Оформление протокола рабочего совещания по замечаниям

Как организовать совещание и вести протокол

Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными. Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний.

Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами.

Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников.

Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах: • Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке. • Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия.

Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

• Информационные материалы для совещания готовьте заранее.

Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания.

Поэтому за день-два до мероприятия следует: а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов; б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.); в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов. • По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.

• Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания – обсудить повестку дня и принять по ней решения. Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании.

Их определяет председатель совещания.

Однако секретарь также может участвовать в этом процессе. При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

1. Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими

Составляем протокол совещания

– Попрошу факт продажи Родины зафиксировать в протоколе.

фильм «Гараж» Из этой статьи вы узнаете, зачем нужны протоколы, какие они бывают и как их правильно создавать. Мои советы по осваиванию процесса протоколирования пригодятся начинающим сотрудникам сферы делопроизводства.

Я поделюсь личным опытом ведения, согласования и оформления протокола оперативного производственного совещания производственно-коммерческой фирмы. Я ни в коем случае не претендую на истину в последней инстанции, так как часто в любой крупной организации протоколы совещаний ведут по индивидуальным строгим правилам. Важность протоколов для делопроизводства любой организации неоспорима.

В этом документе фиксируют выступления и решения участников того или иного делового мероприятия. Раньше нельзя было даже представить съезд, конференцию, производственное совещание и другие рабочие собрания без протокола.

Многим никогда не приходилось составлять протокол на практике. Кроме этого, в некоторых новых организациях существует серьезная проблема: их руководители считают бессмысленным ведение документооборота, называют его лишней «бюрократией».

Из-за этого страдает общее дело: задачи не документируют, поручения не исполняют, многие важные решения упускают, забывают, игнорируют. Видов документов, содержащих в названии слово «протокол», в системе делопроизводства организации может быть несколько:

1. протокол совещания/заседания какого-либо коллегиального органа (например, аттестационной или экзаменационной комиссии, ассортиментного комитета, комитета по новой технике и т.д.) составляют во время заседания соответствующего органа; в нем отмечают управленческие решения по определенным вопросам;
2. протокол разногласий составляют во время заключения договоров; в него включают список пунктов, по которым стороны, заключающие договор, не смогли достичь взаимопонимания;
3. протокол о намерениях составляют во время переговоров сторон; в нем фиксируют достигнутые договоренности;
4. протокол согласования разногласий составляют во время урегулирования вопросов, отраженных в протоколе разногласий; документ содержит результаты достигнутых договоренностей по перечисленным вопросам.

Протокол совещания – это документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов, выработку и принятие решений по этим вопросам во время совещаний, собраний, заседаний и конференций. Кстати, такие мероприятия могут проводить не только постоянно действующие коллегиальные органы, совещания которых обычно имеют определенную периодичность и частоту.

Случается, что в организации происходят незапланированные совещания с разным составом участников.

Протокол совещания имеет

Оформление протокола совещания, рекомендации и образец

Несмотря на форму собственности в организационных структурах, как правило, проводятся совещания, и они действительно необходимы и эффективны. Целью проведения таких совещаний является обсуждение вопросов, возникаемых в производственной деятельности, а также постановка стратегических задач, направленных на выполнение плана.Содержание

Совещание в организацииО порядке проведения совещания:

• Участкам в свою очередь необходимо подготовить доклады по темам, которыми они располагают и занимаются производственной деятельностью по данным направлениям.
• Секретарь должен провести регистрацию сотрудников и все изложить отдельным списком. Можно использовать систему записи при регистрации, этим самым повыситься качество фиксирования приглашенных на собрание лиц.
• Копии докладов либо тематик рекомендуется передать сотруднику проводящему совещание, так можно ускорить работу по составлению протокола.
• Изначально лицу, ведущему протокол, выдается список всех участников совещания.

Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.Помимо всего прочего перед началом заседания необходимо утвердить регламент собрания и вывесить на видном месте, чтобы все участники были с ним ознакомлены.При ведении протокола следует знать, что:

• Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
• Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.
• Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.
• Только общий смысл можно записывать в документе.

При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику. Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом.

В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

• Темы обсуждения.
• Решения, принимаемые комиссионно.
• Вопросы, обсуждаемые на заседании.

Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе.

Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.

