Положение о проездных билетах для сотрудников

Возмещение расходов на проезд в общественном транспорте

Содержание Из этой статьи вы узнаете:

• Можно ли компенсировать сотрудникам расходы до места работы и домой.
• Какие документы нужно оформить, чтобы выплачивать сотрудникам с разъездным характером работы компенсацию за проезд.
• В каком случае при выплате компенсаций придется удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.

Чаще всего работу, связанную с частыми поездками, выполняют курьеры или торговые агенты. Как правило, для этого они используют общественный транспорт. И в бухгалтерию для компенсации расходов представляют проездные билеты, чеки, квитанции бланков строгой отчетности. Отметим, что компенсировать такие расходы — это не добрая воля работодателя, а его обязанность, установленная трудовым законодательством.

Поскольку в ст. 168.1 ТК РФ сказано, что работодатель должен возмещать сотрудникам расходы, связанные со служебными поездками, если работа этих сотрудников происходит в пути либо имеет разъездной характер.

Возмещать можно как стоимость проезда, так и другие расходы, о которых сотрудник и работодатель между собой договорились. Компенсация, выплачиваемая в соответствии с требованиями трудового законодательства, учитывается при налогообложении по особым правилам. Но для этого она должна быть правильно оформлена.

Поговорим об этом подробнее. Если у вас «упрощенка» с объектом «доходы».

Компенсации, выданные сотрудникам, вы в расходах учесть не сможете.

Однако надо уделить внимание правильному расчету НДФЛ и страховых взносов.

Прежде всего информация о том, что работа сотрудника носит разъездной характер, должна содержаться в должностной инструкции. Кроме того, обязанность работодателя компенсировать сотруднику расходы, возникающие при выполнении им своих трудовых обязанностей, нужно прописать в одном из пунктов трудового либо коллективного договора. Ну и наконец, руководителю целесообразно издать приказ о компенсации расходов, утвердив при этом список должностей, работа на которых связана с разъездами (пример приказа приведен на с.

16). —————————————————————————¬¦ Общество с ограниченной ответственностью «Восход» ¦¦ ¦¦ Приказ N 213/к ¦¦ об утверждении списка сотрудников с разъездным характером работы ¦¦ ¦¦г. Москва 1 марта 2012 г.¦¦ ¦¦ Руководствуясь должностными инструкциями N N 51 и 64, ¦¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦¦ ¦¦ Утвердить список сотрудников с разъездным характером работы, которы즦будет выплачиваться компенсация за проезд в соответствии с трудовым覦договорами и ст.

168.1 ТК РФ: ¦¦ ¦¦——T—————————T—————————————¬¦¦¦N п/п¦ Должность ¦ Ф.И.О. ¦¦¦+——+—————————+—————————————+¦¦¦1 ¦Курьер ¦Васильев А.П.

¦¦¦+——+—————————+—————————————+¦¦¦… ¦… ¦… ¦¦¦+——+—————————+—————————————+¦¦¦10 ¦Менеджер по продажам ¦Сурков П.А. ¦¦¦L——+—————————+—————————————¦¦ ¦¦ Генеральный директор Веселкин В.И. Веселкин¦L————————————————————————— Рисунок Компенсация подразумевает, что деньги выдаются за фактически понесенные сотрудником расходы.

А значит, он должен составить авансовый отчет и приложить к нему проездные документы, например за месяц.

Оплата работникам проезда на общественном транспорте: компенсация или безналичная оплата. Как упростить работу бухгалтерии

Почти у всех есть работники, должностные обязанности которых связаны с разъездами по городу. Чаще всего это курьеры и менеджеры, впрочем, могут быть и юристы, и бухгалтеры.

Таким сотрудникам заранее приобретают проездной билет или компенсируют расходы на проезд на основании представленных работников документов. Однако сотрудники часто теряют документы или забывают приносить их вовремя.

Даже при наличии всех документов, учет и расчет компенсации для бухгалтерии достаточно трудоемкий процесс.

Удобнее и выгоднее покупать проездные билеты централизовано и раздавать их работникам. Юрлица и ИП могут купить сотрудникам проездные через интернет по безналичному расчету через сервис (ООО «ОРЦ», агент Мосгортранса).

