Пример регламента по общей работе компании

Рабочий регламент: как написать и внедрить

Рабочий регламент – это документ, предназначенный для четкого описания функциональных обязанностей каждого сотрудника во избежание трудностей с пониманием ими своего предназначения и для предотвращения многократных инструктажей новых сотрудников.

1. Как написать и внедрить рабочий регламент.
2. Какие ошибки часто допускают во время написания регламента.
3. Для чего он нужен организации.
4. Что такое рабочий регламент.

Регламент, прописанный в документе, является для предприятия основополагающим документом, на основании которого и строится рабочий процесс. Рабочий регламент является своеобразным метрономом, благодаря которому слаженно и четко музыканты исполняют мелодии, также и на предприятии слаженно трудится весь коллектив и каждый исполнитель в отдельности. Пример текста регламента подготовила редакция журнала «Коммерческий директор».

Термин «слаженность» предполагает собой следующее:

1. Процесс протекает неразрывно, даже если происходит смена управления или увольнение кого-то из сотрудников.
2. Все действия сотрудников синхронизированы;
3. Каждый сотрудник нацелен достигнуть поставленных целей, которые в совокупности приводят к достижению общего результата;

Коллектив начинает работать слаженно в результате создания единого круга понятий, принятых общих требований к входам и выходам налаженных подпроцессов, доступности информации о протекании процессов, временной или периодической синхронизации действий.

Рабочий регламент – это объединение правил о принятии решений исполнителями в разных ситуациях в один документ. Нужно отметить, что подобные документы верхнего уровня отображают общие принципы предприятия, цели и пограничные отметки принятия решений, а документы нижнего уровня содержат уже готовые варианты решений, которые можно достичь в результате совокупности действий. Все это позволяет найти оптимальную «интеллектуальную нагрузку», которая будет возложена на конечных исполнителей.

Им уже не нужно будет тратить время на обдумывание простых действий, все свои усилия они смогут направить на решение более важных и узкоспециализированных задач. Благодаря применению стандартизации заметно увеличивается средний уровень компетенции сотрудников, что приводит к общему повышению качества и снижению стоимости процессов.

Стандартизация приводит к эффекту «бережливого производства».

С точки зрения закона, рабочий регламент упрощает внутренние взаимодействия между подразделениями или сотрудниками на предприятии, существенно облегчая задачу руководству и снижая бюрократический порог.

Регламент: структура и пример

Регламент процесса «Процесс» 1.

Общие положения 1.1. Область применения Если регламент распространяется не на все подразделения, документы и т.п.

1.2. Термины и сокращенные наименования, используемые в настоящем Регламенте Определение значимых и непонятных терминов (не всех, используемых в регламенте, а только тех, что непонятны читающему), а также расшифровка сокращений, кроме кодовых обозначений должностей. Если у Вас несколько процессов, векомендуем завести глоссарий, и не вписывать названия и определения в каждый регламент. Сокращения терминов можно вводить в тексте регламента в скобках по следующему образцу:

«Полное наименование (далее – сокращенное наименование)»

.

Второй вариант – делать сноски внизу той страницы, где впервые использован термин, так лучше читается. 2. Процесс Этот раздел представляет собой сокращенное Положение о процессе (без воды). 2.1. Цель и результат процесса, требования к результату и показатели его эффективности Этот раздел заполняется на основании карточки процесса.

Например: 2.1.1. Цели процесса ремонта оборудования: — поддержание оборудования в рабочем состоянии с минимальными затратами, — продление срока службы оборудования. Требования к результату: • Отремонтированное оборудование работает исправно; • Время простоя оборудования не превышает установленного регламентом срока; • Себестоимость ремонта в пределах запланированных средств; • Заинтересованные сотрудники проинформированы о начале ремонта (не менее чем за 1 сутки) и окончании ремонта (немедленно по окончании). Показатели эффективности: • Время простоев; • Срок службы оборудования; • Затраты на ремонт и обслуживание.

