Приказы по основной деятельности как сшивать

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций. Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения.

Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение.

Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

1. акты о несчастных случаях, связанных с производством;
2. штатные расстановки;
3. списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
4. лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
5. табели и наряды работников вредных профессий;
6. личные дела;
7. списки работников, уходящих на льготную пенсию;
8. трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
9. распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
10. карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
11. книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.
12. документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
13. тарификационные ведомости;
14. протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
15. протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет.

Исключения составляют:

1. протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
2. протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
3. тарификационные ведомости — 25 лет;
4. списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;
5. акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

И снова о приказах

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу.

Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой. Наш словарик Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица): Таблица Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010 Вид приказа Срок хранения Примечание По основной (профильной) деятельности Постоянно Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет.

В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ? Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов; 2) то же, что и приказ. Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется.

В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами.

Это допустимо. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого

Как правильно подшивать приказы?

Ответ на вопрос: Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства.

При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке.

Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа

«Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел «

со сроком хранения 5 лет.

Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия.

Подробности в материалах Системы Кадры:

• Журнал «Кадровое дело», № 3, март 2009 год

Приказ по личному составу: от создания до архива Работа с приказами по личному составу – одно из самых распространенных направлений в деятельности кадровых служб. Вместе с тем на практике возникает еще много вопросов по процедуре создания этого документа. Сегодня мы расскажем о том, как подготовить проект приказа по личному составу, как придать ему юридическую силу, как правильно организовать текущее и архивное хранение этого документа.

Виды приказов Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем.

Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание. Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности. В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами.

Ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

При работе с распорядительными документами (приказами, распоряжениями) нередко возникают вопросы, как и по какому принципу их систематизировать, чтобы, во-первых, это было удобно для текущей работы с документами и, во-вторых, не нарушало принципы их архивной систематизации документов в целях последующего хранения.

Эти моменты важны и для организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и для организаций – собственников своих документов, самостоятельно организующих их хранение. В делопроизводстве сложилась практика разделения распорядительных документов на приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу. Единственным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000 г., в ред.

от 27.10.2003; далее – Перечень). Перечень (ст. 6) вводит несколько иное разделение приказов (распоряжений): — приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно); — приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – 75 лет ЭПК); — приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – 5 лет).

Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок хранения «До минования надобности».

Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения. Приказы (распоряжения) по личному составу, в свою очередь, согласно Перечню подразделяются на два массива: со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет.

Так, в соответствии с Перечнем ко второй группе относятся приказы (распоряжения) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Все остальные приказы (распоряжения) по личному составу имеют срок хранения 75 лет ЭПК и, соответственно, должны выделяться в отдельную группу. Но какие именно документы относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет в нормативных документах не сказано.

Однако, учитывая срок хранения этих документов – 75 лет, можно предположить, что это те приказы (распоряжения), которые в дальнейшем могут использоваться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан, то есть получения информации о трудовом стаже работников, заработной плате, наградах и др. Тематику этих приказов (распоряжений) можно определить следующим образом: прием на работу (заключение трудового договора); увольнение (прекращение трудового договора); перевод на другую работу; поощрение работников; премирование; установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.)

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Помещено в тему:

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е.

> 10 лет) и временных сроков < 10 лет. например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5> При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела.

Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения. Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в . При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них.

В качестве основания к приказам могут выступать:

1. других организаций,
2. акты,
3. и ,
4. представления,
5. личные заявления работников,
6. копии личных документов и др.

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения.

Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее . Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком:

«Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)»

. При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа.

Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела. В текущем делопроизводстве с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см.

по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим .

Как разделить приказы

13 октября 2011 Автор КакПросто! В любой организации, даже небольшой, издается и хранится множество различных приказов и распоряжений.

Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то это рано или поздно приведет к неразберихе. Да и представители проверяющих органов вряд ли одобрят подобное ведение документации. Статьи по теме:

1. Как хранить приказы
3. Как оформить дела при сдаче в архив

Вопрос «Как найти работу в IT сфере без профильного образования» — 3 ответа Инструкция 1 Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые на предприятии, нужно руководствоваться следующими документами:

1. инструкция по делопроизводству (разрабатывается управляющим органом).
2. утвержденный Росархивом «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения»;

Основываясь на этих документах, на каждом предприятии должна быть разработана номенклатура дел.

Исходя из нее и происходит деление приказов, распоряжений и прочих документов.В зависимости от численности предприятия и его структуры разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.В любом случае все приказы на предприятии условно делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

2 Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов. Различаются документы по срокам хранения.

Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам хранятся 5 лет.

Они имеют сквозную нумерацию без литеры.

Если объем издаваемых на предприятии приказов велик, в течение года их делят на тома.

Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр.

Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»).

В конце года такие приказы сшиваются в одну папку вместе с журналом регистрации и сдают в архив. 4 В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет.

Обязательно ли сшивать документацию в конце года? или можно хранить в скоросшивателе?