Комиссию за это не возьмут. Если вы вдруг не знаете, что такое «Тройка».

Это электронная пополняемая пластиковая транспортная карта Москвы, по которой можно оплачивать проезд на всем общественном транспорте.Надо собирать у сотрудников карточки «Тройка», чтобы воспользоваться сервисом?

Нет, достаточно знать номер карты. Записать билеты на карту сразу после оплаты счета можно:

1. через ,
2. в терминалах Московского Кредитного Банка.

Если карт у сотрудников нет, их можно купить через сервис с доставкой.

При заказе свыше 30000 рублей доставка карт бесплатная. В общем, ездить никуда не надо, все оформите через .

2-й экземпляр накладной (экземпляр Покупателя) с подписью и печатью ООО «ОРЦ» вкладывается в конверт с картами.

3. На оплату проездных билетов:

1. Реестр к отчёту о принятых платежах.
2. Отчёт о принятых платежах,

Документы формируются после записи всех проездных билетов на карты «Тройка», оплаченных по одному счёту. Получить оригиналы можно будет как в бумажном, так и в электронном виде. Для этого надо будет отправить электронное письмо по ссылке «», с указанием почтового или электронного адреса.

Кроме того, документы могут отправляться через ЭДО. Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). А вот порядок оплаты проезда или компенсации за него может быть определен коллективным договором или иным локальным нормативным актом, например, положением о разъездном характере работ.

Указанными документами и можно установить, что организация сама покупает проездные билеты и выдает работникам. Список работников, которым приобретаются билеты, утверждается приказом.

Например, вот таким: образец приказа в формате Word.

Приобретение организациями для сотрудников с разъездным характером работы проездного билета непосредственно связано с выполнением трудовых обязанностей и поэтому не облагается

Как отразить в учете расходы на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте

1. 5.
2. 3.
3. 2.
4. 7.
5. 8.
6. 4.
7. 1.
8. 6.

Организация может оплатить сотрудникам проезд в общественном транспорте (ч.

1 ст. 129 ТК РФ). Способ оплаты организация выбирает самостоятельно (сотруднику могут возместить потраченные на проезд средства или приобрести для него билет).

Ответственным за их сохранность является кассир.

По мере необходимости сотрудники, которые вправе пользоваться проездными билетами, получают их под подпись, а по возвращении из поездки (по окончании срока действия) сдают обратно. Движение проездных билетов нужно отразить в специальной ведомости, которую организация разрабатывает самостоятельно (ч. 1, 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ). При этом необходимо иметь в виду, что первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Список сотрудников, которые имеют право пользоваться проездными билетами, должен быть утвержден приказом руководителя (иным локальным актом организации, например Правилами трудового распорядка) либо установлен в трудовом (коллективном) договоре. Такой порядок следует из части 3 статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: должна ли организация закрепить приобретенный ею проездной билет на общественный транспорт за конкретным сотрудником? Ответ: нет, не должна. Организация вправе приобрести один или несколько проездных билетов, не закрепляя их за конкретными сотрудниками. При этом билет выдается сотрудникам по мере надобности с последующим его возвратом.

В приказе по организации могут не оговариваться должности и фамилии сотрудников, имеющих право пользования таким проездным билетом. Но нужно оговорить правила его хранения и использования. Кроме того, предусмотрите в приказе порядок подтверждения служебного характера поездок.

Сумму компенсации отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

При начислении компенсации сделайте запись: Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73 – начислена компенсация расходов, связанных с приобретением проездных билетов.

Выплату компенсации отразите так: Дебет 73 Кредит 50 – оплачен проездной билет.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО‑2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Если организация приобретает билеты централизованно (по безналичному расчету или через подотчетное лицо), то прежде чем выдать их сотрудникам, билеты нужно оприходовать на баланс. Проездные билеты являются денежными документами.

Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 50-3 субсчет «Проездные документы» (Инструкция к плану счетов):

Приказ на проездные билеты образец

Оглавление:

1. заранее покупает проездной билет — единый или на определенные виды транспорта, в зависимости от нужд;
2. постфактум компенсирует стоимость купленного ими билета.

