Претензия о возврате подотчетных сумм

Возврат подотчетных средств

В нашей компании работали 2 сотрудника которые по долгу службы регулярно получали под отчет денежные средства. Средства предоставлялись следующим образом: 1. С расчетного счета юр. лица средства переводились с пометкой «под отчет» на банковский счет (личную банковскую карту) ген.

директора. 2. Ген. директор распределял деньги между сотрудниками переводя им деньги на их личные банковские карты. История операций просматривается по банковским отчетам. Сотрудники были официально трудоустроены и получали заработную плату по зарплатному проекту так же на карты, но уже выданные банком от имени юр.

лица. Данные сотрудники не отчитались за подотчетные средства и не вернули их ни в кассу, ни под роспись генеральному директору. На сегодняшний день данные сотрудники уволены по собственному желанию. Как можно взыскать с них не погашенные подотчетные средства?

12 Марта 2014, 11:01, вопрос №392566 Сергей, г. Москва Уточнение клиента Обратите пожалуйста внимание! Деньги переводились по мере надобности на банковские карты, а не выдавались по ордеру.

Все банковские выписки можно получить с отметкой банка. Никакого договора регламентирующего выдачу денег нет.

12 Марта 2014, 11:51 Уточнение клиента Еще один момент. Один из сотрудников часть времени работы был на испытательном сроке и не был официальто трудоустроен.

Никакого документа о том, что он был на испытательном сроке нет.

В это время он так же получал подотчетные средства. Тем же способом. Возможно ли так же взыскать эти деньги или только то, что перечислялось во время когда он был трудоустроен?

12 Марта 2014, 14:13 300 стоимость вопросавопрос решён Свернуть Консультация юриста онлайн Ответ на сайте в течение 15 минут Ответы юристов (6) получен гонорар 20% 5924 ответа 3013 отзывов Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Сергеева Наталья Юрист, г. Волгоград Бесплатная оценка вашей ситуации

1. 3013отзывов
2. 5924ответа

Здравствуйте, Сергей.

Можно взыскать подотчетные средства через суд. В соответствии со ст.1102 ГК РФ лицо, которое без установленных законом, иными правовыми актами или сделкой оснований приобрело или сберегло имущество за счет другого лица, обязано возвратить последнему неосновательно приобретенное или сбереженное имущество.

Срок исковой давности по данной категории дел — три года. Срок начинает течь с момента, когда работодатель обнаружил образовавшуюся задолженность. Указанный момент может исчисляться, например, от даты увольнения или даты предоставления авансового отчета.

12 Марта 2014, 11:07 0 0 получен гонорар 40% 912 ответов 361 отзыв Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Калинин Юрий Юрист, г. Москва Бесплатная оценка вашей ситуации

1. 912ответов
2. 361отзыв

Если считаете что есть основания к этому и есть их задолженность перед организацией, то только подав в суд иск о взыскании этих средств. Как я понимаю, доказывать их вы

Взыскание с работника подотчетных сумм

Во многих организациях сотрудникам передаются или перечисляются денежные средства под отчет, например, для покупки каких-то материалов, либо для поездки в служебную командировку и др.

После использования подотчетных денежных средств лицо обязано предоставить авансовый отчет, в котором указываются произведенные расходы, с учетом целей на которые предоставлены подотчетные денежные средства. Содержание статьи: Ниже рассмотрим отдельные вопросы, касающиеся авансового отчета и возврата подотчетных сумм.

Наш поможет работнику или работодателю в процессе взыскания подотчетных сумм: профессионально, на выгодных условиях и в срок.

Если работнику, направленному в командировку, были выданы или перечислены под отчет денежные средства, то после возвращения из командировки, он обязан в течение 3 рабочих дней предоставить главному бухгалтеру авансовый отчет. Аналогичная ситуация по срокам предоставления отчета по денежным средствам, выданным на определенный срок. К отчету должны быть приложены подтверждающие расходы документы (за проживание в гостинице, на оплату билетов на проезд и т.д.).

