Классификация личного дела

Личное дело работника

Документ формируют при приеме сотрудника на работу. Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты. Скачайте документы по теме За что компанию могут оштрафовать Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно. На государственной и муниципальной службе, а также в отношении военнослужащих надо вести личное дело работника.

Остальные работодатели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике. Чтобы сформировать личное дело сотрудника, сначала определите, какие документы допустимо хранить в папке, а какие строго запрещено. После приема на работу нового специалиста заведите отдельную папку, куда включите соответствующий спектр документов.

Исключение сделано только для государственных служащих.

На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении. Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе.

В организациях коммерческого сектора порядок ведения делопроизводства, оформления и хранения папок для личных дел сотрудников определяют локальными актами. Что должно быть в папке

1. дополнение к личному листку по ведению учета кадров;
2. внутренняя опись всех документов дела;
3. результаты пройденных медосмотров;
4. автобиография сотрудника;
5. полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма;
6. анкета;
7. аттестационные листы;
8. должностная инструкция сотрудника;
9. трудовой договор (ТД) и оформленные дополнительные соглашения к нему;
10. личные заявления, подаваемые сотрудником;
11. составленное заявление о приеме на должность;
12. отзывы должностных лиц о специалисте;
13. копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста;
14. лист-заверитель дела.
15. личный листок по проведению учета кадров;

В процессе всего периода работы сотрудника кадровик должен пополнять папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника.

Последним документом в папке будет копия .

Скачайте комплект документов для оформления Заполняется сотрудником до приема на работу и включается в личное дело Для оформления личных дел в кадровой службе Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначена бухгалтер В.Н. Зайцева. Она оформила личное дело работника — главбуха А.С. Глебовой. Титульный лист личного дела работника (образец) В документ включили

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

Вы здесь «Кадровик.

Кадровое делопроизводство», 2011, N 11 ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье — личное дело.

Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Общие правила систематизации документов и формирования дел Словарь кадрового делопроизводства. Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98).

Переходящее дело — это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года (устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т. д.). В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование (группировка) документов в дела. Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций [1].

В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов.

Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. Сроки хранения документов указаны в: — Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182); — Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Следует обратить внимание, что по поводу последнего документа имеются серьезные сомнения. Решение ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11

«Об отказе в удовлетворении заявления о признании частично недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558»

говорит, что данный Приказ Минкультуры России, утвердивший Перечень и сроки хранения архивных документов государственных и частных организаций, признан не вступившим в силу, так как он не был официально опубликован полностью.

На этом основании ВАС РФ отказал в признании его не соответствующим законодательству и недействующим. Заявитель (ОАО «ГМК «Норильский никель») требовал признать этот Приказ незаконным по существу, так как, по его мнению, он не соответствует Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», принят с нарушением полномочий Министерства культуры РФ и нарушает права и законные интересы заявителя в сфере осуществления им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов.

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Бухгалтер широкого профиля с 15-летним опытом.

Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы.

Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись.

Для того чтобы иметь полную информацию о работнике, необходимо собрать пакет документов, и составить отдельное личное дело, в котором будут храниться данные о сотруднике.

Для того чтобы иметь все нужные документы можно запросить их у самого работника, однако иногда приходится самостоятельно подавать запросы на прошлые места работы или учебы для получения рекомендации от третьего лица.

Решение ведения личных дел принимает исключительно руководитель, этот процесс не входит в список обязательных функций документооборота предприятия.

Также не указывается точный перечень документов, которые следует собрать чтобы иметь полную информацию: это также устанавливает работодатель самостоятельно.

Оглавление Личное дело — это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности. Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем его наполнение продолжается на протяжении всего времени трудовой деятельности работника в компании.

В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности. Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП.

Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя.

Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников.

Прежде всего надо отметить, что точного списка документов, которые непременно должны присутствовать в личном деле, нет: работодатели его определяют на свое усмотрение. Все документы, которые составляют личное дело, можно условно разделить на несколько категорий:

1. Документы, образующиеся при расторжении трудовых отношений.
2. Документы, образующиеся в ходе работы;
3. Документы, образующиеся при заключении трудового договора, то есть при оформлении на работу сотрудника;

К этой категории можно отнести:

1. Заявление человека о приеме на работу;
2. Документы, которые предоставлял работник при подаче заявки на вакансию.
   Как правило, в него входят документы либо их копии, так или иначе относящиеся к человеку, на которого это дело ведется.
   Например, анкета, резюме, характеристика и т.д.
3. Трудовой договор (экземпляр работодателя);
4. Копия приказа о приеме, желательно с подписью принятого сотрудника;
5. Копии прочих личных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, военный билет);
6. Копии протоколов и постановлений об избрании на должность (если она выборная);
7. Копии документов об имеющейся квалификации и образовании;

Порядок формирования личных дел

В 2017 году ведение личных дел сотрудников не является обязательной процедурой.