Работодатель вправе сам решать, чью работу отнести к разъездной. Сотрудникам, чья работа носит разъездной характер, работодатель обязан возместить затраты, связанные со служебными поездками, в частности расходы на проезд.

Перечень работ, профессий, должностей «разъездных» работников может устанавливаться коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актам и ст. 168.1 ТК РФ . Собственно, как и порядок и размеры возмещения расходов на проезд. 1) определить порядок возмещения «разъездных» расходов в локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре.

В случае приобретения Работником за собственные средства проездного билета Работнику возмещается его стоимость после представления такого билета в бухгалтерию.

Расходы на проезд иными видами транспорта (например, маршрутное такси, пригородные электрички) возмещаются в аналогичном порядке. 3.2. Указанные в п. 3.1 Работники не позднее 3 рабочих дней по истечении месяца, на который были приобретены проездные билеты, обязаны сдать их бланки в бухгалтерию. Приложение № 1 к Положению о разъездном характере работы 3) прописать в трудовых договорах (или дополнительных соглашениях) конкретных работников по этим должностям, что их работа носит разъездной характе р ст.

57 ТК РФ . Вот примерная формулировка: 5.1. Работнику устанавливается разъездной характер работы. 5.2. При выполнении Работником трудовой функции он совершает служебные поездки в пределах Москвы, Химок, Мытищ, Долгопрудного.

5.3. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, установлены действующим в ООО «Карамель» Положением о разъездном характере работы, утвержденным 17.01.2011. 5.4. Поездки Работника, совершаемые за пределами населенных пунктов, указанных в п.

5.2 настоящего договора, являются служебными командировками и оформляются в установленном законодательством РФ порядке. Если все вышеперечисленное будет сделано, то затраты на проездной билет в зависимости от способа его выдачи — предварительная покупка или последующая компенсация — будут учитываться следующим образом.

* Сейчас Минфин считает, что компенсации расходов за разъездной характер работы не входят в систему оплаты труда. А как отдельный расход подобные компенсации в закрытом перечне расходов упрощенцев не поименован ы ст. 346.16 НК РФ . Однако в ст. 255 НК РФ прямо указано, что к расходам на оплату труда относятся начисления компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, производимые в соответствии с законодательством РФ п.

Распоряжение ОАО «РЖД» от 07.09.2009 N 1861р «Об утверждении Положения о порядке выдачи транспортных требований ОАО «РЖД» для оформления безденежных проездных документов (билетов) работникам организаций, заключивших договоры с ОАО «РЖД»

ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»РАСПОРЯЖЕНИЕот 7 сентября 2009 г. N 1861рОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯО ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ ТРАНСПОРТНЫХ ТРЕБОВАНИЙ ОАО «РЖД»ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ БЕЗДЕНЕЖНЫХ ПРОЕЗДНЫХ ДОКУМЕНТОВ (БИЛЕТОВ)РАБОТНИКАМ ОРГАНИЗАЦИЙ, ЗАКЛЮЧИВШИХ ДОГОВОРЫ С ОАО «РЖД»В целях обеспечения проезда работников организаций по безденежным проездным документам (билетам), оформленным по транспортным требованиям ОАО «РЖД»:1. Утвердить прилагаемое о порядке выдачи транспортных требований ОАО «РЖД» для оформления безденежных проездных документов (билетов) работникам организаций, заключивших договоры с ОАО «РЖД».2.

Вице-президенту ОАО «РЖД» — генеральному директору Федеральной пассажирской дирекции Акулову М.П., начальникам Департамента пассажирских сообщений Верховых Г.В., Департамента корпоративных финансов Гнедковой О.Э., Правового департамента Бынкову В.И. и железных дорог обеспечить заключение договоров о выдаче транспортных требований ОАО «РЖД» для оформления безденежных проездных документов (билетов) работникам организаций в соответствии с , утвержденным настоящим распоряжением.3. Вице-президенту ОАО «РЖД» — генеральному директору Федеральной пассажирской дирекции Акулову М.П., начальникам Департамента корпоративных финансов Гнедковой О.Э.

и Департамента пассажирских сообщений Верховых Г.В. обеспечить контроль за выполнением железными дорогами , утвержденного настоящим распоряжением.4.