Если работник не предоставил в установленный срок авансовый отчет, у него возникает задолженность перед работодателем в сумме полученного аванса, то есть для работника наступает материальная ответственность, и соответствующие суммы могут быть удержаны из заработной платы работника в порядке, установленном законодательством. Работодатель имеет право обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании выданных подотчетных сумм с работника. В рамках направления по мы не раз инициировали и успешно проводили данные судебные процессы.

Что делать, если работник, не возвращает денежные средства, полученные под отчет на определенный срок? Необходимо выяснить, в полном ли объеме израсходованы работником подотчетные суммы на соответствующие цели. Потребуйте в письменном виде предоставления соответствующей информации и подтверждающие документы.

1. Если работник не намерен возвращать соответствующие подотчетные суммы, выяснить у него, согласен ли он на удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы. Если согласен – получите письменное согласие.
2. Если денежные средства не израсходованы в полном объеме, необходимо выяснить, намерен ли работник вернуть подотчетные суммы. В письменном виде затребуйте у работника объяснения о том, намерен ли он возвращать подотчетные средства, которые не использованы. В письме укажите срок для предоставления объяснений.
3. Если работник не согласен с задолженностью перед работодателем по подотчетным суммам, в этом случае следует обратиться за судебной защитой своих прав.

ПОЛЕЗНО: смотрите видео по советам трудового адвоката, а также пишите свой вопрос в комментариях ролика Удержание любых сумм, в том числе подотчетных сумм (аванса, который не израсходован и не возвращен), из заработной платы работника производится в установленном законодательством порядке. Кстати, также возможно провести в данном порядке.

Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 апреля 2015 г.Ю.Ю. Каменная, финансовый директор ООО «Культтовары-Биником» Практически каждому бухгалтеру приходится иметь дело с подотчетниками. Наш тест поможет вам понять, насколько хорошо вы ориентируетесь в этой теме.

Это особенно актуально, учитывая тот факт, что в прошлом году в сфере наличных расчетов произошло немало изменений. 1. Обязательно ли применять унифицированную форму авансового отчета № АО-1? а) Да, эта форма относится к числу обязательных для применения.

б) Можно ее не применять. 2. Можно ли выдавать деньги под отчет физическому лицу, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор? а) Да, можно. б) Нет, это запрещено.

3. Если подотчетное лицо расплачивается наличными деньгами за товар (работы, услуги), надо ли при этом соблюдать лимит расчетов наличными? а) Нет, ведь подотчетник является физическим лицом.

Чтобы требование о возврате не по назначению потраченных денег не стало для подотчетника холодным душем, напомните ему об этом еще раз при выдаче денег 4.

б) Законодательно для таких случаев не установлен срок, в который работник должен отчитаться. 6. Может ли подотчетник неизрасходованные деньги, полученные безналом на банковскую карту, вернуть в кассу наличными? а) Да, может. б) Нет, это запрещено.

7. В течение какого срока работодатель может принять решение об удержании из зарплаты работника не возвращенных им подотчетных средств?

а) В течение общего срока исковой давности, то есть 3 лет.

б) На принятие такого решения у работодателя есть месяц.

8. Нужно ли начислять страховые взносы на суммы, по которым подотчетник вовремя не отчитался, если работодатель решил не удерживать эти суммы из его зарплаты? а) Да, взносы придется начислить. б) Нет, не нужно. 9. Облагаются ли взносами не подтвержденные командированным работником расходы по найму жилья?

Поэтому деньги под отчет можно выдавать не только штатным работникам,

Решение № 2-2482/2014 2-2482/2014~М-3221/2014 М-3221/2014 от 8 декабря 2014 г.

по которой он начислил проценты за пользование чужими денежными средствами в соответствии со ст.

ГК РФ со дня последнего получения в кассе подотчетных денег. К исковому заявлению приобщены только копии расходных кассовых ордеров (форма по ОКУД 0310002), однако к каждому из них не приложены собственноручные заявления работника о выдаче с резолюцией руководителя истца с указанием срока возврата каждой подотчетной суммы и ее размера, при этом в графе Приложение РКО не указаны ссылки на конкретные заявления от имени ответчика. На основании ст. работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба.

В силу п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от ДД.ММ.ГГГГ N 52:

«в тех случаях, когда невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения»

.

