Должностная инструкция электронный документооборот

Должностная инструкция электронный документооборот

Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90). 4.5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции. Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов распоряжений и постановлений главы улуса.

2.2. УТВЕРЖДАЮДиректор по экономике П.П. БезденежныхОАО «Трест» П.П. Петров » » 2020 г.

Должностная инструкцияспециалиста по работе с документамиОАО «Трест» 1. Общие положения 1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность специалиста по работе с документами административного отдела ОАО «Трест» (далее предприятие).

1.2 На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Внимание Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Инфо Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала. 3. Права ВСпоДО имеет право: 3.1.

Выносить на рассмотрение управляющего директора, административного директора и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами. 3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. А это «завтра» наступит – и гораздо быстрее, чем можно предполагать: ведь СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже начали понимать это.

Должностная инструкция электронный документооборот

Дмитрий Мельниченко Есть много противников инструкций.

Но дойдя до определенного уровня, организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком в документах в компьютерах, что приходится наводить порядок и… писать инструкцию. И это нормально, ведь при взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем, которые всеми будут соблюдаться, что логичным образом облегчит жизнь каждому. Внимание За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями: 5.1.

Каждый документ описывается с помощью карточки, аналогичной карточке документа в бумажном архиве. Регистрационно–контрольная карточка (РКК) – карточка на отдельный бумажный документ, которая содержит всю первичную информацию о нем (корреспондент, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки) и о его состоянии (местонахождение, состояние исполнения).

Место регистрации – рабочее место (подразделение), где производится регистрация входящих и исходящих документов. Место регистрации документов может быть одним для нескольких подразделений. При сборе материала для будущей инструкции особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы: ● виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений; возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы; ● полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права); ● порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем.

При разработке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, Федерального закона Российской Федерации от 10 января 2002 г.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции —  Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации.

Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность?

Об этом и не только далее. Оглавление: 1. Общие сведения о профессии специалист по документообороту 2. Обязанности и ответственность специалиста по документообороту 3.

Права менеджера по работе с документацией Общие сведения о профессии специалист по документообороту Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте.

В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения. Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности.

Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044. Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

1. при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
2. на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.
3. при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;

Эти два профстандарта документоведа позволяют:

1. грамотно сформулировать название должности;
2. предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
3. сформировать перечень его трудовых функций.

Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

Инструкция по электронному документообороту: составляем вместе

При взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем и будут всеми соблюдаться при какой-либо совместной деятельности. Инструкции, протоколы, регламенты – все это призвано внести порядок и ясность при ведении дел в любой организации.

К сожалению, есть много противников инструкций.

С подозрением, а иногда и открытым пренебрежением сотрудники многих фирм относятся к инструкциям по делопроизводству. К счастью, все же встречаются защитники последних — руководители отделов делопроизводства, секретари и т.п. В то же время у инструкции по электронному документообороту во многих компаниях нет не только никаких защитников – даже «хозяина» нет.

ИТ-отделу как таковая она не нужна, делопроизводители тоже не могут в одиночку «взвалить» на себя весь груз ответственности за электронный документооборот компании.

Но тем не менее, рано или поздно почти каждая организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком среди документов и файлов на жестких дисках компьютеров, что приходится наводить его в срочном порядке и… писать инструкцию. Кто же должен заниматься составлением подобного документа? Какие разделы обязательно должны быть в инструкции?

Попробуем разобраться вместе.

Во-первых, инструкция по электронному документообороту нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет: регламентация хранения и структурирование наименований файлов и папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации. Во-вторых, осуществив работу по созданию такой инструкции сегодня, завтра организации будет проще перейти к полноценному электронному документообороту.

А это «завтра» наступит – и гораздо быстрее, чем можно предполагать: ведь СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже начали понимать это. На заметку! Соблюдать инструкцию по электронному документообороту намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система.

А это экономия времени, которое освободится для других рабочих процессов.

Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД.

Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему.

Несомненно, при подготовке инструкции по электронному документообороту должна использоваться инструкция по делопроизводству, если она есть в организации. Причем, можно не

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Содержание УТВЕРЖДАЮ Директор по экономике П.П.

Безденежных ПАО «Трест» ____________ П.П.

Петров «___»___________ г. 1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность специалиста по работе с документами административного отдела ОАО «Трест» (далее предприятие).

1.2 На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет. 1.3 Специалист по работе с документами (далее специалист) подчиняется начальнику административного отдела.

1.4 Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела. 1.5 В случае временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией. 1.6 Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется: — законодательными актами РФ; — приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора; — инструкцией по делопроизводству и работе архива; — установленными на предприятии нормами и правилами; — Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия; — настоящей должностной инструкцией и трудовым договором; — положением об административном отделе.

2 Должностные обязанности Специалист обязан: 2.1 Осуществлять подготовку необходимых документов.

2.2 Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.

2.3 Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.

2.4 Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства. 2.5 Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов.

2.6 Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение. 2.7 Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации. 2.8 Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.

2.9 Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — документы менеджмента качества.

Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

Инструкция по электронному документообороту.

Пишем вместе

19 мая 2010 г. 10:56 Дмитрий Мельниченко Есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и пренебрежением люди относятся к инструкциям по делопроизводству.

Но все же встречаются защитники последних — секретари, руководители общего отдела и т.

И это нормально, ведь при взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем, которые всеми будут соблюдаться, что логичным образом облегчит жизнь каждому.

К слову, ни у кого не вызывает вопросов необходимость существования правил дорожного движения (хотя было время, когда ПДД не существовало). Причем инструкция нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет.

Структурирование и регламентация хранения и наименования файлов, папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.

Кроме того, осуществив эту работу сегодня, завтра компании будет проще перейти к электронному документообороту.

А завтра наступит, и возможно быстрее, чем можно предполагать.

Потому что при работе с электронными документами, и многие руководители уже сегодня понимают это. Соблюдать инструкцию в СЭД намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т.

к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это – время. Время, которое освободится для других рабочих вопросов.

Ну а если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее очевидна: нужно познакомить и объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе. Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД.

Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему. Несомненно, при подготовке должно использоваться «Положение по делопроизводству», если оно есть в организации. Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, используемых при работе с электронными документами, и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение задействовано в работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли интранет-портал организации, используются ли документ-сканеры и т.

д.). При сборе материала для будущей инструкции особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Вы здесь 1. Общие положения 1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена.

На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет. 1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом управляющего директора компании по предъявлению административного директора и директора по персоналу и организационного развития. 1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору.

ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех СП компании.

ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать: 1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. 1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата. 1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов. 1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон). 1.4.10. Схемы документооборота. 1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив. 1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности. 1.4.20.

Специалист по документообороту: должностные обязанности и права

В работе каждого предприятия есть масса документов.

Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять. Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту.

Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Оглавление:

1. Навыки претендента на пост специалиста по документообороту
2. Заключение
3. Должностные обязанности специалиста по документообороту
4. Права специалиста по документообороту
5. Делопроизводитель – кто это?

Делопроизводитель – кто это? Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами. Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия.

Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер. В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов.

Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Важно Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей.

Можно также использовать профстандарт №1044.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

1. во время собеседования с претендентом на должность;
2. в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
3. в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места. Навыки претендента на пост специалиста по документообороту Соискатель должен досконально знать:

1. Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.
2. Технику безопасности.
3. Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
4. Правила уничтожения документов и ревизии.
5. Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
6. Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
7. Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
8. Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
9. Работать с базами данных и программами Microsoft Office.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок.

Должностная инструкция для бухгалтера по стандартам цифровой экономики

29 апреля 2020 г. 19:22 Савельева Мария, бизнес-аналитик Мы живем в эпоху цифровизации, когда все процессы и документы постепенно переводятся в электронный вид. Конечно, этого не случится в ближайшие пару лет, но событие ближе, чем мы думаем.

Бухгалтеры одними из первых столкнулись с электронными документами – это и сдача отчетности в ФНС, отправка и получение платежей из банк-клиента, оформление электронных счетов-фактур.

Когда автоматизация только началась, бухгалтеры использовали учетную систему (чаще всего 1С), в которую заносились бумажные документы. Архив на тот момент существовал только в бумажном виде.

Но постепенно перечень используемых систем расширялся, появился банк-клиент и сервисы сдачи отчетности – ими пользуются уже практически все по той простой причине, что указания спускаются централизованно.

Сравнительно недавно обороты начали набирать сервисы обмена документами (счетами-фактурами, первичными документами, договорами). Но на данный момент еще ни одна компания не перешла на обмен только электронными документами. Доля бумаги в документообороте еще велика, но она постоянно сокращается.

Бухгалтеру нужно быть готовым к цифровому настоящему и будущему. И прокачивать свои компетенции.

Должностную инструкцию рекомендуется составлять в соответствии с профессиональными стандартами. Профстандарт «Бухгалтер» утвержден и введен с 08.04.2020. То есть это достаточно современный стандарт.

Обычно структура должностной инструкции состоит из разделов: «Квалификация», «Обязанности», «Права», «Ответственность». В разделе «Обязанности» должностной инструкции бухгалтера при полностью цифровом документообороте останутся примерно те же пункты, которые соответствуют трудовым функциям по профстандарту.

Но все эти обязанности нужно будет делать, используя инструменты работы с электронными документами. Необходимость знаний этих инструментов будет зафиксирована в разделе «Квалификация».

Какие инструменты нужны для полностью цифровой бухгалтерии:

1. ECM-система для согласования и хранения бухгалтерских документов и отчетов;
2. учетная система;
3. электронная подпись для обеспечения юридической значимости документов.
4. сервис обмена электронными документами с контрагентами;
5. сервис сдачи отчетности для взаимодействия с налоговыми органами;
6. система банк-клиент;

Не удивляйтесь, что бухгалтеру нужно иметь достаточно технические знания и умения работать с разными информационными системами. Это также зафиксировано в профессиональном стандарте.

