Приказом директора предприятия по документообороту

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

Чтобы утвердить инструкцию по делопроизводству бюджетной организации, необходимо выпустить приказ. Разберемся, как правильно его составить.

14 января 2020 Автор: Самсонова Елена Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям. О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи.

Локальный нормативный акт, о котором идет речь, регламентирует правила работы с организационно-распорядительной документацией. Как внутренний документ, он должен отвечать следующим требованиям:

1. носит обязательный характер;
2. согласован с заинтересованными лицами.
3. не ухудшает положение работников;

Создание локального акта компании состоит из следующих этапов:

• Согласование с заинтересованными сотрудниками (составляется специальный журнал ознакомления).
• Утверждение.
• Подготовка (включает в себя изучение методических и справочных материалов, опрос начальников отделов и подготовку проекта).
• Введение в действие.
• Написание текста распоряжения.

Как и любое другое предписание, памятка по документообороту утверждается руководителем бюджетной организации и вводится в действие соответствующим распоряжением.

Действующее законодательство не устанавливает унифицированную форму, можно использовать бланк, который разработан в бюджетной организации.

Тем не менее, правила документооборота предусматривают определенные реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в тексте:

1. подписи руководителя и сотрудников.
2. название документа, его номер и дата издания;
3. текст распоряжения;
4. наименование организации;

При этом текст можно условно разделить на три пункта:

1. назначение лица, ответственного за контроль исполнения (обычно это сам руководитель бюджетной организации).
2. указание о введении правил;
3. предписание ознакомить с ней всех заинтересованных лиц;

Помните, что в качестве приложения к распоряжению прилагается сама инструкция по делопроизводству, о чем следует сделать отметку в первом пункте приказа. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: В статье мы рассмотрели процедуру издания такого локального нормативного акта, как приказ о назначении на должность директора, и ее варианты в зависимости от статуса руководителя.

9 августа 2017 Рассмотрим, как составить приказ о переводе сотрудника на другую должность по форме Т5.

15 января 2020 Приказ на увольнение — это один из основных документов при расторжении трудового договора. Статья поможет правильно его составить.

12 января 2020 Разберемся, как оформить и вести журнал проведения вводного инструктажа по гражданской обороне. 1 сентября

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

12 ноября 2008 г. 16:13 Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности.

Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы неправильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня. Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

1. выбор средств и способов осуществления основной (или производст­венной) деятельности предприятия;
2. обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,­ ­материальными, информационными и иными ресурсами;
3. совершенствование организационной структуры предприятия;
4. утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием. Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан. В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения.

1.На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.). 2.Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.

Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия (а зачастую – и после) имеет ключевое значение для полноценной работы компании. Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.

Одна из главных задач делопроизводителя – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы.

Но на самом деле это не совсем так. Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации.

Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота. Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение. Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям.

К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери. Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.

Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство.

Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее

Книга: Делопроизводство для секретаря

title: Купить книгу «Делопроизводство для секретаря»: feed_id: 5296 pattern_id: 2266 book_author: Смирнова Елена book_name: Делопроизводство для секретаря Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел. На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации.

В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото – и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации. Значение документа для предприятия трудно переоценить.

На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Задачи делопроизводства заключаются в следующем – оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.

Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельностьучреждения, организации, или предприятия. Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства.

Оно включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.

Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, её отправка; приём документов на рассмотрение и подписание администрацией; распределение рассмотренных администрацией документов между

Приказы по основной деятельности — обязательный элемент документооборота организации

November 20, 2013 Обсудить 0 0 Каждая организация обязана вести приказы по личному составу, отпускам, командировкам, а также приказы по основной деятельности. Все они имеют утвержденную унифицированную форму и являются обязательными в общем документообороте.Предназначение приказовПриказы по основной деятельности предназначены для упорядочения работы организации посредством осуществления документального оформления контроля над исполнением поставленных задач. Их формулировка может быть самой разной.

Она связана, например, с возложением определенных обязанностей на сотрудника, открытием доступа к информационному ресурсу, созданием инвентаризационной комиссии и т.д. В некоторых организациях приказы о дисциплинарных взысканиях относят не к личному составу, а к основной деятельности.Основные этапы издания приказовСуществует стандартный алгоритм издания данных приказов:- Первый этап – подготовка проекта приказа.

Как правило, данная обязанность закрепляется за руководителем структурного подразделения (отдела, сектора).