Поскольку ответчику выдавались не товаро-материальные ценности, а денежные суммы из кассы предприятия, учитываемые в его бухгалтерском учете, факт обнаружения невозврата подотчетной суммы, а, следовательно, причинения работодателю ущерба, должен быть однозначно установлен в день, когда подотчетная сумма должна быть работником возвращена. В срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который должны быть выданы наличные деньги под отчет, подотчетное лицо обязано предъявить Авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от ДД.ММ.ГГГГ № 55) об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов (например, кассовых чеков магазина).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Истец в силу действующего с ДД.ММ.ГГГГ

«Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»

, утвержденное Банком России 1-ДД.ММ.ГГГГ N 373-П (вместо отмененного Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России ДД.ММ.ГГГГ № 40), утратившего силу с ДД.ММ.ГГГГ в соответствии с Указанием Банка России от ДД.ММ.ГГГГ № 2750-У «О признании утратившими силу отдельных нормативных актов Банка России»), обязан был проводить своевременно учет денежных средств, выданных своим работникам под отчет в установленные сроки, а также своевременно проводить ежегодную отчетность. Согласно п. 4.1 Раздел «Кассовая дисциплина» Учетной политики ООО «Связь-Ком» для целей бухгалтерского учета на ДД.ММ.ГГГГ год, утвержденной Приказом директора № от ДД.ММ.ГГГГ «Об утверждении «Положения об учетной политике для целей бухгалтерского учета на ДД.ММ.ГГГГ и «Положения об учетной политике для целей налогового учета на 2012 год» организация обязана руководствоваться Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от ДД.ММ.ГГГГ № 373-П.

Что будет за отсутствие «подотчетных» заявлений

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 декабря 2013 г.Н.А.

Мартынюк, эксперт по налогообложению Казалось бы, написать такое заявление несложно. Работник оформляет бумагу: «Прошу выдать мне столько-то на такие-то цели». Директор (либо уполномоченный им работник) своей рукой визирует: «Выдать столько-то на такой-то срок», ставит дату и подпись и передает в кассу (далее — Положение).

Однако многим это кажется бессмысленным переводом бумаги и рабочего времени. Посмотрим, чего бояться, если проверяющие обнаружат, что при выдаче денег под отчет вы обходились без заявлений. Отдельный штраф именно за это нарушение не установлен.

Однако налоговики все же могут попытаться оштрафовать вас за нарушение:

1. порядка ведения кассовых операций вообще.
2. порядка хранения свободных (то есть сверхлимитных) наличных; . Видимо, налоговики в таких случаях считают, что наличные были выданы из кассы неправомерно, следовательно, должны были остаться в ней. А сумму, превышающую лимит, вы должны были сдать в банк для зачисления на расчетный счет;

Однако вам удастся штраф оспорить. Обычно суды не видят оснований для штрафа в выдаче подотчетных денег не по правилам, так как нарушение здесь есть, а вот ответственности за него нет, . Если срок, на который выдаются деньги, не указан ни в РКО, ни в других документах фирмы (например, в распоряжении директора выдать деньги из кассы и т.

п.) и есть другие «подотчетные» нарушения (в частности, выдача новой суммы до погашения задолженности по прежней), суд может принять сторону налоговиков. У них в этом случае появляется дополнительный аргумент: раз при выдаче денег срок не был установлен, то в тот же день работник обязан был вернуть не истраченные на конец дня деньги обратно в кассу.

И эти деньги должны были войти в остаток за день. Если налоговики с «кассовой» проверкой уже на пороге, а заявления у вас не оформлялись, помните: вы не должны немедленно отдавать проверяющим все затребованные ими документы. На представление документов отводится 1 рабочий день; , и вы можете успеть оформить заявления.

Затягивать с представлением документов не стоит.

Если вы сдадите заявления после окончания проверки, инспекторы могут не «засчитать» их и при принятии решения исходить из того, что они отсутствовали.

Именно так налоговики поступили в отношении сданных после истечения срока проверки кассовой книги и кассовых документов, и суд их поддержал; .