Совещание

Образец протокола общего собрания работников

5,00 Отзывов:9 Просмотров:80482 Голосов:4 Обновлено:28.11.2016 Тип файла .doc (Microsoft Word 97) Составление протокола общего собрания производиться на основании , а именно .

Общее собрание работников созывается только для принятия важного решения, с целью разрешить имеющиеся разногласия, либо принудить работодателя к исполнению нормативных актов принятых на предприятии. Собрание работников считается правомочным, если на нём присутствует более половины сотрудников предприятия.

Конференция считается правомочной, если на ней присутствует не менее двух третей избранных делегатов – . Требования могут быть выдвинуты только работниками или их представителями – ст.

, ТК РФ. За работодателем закрепляется обязанность предоставить работникам помещение для проведения общего собрания, кроме того работодатель не вправе препятствовать проведению общего собрания работников. Важно! Препятствие в проведении собрания работников, в том числе не предоставление помещения для проведения собрания наказывается штрафом или дисциплинарным взысканием – . Стороны должны предоставлять друг другу не позднее двух недель со дня получения соответствующего запроса имеющуюся у них информацию, необходимую для ведения коллективных переговоров – .

Международной организацией труда была принята специальная рекомендация МОТ №129, согласно которой организация должна предоставлять своим сотрудникам следующую информацию:

1. Перспективы обучения и продвижения по службе,
2. Социально-бытовое обслуживание сотрудников и др.
3. Правила техники безопасности,
4. Общие условия труда,
5. Условия приёма на работу, увольнения и перевода,
6. Социальное обеспечение сотрудников,

Участники переговоров обязаны соблюдать соглашение о неразглашении охраняемой законом тайны. Более того ст. , УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за разглашение коммерческой, государственной и служебной тайны. Протокол общего собрания работников по сути является обычным протоколом и обязан содержать следующие сведения:

1. Дату, место и время его составления.
2. Повестка дня и её утверждение.
3. Тема собрания, либо её краткое содержание, если она оформлена отдельным документом, в последнем случае копия документа должна быть приложена к протоколу.
4. Общее число работников предприятия и фамилии присутствующих, в том числе и для определения присутствия необходимо количества участников общего собрания.
5. Решение общего собрания, а также количество проголосовавших «за» и «против» принятого решения. При решении нескольких вопросов решение по каждому из выдвинутых вопросов рассматриваются отдельно, и результаты голосования также фиксируются для каждого принятого решения отдельно.
6. Краткие сведения об избрании председателя собрания и секретаря.
7. Подпись секретаря и председателя собрания.

Согласно единый представительный орган, созданный первичными профсоюзными организациями предприятия,

Образцы протоколов заседаний и их решения

› В данной статье мы предлагаем вашему вниманию образец, который представляет собой полный протокол заседания комиссии.

Протоколы имеют одинаковые правила оформления, которые не зависят от вида конкретного заседания. Таким образом, одинаково оформляются заседания аттестационных или экспертных комиссий, рабочих групп или комитетов и т.д., если соответствующие нормативные акты не регламентируют это специально.

Как правило, протокол составляют на основании записей, которые велись во время заседания или на основании материалов, переданных секретарю на заседание.

Для оформления протокола используют общие бланки, формат которых закреплен инструкцией по делопроизводству, или же на обыкновенных листах А4. Ниже вы найдете образец протокола заседания комиссии, где представлены все необходимые реквизиты документа, а также их расположение.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «КОШКИН ДОМ» заседания (его вид) «_____» __________ 20___ г.

№ _________ Председательствующий – К.С. Хромченко Секретарь – А.Я. Кручинина Присутствовали : 11 человек (список прилагается) или же идет их перечисление в алфавитном порядке

• Об исполнении сметы расходов за 2013 год.

Доклад финансового директора Кладышевой Е.В.

• О компьютеризации отдела маркетинга

Доклад начальника отдела IT Малинина Р.С.

Кладышеву Е.В. – текст доклада прилагается Мартовский Г.Ю.

– подчеркнуа важность… Вопрос: экономия средств по статье …? Храмова П.С. – текст выступления прилагается Малинина Р.С.

– проинформировал о начале работы … 2.1. Принять к сведению и использованию в работе. 2.2. Юридическому департаменту (Селиверстов Б.Ю.) доработать проект регламента.

Срок – 14.10.2013. 2.3. Завершить … к 31.10.2013. Ответственный – начальник отдела снабжения Петренко М.Э.