2.2. Входы и выходы процесса, условия начала процесса Этот раздел описывает условия начала и окончания процесса.

Порядок заключения договоров описан в регламенте «Заключение договора». Либо если для начала процесса помимо основного входа (условия начала) нужны дополнительные входы: документы, информация и т.п. 2.3. Участники процесса 2.2.1.

Владелец процесса – (кто отвечает за результат и ход процесса, см.

в глоссарии). 2.2.1. Ответственные за элементы процесса:

2.3. Процедуры процесса Здесь изображается последовательность и взаимосвязь процедур процесса, например:

2.7.

Сферы ответственности участников Здесь перечислено, кто из участников за что отвечает, например так, либо в форме матрицы распределения ответственности:

Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры

На каждом предприятии действуют локальные документы, регулирующие его деятельность.

Одним из самых значимых считается регламент взаимодействия между отделами (образец документа будет описан далее). Для руководителя организации он является эффективным инструментом управления. Рассмотрим подробно образец регламента взаимодействия между отделами.

Каким должен быть регламент? Взаимодействие между отделами бухгалтерии и экономической службы, кадровиками и расчетно-плановым подразделением, другими структурными единицами предприятия неизбежно в процессе деятельности. При этом контакт сотрудников должен обеспечивать реализацию поставленных задач в максимально короткий срок. Образец регламента взаимодействия между отделами, в первую очередь, должен быть доступным для исполнителей.

Если лицо, ответственное за его разработку, распишет все положения, но подчиненные ничего не смогут понять, смысла в документе не будет никакого.

В этой связи, формируя образец регламента взаимодействия между отделами, следует принимать во внимание три ключевых принципа:

• Изложение информации осуществляется официальным, сухим языком. В тексте документа рекомендуется использовать короткие простые предложения. Формулировать положения следует однозначно. Все аббревиатуры и термины необходимо расшифровывать.
• Структура документа определяется моделью процесса. Все пункты схемы должны присутствовать в регламенте.
• Документ составляется на основании модели бизнес-процесса. Качество регламента будет прямо зависеть от тщательности проработки схемы.

Образец регламента взаимодействия между отделами обеспечивает:

• Предотвращение потерь финансовых, человеческих и временных ресурсов.
• Предотвращение конфликтных ситуаций в коллективе. Если заранее будет определены схемы взаимодействия по работе, доля участия того или иного сотрудника в процессах, спорные ситуации не возникнут.
• Контроль дисциплины.
• Установление и поддержание порядка при оформлении документации, эффективный контакт между структурными единицами.
• Более быструю передачу дел другому сотруднику (при увольнении или выходе в отпуск).
• Оперативное вхождение в коллектив новичков.

  Регламент помогает разобраться со структурой взаимодействий, указывает, какие документы будут использоваться работником, с какими службами он будет контактировать.

Какой регламент взаимодействия между отделами можно считать правильно составленным?

Обычно документ включает в себя следующие разделы:

• Ответственность.
• Общие положения.
• Определения, термины и сокращения.
• Описания процессов.
• Контроль.

Источниками определений могут служить законодательные акты, ГОСТы и прочие документы. К последним, в частности, относят Приказы министерств, ведомств, правительственные постановления.

При этом ссылки на нормативные документы, положения которых были использованы, должны включаться в регламент взаимодействия между отделами. Образец

Составляем регламент (на примере бизнес-процесса контроля исполнения поручений)

24 июля 2015 г.

17:29 В статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов ДОУ – контроля исполнения задач по документам. Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя.

Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс. Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании.

Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы. Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку.

Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно.

Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно: регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников; любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год.

Пример регламента по общей работе компании

Описание условных обозначений, используемых на схемах 6.3.2.

6.3.3. … 6.4. Алгоритмы расчетов 6.4.1. <описание ситуации, в которой производится> 6.4.2. 6.4.3. 6.4.3.1. <> 6.4.3.2. <> 6.4.3.3.

