Должностная инструкция специалиста по работе договорами отдела документооборота

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Оценить Отзывов:0 Просмотров:7510 Голосов:0 Обновлено:11.06.2013 Тип файла .doc (Microsoft Word 97) Тип документа: 1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов.

На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет. 1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.

ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании. 1.4. ВСпоДО должен знать: 1.4.1.

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. 1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата. 1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов. 1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола. 1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота. 1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда. 1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления. 1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании. 1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

Специалист по документообороту: должностные обязанности и права

В работе каждого предприятия есть масса документов.

Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять. Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту.

Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно. Оглавление:

1. Заключение
2. Навыки претендента на пост специалиста по документообороту
3. Делопроизводитель – кто это?
4. Должностные обязанности специалиста по документообороту
5. Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель – кто это? Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия.

Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством. На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

1. в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.
2. в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
3. во время собеседования с претендентом на должность;

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места. Навыки претендента на пост специалиста по документообороту Соискатель должен досконально знать:

1. Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
2. Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
3. Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
4. Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
5. Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
6. Технику безопасности.
7. Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
8. Правила уничтожения документов и ревизии.
9. Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок.

Должностная инструкция главного специалиста по документообороту

5,00 Отзывов:2 Просмотров:12225 Голосов:1 Обновлено:23.07.2013 Тип файла .doc (Microsoft Word 97) Тип документа: Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. 1.1. Должность главного специалиста по документообороту относится к категории специалистов. 1.2. Назначается и освобождается от должности распоряжением руководителя организации по представлению руководителя отдела.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее трех лет. 1.4. Главный специалист по документообороту подчиняется начальнику отдела кадровой политики.

1.5. Во время отсутствия главного специалиста по документообороту (командировка, отпуск, болезнь и др.) его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке специалист, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение. 1.6. В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:

1. правилами внутреннего распорядка;
2. настоящей должностной инструкцией.
3. законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
4. приказами и распоряжениями _____________, нормативными актами и другими руководящими документами, регламентирующими деятельность отдела;
5. методическими материалами по соответствующим вопросам;
6. правилами охраны труда и техники безопасности, противопожарной защиты;
7. уставом организации;

1.7. Главный специалист по документообороту должен знать:

1. организационную культуру и служебную этику.
2. единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
3. архивное дело;
4. правовое обеспечение деятельности компании;
5. структуру и руководящий состав организации;
6. порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

Главный специалист по документообороту обязан: 2.1.

Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов приказов и распоряжений ______________________. 2.2. Контролировать оформление нормативно – правовых актов в соответствии с Инструкцией администрации по делопроизводству. 2.3. Вести регистрацию входящих исходящих и внутренних документов _______________________________.

2.4. Регистрацию Приказов и Распоряжений ________________________ проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам. 2.5. Вносить в реестр и подшивать в дело оригиналы приказов и распоряжений ____________ с листом согласования.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

» 2.1.

Организовывать работу документооборота организации и работу секретариата и архивной службы компании, распределять нагрузку среди подчиненных сотрудников, вести финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата. 2.2. Обеспечивать контроль документооборота организации (бумажного и электронного), своевременно обрабатывать поступающую и отправляемую корреспонденцию, контролировать ее доставку по назначению. 2.3. Осуществлять контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления; обеспечивать хранение печатей компании.

2.4. Планировать работу секретариата: представлять на согласование и утверждение планы работы секретариата, организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение и т.д. 2.5. Участвовать в совершенствовании (создании, разработке) инструкции по ведению делопроизводства и во внедрении ее новых положений; создавать единую систему документооборота (ЕСДО) в организации (электронного и бумажного ДО), разрабатывать иные документы, регламентирующие деятельность организации в области документооборота. 2.6. Принимать меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании; проводить контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив; готовить справки о соблюдении сроков исполнения документов.

2.12. Вести базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей (государственную, коммерческую и служебную) тайну. 2.14. Выполнять поручения руководства компании. 2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Вести финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетенции. 2.17. Разрабатывать систему мотивации подчиненного персонала. 2.18. … Должностная инструкция специалиста по документообороту:

• Общие положения:

251.001 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту,

СТО СМК Должностная инструкция Специалиста по договорной работе

Действующий Структурное подразделение: Хозяйственный отдел 1.1.

