Правила ведения документации на предприятии


Правила ведения документации на предприятии

Документооборот и его организация на предприятии


Вы здесь «Кадровый вопрос», 2012, N 5 ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЕГО ОРГАНИЗАЦИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ Документооборот — это упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение). Как известно, документооборот предприятия образуют входящие, исходящие и внутренние документы.

Порядок работы с входящими документами Под входящим документом принято понимать документ, поступающий на предприятие от других юридических лиц, а также от общественных организаций и физических лиц, не имеющих отношения к предприятию.

Документы на предприятие могут поступать по каналам почтовой и электрической связи либо с курьерами (экспедиторами) или непосредственно отправителями документов. Работа с входящей документацией начинается с ее доставки. Доставка документов в рабочие дни из соответствующего почтового отделения производится курьером предприятия (как правило, до обеда).

В нерабочее время доставка входящих традиционных документов производится курьерами отправителей либо непосредственно отправителями документов. Эти документы принимает дежурный администратор предприятия (либо лицо, выполняющее его функции).

Прием традиционных документов производится: от курьера (экспедитора) к делопроизводителю — по описи (реестру) под роспись указанных лиц; от отправителей — под роспись с простановкой оттиска штампа службы ДОУ «Принято 00 месяца 0000 года» на экземпляре документа, остающегося на руках у отправителя. Поступившие документы необходимо проверить на указание адресатов.

Таким образом, конверт подлежит вскрытию при правильно адресованной почтовой корреспонденции. В том случае, если на конверте имеется отметка «Лично», конверт не вскрывается, а передается тому лицу, сведения о котором указаны на конверте.

Кроме того, не подлежат вскрытию конверты с отметками об ограничении доступа («Коммерческая тайна» и т. п.) — они передаются в группу обеспечения безопасности информации (либо уполномоченному должностному лицу). Поступившие документы необходимо проверить на целостность упаковки, что гарантирует сохранность документов.

Проверяется также целостность всех вложений.

Если все же документ поступает в поврежденном виде, то для его приемки должен быть составлен акт.

Помимо этого, в нижнем правом углу лицевой части первого листа поврежденного документа ставится штамп «Документ поступил в поврежденном виде» (см. ниже). УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия подпись И. О. Фамилия дата АКТ N о выявлении повреждений документа «___» ______________ 20__ г.

г. Москва Комиссией в составе: Председатель:______________________________________________________________ члены: ____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ составлен настоящий акт в том, что: а) при осмотре конверта (упаковки), отправленного _________________________

Организация документооборота на предприятии (стр. 1 из 4)

Оглавление Введение 1.

Понятие документооборота 2. Общая структура документационного обеспечения управления 3. Классификация документов 4. Нормативная база делопроизводства 5.

Автоматизация документооборота 6. Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика» Выводы и рекомендации Заключение Список использованной литературы Приложение 1 Введение Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации.

Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ — это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен .Документация — это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения — организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием.

Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

1. Понятие документооборота Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Правила ведения деловой документации (стр.

1 из 2)

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования — процесса создания, исполнения и оформления документов.

С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи — руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. С каждым документом в аппарате проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т.п.), копированию, переносу сведений, транспортировке внутри и вне аппарата, по получению и передаче различных данных и т.д.

Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе. Документ — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Таким образом, понятие «документ » производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают. В повседневной работе учреждений создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности.

Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия.

Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ. Организация работы с документами – это задача делопроизводства.

По определению делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Из определения следует, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая – работу с уже созданными документами.

Система делопроизводства в организации Говорить о существовании в организации системы делопроизводства возможно в том случае, если:

Ведение документации на предприятии

Для всех видов спецификаций имеются редакторы содержимого, позволяющие вводить структурированные и вместе с тем приближенные к представлению спецификаций данные при выводе на печать. Среди множества функций отметим такие, как добавление текстовых и пустых строк в содержимое спецификации, вставка разрывов страниц, сортировка строк с сохранением результата. Изменения в конструкторской документации производятся через электронные извещения на изменения.

При этом возможно параллельное проведение изменений по одному конструкторскому элементу. Система поддерживает различные виды наследования по конструкторским элементам.

Все сделанные изменения датируются, что позволяет получать структуру и состав изделий не только на текущий момент, но и на любую заданную дату.

Инфо Функционал системы для данной области представлен несколькими дополняющими друг друга способами ведения документации во взаимосвязи с системой производственного учета.

Как правило, конструкторы, если только они не разрабатывают документацию под единичный заказ, который не будет повторяться, постоянно совершенствуют свои изделия, изменяя документацию с течением времени. Такую документацию можно условно назвать общей конструкторской документацией. В следующих разделах статьи будут рассмотрены возможности по ведению в Omega Production общей конструкторской документации и то, как эта документация связана с производимыми изделиями.
Ведение общей конструкторской документации Omega Production обладает развитыми функциональными возможностями по ведению общей конструкторской документации.