Подобный подход является наиболее приемлемым в связи с тем, что именно руководитель, например, отдела, владеет максимальным объемом информации по подведомственному подразделению. Особенно это актуально для организаций с большим штатом сотрудников, где приказы по основной деятельности предприятия незаменимы.- Второй этап – согласование проекта приказа.

В идеале документ обсуждается, корректируется или дополняется с куратором направления деятельности, которым может быть заместитель директора. И лишь после этого окончательный вариант представляется непосредственному руководителю организации.- Третий этап – печать одобренного варианта документа на фирменном бланке.

Стандартный бланк обязательно включает в себя следующие элементы:- «Шапка» с логотипом и полным — Номер и дата издания приказа.- «Тело» документа состоит из названия приказа, преамбулы, слова «приказываю» и пунктов, отражающих суть документа, а также закрепляющих контроль над исполнением. В правом нижнем углу указывается ФИО исполнителя и контактные телефон.Фирменные бланки Они являются документами строгой отчетности, каждый имеет свой регистрационный номер. В случае их порчи создается комиссия, подтверждающая факт их уничтожения.

Приказы по основной деятельности обязательно регистрируются в специальном журнале, который предварительно прошнурован, пронумерован и скреплен печатью и подписью директора предприятия.Далее с приказом, подписанным руководителем, знакомятся под роспись все сотрудники, фамилии и должности которых в нем фигурируют.

Если сотрудник по той или иной причине отказывается письменно зафиксировать процесс ознакомления, то составляется соответствующий акт.Очевидная важность приказовПриказы по основной деятельности подшиваются в общую папку ответственным лицом (как правило, это секретарь), а их копии предоставляются в соответствующие подразделения для исполнения.

Срок хранения данных приказов устанавливается внутренними нормативными документами организации и варьируется от 3 до 10 лет.

Образец приказа по документообороту

Содержание:

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводствуПорядок разработки инструкции по делопроизводствуПриказ об утверждении инструкции по делопроизводствуВнесение изменений в инструкцию по делопроизводствуПриказ о документообороте на предприятии образец — Популярные загрузкиПриказы в организации виды и особенностиОбразцы приказов — документооборот наОбразец приказа об утверждении документооборотаУнифицированные формы к применению не обязательныРаспоряжение о документообороте: как выглядит образецОбязательные реквизитыМикропредприятия освобождены от локальных актовДокументооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»Что такое документооборот и зачем он нуженРазрабатываем график документооборотаОбразцы основных документов делопроизводстваКлассификация документов в делопроизводствеОбразец запросаОбразец благодарственного письмаОбразец информационного письмаОбразец приказа на выделение материальной помощиОбразец приказа по основной деятельностиОбразец справкиОбразец уведомленияОрганизация ведения делопроизводства в соответствии с правилами Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству Инструкция по делопроизводству это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии.
Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ. Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ.

В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации. Подготовка текста. Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования. Утверждение. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому руководители составляют его самостоятельно.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

4730 Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство.

Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

ФАЙЛЫ В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ.

Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем. Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д.

И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.

Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа. Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

1. Город.
2. Дата подписания.
3. С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.
4. С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
5. Наименование организации, реквизиты.

1. Какие именно обязанности возлагаются.
2. Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного.

   Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.

3. В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации.

   Указывать сумму в тексте нежелательно.

О документообороте в организации

Вы здесь «Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 4 Любая организация процесс осуществления своей деятельности (в том числе в финансовой, кадровой, юридической, производственной и иных сферах) отражает в различного рода документах.

Важно уделять внимание локальным документам на всех этапах жизненного цикла предприятия — от государственной регистрации, непосредственного осуществления хозяйственной деятельности, заключения договоров с контрагентами и до прекращения деятельности фирмы.

В настоящей статье мы расскажем о том, что представляет собой график документооборота, для кого он составляется и кем утверждается, в каких направлениях деятельности организации такой график необходим и какое имеет значение для повышения производительности и упорядочения рабочего процесса.

Письменные документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре придают первостепенное значение.

Так, согласно ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты.

Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение.

Большую роль играет правильное его использование.

Ведь документ — это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы.

Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.

Понятие документа и документооборота Согласно ст.

2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

документ (документированная информация) — это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ — это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования.

