книжек» в законодательстве не существует, поэтому на практике в книге учета отражаются любые операции с этими документами:

1. прием документа;
2. регистрации;
3. выдача на руки сотруднику;
4. отражение факта хранения.
5. отражение факта перемещения;

Таким образом, законодатель четко определяет только обязанность ведения книги учета движения трудовых книжек и собственно форму, которая рассматривается далее.

В кадровой практике документ нередко называют иначе: журнал регистрации трудовых книжек, кадровый реестр и т.п. Сама книга учета представляет собой брошюру из 64 страниц (32 листов) формата, близкого к А4, но не идентичного ему (28,8 см в длину и 21,0 см в ширину).

Инструкция: заполняем книгу учета трудовых книжек

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

Книга учета трудовых книжек — это документ, без которого нельзя правильно вести учет трудовых книжек, а это прямая обязанность нанимателя.

В статье расскажем о том, как правильно его организовать и что будет при нарушении установленного порядка.

29 ноября 2020 Автор: Закуренко Светлана Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.

Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом.

Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки. Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица.

Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.

Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016). За отсутствие книги учета трудовых книжек предусмотрен штраф в размере до 50 000 рублей (ст.

5.27 КоАП РФ)! Все зависит от комплектации штата.

В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета.

Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа. Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты.

Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:

1. титульный лист;
2. основную часть, где и делаются записи.

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

→ → Обновление: 13 июня 2020 г.

В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые. При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (, утв.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (, утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Скачать бланк книги учета трудовых книжек За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации (предпринимателю) может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства ():

• на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
• на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
• на юридических лиц в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно бесплатно Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

> > 23 сентября 2020 в готовом виде вы можете на нашем сайте.

Однако кадровому работнику более важно знать, как корректно его заполнить самостоятельно, ведь необходимость в этом постоянна, поскольку у любого, даже небольшого по масштабам, работодателя процесс движения трудовых ресурсов непрерывен.

Вам помогут документы и бланки: По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку, см. в статье . Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем. Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек. О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале .

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов. Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте.

Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек. Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером. Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю.

Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

ВАЖНО! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX.

То есть если, к примеру, книжка была оформлена 30.03.2018, то нужно указать 30.03.2018. Никакие «30 марта» или «30.03.18» не допускаются (п.

1.1 инструкции № 69). В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф.

И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами. Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).

Далее в графе 7 необходимо отразить сведения о должности лица, являющегося хозяином трудовой книжки.

Как правильно подписывать книгу учета движения трудовых книжек (журнал)

» » » Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников. После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника.

Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал. Структура журнала выглядит следующим образом: Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам.

Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты. Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным.

В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку. После возврата документа на руки сотруднику, он ставит свою подпись, подтверждая возврат.

Обязанности по ведению, хранению, учету трудовых книжек ложатся на плечи работодателя.

Однако он может издать распоряжение, в котором назначит человека, отвечающего за сохранность книжек. Правила обязательны к исполнению.

В случае нарушения правил, предусматривается штраф или же отстранение работодателя от его деятельности. Несмотря на то что журнал учета имеет строгую структуру, единого правила оформления для данного документа нет.

Несмотря на это, процедура регистрации трудовых книжек структурирована. Бланки будущих трудовых книжек и их вкладышей подлежат строгому учету в специальной приходно-расходной книге. Она находится «на балансе» бухгалтерского отдела.

Трудовые книжки имеющие записи, находятся в ведении работодателя или же ответственного за их сохранность сотрудника. Книга учета нового образца (введена в 2003 году) имеет тринадцать граф. Рассмотрим назначение каждой графы:

1. 11 — Сумма, заплаченная работником за заполнение трудовой книжки.
2. 1 — Порядковый номер.
3. 7 — Должность работника.
4. 8 — Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
5. 2, 3, 4 — Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).
6. 13 — Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.
7. 5 — ФИО работника.
8. 10 — Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
9. 6 — Серия и номер трудовой книжки.
10. 12 — Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
11. 9 — Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.

Оформление журнала учета на заполнении граф не заканчивается.

Помимо этого, существуют общие правила оформления:

1. Страницы журнала прошнурованы и пронумерованы.
2. Книга должна иметь плотную обложку.
3. На последней странице указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц.

Последняя страница содержит подпись ответственного лица либо руководителя организации.

Книга учета движения трудовых книжек

16 Апреля 2020 в 12:27 Книга учета трудовых книжек – это обыкновенный рабочий журнал, который не отличается по существу от других таких же журналов, как, например, журнал учета первичных средств пожаротушения. Однако работодатель обязан не просто вести, но и длительно хранить этот документ, поскольку его отсутствие грозит серьезными штрафами.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

• Для порядка в работе с трудовыми книжками.
• Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI ). Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников. Чаще всего в организации это:

1. кадровик
2. бухгалтер
3. hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

На обложке:

1. полное наименование организации;
2. дата начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно. Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек: Шаг 1.