<> 6.4.3.4. 6.4.3.5. 6.4.4. 6.4.5.

6.4.6. 6.5. Таблица ролей исполнителей процессов 6.5.1.

Матрица ответственности Исполнитель 1 Исполнитель 2 … Функция 1 Функция 2 6.5.2. Текст такого «определения» получится непомерно длинным, зато правильным. В качестве короткого эвристического определения можно использовать следующее: бизнес-процесс есть целенаправленная, определенным образом организованная деятельность в рамках определенной предметной области.

16 Термин «инцидент» определен в цитируемом документе; в том же документе описан порядок взаимодействия Арендатора и Арендодателя в случае инцидента.

17 В терминологии IDEF0 такие объекты по отношению к рассматриваемому процессу (точнее говоря, к функции) называются «ограничением».

18 Например, с начала эксплуатации данной единицы оборудования.

19 Напомним, что если в тексте нормативного акта сроки, количества и т.п.

Содержание: Примерами таких моделей для видов деятельности внутри организации могут служить разработки Supply Chain Operations Reference-model (SCOR) и Design Chain Operations Reference-model (DCOR), выполненные сообществом Supply-Chain Council 5, или модели для предприятий различных отраслей, выполненные компанией IDS Scheer и поставляемые пользователям пакета моделирования процессов ARIS. 3. Структура регламента Перечисленные выше цели регламента позволяют определить лишь самые общие требования к структуре документа: Наименование Содержание 1. Общие положения 1.1. Назначение 1.2.

Область применения 1.3. Инфо Нормативные ссылки 1.4.

Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений 2. Термины, определения и сокращения 2.1.

Термины и определения 2.2. Сокращения 3.

Описание требований, процессов, методов работы 4.

Ответственность 5. Контроль 6.

Несмотря на наличие весьма нетривиального стандарта ISO 15926 «Системы промышленной автоматизации и интеграция. Интеграция данных жизненного цикла установок непрерывного производства, включая нефтяное и газовое производственное оборудование» [13], работу по интеграции классификаторов и справочников лучше поручить специалистам. В случае если различные классификаторы и справочники связаны между собой, используются правила нормализации баз данных [22].

Если используемые в регламентируемом процессе классификаторы и справочники могут изменяться, то либо в самом регламенте, либо в отдельном документе следует установить порядок внесения изменений и дополнений в справочники и классификаторы.

Раздел 6.2. Важно Правила стандартизации.

Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации (утверждены Постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 409-ст; утратили силу с 01.04.2006). 30.

Система регламентов в компании, как краеугольный камень эффективности руководителя

73917

эксперт по системному бизнесу эксперт по системному бизнесу Тот, кто знает правила здравого разума, ниже того, кто их любит. Тот, кто их любит, ниже того, кто их исполняет.

Китайская мудрость

Опять приходится переделывать работу за своими подчинёнными? кому: руководителям, топ-менеджерам, собственникам Сколько раз в день Вам приходится переделывать работу за своими подчинёнными?

Один раз? Два? А может быть пять? Постоянно?! В таком случае у меня для Вас две новости: одна хорошая, а другая — плохая. Начну с плохой. Чтобы изменить ситуацию к лучшему, потребуются значительные усилия.

Нет, не подчинённых, а именно ваши!

И, наконец, хорошая новость: после внедрения системы регламентов (система наказаний и поощрений пригодится также), Вы забудете, что значит переделывать чью-то работу. А теперь подробнее. Хорошая система регламентов даёт для Вас лично и вашей компании (для подразделения, отдела и т.д.) следующие преимущества:

1. результат выполненной работы подчинёнными становится предсказуемым и соответствует заданным параметрам качества.
2. экономится значительное количество времени руководителей (а самое главное — нервов!): при обучении новых сотрудников, при управлении повседневными задачами.
3. стратегические: масштабируемость бизнеса и независимость от персонала.