Заявления нужно составить на все подотчетные суммы, выданные за предшествующие началу проверки 2 месяца, получить на них подписи работников и директора и сдать проверяющим.

За более ранние периоды делать заявления не имеет смысла, ведь срок давности по штрафу за «кассовые» нарушения составляет 2 месяца. Заявления не требуются:

1. при возмещении потраченных работником личных денег.
2. при выдаче денег работнику путем перечисления на карту (корпоративную или зарплатную). Ведь Положение регулирует только работу с наличными. Переведя всю выдачу подотчетных денег в безналичную форму, вы сможете забыть о необходимости собирать заявления с подотчетников;

Порядок предоставления денег в подотчет и возврата остатка подотчетных сумм.

Сотрудник, которому выдали деньги в подотчет, должен отчитаться по ним в установленные сроки и при необходимости сдать остаток подотчетных сумм в кассу.

Т.к. в законодательстве Российской Федерации никаких ограничений о длительности срока, на который выдаются деньги в подотчет нет, то руководитель организации имеет право самостоятельно назначить сроки возврата подотчетных сумм. Например, несколько дней, месяц, квартал и т.д. В общем случае: в соответствии с п.4.4 гл.4

«Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами банка России на территории Российской Федерации»

от 12 октября 2011г.

(далее Положение), подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней по истечении утвержденного руководителем предприятия срока, на который выдаются деньги, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет по израсходованной подотчетной сумме. Пример. Офис-менеджер ООО «Березка» И.В.Беликова 1 марта 2013 года получила в кассе организации 2000 руб.

в подотчет на оплату ремонта принтера.

В резолюции руководителя на заявлении о предоставлении денег в подотчет указано, что деньги выданы ей на 20 дней.

В первом случае работник составляет и предоставляет в бухгалтерию организации авансовый отчет и производит окончательный расчет, т.е.

возвращает остаток подотчетных сумм.

Во втором случае работник возвращает в кассу остаток подотчетных сумм и авансовый отчет не составляет. Вполне возможна ситуация, когда работник не отчитывается в установленный срок по подотчетным суммам и уходит в отпуск.

Ситуация1. Работник не отчитался в установленный срок ушел в отпуск, после окончания отпуска вышел на работу. В этом случае, когда он вернется с отпуска, предельный срок, установленный руководителем, для отчета, может закончиться.

Налоговых последствий по НДФЛ данная ситуация не несет, т.к. право собственности на полученную в подотчет сумму к работнику не переходит и данные подотчетные деньги его доходом являться не будут.

(ст.41 и ст.210 НК РФ). После выхода сотрудника на работу необходимо потребовать, что бы он отчитался за неиспользованные подотчетные деньги и остаток подотчетных сумм сдал в кассу. Пока сотрудник не отчитается по ранее полученным средствам и не вернет остаток неиспользованного аванса, ему нельзя выдавать новые суммы под отчет согласно Положению о порядке ведения кассовых операций.

Если сотрудник не возвращает деньги добровольно, то организация может вернуть их путем принятия решения об удержании из заработной платы указанного сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Требование к подотчетнику, которое поможет защититься от доначислений

Следовательно, компания обязана исчислить, удержать и уплатить НДФЛ в бюджет (ст. 226 НК РФ). При этом налоговики ссылаются на правовую позицию, отраженную в постановлениях Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12 и 13510/12.

Аналогичные решения в пользу налоговиков принимали и нижестоящие суды (постановления федеральных арбитражных судов Западно-Сибирского от 23.12.13 № А27-1862/2013, Восточно-Сибирского от 24.01.14 № А19-2278/2013 округов).Указанные споры основаны на толковании положений статей 209 и 210 НК РФ. Однако Налоговый кодекс не содержит прямого указания на то, что выданные под отчет деньги являются доходом сотрудника или могут становиться им при наличии определенных обстоятельств. Так, в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 01.04.13 № А55-15647/2012 суд отметил, что фискалы не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные работникам под отчет, в доходы этих граждан, пока не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.

Более того, суд установил, что в настоящее время заявитель предпринимает действия по взысканию с работников средств, расходование которых документально не подтверждено.

