Приказы по личному составу их формирование и хранение

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу отражают трудовую деятельность работника и юридически закрепляют его отношения с работодателем. На основе приказов ведется трудовая книжка и личное дело, а в зависимости от их содержания назначается оплата труда, осуществляются переводы и повышения в должности. Они являются самостоятельной группой распорядительных документов и основой кадрового документооборота. Подшиваются эти приказы в отдельное дело, нумеруются вне зависимости от прочих приказов, систематизируются по времени создания.

Для подготовки документа используются установленные унифицированные формы. Так как приказы такого рода являются первичными учетными документами, то есть основаниями для налоговой отчетности и бухгалтерского учета, то рекомендуется использовать только утвержденные формы для их составления. Существуют исключения, когда приказ оформляется в свободной текстовой форме, тогда основой становится принятая форма предприятия.

Помимо оригиналов, могут быть оформлены копии приказов для бухгалтерии предприятия.

Копии руководителем не подписываются, а лишь заверяются работником кадровой службы.

Оригинал приказа всегда остается на хранении в кадровой службе. При классификации приказов учитывается принятый минимальный срок их хранения, который определяется в соответствии с 2010 года выпуска.

Кроме того, допускаются к использованию различные ведомственные перечни, которые формируются с учетом специфики организаций, связанной с их работой в определенной отрасли.

Такие перечни являются приоритетными, так как они учитывают всё разнообразие документов конкретного предприятия и используются для . Законодательством определены два минимальных срока хранения: 75 лет для одних видов документов и 5 лет для других.

Целесообразно нумеровать и формировать подшивку приказов длительного хранения отдельно от приказов кратковременного хранения.

Каждое подшитое дело непременно заносится в .

В больших учреждениях с объемным документооборотом удобно подразделять приказы на разновидности по их содержанию. Например, при большом количестве документов сроком хранения 75 лет их можно разделить на три группы: о приеме на работу, увольнении и переводе; об отпуске; прочие приказы. Также допускается подразделение приказов краткосрочного хранения.

Каждой группе приказов дается делопроизводственный индекс из букв, цифр или их сочетания. Оформлению приказа по личному составу предшествует письменное основание, например:

1. акты,
2. представления,
3. и ,
4. заявления сотрудников,
5. от работодателей,
6. копии личных документов и др.
7. трудовые договоры,

Выпуску приказа может предшествовать несколько оснований, например, трудовой договор и личное заявление.

Основания могут помещаться в , если приказ имеет длительный срок хранения. Прочие основания могут быть размещены вместе с соответствующими приказами, в дальнейшем расформировываться перед архивированием, или же формируются в отдельном деле, но с обязательным включением такого дела в номенклатуру.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы.

Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

1. акты о несчастных случаях, связанных с производством;
2. списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
3. личные дела;
4. тарификационные ведомости;
5. карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
6. книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.
7. документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
8. распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
9. табели и наряды работников вредных профессий;
10. протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
11. штатные расстановки;
12. протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
13. списки работников, уходящих на льготную пенсию;
14. лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
15. трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет. Исключения составляют:

1. протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
2. списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;
3. акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
4. тарификационные ведомости — 25 лет;
5. протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Сроки хранения приказов по личному составу.

Правила учета и хранения кадровых документов

.

Каждому работодателю важно знать о том, какие сроки хранения приказов по личному составу имеют место. Ведь сохранность документации — это ответственность, которую берет на себя каждая компания. Она должна не только собирать информацию по личному составу сотрудников, но и обеспечивать ее хранение.

Причем в обязательном порядке. Только далеко не всем известно, что подразумевает данная документация.

И уж тем более, многим непонятны принципы хранения и учета приказов по личному составу. Все подробности относительно данных вопросов представлены далее.

Они помогут понять, сколько и как именно хранится информация о сотрудниках, а также прочие документы, которые можно отнести к документации по личному составу. Первым делом следует разобраться, о чем вообще идет речь.

по личному составу? Ведь перед тем как начинать хранить что-то, необходимо в полной мере понимать, с какой документацией придется работать.

Приказы по личному составу — бумаги, регламентирующие между сотрудником и работодателем. Данная документация — это все, что может указывать на файлы и информацию, которая относится к деятельности.

Все приказы разделены на несколько категорий:

1. Кратковременные бумаги.
2. Документы долговременного хранения.
3. Временные приказы.

Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности. Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага. Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы.

Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Что должен знать каждый работодатель о данном моменте?

Теперь настало время рассмотреть каждый тип ранее перечисленных документов.

Уже было сказано, что это поможет в полной мере разобраться в том, сколько именно хранить документацию. А вот учет у всех типов бумаг одинаковый. Поэтому вопрос обычно не вызывает затруднений.

Сроки хранения напрямую зависят от типа бумаг. Первый — это приказы долговременного хранения.

Не трудно догадаться, что они будут учитываться работодателем и сохраняться долгое время. Сколько именно? Об этом немного позже.

Что можно отнести к данной документации?

Это документы, которые описывают трудовые отношения между работодателем и подчиненными, а также указывают на существенные рабочие факторы. Что к ним можно отнести? Это:

• Анкеты, заполняемые при трудоустройстве.
• Личные дела кадров.
• Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников.
• Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности.
• Документы о переводе.
• Бумаги о командировках (длительных, зарубежных).
• Приказы об увольнении.
• Трудовой договор с приказом о приеме на работу.

Теперь понятно, какие документы относятся к долговременным.

Документы по личному составу: виды, состав, хранение

.

В ходе деятельности любого предприятия появляется большое количество деловых бумаг. Среди этой массы в отдельный комплекс выделяются документы по личному составу. В нашей статье мы хотим рассказать о том, какие виды их существуют, как они хранятся.Правильно организованный документооборот на предприятии – залог успеха его деятельности.

Поэтому деловым бумагам всегда нужно уделять должное внимание, а значит, и правильно их оформлять и хранить.Стоит напомнить о том, что трудовые взаимоотношения между работодателем и работниками всегда регулируются Трудовым кодексом РФ. Именно на основании его статей на предприятии должен быть правильно организован порядок увольнения, приема и перевода сотрудников.

Все те бумаги, в которых обозначены этапы трудовой деятельности работников, это и есть документы по личному составу (персоналу, кадрам).

Задача этих бумаг в том, чтобы правильно оформить и закрепить между сотрудниками и работодателем трудовые отношения. Стоит отметить, что кадровая документация – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы на любом предприятии. Правильность и своевременность ведения бумаг должна находится под контролем руководителя.Большая часть документации является обязательной для ведения и предусмотрена Трудовым кодексом РФ, инструкцией о ведении трудовых книжек, Пенсионным законодательством и другими нормативными актами.Документы по личному составу можно разделить на следующие виды:

• Бумаги, подтверждающие выполнение трудовой дисциплины.
• Документы, связанные с прекращением трудовых взаимоотношений.
• Документы, подтверждающие продвижение работников по службе.
• Бумаги, которые связаны с комплектованием персонала предприятия.

Как мы видим, к документам по личному составу относятся многие бумаги, которые регулируют взаимоотношения между работодателями и работниками.

Все они регулируют те или иные вопросы, связанные с персоналом предприятия.Первичные документы по личному составу подразделяются на два вида:

• По учету рабочего времени и расчетов, касающихся оплаты труда.
• По учету кадров.

К документам по личному составу относятся: приказы, трудовые договоры, дипломы, аттестаты, трудовые книжки, личные дела, карточки, свидетельства по аттестации работников, личные доверенности.В последние годы, к сожалению, наблюдается тенденция недостаточного внимания к сохранности деловых бумаг. По результатам проверок государственной архивной службы были сделаны выводы, говорящие о том, что хранение документов по личному составу в нормальных условиях наблюдается только у 20% проверенных предприятий.

Хотя каждое предприятие должно соблюдать правила, закрепленные законодательным образом.

Правильное отношение к деловым бумагам напрямую

Приказы по личному составу: сроки хранения

Один из основных вопросов, рано или поздно возникающих перед секретарем касается приказов по личному составу. В данном материале мы подробно расскажем о том, каким образом и сколько следует хранить данную документацию.

В каждой организации в процессе ее деятельности возникает ряд документов, которые регламентируют всю работу. Основными документами каждой компании являются распорядительная документация, к числу которой относятся приказы по личному составу, срок хранения которых заметно отличается от прочих.

Чтобы иметь представление о правильном определении сроков хранения, рекомендуем обратить внимание на классификатор.

Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов:

1. основные;
2. по административно-хозяйственной деятельности.
3. по личному составу;

Первая категория имеет постоянный срок хранения, третья – 5 лет.

При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов.

Классификатор представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании. Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения. Наличие данного перечня позволяет существенно снизить количество ошибок, а также легче определять сроки хранения приказов по личному составу.

Его присутствие в делопроизводстве компании значительно упрощает поиск необходимой документации и даже, в какой-то мере, регламентирует порядок подписания и регистрации.

Кроме того, его можно с успехом использовать для дальнейшего создания справочника в .

Срок хранения по основной деятельности является неизменным. Данная документация подлежит хранению даже в случае ликвидации организации и передается в муниципальный или государственный архив. Срок хранения приказов по личному составу может быть разным, в зависимости от содержания самого документа.

Чтобы выяснить, сколько лет хранятся приказы по личному составу, рекомендуем обратить внимание на таблицу, приведенную ниже.

Для начала следует сказать о том, что зависит, в первую очередь, от основательности его содержания. Понятно, что приказ о приеме на работу будет иметь более значимый характер, нежели приказ о командировке. Также срок хранения приказа о приеме на работу любого сотрудника (от директора до уборщика) является фиксированным.

Формирование отдельных категорий дел по личному составу

3 Приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (75 лет и 5 лет). К приказам, имеющим срок хранения 75 лет, относятся следующие: — о приеме, переводе, увольнении (прекращении действия трудового контракта); — об изменении фамилии; — о поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой; — об установлении окладов; — о временном замещении должности; — об установлении доплат, надбавок к окладу; — о премировании; — о присвоении классных чинов, разрядов; — о заграничных командировках; — о длительных внутрироссийских командировках; — о декретных отпусках; — об отпусках по уходу за ребенком.

К приказам по личному составу, имеющим срок хранения 5 лет относятся следующие: — о предоставлении очередных и учебных отпусков; — о предоставлении отпуска без сохранения содержания; — о предоставлении отгулов за неиспользованный отпуск и работу в выходные дни; — о дежурствах; — о взысканиях; — о краткосрочных внутрироссийских командировках. В случае если в делопроизводстве организации приказы, распоряжения поличному составу с разными сроками хранения издаются с единой валовой нумерацией, производится выделение из дел приказов со сроком хранения — 75 лет и 5 лет с формированием отдельных дел.

О выделение указанных документов из дел указывается в предисловии к описи. Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года.

Выявляются отсутствующие приказы, организуется их поиск. При утрате приказа по личному составу документа возможна его замена заверенной копией.

Если в приказах по личному составу нарушена нумерация, имеются литерные номера, пропущенные в делопроизводстве номера, двойные номера, то приказы систематизируются по датам, независимо от номеров.

Отсутствие отдельных приказов отмечается в заголовке дела, а при большем количестве отсутствующих документов — в предисловии.

Документы, являющиеся основанием к приказам по личному составу (заявления, справки, докладные и объяснительные записки и др.) помещаются в личные дела работников, не вошедшие в состав личных дел — формируются в отдельные дела временного (5 лет) хранения.

При упорядочении комплексов документов по личному составу за 1960-80-е годы следует учитывать, что в отдельных организациях вопросы приема, перемещения и увольнения работников оформлялись приемными, переводными и увольнительными записками.

Каждый вышеуказанный вид документа формируется в отдельное дело и в пределах календарного года систематизируется по номерам и датам записок.

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.

По правилам кадрового делопроизводства трудовые договоры (контракты), соглашения с работниками организации помещаются в личное дело работника. В некоторых организациях личные дела на работников не заводятся или не ведутся личные дела на временных работников.

В этом случае

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Помещено в тему:

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности).

Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания. Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме.

В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований.

В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления .

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е.

> 10 лет) и временных сроков < 10 лет. [stextbox id="warning" ]например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5> При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. [/stextbox] Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в .

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

1. личные заявления работников,
2. копии личных документов и др.
3. представления,
4. и ,
5. других организаций,
6. акты,

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее .

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком:

«Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)»

.

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

В текущем делопроизводстве с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться).

Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников». Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим .

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

> > 28 января 2020 Приказы по личному составу — это какие приказы?

Вы узнаете об этом из нашего материала, а также в дополнение к ответу на вопрос «Приказы по личному составу — какие это приказы?» познакомитесь с видами данной категории документов, их нумерацией и порядком регистрации.

Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

1. Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
2. Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
3. Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
4. Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.
5. Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
6. Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав». Это вся совокупность работников компании.

В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

1. регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
2. иные задачи.
3. решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
4. формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
5. оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
6. укрепление трудовой дисциплины в коллективе;

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

1. содержание;
2. наименование компании;
3. основание (при необходимости);
4. подписи руководителя и работников.
5. дату;
6. номер приказа;

Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели. Подробнее об этом в следующих разделах. Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.

Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе.

Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.

Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:

1. ;
2. .

Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива. Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

При работе с распорядительными документами (приказами, распоряжениями) нередко возникают вопросы, как и по какому принципу их систематизировать, чтобы, во-первых, это было удобно для текущей работы с документами и, во-вторых, не нарушало принципы их архивной систематизации документов в целях последующего хранения. Эти моменты важны и для организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и для организаций – собственников своих документов, самостоятельно организующих их хранение.

Перечень (ст. 6) вводит несколько иное разделение приказов (распоряжений): — приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно); — приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – 75 лет ЭПК); — приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – 5 лет). Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок хранения «До минования надобности».

Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения. Приказы (распоряжения) по личному составу, в свою очередь, согласно Перечню подразделяются на два массива: со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет. Так, в соответствии с Перечнем ко второй группе относятся приказы (распоряжения) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Все остальные приказы (распоряжения) по личному составу имеют срок хранения 75 лет ЭПК и, соответственно, должны выделяться в отдельную группу. Но какие именно документы относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет в нормативных документах не сказано.

Однако, учитывая срок хранения этих документов – 75 лет, можно предположить, что это те приказы (распоряжения), которые в дальнейшем могут использоваться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан, то есть получения информации о трудовом стаже работников, заработной плате, наградах и др. Тематику этих приказов (распоряжений) можно определить следующим образом: прием на работу (заключение трудового договора); увольнение (прекращение трудового договора); перевод на другую работу; поощрение работников; премирование; установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.)

Приказы по личному составу: срок хранения

Скачайте документы по теме: Скачать в .doc Скачать в .doc Приказы различаются по следующей тематике: Это те распоряжения, которые регулируют непосредственно деятельность компании.

Срок хранения приказов по основной деятельности постоянный, то есть эти приказы организация должна хранить в течение всего срока своего существования. Это те распоряжения, которые так или иначе связаны с оформлением трудовых отношений. К этой категории относятся следующие приказы:

1. о привлечении к или праздничные дни;
2. о переводе на другую работу (в данную категорию попадают приказы как о временном, так и о постоянном переводе);
3. о предоставлении отпуска (основного, дополнительного, без сохранения заработной платы, учебного);
4. о наложении дисциплинарного взыскания;
5. ;
6. другие виды приказов, которые издаются в отношении работников.
7. ;

О том, сколько хранятся приказы по личному составу, мы подробно расскажем ниже.

Читайте в нашей — Приказ по личному составу: от создания до архива. Срок хранения таких приказов – 5 лет Хранение приказов по личному составу, а также других видов приказов установлен Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» Для того, чтобы обеспечить надлежащее хранение документов, в том числе приказов, надо выполнять нижеприведенные требования. Важно! Правила хранения документов, приказов по личному составу определены Федеральным законом от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Читайте в нашей как оформить кадровые приказы в сложных ситуациях. Отметим, что руководитель организации самостоятельно решает, как и где будет хранить документы компании (ст.

13, 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Есть несколько вариантов.

Организация может передать документы на хранение в архивное учреждение, организовать внутреннее хранение документов всех подразделений, филиалов или поручить каждому структурному подразделению хранение своих документов. Для каждого варианта будут действовать одинаковые сроки хранения.

Исполненные документы необходимо сформировать в дела в соответствии с номенклатурой дел (п. 3.1 ГОСТ 7.0.8-2013, утвержденного ).

При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования. Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статьях 230, 230.1 Трудового кодекса, статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г.

И снова о приказах

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой.

В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой. Наш словарик Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица): Таблица Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010 Вид приказа Срок хранения Примечание По основной (профильной) деятельности Постоянно Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет.

На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010 По личному составу 75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года 5 лет для приказов: – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – о дежурствах; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках По административно-хозяйственным вопросам Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ? Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов; 2) то же, что и приказ. Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется.

В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды.

На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.