Однако, чтобы этих преимуществ добиться, руководителю придётся серьёзно и долго потрудиться (как всегда, волшебных аэрозолей, распыляемых среди ваших подчинённых, не существует). Фактически, система регламентов — это формализованная система правил.

Приготовьтесь инвестировать значительные усилия и время.

Овчинка, бесспорно, стоит выделки (с одним из возможных результатов познакомьтесь в статье “”).

Регламенты зачастую не любят ни верхи, ни низы: парадокс ли это? Регламенты и должностные инструкции НЕ любят как многие руководители, так и их подчинённые.

И вот почему:

1. Если даже есть эффективные регламенты, то они всё равно не выполняются подчинёнными. Недостаточно регламент опубликовать. Руководителю необходимо приложить усилия к его соблюдению.
2. Зачастую регламенты не отражают реальных происходящих бизнес-процессов в компании. Если такие должностные инструкции выполнять — попросту наступит катастрофа.

Система регламентов работает только в случае выполнения всех перечисленных параметров:

1. У подчинённых есть мотивация

Как написать регламент?

Автор: На каждом предприятии существуют документы, регламентирующие деятельность этого предприятия. Например, регламент работы отдела разрабатывается для того, чтобы каждый сотрудник, задействованный в каком-либо бизнес-процессе, хорошо понимал, что он должен делать, как и когда, и что должно получиться у него в результате.

Или, например, регламент взаимодействия подразделений нужен для того, чтобы отделы или подразделения компании передавали друг другу информацию или документы в определенном порядке или по установленным правилам. Для руководителя этот документ — один из главных инструментов управления. Правильно составленный регламент помогает достичь нужного результата в заданный срок.

Каким же должен быть регламент бизнес-процесса?

Критерий эффективности регламента — его доступность для исполнителя.

Если менеджер детально распишет все составляющие процесса, но его подчиненные ничего не поймут — будет ли толк от такого документа? Поэтому при составлении регламента нужно учитывать 3 основных принципа:

• Регламент должен быть написан сухим, официальным языком. Не стоит бояться канцеляризмов — гораздо важнее избежать двусмысленности. В документе используют только простые, короткие предложения с прямым порядком слов (подлежащее — сказуемое). Формулировки должны быть однозначными. Все термины и аббревиатуры следует расшифровать. Для этого составляется список терминов и определений.
• Регламент имеет структуру, определенную моделью бизнес-процесса. Все основные пункты схемы бизнес-процесса должны присутствовать в регламенте, все они важны, и мы поговорим о них в следующем разделе.
• Регламент пишется на основании модели (схемы) бизнес-процесса. Причем качество регламента прямо зависит от того, насколько тщательно проработана схема.

Самые частые ошибки в регламенте:

1. Использованы сокращения без расшифровки.
2. Не все шаги описаны.

   Возможно, отдельные действия покажутся составителю очевидными — но их все равно нужно описать.

3. В терминах и названиях использованы синонимы. Одна и та же операция или документ должны на протяжении всего регламента называться одним и тем же словом.
4. Сложный текст, длинные составные предложения.
5. Не обозначены конкретные исполнители.
6. Слишком большой объем.

   Оптимальный размер — не более 5-7 страниц.

Регламент должен быть понятен любому сотруднику компании — как опытному работнику, так и новичку. Хороший регламент содержит описание входа и выхода бизнес-процесса (с чего начинается и чем всё должно закончиться), требования к содержанию и качеству работ, обязанности и ответственность каждого исполнителя, способы передачи информации.

Разработчику регламента удобно описывать бизнес-процесс в форме таблицы, разложив его на отдельные операции (в соответствии с моделью): операция исполнитель результат … … … Но сотруднику будет трудно сориентироваться в такой таблице, а тем более работать по ней. Поэтому обычно регламент представляет собой многоуровневый список.

• Общие положения.

Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства)

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е.

описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного – вполне вероятно.

В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ – контроля исполнения задач по документам. Наш словарик Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения.