Важно Документация — это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.[2] Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения — организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Представленный в Omega Production функционал позволяет автоматически формировать спецификации комплектаций на основе требований заказчика. Требования оформляются в виде функциональной заказной спецификации, формируемой на изделие на основе заранее созданной конструктором общей функциональной спецификации изделия.

Вследствие огромного многообразия интересующих заказчика функциональных свойств изделия поддерживать все возможные варианты точных спецификаций изделия нецелесообразно и невозможно. Конструктор ведет лишь общие конструкторские спецификации и информацию о функциональных свойствах изделия.

Он определяет, какие составные части обеспечивают те или иные свойства готового изделия.

Организация делопроизводства и документооборота в организации

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов. Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений.

Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы.

Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт. В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

  1. в виде запроса для последующего получения ответа.
  2. Исходящие. Они составляются для следующих целей:
    • в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
    • в виде запроса для последующего получения ответа.

    Они подготавливаются на основании внутренних документов.

  3. в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
  4. Внутренние.

    Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия.

    Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

  5. Входящие.

    Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц.

    Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений.

    Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

  1. Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
  2. Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
  3. Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения.

Ведение документации (стр. 1 из 2)

Содержание: 1.

Документация. Классификация документов. Требования, предъявляемые к оформлению документов 2.

Понятие износа. Нормы амортизации. Порядок начисления износа. Отражение в учете 3.

Список используемой литературы 1.

Документация. Классификация документов. Требования, предъявляемые к оформлению документов Документ представляет собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций. Документация — один из элементов метода бухгалтерского учета.
Это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.

Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения. Оформление хозяйственных документов называется документацией. В этом смысле документация является основой учета, определяет его правильность и достоверность.

Документы как письменное свидетельство совершенных хозяйственных операций приобретают правовое значение, а обоснованные записью в бухгалтерском учете приобретают доказательную силу и привлекаются для рассмотрения в судебных органах при возникновении трудовых или хозяйственных споров.

Бухгалтерским документом следует считать любой материальный носитель информации об объектах бухгалтерского учета, который позволяет юридически доказательно подтверждать соглашение хозяйственных операций и право на их совершение. Для придания документам юридической силы они должны быть составлены с соблюдением правил, изложенных в Положении о документах и документообороте. Особое значение приобретают документы при осуществлении контроля за соблюдением государственной дисциплины, за законностью совершаемых операций.

Одной из важнейших форм последующего контроля являются документальные ревизии, проводимые систематически.

Каждый документ имеет так называемые реквизиты, основное назначение которых — индивидуализация хозяйственных операций, устранение возможности их смешивания. К основным реквизитам относятся: · номер и название документа · дата составления документа (число, месяц, год); · название организации · содержание хозяйственной операции; · стоимостные и натуральные измерители · подписи уполномоченных лиц: а) дающих указание на совершение хозяйственной операции б) проверяющих правильность совершения хозяйственной операции, в) совершающих хозяйственные операции; · наименование и адреса сторон, принимающих участие в хозяйственных операциях или сделках (фирма, юридическое лицо).

В связи с большим разнообразием носителей исходной информации (первичных документов) возникает необходимость в их классификации по ряду признаков: 1.

По назначению: — распределительные — исполнительные — бухгалтерского оформления -комбинированные 2. По объему: — первичные — сводные 3.

По способу составления: — разовые — накопительные 4.По месту составления: — внутренние — внешние 5.

Внутренние документы организации: основные характеристики

.

Внутренние документы организации включают в себя следующие типы: организационные, служебные и распорядительные.Абсолютно вся деятельность фирм и предприятий должна быть зафиксирована.

Для этого предусмотрены различные типы документов.На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными.

Все они являются необходимыми элементами любого предприятия.Таким образом, организационными документами предприятия можно назвать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру предприятия или фирмы.

Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего персонала.

Это внутренние нормативные документы организации.Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности.

Устав относится к обязательным внутренним документам организации.Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:

  1. порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
  2. наименование и вид предприятия;
  3. цель и направление деятельности;
  4. его почтовый адрес;
  5. прочие аспекты деятельности.

К положениям относят нормативные акты, которые определяют порядок образования и организацию работы предприятия.

Они могут регулировать рамки деятельности различных должностных лиц. Но на практике, как правило, создаются положения, которые регулируют общую совокупность трудовых отношений.

Наиболее распространенным видом положения является документ, который регламентирует общую деятельность организации или деятельность ее структурного подразделения в частности.

Если положение касается организации в целом, то оно определяет статус предприятия, его компетенцию, а также порядки ликвидации и реорганизации.