В первый столбец вносим порядковый номер. Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи Шаг 3.

В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки.

При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии). Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме.

Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.

Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу). Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу. Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо.

Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника.

Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой.

В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 , и пункта 664 Перечня, утвержденного )

Правила ведения книги учета движения трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников.

После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.

Структура журнала выглядит следующим образом: Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам.

Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты. Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка.

В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным. В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку. После возврата документа на руки сотруднику, он ставит свою подпись, подтверждая возврат.

Обязанности по ведению, хранению, учету трудовых книжек ложатся на плечи работодателя. Однако он может издать распоряжение, в котором назначит человека, отвечающего за сохранность книжек. Правила обязательны к исполнению.

В случае нарушения правил, предусматривается штраф или же отстранение работодателя от его деятельности. Несмотря на то что журнал учета имеет строгую структуру, единого правила оформления для данного документа нет. Несмотря на это, процедура регистрации трудовых книжек структурирована.

Бланки будущих трудовых книжек и их вкладышей подлежат строгому учету в специальной приходно-расходной книге.

Она находится «на балансе» бухгалтерского отдела. Трудовые книжки имеющие записи, находятся в ведении работодателя или же ответственного за их сохранность сотрудника.

Книга учета нового образца (введена в 2003 году) имеет тринадцать граф.

Рассмотрим назначение каждой графы:

1. 5 – ФИО работника.
2. 7 – Должность работника.
3. 9 – Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
4. 12 – Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
5. 8 – Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
6. 13 – Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.
7. 11 – Сумма, заплаченная работником за .
8. 6 – Серия и номер трудовой книжки.
9. 1 – Порядковый номер.
10. 10 – Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
11. 2, 3, 4 – Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).

Оформление журнала учета на заполнении граф не заканчивается. Помимо этого, существуют общие правила оформления:

1. Страницы журнала прошнурованы и пронумерованы.
2. Книга должна иметь плотную обложку.
3. На последней странице указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц.

Последняя страница содержит подпись ответственного лица либо руководителя организации.

Журнал учета должен быть опечатан сургучной либо пленочной печатью, в соответствии с ГОСТом. Как говорилось выше, книга учета должна иметь подпись руководителя организации либо ответственного лица.

Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец

Дидух Юлия Автор PPT.RU 13 августа 2020 Книга движения трудовых книжек — это рабочий журнал, который не отличается по существу от других таких же первичных документов.

Однако работодатель обязан не просто вести, но и длительно хранить этот документ, поскольку его отсутствие грозит серьезными штрафами. Обратите внимание: Минтруд РФ подпготовил изменения в правила ведения журнала. КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат.

Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из работников. Традиционно отдел кадров отвечает за документирование всех кадровых процедур и учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях.

В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник. Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена обязанность работодателя составлять журналы учета документации.

Книга учета трудовых книжек пополняется новыми сведениями в двух случаях:

1. при его увольнении.
2. при приеме работника;

Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи в будущем. Журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников, содержит сведения и о выдаче их на руки по требованию и при увольнении. Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4. Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима.

Форму можно купить — она выпускается типографиями — или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования.

Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Они утверждены Правительством в постановлении от 16.04.2003 № 225.

Разберем образец заполнения книги учета движения трудовых книжек по столбцам.

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки. Шаг 1. В 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т. д.). Шаг 2. 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книги (число, месяц, год цифрами).

Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата. Шаг 3. В 5-й столбец заносят Ф.И.О. работника. Шаг 4. В 6-ю графу вписывают серию и номер книжки, которые содержатся на каждой, начиная с 1974 года.

Если она старая, выпущенная до 1974-го, без номера, в графе ставят прочерк.

Правила заполнения книги движения трудовых книжек

Содержание • Скачать актуальный бланк книги учёта трудовых книжек (формат Word) • Скачать образец заполнения книги учёта движения ТК. Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В Книге делаются записи о следующих событиях:

1. Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
2. Получение от принятого работника его трудовой;
3. Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
4. Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
5. Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке. Опираясь на законодательно установленные правила и решения Московского суда, касающиеся их нарушения, можно составить список требований, которые нужно учесть при оформлении Книги:

1. название журнала;
2. дату заведения реестра;
3. число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
4. Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
5. У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
6. подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.
7. На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
   • название журнала;
   • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
   • дату заведения реестра;
   • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.
8. Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными.

   Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.

Важно! Право на заверение Книги закреплено только за руководителем организации или ИП.

Ни его заместитель, ни лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не могут расписаться в записи на обороте журнала.