Признать утратившим силу распоряжение ОАО «РЖД» от 18 ноября 2006 г. N 2272р

«Об утверждении Положения о выдаче служебных и разовых транспортных требований ОАО «

РЖД» работникам организаций для оформления безденежных проездных документов (билетов) для проезда в поездах дальнего следования».Президент ОАО «РЖД»В.И.ЯКУНИН Утвержденораспоряжением ОАО «РЖД»от 07.09.2009 N 1861рПОЛОЖЕНИЕО ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ ТРАНСПОРТНЫХ ТРЕБОВАНИЙ ОАО «РЖД»ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ БЕЗДЕНЕЖНЫХ ПРОЕЗДНЫХ ДОКУМЕНТОВ (БИЛЕТОВ)РАБОТНИКАМ ОРГАНИЗАЦИЙ, ЗАКЛЮЧИВШИХ ДОГОВОРЫ С ОАО «РЖД» I. Общие положения1. Настоящее Положение регламентирует: выдачу организациям, заключившим договоры с ОАО «РЖД» (далее — организации), транспортных требований ОАО «РЖД»;оформление безденежных проездных документов (билетов) по транспортным требованиям ОАО «РЖД» для проезда работников организаций;расчеты за перевозки работников организаций по безденежным проездным документам (билетам).2.

Проезд работников организаций по безденежным проездным документам (билетам), оформленным по транспортным требованиям ОАО «РЖД», осуществляется в соответствии с перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденными Приказом МПС России от 26 июля 2002 г.

N 30, и другими нормативными правовыми актами в области железнодорожного транспорта. II. Выдача организациям транспортных требований ОАО «РЖД»3.

На основании письменных обращений руководителей организаций в ОАО «РЖД» или на железные дороги — филиалы ОАО «РЖД» между ОАО «РЖД» (ОАО «РЖД» в лице железных дорог) и организациями заключается договор о выдаче транспортных

Тонкости оформления затрат на проездной для сотрудника

Вопрос Компания хочет приобрести проездной для своего сотрудника по безналу.

При этом можно ли будет списать затраты в расходы, а не в доход сотрудника? Как все правильно оформить? Нужно ли оформлять сотруднику разъездной характер работы? Ответ Для работника рекомендуется установить разъездной характер работы.

В противном случае стоимость проездного билета подлежит обложению НДФЛ.

Кроме того, велика вероятность того, что налоговые органы не примут затраты по приобретению проездного билета для сотрудника, чей характер работы не связан с разъездной деятельностью, в целях налогообложения прибыли. Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Организация может приобрести проездной билет самостоятельно и затем выдать работнику, оформив акт приема-передачи.

По окончании периода действия билета работник должен сдать его в бухгалтерию для отчетности. Также работнику могут быть выданы деньги на приобретение проездного билета самостоятельно. До утверждения авансового отчета перечисленные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п.

п. 3, 16 ПБУ 10/99). Затраты на выплату компенсации расходов работника, чья работа носит разъездной характер, осуществляемых в связи с основной деятельностью организации, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации (п.

Статьей 168.1 ТК РФ предусмотрено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, в том числе расходы на проезд. При этом каких-либо ограничений по составу расходов на проезд, возмещаемых работнику, указанной нормой не предусмотрено.

С учетом положений ст. 164 ТК РФ указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей. В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми

Распоряжение ОАО «РЖД» от 07.09.2009 N 1861р

/ / / / Документ по состоянию на август 2014 г. В целях обеспечения проезда работников организаций по безденежным проездным документам (билетам), оформленным по транспортным требованиям ОАО «РЖД»: 1.

Утвердить прилагаемое Положение о порядке выдачи транспортных требований ОАО «РЖД» для оформления безденежных проездных документов (билетов) работникам организаций, заключивших договоры с ОАО «РЖД». 2. Вице-президенту ОАО «РЖД» — генеральному директору Федеральной пассажирской дирекции Акулову М.П., начальникам Департамента пассажирских сообщений Верховых Г.В., Департамента корпоративных финансов Гнедковой О.Э., Правового департамента Бынкову В.И.