По мнению Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа, средства, выданные подотчетному лицу для приобретения товаров, работ, услуг, не являются его доходом по смыслу статьи 209 НК РФ (постановление от 19.04.06 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

К аналогичным выводам судьи приходили и во множестве других подобных споров (постановления федеральных арбитражных судов Московского от 16.06.10 № КА-А40/5879-10-3, Волго-Вятского от 12.11.08 № А43-3598/2008-6-65 округов). Минфин России также считает, что денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены.

И пока существует такая возможность, не являются его доходом.

При этом организация должна принять все предусмотренные законодательством меры по возвращению средств, выданных под отчет (письмо от 24.09.09 № 03-03-06/1/610).

Такой документ позволит снизить риск привлечения компании к налоговой ответственности за неудержание и неперечисление НДФЛ в бюджет (ст. 123 НК РФ). Кроме того, указанное требование будет стимулировать сотрудников вернуть неизрасходованные суммы или отчитаться за них.

К тому же признание подотчетником суммы долга является обстоятельством, которое может послужить причиной для прерывания срока исковой давности (ст. 196, 203 ГК РФ). В каком виде составляется.

Требование о предоставлении авансового отчета и о возврате неизрасходованных подотчетных сумм компания вправе составить в произвольной форме.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Ведение бухгалтерского учета Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > > 22 июня 2020 — довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все работодатели. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете? Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

1. переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
2. выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п.

6.3 указания № 3210-У). Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п.

6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме.

Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя.

Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм. Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм. И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

1. Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
2. Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.
3. Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
4. Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье .

Порядок выдачи подотчётных сумм работникам

Выдача денежных средств под отчёт является неизбежной частью трудовых отношений любых организаций, включая неприбыльные и государственные.

Каждое предприятие вынуждено передавать определённые суммы своим работникам для приобретения товарно-материальных ценностей, оплаты услуг или командировочных поездок.

Несмотря на кажущую простоту правил выдачи подотчётных денег, на практике в этом вопросе часто допускается много ошибок. Выясним, как правильно оформлять передачу подотчётных сумм и какими документами подтвердить правомерность расходования средств. Содержание Осуществление хозяйственной деятельности связано с потребностью предприятий наделять своих работникам определёнными денежными средствами для приобретения инвентаря, оборудования, ГСМ, канцелярских и других товаров.

И также любая организация несёт представительские и командировочные расходы, для оплаты которых выдаются авансовые платежи исполнителям.

Для выполнения хозяйственных закупок, осуществления представительских мероприятий, проведения командировок на предстоящие расходы выплачиваются авансовые суммы, о которых впоследствии необходимо отчитаться.

Поэтому такие средства называются подотчётными. Для правильной регистрации выданных денег обычно применяются расходные кассовые ордера. Подотчётные деньги выплачиваются только тем сотрудникам фирмы, которые входят в перечень подотчётных лиц.

До 2014 года в этот список могли заноситься только штатные сотрудники, то есть сотрудники фирмы зачисленные на штатные должности и работающие в фирме на постоянной основе.

С 2014 года подотчётным лицом может быть также любой гражданин, который оформил с предприятием трудовой договор.

Выплата подотчётных средств регламентируется рядом законодательных актов Центробанка, Министерства юстиции и Министерства финансов.

Основополагающими документами для проведения операций с подотчётными денежными средствами являются два государственно-нормативных акта.

• О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства (положение Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 с исправлениями от 03.02.2015, зарегистрированное приказом Министерством юстиции № 32404 от 23.05.2014).
• Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению (приказ №157н от 01.12.2010 с корректировками от 01.03.2016, зарегистрированный Министерством юстиции приказом № 19452 от 30.12.2010).

В первую очередь за выплату авансовых платежей под отчёт несёт ответственность руководитель предприятия. Ведь именно он утверждает перечень сотрудников, которые наделены правом на получение определённых сумм, материалов, средств передвижения и других ценностей для выполнения производственных и хозяйственных задач.

Заявление о возврате подотчетных сумм

adminСтатьи Заявление о возмещении потраченных на нужды компании личных средств C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение.

Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже. Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 ). Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.