Полное наименование должности: специалист по договорной работе.

1.2. Наименование подразделения: хозяйственный отдел ООО «Стройхолдинг» (далее по тексту — Организация).

1.3. Работник находится в непосредственном подчинении: Управляющего проектом

«Управление инвестированием в услуги по аренде недвижимого имущества»

, в его отсутствие — руководителя организации, либо иного лица, уполномоченного органами управления общества для выполнения функций ЕИО.

1.4. Категория должности: специалист.

1.5. Назначается на должность и освобождается от должности: приказом руководителя организации, либо иного лица, уполномоченного органами управления общества для выполнения функций ЕИО. 1.6. Может выходить с предложениями и заявлениями к: Управляющему проектом

«Управление инвестированием в услуги по аренде недвижимого имущества»

, в его отсутствие — руководителю организации, либо иному лицу, уполномоченному органами управления общества для выполнения функций ЕИО.

1.7. Исполнителя этой должности замещает: заведующий хозяйством, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей в соответствии с настоящей должностной инструкцией. 1.9. В связи с производственной необходимостью специалист по договорной работе может направляться в служебные командировки. 1.10. Входит в состав: нет______________________________________________________________________________ (наименование коллегиального органа, аттестационной комиссии, ВК, инвентаризационная комиссия и др.) 1.11.

В своей работе специалист по договорной работе руководствуется: • Законодательными и локальными нормативными документами организации, приказами, распоряжениями и указаниями руководителя организации, распоряжениями вышестоящего руководства; • Правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности; • Правилами труда; • Положением о пропускном режиме на предприятии; • Настоящей должностной инструкцией; • Положением о найме персонала; • Положением об обучении и развитии персонала; • Положением об обработке персональных данных; • ; • ; • ; • ; • ; • ; • ; • ; • СТД СМК 180 – 2009 Договор аренды торгового места. 1.12. В своей работе помимо распоряжений непосредственного руководителя руководствуется устными и письменными распоряжениями Управляющего проектом

«Управление инвестированием в услуги по аренде недвижимого имущества»

, заведующего хозяйством, только в тех случаях, когда они не противоречат и не мешают исполнению указаний непосредственного руководителя.

1.14.1. Специальные (профессиональные) навыки по должности: 1.

Навык разработки положений, планов, иных локально-нормативных актов, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность организации.2. Навык экспертизы договоров и сопутствующих документов.3.

Должностная инструкция специалиста по договорной работе

/ /

26 декабря 2020 0 Рейтинг Поделиться помогает сотруднику сориентироваться в кругу обязанностей, исполнения которых от него ожидает работодатель, и объеме прав, которыми он для этого наделяется.

Какую структуру может иметь должностная инструкция данного сотрудника и какие пункты могут быть в нее включены, будет рассказано в нашей статье.

Как будет называться должность, решает руководитель, но одним из самых распространенных является вариант «специалист по договорной работе».

На сотрудника, занимающего эту должность, возлагаются обязанности, связанные с заключением контрактов и последующим контролем исполнения достигнутых договоренностей.

В различных компаниях на специалиста по договорной работе возлагается неодинаковый объем обязанностей. Где-то он просто ведет учет договоров, а где-то ему вменяется начинать претензионную работу по неисполненным контрагентами обязательствам — все эти моменты должны быть учтены в должностной инструкции, чтобы сотрудник четко знал, какие задачи перед ним поставлены.

То же самое касается и прав специалиста по договорной работе.

При разработке должностной инструкции специалиста по договорной работе за основу можно взять следующую структуру подобного документа. Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Подписаться Общие положения Это раздел для отражения общей информации о должности, такой как:

название должности (специалист по договорной работе); определение подчиненности, порядка приема и увольнения с работы; требования к квалификации; порядок замещения; перечень нормативных актов, которые сотрудник должен использовать в своей работе.

Права Здесь указывается перечень прав, которыми специалист по договорной работе наделяется для выполнения своей трудовой функции. Например, сотруднику могут быть предоставлены следующие права:

запрашивать информацию и документы у всех подразделений компании в рамках своей компетенции (или же здесь могут быть перечислены конкретные подразделения); знакомиться

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Содержание УТВЕРЖДАЮ Директор по экономике П.П.