Например, указано, что для выполнения должностных обязанностей главный бухгалтер должен знать:

1. современные технологии автоматизированной обработки информации;
2. передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления процессом формирования информации в системе бухгалтерского учета;
3. порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи;
4. основы информатики и вычислительной техники;
5. правила защиты

Электронный документооборот в организации

> > 05 июля 2020 позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов: Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

1. их излишнее дублирование;
2. длительное время согласования;
3. затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.
4. утеря документов;

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

1. возможность санкционированного редактирования и согласования.
2. оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
3. удобный механизм поиска;

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота.

Система как минимум должна обеспечивать:

1. возможность управления правами доступа;
2. входной и выходной регистрационный контроль документов;
3. обмен документами между структурными единицами компании;
4. перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
5. оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
6. классификацию документов по группам;
7. решение иных задач.
8. создание резервных и архивных копий;

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

1. создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
2. протоколировать все действия с документом и т. д.
3. контролировать исполнителей по срокам;

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

В регламенте:

1. определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
2. закрепляются основные правила работы системы;
3. утверждаются их шаблоны и форматы;
4. описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
5. расшифровываются другие нюансы работы системы.
6. детализируются правила доступа к документам;

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Инструкция специалиста по документообороту

С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.»С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:Ведущий специалист по документообороту административного департамента компанииДата: » » 20 г.

(Личная подпись)Подписано в печать25.11.2007 Статья: web-мастер.

Должностная инструкция web-мастера (‘Кадровик.

Важно Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2007, N 12″Утверждаю»:Управляющий директор/А.

Репнин/ (подпись) дата год»Согласовано»:Административный директор /Т.

Алексина/ (подпись) дата годДиректор по персоналу и организационногоразвития /П. Гаврилов/ (подпись) дата годДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ (ВСПОДО)АДМИНИСТРАТИВНОГО ДЕПАРТАМЕНТА УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ1. Общие положения1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена.

На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.1.2. Вот именно к этому виду кадровых документов и относится должностная инструкция: оформлять не обязательно, но очень желательно Итак, начать стоит с определения должностной инструкции. Вроде бы все представляют, о чем этот документ, но четкое определение термина знают, скорее всего, единицы.

Внимание Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Иными словами, именно должностная инструкция позволяет разграничить права и обязанности сотрудников, а также установить четкое и понятное взаимодействие между представителями различных должностей.

На сегодняшний день оформление должностных инструкций обязательно только для гражданских служащих (ст. Общие положения Данный раздел должностной инструкции в первой своей части имеет достаточно стандартный перечень необходимых данных:

1. перечень всех документов, необходимых для выполнения своих обязанностей;
2. порядок назначения и освобождения от должности;
3. кому непосредственно подчиняется работник;
4. квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), а также требования к специальным знаниям и навыкам.
5. общее назначение должности;
6. полное наименование должности и структурного подразделения;

Особого внимания заслуживает вторая часть, связанная с требованиями к трудовым функциям делопроизводителей. Регистрацию Постановлений и Распоряжений главы улуса

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Вы здесь 251 Общие положения 251.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX. 251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

251.5 У Специалиста по документообороту подчиненных нет.

251.6 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия.

251.7 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту. 252 Цели и должностные обязанности 252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей: 252.1.1Координация информационных потоков между XXX и Контрагентами.

252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

252.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности: 252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне; 252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам; 252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании; 252.2.4Организует курьерскую доставку корреспонденции.

252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями: — с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации; — с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании. 253 Показатели оценки деятельности Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей: 253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению. 254 Общекорпоративные нормы Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах: 254.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***; 254.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ; 254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ; 254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ; 254.6 Положение об Административном отделе XXX ;

Специалист по электронному документообороту должностная инструкция

— — Повышать профессиональный уровень, проходит обучение, подготовку и переподготовку по инициативе работодателя.

2.17.Соблюдать общие принципы служебного поведения муниципального служащего, запреты и ограничения, связанные с муниципальной службой. 3. Права Главный специалист по документообороту и текущему контролю вправе: 3.1.

Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией. 3.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.3. Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.Ответственность Главный специалист по документообороту и текущему контролю несет ответственность: 4.1. Главный специалист по документообороту и текущему контролю должен знать: — правовое обеспечение государственной и муниципальной службы; — архивное дело; — структуру и руководящий состав МР «Хангаласский улус»; — единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в муниципальный архив компании, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — организационную культуру и служебную этику. 2.Должностные обязанности Главный специалист по документообороту и текущему контролю обязан: 2.1.

Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов распоряжений и постановлений главы улуса.

2.2. УТВЕРЖДАЮДиректор по экономике П.П. БезденежныхОАО «Трест» П.П. Петров » » 2020 г.

Должностная инструкцияспециалиста по работе с документамиОАО «Трест» 1. Общие положения 1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность специалиста по работе с документами административного отдела ОАО «Трест» (далее предприятие). 1.2 На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.3 Специалист по работе с документами (далее специалист) подчиняется начальнику административного отдела. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.