Личное дело работника порядок расположения

Порядок расположения документов в личном деле. Личные дела сотрудников: порядок формирования и работы с ними

После издания приказа о приеме на работу. Для этого не существует унифицированной формы, поэтому разработайте ее сами.

Снимите копию с паспорта сотрудника, свидетельства ИНН, страхового пенсионного свидетельства и с других документов, которые имеются в наличии, например, с водительского удостоверения, медицинской справки. На первой странице должна находиться опись всех документов, которые имеются на момент трудоустройства, и которые будут появляться в процессе работы, например, приказ на отпуск, какие-либо дополнительные соглашения к трудовому договору. Во внутренней описи укажите наименования документов, их номера, дату составления и номер листа в личном деле.

Поставьте подпись, ФИО составителя и дату составления. Для упрощения предоставления информации, составьте опись в табличном виде. После того, как все документы собраны, расположите их в хронологическом порядке, затем пронумеруйте их, начиная с описи ( №1).

Далее оформите обложку личного дела. Обязательно укажите наименование организации согласно учредительным документам, порядковый номер личного дела, дату составления.

Оставьте и поле под указания даты окончания трудового договора.

Также после увольнения вам необходимо будет указать количество страниц в деле. Не забудьте указать и заголовок дела – фамилию, имя и отчество сотрудника полностью. Также вы можете написать должность трудоустраиваемого сотрудника.

После увольнения дело прошивается и сдается в архив.

Личные дела хранятся у кадрового работника или другого лица, исполняющего его обязанности.

Доступ к данным ограничен. Раз в год сотрудники должны получать информацию о ведении дел; лучше, если после ознакомления они будут ставить подпись.

В процессе своей деятельности учетному работнику или предпринимателю приходится обрабатывать множество документов.

Лучше подшить документы , используя дырокол.

Конечно, прозрачные файлы пригодятся для хранения документов, которые дыроколить нельзя: документы , которые изготовлены на бланках Госзнака, документы с голограммами и прочие бумаги, защищенные от подделки. Для остальных же документов файлы использовать нецелесообразно.

Чтобы дыроколить прицельно, можно воспользоваться , выравнивая каждый документ по предыдущему. В одной папке документы будут выровнены, однако если потребуется переместить какой-либо документ в другую папку, велика вероятность того, что он будет выступать за пределы пачки. Наилучший способ подшивки документов – это использование с ограничителем.

Тогда у каждого документа отверстия будут располагаться на одном и том же месте. Документы, прошитые таким образом, будут иметь наиболее аккуратный вид и дополнительных отверстий в них не придется.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

Из чего состоит личное дело?

Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение?

Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье. 28 января 2020 Автор: Полозкова Майя Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации.

Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

1. договор о материальной ответственности и т. д.
2. трудовой договор (экземпляр работодателя);
3. копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
4. согласие на обработку персональных данных;
5. договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
6. заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
7. справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
8. копию приказа о приеме на работу;

В период работы досье пополняют:

1. докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
2. копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
3. дополнительные соглашения к трудовому договору;
4. аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
5. копии документов о повышении квалификации;

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Такое досье — документ длительного хранения.

Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.). Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д. Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16

«Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела»

, утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609).

Правила и рекомендации ведения личных дел

Вы здесь «Кадровик. ру», 2013, N 4 ПРАВИЛА И РЕКОМЕНДАЦИИ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует.

Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже. Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел: — обязательно ли вести личные дела? — на какие категории работников их заводить?

— какие документы помещать в личное дело? — в какой последовательности располагать документы в личном деле?

— как передавать личное дело на архивное хранение? Это надо знать. Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить.

Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации. Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.

Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, — от уборщика служебных помещений до генерального директора.

——————————— Пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций. М., 2002. Практикой выработаны некоторые требования к личным делам работников.

Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения.

Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.

Документы в деле следует располагать в следующей последовательности: — внутренняя опись документов дела; — дополнение к личному листку по учету кадров; — личный листок по учету кадров; — автобиография; — копии документов об образовании; — копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

Состав личного дела работника

29 Ноября 2017 в 12:08 Кадровики нередко испытывают трудности с оформлением, ведением и хранением личных дел работников. Поэтому подробно рассмотрим состав личного дела работника 2020, а также другие связанные с этим вопросы. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Личные дела (ЛД), в соответствии с требованиями , обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников.