Книга: Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

title: Купить книгу «Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база»: feed_id: 5296 pattern_id: 2266 book_author: Гусятникова Дарья + Захаркина Ольга + Шитова Марина book_name: Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база Автор: Захаркина Ольга Ивановна – руководитель кадровой службы холдинга БДО Юникон АФинА, опыт работы – 5 лет Каждое предприятие в процессе своего создания и дальнейшей работы сталкивается с решением различных кадровых вопросов.

Для этого на предприятии создается кадровая служба, которая может быть в виде: • управления кадров; • департамента; • отдела кадров; • службы персонала; • кадрового центра и т. д. Выбор организационной формы данной службы определяется размером предприятия и количеством работников, порядком подбора кадров и объемом обрабатываемой информации. Если предприятие небольшое, то служба кадров не создается, а назначается специальный работник (инспектор по кадрам, менеджер), который отвечает за всю кадровую работу.

На очень мелких предприятиях работа с кадровой документацией является частью обязанностей секретаря или бухгалтера. Задачи, которые приходится решать кадровой службе вне зависимости от направления деятельности предприятия, могут быть достаточно разнообразными. Например: • прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах; • комплектование предприятия необходимыми кадрами; • обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение; • повышение квалификации работников; • проведение регулярной аттестации; • учет и анализ личного состава предприятия и др.

В процессе решения поставленных задач кадровая служба выполняет следующиевиды работ: • составляет планы работ по труду и кадрам (квартальные, годовые, перспективные); • создает и ведет банк данных о персонале (количественный и качественный состав); • подбирает кандидатов на различные позиции и ведет резерв кадров предприятия; • проводит отбор на вакантные должности; • участвует в проведении аттестации; • оформляет документы о приеме, переводах, увольнениях, поощрениях и взысканиях, командировках и отпусках работников; • оформляет и ведет личные дела и трудовые книжки; • ведет установленную отчетность, готовит справки и другие документы, касающиеся трудовой деятельности работников; • ведет учет личного состава и табельный учет; • проводит работу по анализу текучести кадров; • контролирует состояние трудовой дисциплины на предприятии и т. д. Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется.

Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров.

Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данной организации.

Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которых также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.

Документооборот и его организация на предприятии

Вы здесь «Кадровый вопрос», 2012, N 5 ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЕГО ОРГАНИЗАЦИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ Документооборот — это упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение). Как известно, документооборот предприятия образуют входящие, исходящие и внутренние документы.

Работа с входящей документацией начинается с ее доставки.

Доставка документов в рабочие дни из соответствующего почтового отделения производится курьером предприятия (как правило, до обеда).

В нерабочее время доставка входящих традиционных документов производится курьерами отправителей либо непосредственно отправителями документов.

Эти документы принимает дежурный администратор предприятия (либо лицо, выполняющее его функции). Прием традиционных документов производится: от курьера (экспедитора) к делопроизводителю — по описи (реестру) под роспись указанных лиц; от отправителей — под роспись с простановкой оттиска штампа службы ДОУ «Принято 00 месяца 0000 года» на экземпляре документа, остающегося на руках у отправителя. Поступившие документы необходимо проверить на указание адресатов.

Таким образом, конверт подлежит вскрытию при правильно адресованной почтовой корреспонденции. В том случае, если на конверте имеется отметка «Лично», конверт не вскрывается, а передается тому лицу, сведения о котором указаны на конверте.

Кроме того, не подлежат вскрытию конверты с отметками об ограничении доступа («Коммерческая тайна» и т.

п.) — они передаются в группу обеспечения безопасности информации (либо уполномоченному должностному лицу). Поступившие документы необходимо проверить на целостность упаковки, что гарантирует сохранность документов.

Проверяется также целостность всех вложений. Если все же документ поступает в поврежденном виде, то для его приемки должен быть составлен акт.

Помимо этого, в нижнем правом углу лицевой части первого листа поврежденного документа ставится штамп «Документ поступил в поврежденном виде» (см.

ниже). УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия подпись И. О. Фамилия дата АКТ N о выявлении повреждений документа «___» ______________ 20__ г.

г. Москва Комиссией в составе: Председатель:______________________________________________________________ члены: ____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ составлен настоящий акт в том, что: а) при осмотре конверта (упаковки), отправленного _________________________

Документооборот.

Требования к оформлению документации

15 Марта 2020 в 16:30 ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2020 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов.

С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам.

Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Что такое делопроизводство и документооборот (2019)?

Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

1. внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
2. входящий (поступающий в организацию);
3. исходящий (направленный из организации);

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

1. регистрация;
2. прием и первичная обработка;
3. рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
4. контроль исполнения.
5. предварительное рассмотрение делопроизводителем;
6. обработка, исполнение, подготовка ответов;

Для исходящих:

1. регистрация;
2. разработка, оформление;
3. отправка.

Для внутренних:

1. обработка, исполнение, подготовка ответов;
2. контроль исполнения.
3. регистрация;
4. разработка, оформление;

Для всех:

1. хранение.
2. учет и анализ объемов документооборота;

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже. Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации .

Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003. Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

Рекомендации по ведению делопроизводства в организации

УТВЕРЖДАЮЗаместитель Руководителя РосархиваВ.А.Еремченко31 декабря 2003 года1.1.

разработаны в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов организации на единой правовой и методической основе.________________Далее — рекомендации.1.2. Рекомендации разработаны на основе законодательства Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также государственных стандартов, нормативно-правовых актов Федеральной архивной службы России в области организации учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.1.3.

Настоящие рекомендации могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности.Министерства, ведомства, органы управления субъектов Российской Федерации могут использовать рекомендации при разработке типовых инструкций по делопроизводству для организаций подведомственной сети. Типовые инструкции в соответствии с () утвержденным , согласовываются с Росархивом. Согласование проводится с целью контроля за соблюдением органами исполнительной власти и организациями действующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы организации, учета и обеспечения сохранности документов в организациях.1.4.

Рекомендации содержат положения, распространяющиеся на документирование и организацию работы со всеми документами независимо от видов носителей и способов передачи документированной информации, в том числе на электронные документы.Автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документной информации, применяемые в организациях (подготовка и оформление документов, передача документов по каналам связи, регистрация и учет документов, контроль исполнения документов) должны отвечать требованиям рекомендаций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организации.Комплексные автоматизированные системы, как правило, обеспечивают следующие операции с документами:- создание и редактирование документов;- передачу и прием документов;- регистрацию документов;- организацию и ведение справочно-поисковых систем;- контроль за движением документов;- контроль исполнения документов;- организацию хранения документов.Служба по документационному обеспечению управления (служба ДОУ) должна участвовать в проектировании автоматизированных систем обработки документной информации, осуществлять их эксплуатацию и развитие по документам, проходящим (регистрируемым) в службе документационного обеспечения управления.1.5. Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на

Инструкция по документообороту в организации образец

Содержание Процесс внутреннего документооборота предприятия состоит из целого комплекса процедур (подготовка, заполнение, копирование и передача служебной информации). Фактически это отнимает у сотрудников примерно 70 % служебного времени.

Именно поэтому организация работы с документами должна быть на высшем уровне в компании. Сейчас налаженное делопроизводство относится к группе основных условий конкурентоспособности.

Вы узнаете:

1. Чем может грозить неправильная организация работы с документами.
2. Что собой представляет процесс документирования и работы с документами.
3. Как организовать работу с входящими, исходящими и конфиденциальными документами.
4. Какую роль играет делопроизводство в организации работы с документами.

Прежде всего необходимо определить, кто на предприятии будет заниматься инструкцией по делопроизводству. Как правило, ее разрабатывает служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

В процессе также задействованы юристы и служащие архива.

Если в компании архив не предусмотрен, составление инструкции можно делегировать секретарю.

Готовый документ по делопроизводству начинает действовать с момента подписания его руководителем.

Инструкция начинается с грифа утверждения, где указана дата подписания и Ф. И. О. уполномоченного на это должностного лица.

Как вариант может присутствовать ссылка на распорядительный документ (его дату и номер). Официально утвержденная инструкция доводится до каждого структурного подразделения и обязательно соблюдается работниками организации. В обязанности службы ДОУ входит обучение новым изменениям и правилам лиц, ответственных за делопроизводство и организацию работы с документами в своем отделе.

Разработчики инструкции толкуют ее содержание слушателям, выделяя ключевые моменты.

С руководством по делопроизводству обязательно знакомят каждого сотрудника, а контроль над его соблюдением осуществляет служба ДОУ. Подготовка данного документа требует немало времени и сил. Поэтому, приступая к его созданию, следует связаться с государственным архивом, где согласно договору вам предоставят консультации.

Для небольших предприятий требования к документообороту нужно закрепить. В большинстве из них действует лишь несколько ключевых правил делопроизводства.

Если в процессе работы документы теряются либо утрачивают силу, утверждается новая директива или порядок движения документации.