Положения, касающиеся структурных подразделений, фиксируют порядок разграничения их функций. Какие нюансы имеют эти внутренние документы организации?Все положения имеют унифицированный формуляр и оформляются на общем бланке предприятия. В обязательном порядке они должны содержать информацию о наименовании предприятия или подразделения, дату и гриф утверждения.

Документооборот. Требования к оформлению документации

15 Марта 2020 в 16:30 ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2020 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Что такое делопроизводство и документооборот (2019)?

Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией. Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  1. исходящий (направленный из организации);
  2. внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
  3. входящий (поступающий в организацию);

Работа с документами в организации делится на этапы. Для входящих:

  1. обработка, исполнение, подготовка ответов;
  2. предварительное рассмотрение делопроизводителем;
  3. контроль исполнения.
  4. рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
  5. прием и первичная обработка;
  6. регистрация;

Для исходящих:

  1. регистрация;
  2. отправка.
  3. разработка, оформление;

Для внутренних:

  1. регистрация;
  2. разработка, оформление;
  3. контроль исполнения.
  4. обработка, исполнение, подготовка ответов;

Для всех:

  1. хранение.
  2. учет и анализ объемов документооборота;

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота.

Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже. Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации .

Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003. Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

Учёт документов на предприятии

документ опись создание дело Учет объема документооборота — осуществляется в целях получения данных для расчета штата персонала делопроизводства, выбора технических средств и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей при работе с документами.

В учете объема документооборота учреждения различают следующие потоки документов:

  1. — создаваемые — внутренние и отправляемые.
  2. — входящие — поступающие;

Входящая документация — это документация, поступающая на предприятие от других организаций.

Исходящие документы — это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация — это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п. Правильная организация документооборота предполагает прямоточность движения документов, т.е.

прохождение их кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения. Необходимо руководствоваться при этом принципом однократного пребывания документа в одной инстанции: каждый документ должен обрабатываться в структурном подразделении или находиться у исполнителя только один раз.

В целях ускорения прохождения и наиболее рациональной обработки создаются схемы движения основных категорий документов внутри учреждения. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами.

Схемы обработки документов включаются в инструкцию по ведению делопроизводства, разработанную в учреждении.

При обработке поступлении поступающей корреспонденции выделяются следующие этапы:

  1. — исполнение документа.
  2. — рассмотрение документов руководителем (проставление резолюции);
  3. — предварительное рассмотрение и распределение документов;
  4. — приём поступающих документов;
  5. — регистрация документов;
  6. — первоначальная (экспедиционная) обработка документов;

Приём и первоначальная обработка поступающей корреспонденции осуществляется экспедицией, канцелярией или секретарём (в зависимости от категории учреждения), в функции которых входят проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа в учреждение и подготовка корреспонденции к передаче по назначению. Проверка правильности доставки осуществляется прочтением адреса на корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Для проверки целостности вложений конверты вскрывают. Не подлежат вскрытию конверты с пометкой «лично».

Документы, поступившие не по адресу, следует немедленно переслать по правильному адресу, одновременно уведомляя об этом отправителя. Если в конверте отсутствует документ, который обозначен в описи, об этом следует поставить в известность отправителя. Специальные поступления (телеграммы, телефонограммы, заказные письма) обрабатываются в первую очередь.

Документооборот на предприятии: правила и принципы

Читайте об основных правилах и принципах документооборота и преимуществах его автоматизации. Скачайте 5 полезных материалов от экспертов.

Скачайте полезные документы: Используйте документ в работе Полезный материал от эксперта Скачайте готовый образец Используйте документ в работе Скачайте и используйте в работе Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы.

Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.

★ Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:

  1. производственный;
  2. административно-хозяйственный;
  3. кадровый;
  4. бухгалтерский.
  5. управленческий;

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.

Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:

  1. управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
  2. эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
  3. оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
  4. управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями. Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени.

Соблюдайте принципы документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг:

  • Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
  • Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
  • Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
  • Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.

Таблица.

Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют Структура документооборота на предприятии — это три категории документов:

Рекомендации по ведению делопроизводства в организации

УТВЕРЖДАЮЗаместитель Руководителя РосархиваВ.А.Еремченко31 декабря 2003 года1.1.

разработаны в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов организации на единой правовой и методической основе.________________Далее — рекомендации.1.2. Рекомендации разработаны на основе законодательства Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также государственных стандартов, нормативно-правовых актов Федеральной архивной службы России в области организации учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.1.3. Настоящие рекомендации могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности.Министерства, ведомства, органы управления субъектов Российской Федерации могут использовать рекомендации при разработке типовых инструкций по делопроизводству для организаций подведомственной сети.

Типовые инструкции в соответствии с () утвержденным , согласовываются с Росархивом.

Согласование проводится с целью контроля за соблюдением органами исполнительной власти и организациями действующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы организации, учета и обеспечения сохранности документов в организациях.1.4.