и железных дорог обеспечить заключение договоров о выдаче транспортных требований ОАО «РЖД» для оформления безденежных проездных документов (билетов) работникам организаций в соответствии с Положением, утвержденным настоящим распоряжением.

3. Вице-президенту ОАО «РЖД» — генеральному директору Федеральной пассажирской дирекции Акулову М.П., начальникам Департамента корпоративных финансов Гнедковой О.Э.

и Департамента пассажирских сообщений Верховых Г.В. обеспечить контроль за выполнением железными дорогами Положения, утвержденного настоящим распоряжением.

4. Признать утратившим силу распоряжение ОАО «РЖД» от 18 ноября 2006 г. N 2272р

«Об утверждении Положения о выдаче служебных и разовых транспортных требований ОАО «

РЖД» работникам организаций для оформления безденежных проездных документов (билетов) для проезда в поездах дальнего следования». Президент ОАО «РЖД» В.И.ЯКУНИН Утверждено распоряжением ОАО «РЖД» от 07.09.2009 N 1861р 1.

Настоящее Положение регламентирует: выдачу организациям, заключившим договоры с ОАО «РЖД» (далее — организации), транспортных требований ОАО «РЖД»; оформление безденежных проездных документов (билетов) по транспортным требованиям ОАО «РЖД» для проезда работников организаций; расчеты за перевозки работников организаций по безденежным проездным документам (билетам). 2. Проезд работников организаций по безденежным проездным документам (билетам), оформленным по транспортным требованиям ОАО «РЖД», осуществляется в соответствии с перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденными Приказом МПС России от 26 июля 2002 г. N 30, и другими нормативными правовыми актами в области железнодорожного транспорта.

3. На основании письменных обращений руководителей организаций в ОАО «РЖД» или на железные дороги — филиалы ОАО «РЖД» между ОАО «РЖД» (ОАО «РЖД» в лице железных дорог) и организациями заключается договор о выдаче транспортных требований ОАО «РЖД» для оформления безденежных проездных документов (билетов) для проезда работников этих организаций по форме согласно приложению. 4. Договоры о выдаче транспортных требований ОАО «РЖД» форм 1 и 2 для оформления безденежных проездных документов (билетов) для проезда работников организаций по железным дорогам общего пользования и осуществлении расчетов за эти перевозки заключаются между ОАО «РЖД» и организациями.

Оплата служебных разъездов за счет средств организаций

Фрагмент из книги В ряде случаев труд отдельных категорий работников организаций носит разъездной характер, а некоторые из них могут направляться для решения отдельных задач с необходимостью совершения разъездов на общественном транспорте внутри границ отдельного населенного пункта или же за пределы населенного пункта.В соответствии с действующим законодательством хозяйствующие субъекты вправе самостоятельно решать вопросы, связанные с оплатой служебных разъездов своих работников.При этом от того, каким категориям работников производится оплата стоимости разъездов и на основании каких оформленных документов, зависит источник списания затрат – себестоимость продукции (работ, услуг) или чистая прибыль организации, оставшаяся в ее распоряжении после уплаты всех видов налогов. В законодательном порядке Перечень должностей работников, работа которых носит разъездной характер и которым организации вправе были оплачивать проездные билеты (проезд) был утвержден постановлением Совмина РСФСР от 4 мая 1963 года № 521 (далее по тексту – Перечень).Несмотря на тот факт, что Перечень был установлен для бюджетных учреждений и организаций, приобретавших указанные билеты за счет средств бюджета и утратил силу в части организаций, перешедших на полный хозрасчет (постановление Совмина РСФСР от 13 сентября 1988 года № 382), иного нормативного документа по данному вопросу в настоящее время нет, в связи с чем положения данного нормативного акта все же могут быть использованы организациями, но с учетом вопросов списания затрат на оплату стоимости проездов и налогообложения.В Перечень, в частности, включены курьеры, экспедиторы, работники городского хозяйства (электрических, газовых и канализационных сетей, связи) и другие категории работников, если они не обеспечиваются специальным транспортом на время выполнения ими своих служебных обязанностей. Как видим, перечень не является исчерпывающим, в связи с чем каждый хозяйствующий субъект вправе своим распоряжением определять конкретный перечень должностей работников, которым подлежат оплате за счет средств организации ежемесячные проездные билета на соответствующих видах транспорта.В основу разработки перечня должны быть положены следующие принципы:должностные обязанности работника связаны с необходимостью постоянных разъездов (с определением периодичности билетов – месячные, квартальные или годовые;работники не обеспечиваются специальных транспортом для выполнения служебных обязанностей.В разрабатываемый в организации перечень могут быть дополнительно включены монтеры, почтальоны.Разрабатываемый в каждой отдельной организации перечень должен быть утвержден руководителем и в него должны включаться конкретные должности, а не наименования работ (выполняемых задач), связанные со служебными разъездами.Для обеспечения потребности работников проездными билетами могут быть использованы следующие варианты:централизованная закупка билетов ответственными лицами организации, обеспечение ими работников, в обязанности которых