Председательствующий К.С. Хромченко Секретарь А.Я.

Кручинина Еще один пример составления протокола заседания экспертной комиссии можно найти в другой статье. В статье приведенобразец оформления протокола, который при необходимости можно скачать в формате doc.

Имеются и некоторые нюансы, давайте поговорим о них. Дата протокола, которая указывается при помощи слов и цифр, должна совпадать с датой заседания, даже если сам документ оформлялся позднее. Производится раздельная регистрация каждого вида протокола, а номера начинают присваивать с начала года.

Номер протокола также может включать буквенный индекс.

Если в заседании принимали участие представители разных фирм, то необходимо будет указать их места работы и должности.

Каждый из вопросов повестки необходимо будет пронумеровать и начинать с таких предлогов как «О…» и «Об…» Каждый рассматриваемый вопрос излагается по стандартной схеме: «СЛУШАЛИ»-«ВЫСТУПИЛИ».

Образцы протоколов совещаний.

Как составить протокол совещания: образец

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была.

На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания.

Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах рассказано далее.Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя.

Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

• Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
• Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
• Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
• Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально.

Это позволяет грамотно и организованно его проводить.Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

• Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
• Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
• Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.
• Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
• Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.В каждой организации регулярно проводятся совещания.

Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись.

Им же устанавливается, где это делать необязательно.Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы.

Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений.

Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.Протокол совещания ведет руководитель предприятия.

Как правильно оформить протокол совещания?

November 9, 2016 Обсудить 0 0 Протокол совещания – информационно–распорядительный документ, в котором фиксируется весь процесс обсуждения поставленных вопросов, а также решения, принятые в ходе этого собрания. Ведение данного документа – важная и обязательная часть любого совещания, от которой в немалой степени зависит, насколько эффективно будут исполнены решения по тому или иному вопросу.Оформление протоколов совещаний установлено Гражданским кодексом РФ.

Статья 181. 2 определяет основные обязательные требования и порядок, в котором ведутся записи совещания.

Как оформить протокол правильно? Какую информацию обязательно должен содержать протокол совещания?Обязанность по протоколированию хода собрания и дальнейшему правильному оформлению документа возлагается на секретаря совещания.

Им может быть лицо, занимающее в организации, или любой другой сотрудник, уполномоченный исполнять эту обязанность. Лучше всего, если назначенное секретарем лицо будет разбираться в вопросах, поднятых на совещании.

Однако если секретарь занят деятельностью в другой сфере, он имеет право задавать в ходе совещания уточняющие вопросы, позволяющие предельно точно запротоколировать весь процесс собрания.Кроме простой фиксации хода совещания, на секретаря возлагаются обязанности по подготовке к собранию.

Это может быть составление списка присутствующих, схемы совещательного процесса, работа с протоколами предыдущих собраний. Это необходимо для того, чтобы внести в повестку дня перечень вопросов, к обсуждению которых необходимо вернуться.Для составления протокола рекомендуется использовать специальный бланк.

Воспользоваться ли данной рекомендацией, зависит от решения собственника (руководителя) организации. Чаще всего типографские бланки применяют для протоколирования в органах государственной, муниципальной, городской власти. В большинстве частных организаций используется обычный шаблон, напечатанный на компьютере и оформленный на листе А4.Независимо от вида бланка, документ должен содержать обязательные разделы (пример протокола совещания см.

ниже в статье):

1. Заголовок.
2. Вопросы (повестка дня).
3. Наименование в которой действует коллегия.
4. Подписи председательствующего, секретаря и участников совещания.
5. Основная часть.
6. Дата и номер регистрации протокола.
7. Место (населенный пункт), где проводится совещание.

Протокол совещания оформляется на основании записей, в том числе аудио или видео, сделанных секретарем в процессе обсуждений. На оформление документа отводится срок до пяти рабочих дней, кроме отдельных случаев, когда распоряжением руководителя или законодательством об отдельных типах собраний установлены иные сроки.Заголовок документа включает наименование, слово «Протокол», а также название собрания (в данном случае это совещание) и (или) коллегиального органа, проводящего совещание.

Например: «Протокол производственного совещания».Каждый протокол совещания должен иметь индекс, то есть порядковый регистрационный номер.

Протокол рабочего совещания образец

› Протокол совещания – документ, предусматривающий фиксацию всех событий, которые происходят на собрании сотрудников производственной компании.