Выдача денег подотчетнику Как вы помните, деньги выдаются работнику на основании его заявления, на котором должна стоять виза руководителя организации, либо распоряжения (приказа) руководителя (пп.

6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ). Сотруднику можно выдать наличные деньги, а можно сделать безналичный перевод на его банковскую карту, в т.ч. зарплатную (Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781 ).

В последнем случае реквизиты карты должны быть указаны в заявлении подотчетника или распоряжении руководства. При перечислении средств в платежке в поле «Назначение платежа» нужно указать, что сотруднику выдан именно аванс на хозяйственные нужд (на командировочные расходы или иные цели).

Авансовый отчет и подтверждающие документы Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы.

Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО.

А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877 ).

Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете (п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ).

glavkniga.ru Общие положения ведения кассовых операций Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Данный документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег.

А также сократит ряд вопросов со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов. Порядок действий при выдаче денежных средств под отчет состоит из следующих этапов: Разрешение на выдачу денег под отчет (приказ или заявление). Отчет по израсходованным суммам.

Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.На вопросы отвечали эксперты ГК Л.А. Елина, Н.А. Мартынюк, Е.А. Шаронова

С полной версией обсуждения вы можете ознакомиться: 28 сентября эксперты нашего издательства провели интернет-конференцию «Подотчет и наличные расходы».

Из заданных вопросов видно, что бухгалтеров интересуют как «вечнозеленые» темы (в частности, отношение налоговиков к выдаче под отчет сверхлимитной выручки), так и специфические (например, составление авансовых отчетов при оплате билетов для командированных с личной карты директора).

Предлагаем вашему вниманию ответы на наиболее интересные вопросы участников конференции. Участник victor314 Очень часто бывает, что в конце дня, когда инкассация уже прошла, превышен лимит кассы. Банк лимит повышает неохотно.

Так как деньги сдать некому, мы выдаем их директору в подотчет, а утром он якобы вносит их обратно. Как налоговики относятся к таким операциям?

: С начала этого года вам не нужно решение банка для увеличения лимита. Теперь лимит вы устанавливаете для себя сами по определенной ЦБ формуле.

Эта формула позволяет установить лимит исходя из самой большой дневной выручки, которая у вас когда-либо была. А в случае ее увеличения — изменять лимит так часто, как это необходимо, — хоть каждый день. Подробнее о том, как установить лимит побольше, можно узнать: Относительно выдачи денег под отчет можно сказать следующее: даже если будет очевидно, что вы их выдаете только для того, чтобы не оставлять в кассе и не сдавать в банк наличные сверх лимита, то при правильном оформлении документов проверяющие не смогут предъявить вам никаких претензий.

Сумма, которая может быть выдана под отчет, не ограничена, частота выдачи — тоже. Главное, чтобы директор регулярно за деньги отчитывался и получал под отчет новую сумму только после того, как будет оформлен возврат предыдущей.

Таким образом, формально все правила будут выполнены. Участник Kontra В организации за подотчетные средства принято отчитываться через 30 дней. Но работнику подотчетные деньги не выдавались, он приобретал материалы за свой счет.

В сданном авансовом отчете (например, на 30 сентября) есть чеки не только за текущий месяц (сентябрь), но и более ранних периодов, например за июль.Какова позиция налоговых органов по поводу того, что работник временно «спонсирует» организацию? Имеем ли мы право принимать чеки более ранних периодов, чем месяц сдачи отчета? Есть ли нормативные документы, регламентирующие максимально возможный срок принятия чека?

: Минфин еще в 2006 г. пояснил: такую ситуацию не следует рассматривать как приобретение организацией материалов у работника, а возмещенную сумму — как выплату работнику дохода, с которого должен быть удержан НДФЛ.

Когда работник приобретает материалы за свой счет без специального распоряжения руководства,

Подотчетные суммы: назначение, выдача, возврат неиспользованной суммы.

Авансовый отчет

.

Если сотрудники предприятия используют средства, полученные из кассы, они должны сдавать отчет. На основании этого документа бухгалтерия предприятия списывает деньги на операционные или административные расходы. По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах.

Для этого составляется подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др.