Оформление компенсации проезда

Вопрос: Как оформить выдачу (компенсацию) работнику средств, потраченных на проезд (билеты на электричку, метро и т.д.

чеки на бензин) без оформления командировки и оплаты рабочего дня по среднему заработку? Ответ: Компенсация расходов на общественный транспорт положена только сотрудникам, которые по долгу службы постоянно находятся в разъездах. В данном случае организация возмещает сотруднику его расходы на проезд, которые он должен подтвердить документально.

Для этого по окончании определенного периода (это может быть неделя или месяц) сотрудник и прилагает к нему проездные билеты либо другие документы на проезд (квитанции, чеки). Компенсация расходов на проезд в размере фактически понесенных затрат не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Для выплаты компенсации в организации должно быть положение о порядке оплаты расходов на проезд сотрудникам, имеющим разъездной характер работы.

Если сразу в договоре это не было прописано, оформите к нему дополнительное соглашение.

Еще один документ — должностная инструкция. Если она есть (а желательно, чтобы была), пропишите и в ней условие о разъездном характере работы. Этого будет достаточно, чтобы возмещать сотруднику фактически понесенные им расходы на проезд и не платить с этой компенсации каких-либо зарплатных налогов.

Если оплата проездных не предусмотрена трудовым или коллективным договором, или другим нормативным документом по организации, то с суммы компенсации необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы в общем порядке. Оплачивать проезд в общественном транспорте организация может: – либо выдав работнику билет на проезд в общественном транспорте, который она приобрела самостоятельно (через подотчетное лицо); – либо выплатив компенсацию стоимости билета, который работник приобрел самостоятельно.

При этом обязательно должны быть документы, которые позволяют определить, что работник фактически находился в разъездах (например, проездные документы, маршрутные (путевые) листы, отчеты о выполненной работе, отчеты по рейсам и т.д.). Если сотрудник сам покупает проездные, то организация может сотруднику — сотрудник купит проездной и по окончанию срока действия проездного оформит авансовый отчет и приложит к нему подтверждающие расход документы (сам проездной и чек о его оплате, если выдали в кассе при его покупке, отчет о поездках — форма документа не установлена, организация вправе составить нужный документ самостоятельно).

Или же сотрудник покупает проездной за свои деньги, организация затем возмещает ему расходы также на основании оформленного авансового отчета и подтверждающих документов на расход.

В сервисе отразите выплату компенсации в разделе Зарплата –Прочие начисления.

Служебная командировка: учет расходов на проезд

Иногда у сотрудников финансовых служб учреждений возникают сложные ситуации с принятием к учету командировочных расходов, в отношении которых законодательные документы не содержат положений, как поступать в тех или иных случаях.

В этой статье предлагаем ознакомиться с нормативными документами, которыми следует руководствоваться при принятии к учету расходов на проезд сотрудников, направляемых в служебные командировки, и с разъяснениями финансового ведомства по отдельным нестандартным ситуациям.

Кроме того, рассмотрим порядок бюджетного учета расчетов с командируемым сотрудником.

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.

166 ТК РФ). Особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств определены Положением № 749.