Упорядочение документов организации, в том числе и по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством. В соответствии со ст. 2 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ под упорядочением архивных документов понимается проведение комплекса работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Порядок упорядочения документов организации изложен в Основных правилах работы архивов организаций (далее — Правила работы архивов организаций), одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Единицы хранения (дела) должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи заведующего архивом организации (ответственного за архив).

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения.

У многих складывается представление, что обработка документов представляет собой проведение работ по их переплету, нумерации листов, оформлению обложек дел и составлению на них описи.

Это далеко не так. Прежде чем приступить к обработке дел, следует обратить внимание на правильность оформления документов и полноту их состава.

Необходимо провести сверку всех распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов: дат и номеров, подписей.

При этом следует помнить, что на длительное архивное хранение отбираются документы только в виде их подлинников. В случае отсутствия подлинных документов они заменяются заверенными копиями. При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения(далее — Типовой перечень) (М., 2000), а также ведомственными перечнями.

На длительное архивное хранение отбираются документы, имеющие 10-летний (и свыше) срок хранения. Как правило, в опись дел по личному составу включаются следующие виды документов и располагаемые в приведенной последовательности: приказы (распоряжения) по личному составу, списки работников, карточки по учету личного состава, личные дела, лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих, невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, аттестаты, свидетельства и др.), акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей. Помимо указанных документов на хранение отбираются трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, табели или наряды работников вредных профессий.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел.

Приказ по личному составу

04 Сентября 2017 в 16:00 Приказы по личному составу – это распоряжения о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность (или место), об оформлении отпусков и командировок, выплатах премий, дисциплинарных взысканиях и т.д.

Иными словами, все предписания, имеющие прямое отношение к кадровым вопросам. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер.

Подробнее: . В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных . Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность.

Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно.

Так, формат бланка должен быть А4, шрифт: №13.

Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ – 1,25 см. Должно быть указано:

1. Должности визирующих, их подписи с расшифровками, даты.
2. Чётко сформулированный заголовок без точки.
3. Подпись сотрудника, ознакомившегося с документом.
4. В первой (констатирующей) части коротко излагаются причина, цели и задачи издания распоряжения. После чего следует вторая часть текста, начинающаяся со слова «Приказываю».
5. Слово «Приказ».
6. Отметка об исполнении и направлении его в дело.
7. Наименование организации.
8. Вторая часть (распорядительная) раскрывает первую. В ней содержатся указания, исполнитель и сроки исполнения.
9. Дата (прописывается как цифрами, так и словами) и номер (№ и порядковый номер).

Для наиболее удобной работы все предписания по кадровому составу распределяют в зависимости от года их принятия, соблюдая хронологию, и хранят отдельно от других документов.

В России законодательно не закреплены правила нумерации приказов. Организации вправе сами решать, как её следует оформлять. Так, например, многие крупные компании разделяют их в зависимости от разновидности (увольнение, перевод, отпуск и т.д.), присваивая им индексы, состоящие не только из цифр, но и из букв (например, «у» обозначает увольнение).

Как правильно подшивать документы по основной деятельности?

Ответ на вопрос: Документы, с которыми работает кадровая служба, являются кадровыми документами. Их можно разделить на три группы:

1. распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
2. информационно-справочные.
3. организационные;

Следовательно, приказы бывают: – по личному составу; – по основной деятельности; – по административно-хозяйственной деятельности.

Мы рекомендуем почитать о материал по этой ссылке. К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках. Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

1. О прекращении действия трудового договора;
2. О переводе на другую работу;
3. Об изменении фамилии;
4. О направлении в зарубежную командировку;
5. Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
6. О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
7. Об установлении надбавки к должностному окладу.
8. О поощрении работника;
9. О совмещении должностей / профессий;
10. О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
11. О назначении на должность;
12. О приеме на работу;
13. О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

1. О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
2. О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
3. О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
4. О привлечении к сверхурочным работам;
5. О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
6. О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
7. Об отстранении от работы;
8. О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
9. О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
10. Об объявлении выговора.
11. Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции: 1.

Приказы по основной деятельности: правила оформления и сроки хранения

Акценты этой статьи:

1. какие существуют требования к составлению приказов по основной деятельности;
2. в течение какого срока и как необходимо хранить приказы по основной деятельности;
3. как правильно зарегистрировать такие приказы;
4. каков порядок внесения изменений в такие приказы и их отмены.

Приказы по основной деятельности ведет каждое предприятие.

Правильно оформленный приказ поможет избежать штрафных санкций и оптимизировать финансовые результаты. В данной консультации рассмотрим нюансы оформления, хранения, регистрации, внесения изменений и отмены приказов. Что такое приказ? Понятие «приказ» законодательством не определено.

На практике под приказом понимают распорядительный документ, который издается руководителем предприятия, организации, учреждения в рамках его компетенции. Вместе с тем законодательством не установлено, какие виды приказов должны вести коммерческие предприятия. В ст. 16 разд. I Перечня типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного (далее – Перечень № 578/5), выделено три группы приказов:

1. по кадровым вопросам;
2. по административно-хозяйственным вопросам.
3. по основной деятельности;

За основу берется такой критерий, как срок хранения документов.