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя.

Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку.

Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Какие процессы подлежат регламентации? Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно.

Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно: регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников; любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;

Образец документа: Регламент работы коммерческой службы

Автор: Настоящий пример регламента работы коммерческой службы включает в себя описание двух бизнес-процессов: Продажи и Изменение базового прайса. Подобные бизнес-процессы могут использоваться в сертифицирующих или страховых организациях.

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «__________» _____________________ «___»_________2018 г. Регламент работы коммерческой службы Содержание 1. БИЗНЕС-ПРОЦЕСС «ПРОДАЖИ» 1.1.

Участники процесса 1.2. Схема процесса 1.3. Этапы процесса 1.3.1 Привлечение клиента 1.3.2 Открытие сделки 1.3.3 Подготовка договора 1.3.4 Отправка договора клиенту. Контроль подписания договора.

1.3.5 Запуск заказа 1.3.6 Оплата 1.3.7 Выпуск основных документов 1.3.8 Отправка основных документов клиенту 1.3.9 Закрытие сделки 2.

БИЗНЕС-ПРОЦЕСС «ИЗМЕНЕНИЕ БАЗОВОГО ПРАЙСА» 2.1.

Участники процесса 2.2. Схема процесса 2.3.

Состав изменений 2.4. Этапы процесса 2.4.1 Утверждение изменений 2.4.2 Уведомление об изменениях 2.4.3 Контроль ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ Термины Определения Код клиента Комбинация цифр, которая позволяет идентифицировать клиента Клиент Лицо, пользующееся услугами компании Прайс Справочник цен на услуги Штрафные санкции Наказание за нарушение внутренних регламентов компании 1. БИЗНЕС-ПРОЦЕСС «ПРОДАЖИ» 1.1. Участники процесса Участниками процесса являются:

1. Сотрудники финансового департамента
2. Специалист коммерческого отдела
3. Менеджер по продажам
4. Руководитель коммерческого отдела

В ходе процесса его участники взаимодействуют со следующими подразделениями Компании: IT-отдел Финансовый департамент 1.2.

Схема процесса 1.3. Этапы процесса 1.3.1 Привлечение клиента 1) Встреча с клиентом. Согласование предварительного прайса с клиентом.

Менеджер по продажам находит потенциального клиента. В процессе встречи озвучивает стоимость работ в соответствии с базовым прайсом и способ оплаты (постоплата/предоплата). Менеджер по продажам согласовывает предварительный прайс с клиентом и заполняет анкету клиента по результатам встречи.

2) Передача анкеты клиента и предварительного прайса руководителю коммерческого отдела. В случае готовности потенциального клиента к заключению договора, менеджер по продажам передает анкету клиента и предварительный прайс на согласование руководителю коммерческого отдела.

1.3.2 Открытие сделки 1) Согласование прайса Руководитель коммерческого отдела проверяет прайс на предмет прибыльности сделки.

Если руководитель коммерческого отдела не утверждает прайс, то менеджер по продажам возвращается к обсуждению прайса с клиентом.

2) Создание сделки в CRM системе В случае, если клиент является новым, необходимо завести карточку клиента и создать новую сделку. В случае, если клиент уже существует в системе, то необходимо завести новую сделку с существующим контрагентом. 3) Передача данных в финансовый департамент Руководитель коммерческого отдела передает все данные клиента и согласованный прайс в финансовый департамент для оформления договора.

Срок 2 рабочих дня.