Этим документом, в частности, установлено следующее: – в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем; – поездка сотрудника, направляемого по распоряжению руководителя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующего учреждения (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также считается командировкой; – местом постоянной работы является место расположения учреждения (его обособленного структурного подразделения), работа в котором обусловлена трудовым договором. Сотруднику, направляемому в служебную командировку, выдаются: – служебное задание, утверждаемое руководителем учреждения, которым определяется цель его командировки (п. 6 Положения № 749); – оформляемое в единственном экземпляре и подписанное руководителем учреждения командировочное удостоверение, которым подтверждается срок пребывания сотрудника в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п.

7 Положения № 749).Размеры возмещаемых расходов на проезд В силу ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику командировочные расходы.

К таким расходам, в частности, относятся расходы на проезд к месту служебной командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы, которые подтверждаются соответствующими проездными билетами (п. 12 Положения № 749). Согласно п.

11 Положения № 749 размеры возмещаемых расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры возмещения указанных расходов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, ограничены Постановлением Правительства РФ № 729.

В частности, расходы на проезд сотрудника казенного учреждения к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере

Об утверждении Положения о порядке организации продажи проездных документов (билетов) на поезда дальнего следования (с изменениями на 26 мая 2009 года) (утратило силу с 06.06.2016 на основании распоряжения ОАО «РЖД» от 31.05.2016 N 1039р)

(с изменениями на 26 мая 2009 года)____________________________________________________________________Утратило силу с 6 июня 2016 года на основании ________________________________________________________________________________________________________________________________________ Документ с изменениями, внесенными: ; .

____________________________________________________________________В связи с изменениями организационной структуры пассажирских перевозок дальнего следования и в целях улучшения качества обслуживания пассажиров, удовлетворения спроса на пассажирские перевозки всех категорий населения, повышения эффективности использования мест в пассажирских поездах:1. Утвердить и ввести в действие с 25 января 2008 года прилагаемое Положение о порядке организации продажи проездных документов (билетов) на поезда дальнего следования.2.

Признать утратившим силу с 25 января 2008 года распоряжение ОАО «РЖД» от 5 апреля 2004 года N 1827р «Об установлении порядка организации продажи проездных документов на поезда дальнего следования».Вице-президентОАО «РЖД»М.П.АкуловУТВЕРЖДЕНОраспоряжением ОАО «РЖД»от 17 декабря 2007 года N 2369р(с изменениями на 26 мая 2009 года)1. Настоящее Положение определяет порядок организации продажи проездных документов (билетов) (далее — проездных документов) на поезда дальнего следования (далее — поезда).2. При организации и осуществлении продажи проездных документов в поезда соблюдаются требования нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных документов ОАО «РЖД», Федеральной пассажирской дирекции — филиала ОАО «РЖД» (далее — Дирекция), а также настоящего Положения.3.

Организация и продажа проездных документов на поезда и в вагоны других перевозчиков регламентируются настоящим Положением в случае, если это предусмотрено соответствующим соглашением (договором), заключенным с ОАО «РЖД».4. В настоящем Положении используются следующие понятия.

АСУ «Экспресс» — автоматизированная система управления пассажирскими перевозками.Подразделение — структурное подразделение ОАО «РЖД» (Дирекции), которое осуществляет деятельность по организации и (или) продаже проездных документов на поезда в границах железной дороги.Организованная группа пассажиров (далее — ОГП) — группа из 10 и более пассажиров, следующих в поезде по одному маршруту, оформленная по одной заявке.Организованная группа детей и (или) школьников (далее — ОГД) — группа детей и (или) школьников не менее 10 человек в сопровождении взрослого лица из расчета не более одного сопровождающего на 10 детей и (или) школьников, оформленная по одной заявке.Организованная воинская группа пассажиров (далее — ОГВ) — организованная группа военнослужащих, оформляющая проезд в поезде по воинскому требованию, в сопровождении начальника команды, оформленная по одной заявке.Предварительная заявка юридического лица на резервирование мест в поезде (далее — заявка) — письменное обращение юридического лица о выделении мест в поезде для проезда ОГП (ОГД, ОГВ).

В заявке указываются

Проездной билет для сотрудника: как оформить и учесть

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 сентября 2012 г.М.Г. Суховская, юрист Во многих компаниях есть сотрудники, работа которых связана с постоянными разъездами по городу и прилегающим населенным пунктам.