1. Скрепление нитей прошивки и заверительной записи должно быть произведено сургучной печатью или пломбой. Причём при скреплении Книги нельзя использовать в качестве замены пломбе бумажную наклейку, ведь абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек разрешает только вариант с сургучом.

Несоблюдение вышеуказанных правил рассматривается как административное правонарушение и может вызвать наложение на организацию штрафа или даже приостановление деятельности юридического лица. Унифицированной формой из Приложения №3 к Постановлению Минтруда №69 от 10.10.2013 предусмотрено 13 столбцов.

Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф. Содержит порядковый номер строки, вносимой в Книгу.

Menu

Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю.

В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии. Для учета форм предусмотрен журнал, ведение которого требует соблюдения правил заполнения. Обязанность ведения работодателями учета трудовых книжек закреплена в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 (действующая редакция от 19.05.2008), (далее – Постановление).

Для систематизации данных кадровой ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в нее. Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

В журнале производится регистрация трудовых книжек работников:

1. оформленных работодателем вкладышей — в случае выдачи вкладышей на предыдущем месте работы регистрируется только книжка.
2. переданных в кадровый орган на хранение при трудоустройстве;
3. открытых для сотрудника первого рабочего места;

Записи в книге учета позволяют контролировать поступление, выдачу трудовых книжек. Законодательством установлена обязанность работодателя выдавать книжки сотрудников в , что подтверждают дата и подпись получателя документа. Отсутствие книг учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения, приравнивается к нарушениям трудового законодательства.

В подзаконных актах (Постановление) имеется прямое указание на обязанность работодателя организовать работу по учету трудовых книжек.

На предприятии назначается лицо, ответственное за ведение журнала учета. Обязанность ведения журнала учета возлагается на кадровую службу. В организациях или ИП с малой численностью ведением кадрового учета занимается бухгалтерия.

Ведение учета производится в хронологическом порядке поступления документов.

На предприятии имеется только одна форма, применяемая до полного использования. Книга учета должна хранится у лица, ответственного за ее ведение. Для использования необходимо пронумеровать, прошить и опломбировать форму.

В процессе ведения не допускается замена, удаление листов. Записи, касающиеся выдачи новых трудовых книжек, должны быть внесены только после прохождения бланка по книгам учета и расходным документам. Как правильно составить документа вы найдете на нашем сайте.

Как списать трудовые книжки? Узнайте . В стандартной форме, предложенной к применению, имеется 13 граф. В составе информации разделов указываются:

1. Графы 2,3,4 несут сведения о дате трудоустройства или внесения записи в трудовую книжку. Заполнение документа производится после 5 дней работы.
2. Графа 5 содержит данные о ФИО в полной форме без сокращений.
3. Колонка 7 информирует о должности, на которую принят сотрудник. Сведения должны соответствовать штатному расписанию и записи в книжке.
4. В графе 8 указывают подразделение, в которое принят работник (можно не заполнять).
5. В колонку 9 вносятся данные о приказе, на основании которого сотрудник принят.
6. В графе 1 указывают номер записи в журнале.
7. Графа 6 – серия и номер книжки, вкладыша или дубликата документа.

Трудовая книга.

Учет движения трудовых книжек и вкладышей

3737 Содержание страницы Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя.

Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним. Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов.

Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей. Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах.

Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов. Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс.

Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии. При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

1. оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.
2. составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

1. прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.
2. пронумеровать по возрастающей;
3. облачить журнал в жесткий переплет;

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя. В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

1. в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: рекомендации по ведению

Вы здесь По состоянию на: 19.05.2006Журнал: Справочник кадровикаГод: 2006Автор: Андреева Валентина Ивановна Тема: Документы кадровой службы Рубрика: Кадровое делопроизводство Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями п.

40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв.

постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225. Форма регистрации трудовых книжек Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной учетной форме. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п.

4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.06 № 7418).

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (п. 4.1.2 Типовой инструкции). В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему организации. Таким образом, само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба организации должна вести большое количество регистрационных книг и журналов.

Следует отметить, что, как правило, эти книги и журналы не имеют строго определенной обязательной формы.

Однако из этого правила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых книжек. Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши – в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оформляемой кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших организациях).

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69. До введения в действие новой книги учета применялась книга, имевшая 14 граф (утверждена в 1974 г.). Когда следовало начинать применение новой формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – сразу после начала действия новой формы или после окончания ведения старой книги, т.

е. после ее полного заполнения? Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти согласно Указу Президента РФ от 23.05.96 № 763 вступают в силу по истечении десяти дней после дня их официального опубликования. Постановление от 10.10.03 № 69 было официально опубликовано 19.11.03 Этот вопрос до сих пор интересует работников кадровых служб.

Чтобы ответить на него, необходимо принять во внимание два следующих фактора.