Акт не является общепринятым, но в ряде случаев необходим.

Унифицированной формы не существует, поэтому можно скачать заполненный образец. Руководитель решает, будет ли проводиться персональное оформление бланка на совещании отдела.

Для оперативного составления документа должен быть назначен человек, обладающий минимальными навыками этого рабочего процесса.

Составитель должен поставить свою роспись. При необходимости прикрепляются документы, фото и видео.

Они указываются отдельным пунктом.

ООО «Городская стройка» ПРОТОКОЛ № 8-К совещания руководителей структурных подразделений «23» января 2017 г.

ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Выбор приоритетных объектов строительства. ПОСТАНОВИЛИ: 1. В качестве приоритетного направления в строительной деятельности фирмы назначается строительство домов индивидуальной жилой застройки и ремонтные работы. 2. Все прочие направления временно закрываются.

Голосование: единогласно «За». Проголосовавших «Против» и воздержавшихся нет.

Председатель Шумков / Шумков В.И. / Секретарь Павлюченко / Павлюченко И.С. / Наш сайт оказался полезен? Поделитесь страницей с друзьями в соцсетях Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была.

На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый.

О правилах составления протокола рассказано далее. Типы совещаний Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя.

Он должен определить характер мероприятия.

Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

• Разъяснительное.
• Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
• Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.

Для фиксирования процесса рассмотрения вопросов, вынесенных на обсуждение, применяется протокол, ведением которого как правило занимается секретарь. Для начала совещания сотрудников, оповещают рассылкой уведомления о назначении даты, времени и темы совещания.

Такой способ информирования, документально оформленный, называется повесткой. Которая далее будет основанием для ведения протокола, так как содержит в себе основную информацию об участниках и целях проведения заседания.

Протокол — это документ, призванный зафиксировать факт собрания группы лиц для того, чтобы решить определенный вопрос и исход такого совещания.

Образец протокола производственного совещания по устранению замечаний

» Разное По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи. По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

• Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
• Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.
• Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет.

Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации. В законодательстве не разработано никаких требований документа, и тем более нет единой формы.

Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк.

В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента). Обычно в документе отражаются такие сведения:

• Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
• Состав присутствующих:

1. остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
2. председатель комиссии;
3. ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;

• Повестка дня – т.е.

  список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).

• Решения, которые были приняты в результате совещания.
• Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
• Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.
• Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму: ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры ание, если оно было проведено на собрании.

Результаты фиксируются простым суммированием «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся. В одной и той же организации могут проводиться разные совещания.

Совет 1: Как писать протокол совещания

25 июля 2011 Автор КакПросто!

По окончании совещания следует составить протокол, чтобы зафиксировать повестку дня совещания, принятые решения, условия, на которых они будут осуществляться и др. Протокол важно оформить сразу после совещания, а не откладывать «на потом».

Хорошо, если вести протокол может профессиональный секретарь. Однако если такого нет, этим могут заниматься и иные лица, знающие определенные правила ведения протоколов совещаний. Статьи по теме:

1. Как писать протокол совещания
2. Как составить протокол осмотра места происшествия
3. Как оформить протокол собрания Вопрос «Считаются ли в документах буквы Е и Ё за одну?» — 4 ответа Инструкция 1 Тот, кто ведет протокол совещания, должен быть в курсе всех решений прошлых совещаний, чтобы понимать логику принимаемых решений.

   Если вы ведете протокол на совещании, возьмите копии протоколов нескольких предыдущих совещаний.

   На совещании сразу же зафиксируйте вопросы, вынесенные на повестку дня. 2 Напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня, записывайте все мысли, высказанные в ходе совещания. Это можно делать кратко, ведь протокол окончательно будет оформлен не в ходе совещания, а после него. Смысл этих записей заключается в том, что с ними вы не упустите ни одной важной высказанной мысли.
   Также записывайте имена тех, кто высказывается, чтобы помнить, кто что сказал и по какой теме.

   Из высказываний записывайте лишь факты, а не личные мнения или предположения. 3 Само оформление протокола должно происходить сразу после совещания, чтобы не были забыты важные моменты или не были утеряны записи. Протокол должен содержать краткое описание совещания в деловом стиле.

   Для этого используйте косвенную речь, пишите все в прошедшем времени: «И.И.