Однако из этого правила есть ряд исключений.

В частности, согласно законодательству, на работников, которые замещают должности государственной службы, введение личных дел является обязательным. В некоторых государственных предприятиях такая обязанность может быть возложена на

руководство соответствующим отраслевым нормативным актом.

В отдельных случаях управляющая компания может отдать распоряжение по своим подразделениям об обязательном ведении личных дел сотрудников корпорации. В остальных случаях руководитель каждого конкретного предприятия самостоятельно принимает решение, вести такие дела или нет.

Даже если принято положительное решение, дела могут заводиться не на всех сотрудников, а только на отдельные категории.

Например

на руководящих работников (генерального директора и его заместителей, руководителей отделов, топ-менеджеров и т.д.); на материально ответственных работников (главный бухгалтер, его заместитель и т.п.)

Как показывает практика, в настоящее время руководители многих частных компаний отдают распоряжение продолжать ведение персональных дел в прежнем режим. Это понятно, ведь личное дело – полезный инструмент кадровой работы и удобный источник информации о сотруднике. Все копии документов, приказов и других бумаг, касающихся данного работника, собраны и структурированы в одной папке.

В случае принятия и утверждения решения о ведении персональных дел, на предприятии стоит разработать соответствующую инструкцию о порядке обращения с ними. Читайте также: Цель формирования дела – классификация и структурирование информации, которую передал в отдел кадров сотрудник при трудоустройстве на работу или при переводе на другую должность. Надлежащее обращение и персональную ответственность за это несет отдел кадров предприятия, а если такового нет, то сотрудник, уполномоченный на ведение и хранение персональных дел.

После приема сотрудника на руководящую должность или должность, на которой на него будет возложена материальная ответственность, происходит формирование его личного дела.

Оно будет заведено также и в других случаях, если они предусмотрены инструкций, регулирующей процедуру обращения с персональными данными сотрудников. Перечень документов, которые должны войти в состав персональной папки каждого сотрудника, определен Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ.

Это документы, которые сотрудник предоставил при поступлении на работу и документы, которые образовались за время его работы на данном предприятии:

Формирование личного дела работника

16 Мая 2020 в 17:19 Личные дела на работников в обязательном порядке обязаны вести только государственные учреждения на своих служащих. Однако каждому кадровику полезно уметь сформировать личное дело сотрудника без ошибок. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

1. Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
2. ;

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию.

Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.

На вопрос, что такое дело, отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст.

В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку.

Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД.

Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2020) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку.

Она должна охватывать:

1. процедуру увольнения (заявление и приказ).
2. процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
3. период работы (приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);

Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел».

Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения. Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства.

Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. ). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом.

Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (Решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

1. название юридического лица;
2. структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
3. фамилия, имя, отчество работника;
4. дата начала ведения
5. номер;

Состав личного дела работника

29 Ноября 2017 в 12:08 Кадровики нередко испытывают трудности с оформлением, ведением и хранением личных дел работников.

Поэтому подробно рассмотрим состав личного дела работника 2020, а также другие связанные с этим вопросы.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Личные дела (ЛД), в соответствии с требованиями , обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию.

Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы.

Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

Поэтому познакомимся с ними внимательнее.

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку).

Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия. Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

1. какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
2. особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.
3. сроки и режим хранения;
4. порядок ведения;
5. порядок доступа к информации;
6. перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие.

Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

1. документы об увольнении из конкретной компании.
2. возникающие в процессе работы в фирме;
3. формируемые в момент устройства человека на работу;

В первую группу могут войти:

1. резюме, составленное для вакансии соискателем;
2. анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
3. характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
4. заявление о приеме на работу;

Классификация личного дела

/ / 30.03.2018 72 Views 03.04.2018 03.04.2018 03.04.2018 В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации (архив организации).

Основное требование к формированию дел — это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело за 1 календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.

Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 11 ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации.

Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье — личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Общие правила систематизации документов и формирования дел Словарь кадрового делопроизводства.

Внимание Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные <2 работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные> В любом случае любое процессуальное действие сотрудников МВД производится в рамках соответствующего распоряжения, постановления, обязательно протоколируется. Как правило, таким действиям предшествует официальный запрос на имя начальника соответствующего отдела, руководителя предприятия.

Примерный образец Журнал инвентарного учета личных дел Номер дела Фамилия иинициалыработника Дата постановкидела на учет Дата снятиядела с учета Росписьработника,ответственногоза ведениеличных дел 12-01 Иванов И.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника. Сегодня вы узнаете:

• Какие документы должны содержаться в нем;
• Сколько и как хранить дела.
• Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников.

Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня. Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте.

Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ.

Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами.

А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников. В эту группу входят:

1. Руководящий состав и лица, их замещающие;
2. Главные специалисты;
3. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
4. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент. Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер.

Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут. Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов. Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно: Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять.

Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его . Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл. Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

1. Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);

Классификация личного дела

ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника.

Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст.

193 ТК РФ. Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями.

Важно Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников.

Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве. Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах.

Внимание Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников).

Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см. Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению.

Если создается больше документов, относящихся к этому делу, заводится новый том с тем же заголовком.

Приказы по основной деятельности должны группироваться отдельно от приказов по личному составу. Как классифицировать личные дела при их большом количестве Скрыть рекламу Каждый день человек выполняет множество дел (в среднем 20-30). Подобное количество дел достаточно сложно анализировать и принимать решения о необходимости их выполнения.

Поэтому для повышения личной эффективности, нужно классифицировать личные дела. Первое что нужно для этого сделать — записывать все выполняемые дела на внешний физический носитель (блокнот, диктофон, КПК…) Затем нужно проанализировать полученные списки и сформировать классификацию личных дел.

Оформление личного дела работника в 2020 году

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий. Читайте также статью ⇒ . Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, – от уборщика служебных помещений до генерального директора.

Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий:

1. на руководящий состав предприятия (директор, заместитель директора);
2. на работников, для которых устанавливается материальная ответственность (главный бухгалтер, заместитель бухгалтера)

Многие компании личные дела ведут на всех сотрудников.

Это чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.

Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

Список документов, которые необходимо включить в личное дело сотрудника, утвержден только для государственных служащих. Несмотря на это, компании, которые не связаны с государственной службой, также могут использовать этот перечень и определить, какие бумаги им нужны для формирования персонального пакета работника.

• Документация, которая предоставляется работником в момент приема на работу:

1. копия паспорта или иного документа;
2. справка о наличии/отсутствии судимости
3. копия свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в государственный фискальный орган;
4. Копия СНИЛС;
5. справка об итогах предварительного медицинского осмотра
6. Копия военного билета;
7. Копия документа об образовании;

• Документы, которые появляются в ходе трудовой деятельности сотрудников:

1. справки об итогах периодических медицинских осмотров/обследований;
2. копия договора о материальной ответственности;
3. должностные инструкции; дополнительные соглашения к трудовому договору;
4. копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. д.;
5. соглашение о неразглашении конфиденциальных сведений (если сотрудник имеет доступ к таким данным);
6. аттестационные листы;
7. копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности;
8. копия свидетельства о браке/разводе, свидетельства о рождении детей, водительское удостоверение;

Личные документы. Классификация и виды

.

Личные документы — это документы, выданные государственными органами власти, содержащие биографическую информацию для идентификации владельца.

Они требуются при совершении сделок с недвижимостью, оформлении займов, приобретении билетов. А также при оформлении трудовых отношений. Для классификации документов используют принцип происхождения и схожести.По происхождению различают виды документов:

1. частные;
2. официальные.

Документ частного происхождения — бумажный носитель информации, созданный индивидуумом в своей личной жизни, не касающейся его трудовой сферы или общественных обязанностей.

Такие документы включают письма, мемуары частного характера, дневники, фотоальбомы.Официальный документ — источник информации, созданный юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем с целью выполнения уставных задач и затрагивающий общественную и трудовую область. Среди официальных выделяют такие виды личных документов:

1. удостоверяющие личность;
2. подтверждающие трудовой стаж;
3. носящие личный характер.
4. подтверждающие специальность, образование, квалификацию;

Невозможно трудоустроиться, если в кадровую службу не предоставить вышеуказанные документы.

д. Будет отказано в трудоустройстве, если должность предусматривает профессиональные навыки, а документ об образовании у кандидата отсутствует. Для медицинских работников это, кроме диплома об окончании медицинского института и интернатуры, удостоверение о повышении квалификации и сертификат на право оказывать медицинские услуги по определенной специальности.К документам личного характера относятся жалобы, рекламации, письменные претензии, объяснительные.

Перечень номенклатурных дел утверждает руководитель организации.

Личное дело не является для компаний обязательным. Исключение для государственных организаций, где они оформляются всем.

Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости создания или отсутствия таковой.

Ощутимая польза: личные дела обеспечивают быструю оперативную и полную информацию о каждом работнике. В случае проверок инспектирующими органами, когда могут срочно понадобиться многочисленные документы сотрудников, ведение такого рода дел намного упрощает процедуру. Все необходимые документы для формирования папок предоставляет сам работник, но иногда работодатель самостоятельно собирает сведения для проверки вновь принятого сотрудника, например характеристики и рекомендации.В период работы сотрудник вовлекается в трудовой процесс: возможно его

Классификация личного дела

— — ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных.

<2 отношения, связанные с обработкой и организацией хранения персональных данных, регулируются федеральным законом от 27.07.2006 n 152-фз «о персональных данных» (далее — закон о персональных>

согласно ст. 85 тк рф под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.); — на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и> Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст.

193 ТК РФ. Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст.

243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел.

Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.

Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст.

81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника.

Инфо При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.