Скачайте себе образец Регламента по соблюдению должной осмотрительности

Как показывает практика, помимо претензий, предъявляемых налоговиками при проверках к оформлению первички, существует также ряд более глобальных претензий, на основании которых налогоплательщика могут лишить вычета по НДС и расходов по налогу на прибыль. В настоящее время, к ним относятся:

1. отсутствие доказательств реальности совершения сделки;
2. подозрения в недобросовестности сторон сделки;
3. подозрения в создании группы аффилированных лиц в целях оптимизации налоговых платежей;
4. непроявление должной осмотрительности и осторожности в выборе контрагента;
5. отсутствие деловой цели при совершении сделки.
6. подозрения в получении необоснованной налоговой выгоды;
7. подозрения в сотрудничестве с фирмами-однодневками;

Все эти моменты налоговый орган пытается выяснить в рамках проведения камерального контроля, в том числе и углубленного, а также в рамках проведения предпроверочного анализа деятельности налогоплательщика и получить доказательства в рамках проведения ВНП.

Поскольку первые четыре из перечисленных выше пунктов, по сути, сводятся к одному – проверке налогоплательщиком деятельности контрагента, то давайте более подробно поговорим о том, как на сегодняшний день грамотно исполнить требование контролирующих органов о проявлении должной осмотрительности и осторожности в выборе контрагента. Сразу отмечу, что, учитывая современные веяния в этом направлении, каждой организации имеет смысл в качестве внутреннего локального акта разработать положение, регламентирующее порядок действий его сотрудников для формирования досье на контрагента.

Я называю этот документ

«Регламент соблюдения организацией принципа «должной осмотрительности»

. Чтобы облегчить вам эту работу, предлагаю посмотреть наиболее важные извлечения из него, которые я прокомментирую. Ниже курсивным шрифтом приведен образец Регламента.

Моменты, которые я буду комментировать, выделены ниже полужирным шрифтом.Сам образец Регламента по должной осмотрительности в формате Word можно скачать .

Для начала разберем раздел I. РЕГЛАМЕНТ СОБЛЮДЕНИЯ ООО «Компания»ПРИНЦИПА «ДОЛЖНОЙ ОСМОТРИТЕЛЬНОСТИ»I.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Регламент составлен для предотвращения рисков, связанных с выбором ООО «Компания» (далее — Компания) своих контрагентов для финансово-хозяйственной деятельности.1.2.

Под рисками в настоящем Регламенте понимаются вероятные потери Компании (штрафы, пени, уплата недоимки) в результате предъявления к ней претензий контролирующими органами по причине не проявления Компанией должной осмотрительности.

1.3. Регламент предусматривает проведение Компанией самостоятельной оценки таких рисков по критериям, приведенным в настоящем Регламенте, а также обоснование выбора контрагентов перед заключением Договоров.

1.4. Регламент определяет единый подход по уменьшению вероятности построения Компанией финансово-хозяйственных отношений без соблюдения принципа должной осмотрительности. 1.5. Регламент закрепляется внутренним приказом Компании.

Регламент: разработка и внедрение

> > , директор и ведущий консультант Компании РиК Постановка любой подсистемы управления в компании требует наличия соответствующего регламента (регламентирующего документа), который определял бы как должна функционировать данная подсистема. Особенно это относится к тем управленческим бизнес-процессам, в которых принимают участие несколько подразделений.

Для того, чтобы все подразделения компании работали слажено в таких бизнес-процессах необходима четкая регламентация этих процессов и контроль за исполнением данных регламентов. То есть важным условием эффективной работы компании является не только наличие регламентов, но и четкое их выполнение. По времени внедрение регламентов на предприятии может занимать месяц, год и более.

Конечно же, сроки зависят и от размеров компании, хотя это не самый важный фактор, влияющий на скорость внедрения регламентов. Также сроки зависят от того о каком регламенте идет речь. Сама разработка регламента может занимать много времени, поскольку необходимо учесть большое число факторов.

Сложность регламента, конечно же, зависит от сложности архитектуры регламентируемой функциональной области. Тем не менее, обычно на это уходит не менее 2-3 месяцев.

Но основная проблема заключается даже не в разработке, а во внедрении регламента. Я провожу семинары по различным тематикам менеджмента с 1999 года и по тем вопросам, которые на них задают, могу отслеживать как изменяется средний уровень развития компаний по данному вопросу. Что касается регламентов, то раньше больше вопросов было связано именно с тем, как их разработать.