Форма бланка утверждается руководителем. Неиспользованные суммы сдаются в кассу по приходному ордеру. Если сотруднику не хватило выданных средств, то перерасход также компенсируется из кассы, но по расходному ордеру.

Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.

Подотчетные суммы отражаются в балансе на Дебетовое сальдо показывает задолженность сотрудника организации. По обороту отображаются выданные суммы и возмещенный перерасход. По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу.

Учет всех сумм ведется в журнале-ордере.

Записи в него вносятся на основании ПКО, РКО, авансовых отчетов. Последние сдаются кассиру только после проверки бухгалтером арифметических расчетов и целевого использования средств. Рассмотрим основные проводки.

1. КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).
2. КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.
3. КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей.
4. КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы.
5. ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.
6. ДТ71 КТ50(51) – выданы деньги в подотчет из кассы (расчетного счета).

С 2015 года подотчетные суммы можно выдавать не только сотрудникам организации, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор.

Операция осуществляется на основании заявления. Это правило касается всех лиц без исключения. На основании этого документа оформляется РКО.

В заявлении нужно указать сумму, срок выдачи, дату и поставить свою подпись. Заявление сначала попадает к бухгалтеру. Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами.

Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя.

Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ. Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен.

Если имеется разница между выданными и использованными средствами, значит, за работодателем или сотрудником числится долг. Допускается выдача подотчетных сумм путем перечисления их на зарплатную карту сотрудника.

Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств.

Вернуть подотчетные поможет специальное требование

Налоговики могут потребовать исчисления и уплаты НДФЛ, если работник не представляет авансовый отчет и не возвращает неизрасходованные подотчетные суммы. Снизить риск доначислений можно, подготовив требование о возврате подотчетных.

Главное, правильно составить документ. Позиция налоговиков. По мнению проверяющих, если доказательств расходования работником подотчетных сумм и оприходования материальных ценностей нет, то данные денежные средства являются доходом подотчетного лица (п.

8 письма ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263). Следовательно, компания обязана исчислить, удержать и уплатить (ст.

226 НК РФ). При этом налоговики ссылаются на постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12 и 13510/12.

Аналогичные решения в пользу налоговиков принимали и нижестоящие суды (постановления ФАС Западно-Сибирского от 23.12.13 № А27-1862/2013, Восточно-Сибирского от 24.01.14 № А19-2278/2013 округов). Указанные споры основаны на толковании положений статей 209 и 210 НК РФ. Однако НК РФ не содержит прямого указания на то, что выданные под отчет деньги являются доходом сотрудника или могут становиться им при наличии определенных обстоятельств.

Судебная практика в пользу компаний. В постановлении ФАС Поволжского округа от 01.04.13 № А55-15647/2012 суд отметил, что фискалы не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные работникам под отчет, в доходы, пока не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке. Более того, суд установил, что в настоящее время заявитель предпринимает действия по взысканию с работников средств, расходование которых документально не подтверждено.

По мнению ФАС Восточно-Сибирского округа, средства, выданные подотчетному лицу для приобретения товаров, работ, услуг, не являются его доходом по смыслу статьи 209НК РФ (постановление от 19.04.06№ А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

К аналогичным выводам судьи приходили и во множестве других подобных споров (постановления ФАС Московского от 16.06.10№ КА-А40/5879-10-3, Волго-Вятского от 12.11.08 № А43-3598/2008-6-65 округов).

Позиция Минфина. Чиновники считают, что деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены. И пока существует такая возможность, не являются доходом работника.

При этом компания должна принять все предусмотренные законодательством меры по возвращению средств, выданных под отчет (письмо от 24.09.09 № 03-03-06/1/610).

Действия, направленные на истребование с подотчетного лица денег, за которые оно не отчиталось в срок, будут свидетельствовать о непризнании выданных подотчетных сумм в качестве дохода физлица.

Компания может письменно обратиться к каждому подотчетнику с требованием о возврате денег и предоставлении авансового отчета с приложением оправдательных документов.

Такой документ позволит снизить риск привлечения компании к налоговой ответственности за неудержание и неперечисление НДФЛ в бюджет (ст.