На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы.

Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос.

и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия.

Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

1. сроки и режим хранения;
2. порядок доступа к информации;
3. особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.
4. порядок ведения;
5. какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
6. перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс. Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии.

Поэтому в ЛД попадают и те и другие.

Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

1. возникающие в процессе работы в фирме;
2. формируемые в момент устройства человека на работу;
3. документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу могут войти:

1. резюме, составленное для вакансии соискателем;
2. анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
3. характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
4. заявление о приеме на работу;

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

» » » »

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2.

В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника. Видео — о ведении личных дел сотрудников: Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации.

Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

1. кто формирует ЛД;
2. какие документы входят в состав ЛД;
3. где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации. Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

1. ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.
2. документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
3. все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

В состав личного дела могут входить следующие документы:

1. личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Бухгалтер широкого профиля с 15-летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись.

Для того чтобы иметь полную информацию о работнике, необходимо собрать пакет документов, и составить отдельное личное дело, в котором будут храниться данные о сотруднике. Для того чтобы иметь все нужные документы можно запросить их у самого работника, однако иногда приходится самостоятельно подавать запросы на прошлые места работы или учебы для получения рекомендации от третьего лица. Решение ведения личных дел принимает исключительно руководитель, этот процесс не входит в список обязательных функций документооборота предприятия.

Также не указывается точный перечень документов, которые следует собрать чтобы иметь полную информацию: это также устанавливает работодатель самостоятельно. Оглавление Личное дело — это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности. Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем его наполнение продолжается на протяжении всего времени трудовой деятельности работника в компании.

В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности.

Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП.

Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя.

Как правило, в него входят документы либо их копии, так или иначе относящиеся к человеку, на которого это дело ведется.

Все документы, которые составляют личное дело, можно условно разделить на несколько категорий:

1. Документы, образующиеся при расторжении трудовых отношений.
2. Документы, образующиеся в ходе работы;
3. Документы, образующиеся при заключении трудового договора, то есть при оформлении на работу сотрудника;

К этой категории можно отнести:

1. Копия приказа о приеме, желательно с подписью принятого сотрудника;
2. Копии документов об имеющейся квалификации и образовании;
3. Копии протоколов и постановлений об избрании на должность (если она выборная);
4. Документы, которые предоставлял работник при подаче заявки на вакансию.

   Например, анкета, резюме, характеристика и т.д.

5. Копии прочих личных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, военный билет);
6. Трудовой договор (экземпляр работодателя);
7. Заявление человека о приеме на работу;

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность. 28 января 2020 Автор: Полозкова Майя Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению.

Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее. Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т.

д. При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

• «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
• ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
• ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
• Трудовой кодекс РФ (глава 14).
• Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».
• ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

1. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
2. Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
3. Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
4. Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно.

Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы.

Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя.

Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже. Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013

«Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»

. Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу,

Порядок расположения документов в личном деле работника

Содержание Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки). Требования к оформлению личного дела сотрудника Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя отдела кадров. 5. Отдел кадров: – использует персональные данные работников в оформлении их личных дел в соответствии с Положением о работе с персональными данными; – обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела и их сохранность; – располагает личные дела работников в строго алфавитном порядке; – оперативно вносит в дополнение к личному листку по учету кадров сведения об изменениях анкетных данных работника и об изменениях в работе; – осуществляет подготовку личных дел уволенных работников к сдаче в архив. 6. Личное дело ведется на каждого из работников в одном экземпляре.

Ведение нескольких личных дел одного работника не допускается.

7. Личное дело работника оформляется в течение пяти дней после заключения трудового договора с работником. 8. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе.

Этого требует законодательство РФ.

1. Ксерокопия ИНН;
2. Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
3. Фотографии работника, которые периодически обновляются;
4. Материалы об аттестации (если проводилась);
5. Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
6. Автобиография;
7. Ксерокопия СНИЛС;
8. Экземпляр трудового договора;
9. Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
10. Ксерокопия трудовой книжки;
11. Опись личного дела.
12. Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
13. Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

1. Личное дело: что это такое и зачем вести
2. Что должно быть в личном деле сотрудника
3. Оформление личного дела
4. На кого оформлять
5. Предоставление дел правоохранительным органам
6. Кто обладает допуском к делам

Формирование личного дела работника

16 Мая 2020 в 17:19 Личные дела на работников в обязательном порядке обязаны вести только государственные учреждения на своих служащих.

Однако каждому кадровику полезно уметь сформировать личное дело сотрудника без ошибок. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

1. Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
2. ;

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании.

При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц. На вопрос, что такое дело, отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв.

Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст.

В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД.

Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2020) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку.

Она должна охватывать:

1. процедуру увольнения (заявление и приказ).
2. период работы (приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
3. процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);

Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.

Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства.

Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв.

). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом. Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (Решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

1. структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
2. фамилия, имя, отчество работника;
3. номер;
4. название юридического лица;
5. дата начала ведения

Документы для личного дела работника и его формирование

7897 Содержание страницы Всем известна поговорка о том, что кадры решают все.

Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие.

Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения). Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные. Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль. Федеральный закон N 79-ФЗ

«О государственной гражданской службе Российской Федерации»

от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах.

Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих. Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации.

Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Порядок формирования личного дела работника

Личные дела на работников в обязательном порядке обязаны вести только государственные учреждения на своих служащих.

Однако каждому кадровику полезно уметь сформировать личное дело сотрудника без ошибок. Личное дело сотрудника состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении). Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно.

Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

1. руководители и их заместители;
2. работники с перспективой повышения в должности и др.
3. ведущие специалисты;
4. материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

1. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
2. Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут таким образом вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании.

При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.

На вопрос «что такое дело?» отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв.

Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку.

Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2020) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку.

Такая папка должна охватывать:

1. период работы (личная карточка, приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
2. процедуру увольнения (заявление и приказ).
3. процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);

Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел».

Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.

Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Гончарова Наталья Автор PPT.RU 24 апреля 2020 — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом.

И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2020. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года.

Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

1. приказы , о ;
2. ;
3. и записки;
4. или наложении ;
5. приказ об увольнении.
6. (если должность ее предусматривает);
7. соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
8. и дополнительные соглашения к нему;

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись. Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных.

Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого. В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью.

Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

1. свидетельства о присвоении ИНН;
2. свидетельства о браке и рождении детей;
3. военные билеты.
4. карточки СНИЛС;
5. страницы паспортов;

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Материалы по теме Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать.

Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника. То же самое касается документов:

1. об образовании;
2. об отсутствии судимости;
3. о повышении квалификации;

Личное дело работника

Документ формируют при приеме сотрудника на работу.

Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты. Скачайте документы по теме За что компанию могут оштрафовать Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно. На государственной и муниципальной службе, а также в отношении военнослужащих надо вести личное дело работника.

Остальные работодатели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике. Чтобы сформировать личное дело сотрудника, сначала определите, какие документы допустимо хранить в папке, а какие строго запрещено. После приема на работу нового специалиста заведите отдельную папку, куда включите соответствующий спектр документов.

В процессе работы просто пополняйте папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника.

Размещайте все документы в определенной последовательности. Все папки в общем случае храните в кадровой службе.

Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем, законом не определено.

Исключение сделано только для государственных служащих. На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении.

Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе. В организациях коммерческого сектора порядок ведения делопроизводства, оформления и хранения папок для личных дел сотрудников определяют локальными актами.

Что должно быть в папке

1. трудовой договор (ТД) и оформленные дополнительные соглашения к нему;
2. автобиография сотрудника;
3. аттестационные листы;
4. анкета;
5. личные заявления, подаваемые сотрудником;
6. личный листок по проведению учета кадров;
7. полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма;
8. должностная инструкция сотрудника;
9. лист-заверитель дела.
10. результаты пройденных медосмотров;
11. копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста;
12. внутренняя опись всех документов дела;
13. дополнение к личному листку по ведению учета кадров;
14. отзывы должностных лиц о специалисте;
15. составленное заявление о приеме на должность;

В процессе всего периода работы сотрудника кадровик должен пополнять папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последним документом в папке будет копия . Скачайте комплект документов для оформления Заполняется сотрудником до приема на работу и включается в личное дело Для оформления личных дел в кадровой службе Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначена бухгалтер В.Н.