В последнее время больше спрашивают о том, как же их внедрить, то есть добиться того, чтобы они выполнялись и все было так как зафиксировано на бумаге. То есть все чаще встречаются компании, представители которых рассказывают на семинаре, о том какие классные регламенты им удалось разработать, но они почему-то не работают. Внедрить — это значит добиться того, чтобы система позволяла добиваться всех целей, ради которых она внедрялась.

Часто одним из аргументов против регламентации деятельности компании приводят значительную нестабильность внешней среды. Дескать, в таких условия регламентировать деятельность компании все равно невозможно, поэтому лучше не тратить время на эту ненужную затею. Так если бы все было бы стабильно, тогда и проблем особых не было бы.

Но реалии таковы, что компаний, работающих в таких условиях, становится все меньше и меньше, а эта самая нестабильность внешней среды будет только увеличиваться. Поэтому работать в будущем будет все сложнее и сложнее и те компании, которые не наладят у себя должным уровнем организационную и финансовую дисциплину, просто не выдержат более жесткой конкурентной борьбы.

Готовиться к этому нужно уже сейчас.

Внедрение четких регламентов позволит за определенный срок выявить большинство всех недостатков и резервов повышения эффективности работы компании, что скажется на улучшении финансово-экономического состояния компании.

Sokolieds.ru

Содержание: На каждом предприятии существуют документы, регламентирующие деятельность этого предприятия.

Например, регламент работы отдела разрабатывается для того, чтобы каждый сотрудник, задействованный в каком-либо бизнес-процессе, хорошо понимал, что он должен делать, как и когда, и что должно получиться у него в результате.

Или, например, регламент взаимодействия подразделений нужен для того, чтобы отделы или подразделения компании передавали друг другу информацию или документы в определенном порядке или по установленным правилам. Для руководителя этот документ — один из главных инструментов управления.

Правильно составленный регламент помогает достичь нужного результата в заданный срок.

Каким же должен быть регламент бизнес-процесса?

Критерий эффективности регламента — его доступность для исполнителя .

Если менеджер детально распишет все составляющие процесса, но его подчиненные ничего не поймут — будет ли толк от такого документа? Поэтому при составлении регламента нужно учитывать 3 основных принципа: Регламент пишется на основании модели (схемы) бизнес-процесса.

Причем качество регламента прямо зависит от того, насколько тщательно проработана схема.

Регламент имеет структуру, определенную моделью бизнес-процесса. Все основные пункты схемы бизнес-процесса должны присутствовать в регламенте, все они важны, и мы поговорим о них в следующем разделе. Регламент должен быть написан сухим, официальным языком.

Не стоит бояться канцеляризмов — гораздо важнее избежать двусмысленности. В документе используют только простые, короткие предложения с прямым порядком слов (подлежащее — сказуемое).

Формулировки должны быть однозначными. Все термины и аббревиатуры следует расшифровать.

Для этого составляется список терминов и определений. Самые частые ошибки в регламенте: Слишком большой объем. Оптимальный размер — не более 5-7 страниц.

Сложный текст, длинные составные предложения. В терминах и названиях использованы синонимы. Одна и та же операция или документ должны на протяжении всего регламента называться одним и тем же словом.

Использованы сокращения без расшифровки.

Не обозначены конкретные исполнители. Не все шаги описаны. Возможно, отдельные действия покажутся составителю очевидными — но их все равно нужно описать.

Регламент должен быть понятен любому сотруднику компании — как опытному работнику, так и новичку. Хороший регламент содержит описание входа и выхода бизнес-процесса (с чего начинается и чем всё должно закончиться), требования к содержанию и качеству работ, обязанности и ответственность каждого исполнителя, способы передачи информации. Разработчику регламента удобно описывать бизнес-процесс в форме таблицы, разложив его на отдельные операции (в соответствии с моделью): pro-document.ru 1.