Безденежных ПАО «Трест» ____________ П.П. Петров «___»___________ г. 1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность специалиста по работе с документами административного отдела ОАО «Трест» (далее предприятие). 1.2 На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.3 Специалист по работе с документами (далее специалист) подчиняется начальнику административного отдела. 1.4 Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела. 1.5 В случае временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.

1.6 Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется: — законодательными актами РФ; — приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора; — инструкцией по делопроизводству и работе архива; — установленными на предприятии нормами и правилами; — Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия; — настоящей должностной инструкцией и трудовым договором; — положением об административном отделе. 2 Должностные обязанности Специалист обязан: 2.1 Осуществлять подготовку необходимых документов.

2.2 Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. 2.3 Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.

2.4 Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства.

2.5 Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов. 2.6 Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.

2.7 Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации. 2.8 Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.

2.9 Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — документы менеджмента качества. Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

Должностная инструкция менеджера по документообороту в розницу

СодержаниеРегистрацию Приказов и Распоряжений ________________________ проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

3.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

«Должностная инструкция главного специалиста по документообороту»

связанные с ним.

Сайт Договор-Юрист.Ру предоставляет возможность найти и скачать бесплатно бланки или заполненные образцы договоров, заявлений, протоколов, решений и уставов.1.3 Специалист по работе с документами (далее специалист) подчиняется начальнику административного отдела.1.4 Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела. 1.5 В случае временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией. 1.6 Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется: — законодательными актами РФ; — приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора; — инструкцией по делопроизводству и работе архива; — установленными на предприятии нормами и правилами; — Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия; — настоящей должностной инструкцией и трудовым договором; — положением об административном отделе.Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.

1.4. ВСпоДО должен знать: 1.4.1.

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.1.4.3.

Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата. 1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и текущему контролю и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов.регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.1.3.Квалификационные требования: высшее профессиональное образование.

стаж работы по специальности не менее трех лет, стаж работы в младших или старших должностях муниципальной службе не менее двух лет.— единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в муниципальный архив компании, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Вы здесь 1. Общие положения 1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом управляющего директора компании по предъявлению административного директора и директора по персоналу и организационного развития.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех СП компании.

ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать: 1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата. 1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата. 1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП). 1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов. 1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола. 1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота. 1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив. 1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда. 1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления. 1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники. 1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании. 1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20.

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Вы здесь 251 Общие положения 251.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями. 251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела. 251.5 У Специалиста по документообороту подчиненных нет.

251.6 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия. 251.7 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту. 252 Цели и должностные обязанности 252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей: 252.1.1Координация информационных потоков между XXX и Контрагентами.

252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей. 252.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности: 252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне; 252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам; 252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании; 252.2.4Организует курьерскую доставку корреспонденции. 252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями: — с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации; — с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.

253 Показатели оценки деятельности Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей: 253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции. 253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению. 253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

254 Общекорпоративные нормы Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах: 254.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***; 254.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет.

Корпоративный стандарт формы одежды» ; 254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ; 254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ; 254.6 Положение об Административном отделе XXX ;

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции —  Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации. Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией.

Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее. Оглавление: 1.

Общие сведения о профессии специалист по документообороту 2.

Обязанности и ответственность специалиста по документообороту 3. Права менеджера по работе с документацией Общие сведения о профессии специалист по документообороту Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте.

В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение.

В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные. С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст.

195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения. Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

1. при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
2. при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
3. на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

Эти два профстандарта документоведа позволяют:

1. сформировать перечень его трудовых функций.
2. предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
3. грамотно сформулировать название должности;

Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

Должностная инструкция менеджера по документообороту в розницу

Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела. 1.5 В случае временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией. 1.6 Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется: — законодательными актами РФ;- приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;- инструкцией по делопроизводству и работе архива;- установленными на предприятии нормами и правилами;- Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;- настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;- положением об административном отделе.

Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90).

4.5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

Профессиональные требования Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — документы менеджмента качества. 4 Права Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей. 4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.