   Иванов отметил, что.». 4 Содержание протокола должно состоять из:1. «шапки» с указанием цели проведения и даты совещания, иногда также с указанием времени начала совещания;2. списков присутствующих и не присутствующих лиц;3.

   краткое содержание принятых решений — с указанием инициаторов этих решений.

   Обратите внимание Название организации.

   Дата. Повестка. Присутствующие (кол-во или поименно).

   Слушали. Постановили. Слушали.

   Постановили. Решение. Полезный совет Заголовок, дата и номер протокола.

   Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания.

   Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

   Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения.

   Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер. Связанная статья Как составить протокол совещания Источники:

   Образец

Образцы протоколов совещания

Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования. В данном материале мы подробно рассмотрим образцы протоколов, а также расскажем о правилах их оформления.

Скачайте образец протокола: Берите в работу Образец от эксперта Многие сотрудники секретариата знают, что оформление и составление протокола — долгое и утомительное занятие.

Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами. Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше.

Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации. По этой причине мы рассмотрим основные события, в ходе которых потребуется вести протокол.

Совещание может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и срочным. В любом случае ход совещания нужно фиксировать в протоколе. Удобство проведения плановых совещаний заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов.

Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов.

В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения.

Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица. Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии.

При этом в данном случае необязательно иметь какие-либо текущие вопросы, которые требуют решения. Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер.

К примеру, могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия. Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, которые касаются политики организации и ее деятельности.

Важно понимать, что протокол заседания также должен фиксировать ход мероприятия.

При этом в рамках события могут отсутствовать какие-либо решения, однако ход обсуждения различных вопросов должен быть отображен в соответствующем документе. Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов. К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению.

В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола). При этом форма протокола заседания комиссии может практически не меняться из года в год.

Образец протокола заседания Бланк протокола собрания очень схож с документированием заседания.

Протокол совещания

› › По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже. Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Содержание По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться.

Этот документ выполняет сразу несколько функций:

• Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
• Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
• Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет.

В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

• Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
• Состав присутствующих:

1. ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
2. председатель комиссии;
3. остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.

• Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
• Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
• Решения, которые были приняты в результате совещания.
• Повестка дня – т.е.

  список вопросов, которые предполагается обсудить.

  Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).

• Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

В наиболее простом случае бланк выглядит так. А в качестве образца можно выбрать такую форму: ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании.

Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания.

Протокол совещания: только то, что вам надо о нем знать

1. К какому типу протоколов относится протокол совещания.
2. Зачем нужен протокол совещания.
3. Из каких разделов состоит протокол совещания.
4. По каким правила ведется протоколирование совещаний.
5. Как составить протокол совещания.

Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании.

Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным. Вы можете скачать заполненный образец (пример) протокола рабочего производственного совещания или заседания: образец документа В любой компании регулярно происходят различные совещания.

Данный вид встреч дает возможность разрешить большое число острых проблем, вовремя среагировать на сложные вопросы, сформулировать стратегию развития предприятия и т. д. В то же время часть совещаний не подлежит фиксации посредством протокола, что также является нормой. Руководящий состав организации может самостоятельно установить перечень общих мероприятий, в ходе которых официально ведется запись, а также обозначить такие, на которых это делать необязательно.

Главным предназначением протокола выступает фиксация в письменном виде всего спектра вопросов, задач и мнений, которые прозвучали в рамках заседания, а также совместно принятых решений. Наилучшим вариантом является наиболее детализированный бланк протокола.

Чаще всего подобное документирование применяется в рамках совещаний, оказывающих непосредственное влияние на будущее организации. Помимо этого, желательно фиксировать содержание всех встреч со сторонними предприятиями и сотрудниками госучреждений. Увеличьте результативность совещаний с помощью трех раздаточных материалов, которые приготовила редакция журнала «Генеральный Директор».

В управленческой деятельности получили распространение несколько видов протокола: протокол согласования, протокол о намерениях и протокол изъятия вещественных доказательств (документов). К главным документам общего собрания акционеров, согласно действующему законодательству, относятся протокол счетной комиссии и протокол заседания. Помимо этого, допускается составление протокола одним должностным лицом, если он осуществляет административные функции (в случае задержания, ДТП и пр.).

Для всех видов данных документов разработаны определенные типовые шаблоны.

Мы рассмотрим такую форму протокола совещания, которая применяется для общего управленческого мероприятия.

Указанный документ составляется в организации по итогам коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.