Обычно это курьеры, торговые представители, страховые агенты. А некоторым работникам приходится колесить по городу пусть и не постоянно, но с завидной регулярностью, например юристам, корреспондентам, мерчендайзерам и т. д. Да и самому бухгалтеру, особенно в отчетный период, иной раз приходится ездить едва ли не больше, чем курьеру.

Как правило, таким сотрудникам организация:

1. постфактум компенсирует стоимость купленного ими билета.
2. заранее покупает проездной билет — единый или на определенные виды транспорта, в зависимости от нужд;

Как приобрести билеты с минимальными потерями для кармана фирмы, мы и расскажем. Работодатель вправе сам решать, чью работу отнести к разъездной.

Сотрудникам, чья работа носит разъездной характер, работодатель обязан возместить затраты, связанные со служебными поездками, в частности расходы на проезд. Перечень работ, профессий, должностей «разъездных» работников может устанавливаться коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Собственно, как и порядок и размеры возмещения расходов на проезд.

Образец положения о разъездном характере работы можно найти: Таким образом, организации нужно: 1) определить порядок возмещения «разъездных» расходов в локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре. Вот примерная формулировка: 3.1. В целях возмещения расходов на проезд Работникам с разъездным характером работы ежемесячно не позднее последнего рабочего дня текущего месяца выдается приобретенный за счет средств Работодателя единый проездной билет на автобус, троллейбус, трамвай, метро на следующий месяц.

В случае приобретения Работником за собственные средства проездного билета Работнику возмещается его стоимость после представления такого билета в бухгалтерию. Расходы на проезд иными видами транспорта (например, маршрутное такси, пригородные электрички) возмещаются в аналогичном порядке. 3.2. Указанные в п. 3.1 Работники не позднее 3 рабочих дней по истечении месяца, на который были приобретены проездные билеты, обязаны сдать их бланки в бухгалтерию.

2) утвердить приказом руководителя или соответствующим приложением к локальному акту сводный перечень «разъездных» должностей: Приложение № 1 к Положению о разъездном характере работы 1. Курьер. 2. Бухгалтер. 3. Юрисконсульт. 3) прописать в трудовых договорах (или дополнительных соглашениях) конкретных работников по этим должностям, что их работа носит разъездной характер.

Вот примерная формулировка: 5.1. Работнику устанавливается разъездной характер работы. 5.2. При выполнении Работником трудовой функции он совершает служебные поездки в пределах Москвы, Химок, Мытищ, Долгопрудного.

О проездных документах для обеспечения служебных разъездов

ПРИКАЗот 28 сентября 2005 года N 26-ДПРО проездных документах дляобеспечения служебных разъездовВ соответствии с указом Мэра Москвы от 18 февраля 2005 года N 11-УМ «Об отдельных мероприятиях, связанных с принятием и в целях обеспечения служебных разъездов сотрудников Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органов исполнительной власти города Москвы, находящихся на кадровом и финансовом обеспечении Аппарата Мэра и Правительства Москвы:1. Утвердить распределение проездных документов (единых проездных билетов) по структурным подразделениям Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органам исполнительной власти города Москвы, находящимся на кадровом и финансовом обеспечении Аппарата Мэра и Правительства Москвы (приложение 1).2.

Утвердить порядок предоставления единых проездных билетов для обеспечения служебных разъездов сотрудников Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органов исполнительной власти города Москвы, находящихся на кадровом и финансовом обеспечении Аппарата Мэра и Правительства Москвы (приложение 2).3.

Финансово-хозяйственному управлению Мэрии Москвы обеспечивать ежемесячное приобретение 150 единых проездных билетов в 2005 году и 100 единых проездных билетов в 2006 году для сотрудников Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органов исполнительной власти, находящихся на кадровом и финансовом обеспечении Аппарата Мэра и Правительства Москвы.4.

Управлению государственной службы и кадров Правительства Москвы обеспечивать получение и распределение единых проездных билетов по структурным подразделениям Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органам исполнительной власти города Москвы, находящимся на кадровом и финансовом обеспечении Аппарата Мэра и Правительства Москвы, а также передачу использованных проездных билетов Финансово-хозяйственному управлению Мэрии Москвы после истечения срока их действия.5.