В то же время не запрещено группировать приказы по видам с учетом особенностей конкретного предприятия.

К примеру, на предприятии могут вестись два вида приказов: кадровые и по основной деятельности.

Остановимся подробнее на последних. По каким вопросам издаются приказы по основной деятельности? Приказы по основной деятельности – это документы, которыми оформляют решения руководителя по организации работы предприятия в целом или работы его структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности издают по вопросам:

1. охраны труда;
2. ценообразования;
3. проведения мероприятий по работе с персоналом;
4. создания, реорганизации, ликвидации, переименования;
5. нормирования расходов и т. д.
6. утверждения уставов, положений, инструкций, правил, структуры, штатного расписания;
7. внесения изменений во внутренние нормативно-правовые документы;
8. проведения рекламных акций;
9. смены вида деятельности;

Как оформить приказ по основной деятельности? Законодательством не утверждена форма приказа по основной деятельности. В целом при оформлении приказов, в том числе и указанного, необходимо руководствоваться Национальным стандартом Украины.

Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003», утвержденным (далее – ДСТУ 4163-2003). Приказ по основной деятельности должен, в частности, содержать (п.

4.4 ):

1. наименование предприятия в соответствии с учредительными

Когда нужно прошивать документы постоянного срока хранения и делать на них опись? Можно ли прошивать приказы за несколько лет сразу?

Порядок формирования и оформления дел определен в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных Министерством культуры РФ (Приказ от 31 марта 2015 г.

№ 526) (далее – Правила). Данным нормативным документом определено, что архивные документы в организациях должны хранится в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. В состав архивного фонда организации включаются документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

При этом единицей систематизации документов архивного фонда является совокупность архивных документов, или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу – единица хранения или дело. К единицам хранения предъявляются следующие требования — они должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование документов, включенных в их состав. Срок хранения приказов по основной деятельности в соответствии с

«Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень), установлен как «постоянно» (ст.

19а), но со следующими оговорками: а) срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет, б) при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Таким образом, если организация своими локальными нормативными актами (например, номенклатурой дел) установила, что приказы по основной деятельности являются документами постоянного срока хранения, то эти документы включаются в состав архивного фонда организации, подлежат соответствующему оформлению и передаче на архивное хранение.

Если же необходимость в постоянном хранении такого вида документов организация не определила, тогда приказы составляют часть документального фонда организации, имеют срок хранения 10 лет, не подлежат полному оформлению и хранятся в соответствующем структурном подразделении до момента уничтожения. В соответствии с требованиями Правил полному оформлению подлежат законченные делопроизводством дела постоянного, временного свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление включает в себя: 1) пересистематизацию документов; 2) подшивку или переплет документов дела; 3) нумерацию листов дела; 4) составление листа-заверителя дела; 5) составление, внутренней описи документов дела (при необходимости); 6) оформление обложки дела. При подготовке дел для сдачи в архив проверяется полнота содержания дела.

Приказы по основной деятельности — это какие приказы?

> > 26 февраля 2020 Наш материал познакомит вас с видами и формами таких приказов и поможет найти ответ на вопрос: «».

Приказы по основной деятельности входят в одну из укрупненных документальных групп приказов, оформляемых внутри компании в процессе ее хозяйственной деятельности.

Общая группировка приказов такова:

1. ПАД (приказы по административно-хозяйственной деятельности).
2. ПОД (приказы по основной деятельности);
3. ПЛС (приказы по личному составу);

Такая градация общепринята в делопроизводстве, однако тем, кто с ней не знаком, сложно разграничить те сферы деятельности компании, для которых используется та или иная группа приказов. Для внесения ясности ниже приведем краткую характеристику каждой группы, чтобы вычленить сферу деятельности компании, для организации которой оформляются приказы:

1. ПОД — остальные приказы, не вошедшие в первые 2 группы.
2. ПАД — совокупность распоряжений администрации компании, связанных с решением вопросов по эксплуатации имущества, транспортному обеспечению, внутренней связи и охране;
3. ПЛС — группа приказов, непосредственно связанная с личным составом компании. В нее входят приказы по приему, увольнению, перемещению сотрудников, «отпускные» и «стимулирующие» приказы, распоряжения о дисциплинарных наказаниях, отправке работников в командировки и др.;

Знакомьтесь с группой ПЛС с помощью материалов нашего сайта:

1. .
2. ;
3. ;

Подробно расшифруем группу ПОД в следующем разделе.

Из содержания предыдущего раздела понятно, что группа ПОД — самая объемная и непредсказуемая по разнообразию, затрагивающая все стороны финансово-хозяйственной деятельности компании. Выделим основные подгруппы приказов:

1. организационные;
2. отчетные;
3. надзорные;
4. информационные.
5. нормативные;
6. обеспечительные;
7. финансовые;
8. структурные;

Структурные ПОД Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания. Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования.

Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.). Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.

Нормативные ПОД Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании.