Как правильно в письме отказать в
Оглавление:
- Как отказаться от собеседования
- Отличный секретарь
- Совет 1: Как тактично отказать постоянному поставщику
- Bosshunt
- Письмо-отказ
- Составляем грамотно деловое письмо-отказ
- Письмо-отказ
- 9 секретов как написать письмо-отказ
- Вежливый отказ как инструмент повышения лояльности адресата
- 9 секретов как написать письмо-отказ
- Как оформить письмо-отказ: образцы и примеры
Как отказаться от собеседования
10 фев 2017 Вас пригласили на собеседование с потенциальным работодателем, но по каким-то причинам не сможете быть в назначенное время. Чтобы избежать сложных ситуаций, важно знать, как правильно отменить интервью, как в случаях переноса встречи на другое время, так и тогда когда вы решили вовсе не рассматривать данную работу.Правильно переносим встречуЗа день до назначенного собеседования необходимо по телефону или в письме сообщить рекрутёру, что ваши планы изменились.
Конечно, лучше будет это сделать в ходе телефонного звонка, разговаривая напрямую с потенциальным работодателем. Отметьте вашу заинтересованность в работе, и сообщите о сложившихся затруднениях.
Как правило, HR специалисты не будут вдаваться в причины ваших затруднений.
Если причина из-за вашей нынешней работы, объясните, что обязательная встреча, обучение и т.д. были запланированы, и вы обязаны их посетить.
Настолько, насколько вы хотели бы обсудить возможности, вы обязаны быть профессионалом. Потенциальный работодатель по достоинству оценит ваш трудовой этикет и поймет необходимость переноса собеседования. Советы:•Не переносите собеседование только потому, что вы хотите выехать из города на выходные или оно будет мешать вашим личным планам.
Переносите только тогда, когда это абсолютно необходимо.•Вы должны перенести собеседование, как только вы поймете, что вы не можете прийти.
Держите ваш календарь наготове в случае, если они могут перенести ваше собеседование.•Если истинная причина не семейные обстоятельства, вам следует как можно скорее позвонить, чтобы перенести собеседование.•Не планируйте собеседование, не проверив свой календарь.•Рассказывая о причинах переноса встречи, старайтесь не лгать.
Помните, все тайное рано или поздно становится явным.Как отменить собеседование с работодателем?Отменять собеседование без серьезного на то основания – не только несерьезно по отношению к работодателю, но и неправильно даже по отношению к самому себе. Перед тем как отказаться от собеседования хорошо все обдумайте. Ситуации в жизни бывают разные и возможно это действительно вынужденная мера, тогда стоит подготовить вежливый отказ работодателю от назначенного собеседования.
Какие обстоятельства могут на это повлиять:•Вам предложили другую работу, и вы согласились. Достаточно подходящая причина отказа, которую поймет потенциальный руководитель.
Однако даже если вам поступило предложение о работе, не стоит отказываться от других интервью.
Вы упускаете возможность сравнить предложения и условия труда.
И возможно, вы заинтересуете работодателя, и вам предложат более выгодные условия. •Вы поразмыслили и решили, что эта работа вам не подходит.
Отправлять свое резюме работодателя стоит максимально внимательно, изучая все условия труда.
Чтобы впоследствии не пришлось отказываться, потому что вы вдруг узнали, что добираться до работы долго, или же вам не подходит график. Однако если это случилось, постарайтесь максимально корректно объяснить
Отличный секретарь
К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком.
К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героя этой статьи: письмо-отказ.
Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях.
Сегодня рассмотрим структуру писем-отказов и приведем примеры формулировок для текста.
Структура делового письма-отказа такая же, как и в любом другом .
Рекомендую вам прочитать и эту статью, потому что большинство реквизитов письма-отказа оформляется совершенно стандартно, и говорить о них здесь мы не будем, уделив основное внимание тексту.Отказ пишется на бланке организации, подписывается генеральным директором или уполномоченным должностным лицом, после чего регистрируется. Далее рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов и смысловых частей письма. Или, как иногда говорят, тема письма.
Здесь есть небольшая тонкость из области этикета: если покажете явный негатив и отрицание, «плюсов» в глазах вашего партнёра это вам не добавит.
Тема вашего ответного письма не должна сообщать ваше решение отказать в чем бы то ни было. Лучше написать нейтрально: «Сотрудничество», «О гарантии», «О подписании договора» и.т.д.
Поскольку письмо-отказ практически всегда является ответным, то можно сохранить ту тему, которая была заявлена в письме-запросе.
Текст письма начинается с обращения к адресату по имени и отчеству. Если известна только фамилия, то обращаемся по фамилии, но никаких инициалов уже не пишем, и не забываем, что в России общепринятое обращение на такой случай – «господин» или «госпожа». Например: Уважаемый Олег Олегович!
или Уважаемый г-н Макаренко! или Уважаемая г-жа Митрофанова!
Если сомневаемся даже в фамилии адресата, пишем просто «Уважаемые господа!» В отличие от письма-предложения или жалобы, письмо-отказ пишется тольков ответ на чужое письмо или официальный запрос.
Когда вы составляете текст такого письма, стоит учитывать, что оно обязательно должно содержать ссылку на запрос, которая ставится в начале текста или (что еще лучше и абсолютно правильно) выносится в специальный реквизит – в специальные отметки, расположенные под полями для номера письма и даты: ______________ № ___________ На _____________ от __________ — здесь и пишутся данные запроса. Если на бланках вашей компании таких специальных полей не предусмотрено, с ссылки на письмо-запрос начнется первый абзац отказа: В ответ на ваше письмо от 01.07.2015 №434 сообщаем, что… Прежде чем отказать, необходимо выразить сожаление по этому поводу. Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз.
Например: К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с… Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними.
Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели.
В таком случае в письмо включаются фразы:
Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в устной и письменной форме: пример, образец отказа от коммерческого предложения
В статье вы найдете рекомендации по написанию письма-отказа. Содержание Отказ в любом случае – дело неприятное. Однако отказ в коммерческом дело, деловом союзе или бизнесе – это то, что встречается часто.
Отказ имеет право на существование в различных ситуациях:
- Можно отказать в неактуальных предложениях
- Отказ в принятии на работу
- Отказаться выполнять определенный объем работы
- Отказаться от требований
- Не согласиться на сотрудничество
Говорить кому-то «нет», конечно же, неприятно, но в некоторых случаях просто необходимо.
Для уважаемого начальника или администрации важно подобрать действительно «сильные» и доходчивые слова, ведь порой банальное «нам это не интересно», может звучать достаточно грубо. Таким образом потенциальный или реальный клиент почувствует обиду и разочарование, что отпугнет его приходить в организацию, заведение, учреждение еще раз. Существует ряд «универсальных» слов и клише фраз, которые нужно использовать профессиональному переговорщику для того, чтобы правильно отказать.
Важно помнить правила:
- Извинитесь за неудобства или то, что сложились данные обстоятельства.
- Используйте фразы-размышления, например: я все обдумал, я рассудил, я взвесил все «за» и «против», я подумал обо всех деталях и так далее.
- Не при каких условиях не следует переходить на личности, так как вы совершенно необоснованно можете обидеть человека.
- Не забудьте поблагодарить человека за то, что он сделал для вас определенную работу.
- Обязательно обоснуйте ваш отказ так, чтобы человек вас понял.
- Дайте понять человеку, что вы отказываете ему не как человеку, а не совсем согласны с его предложениями.
- После или до отказа сделайте человеку весомый и существенный комплимент по поводу его труда, способностей, возможностей.
- Если у вас есть возможность, предложите клиенту совершенно иное, более полезное сотрудничество.
Писать письма с отказом – умение далеко не каждого начальника, секретаря, администрации и учреждения.
Для этого требуются года навыков, ведь дело деликатное и может ярко свидетельствовать о том, какой статус у организации. ВАЖНО: Содержание и способ подачи важной информации в письме свидетельствуют о том, каким уровнем обладает организация, какой у нее имидж и, конечно же, репутация.
Важно знать:
- Не перегружайте такой вид письма терминами, сложными словами и умозаключениями.
- Составляя письмо, нужно помнить о том, что оно ни в коем случае не должно человека обидеть.
- Структура письма-отказа должна соответствовать всем нормам не только в построении мысли, но и в оформлении.
- Правила написания письма должны диктоваться общими правилами деловой этики и вежливости.
- Каждое письмо-отказ должно иметь обязательные три части: обращение, основную часть и заключение.
ВАЖНО: При написании письма нужно не «сразу рубить с плеча», сообщая наинеприятнейшую информацию, а, так сказать,
Совет 1: Как тактично отказать постоянному поставщику
8 мая 2014 Автор КакПросто! Даже деловые взаимоотношения, основанные, прежде всего, на выгоде, предполагают некоторые привилегии для постоянных деловых партнеров, с которыми вас связывают годы сотрудничества. В этом случае вам и самому может быть неприятен отказ, и, в то же время, вы хотите сохранить нормальные отношения.
Отказ постоянному поставщику в продолжении сотрудничества легче всего оформить в виде письма, исключающего неловкость личного объяснения. Статьи по теме:
Bosshunt
Принимать предложение о работе не то же самое, что отклонять его — в этом меньше удовольствия и больше трудностей.
Однако, отказ от предложения является отличной возможностью для создания собственного бренда и поддержания отношений с сотрудниками из этой компании.
Шаг 1: Выразите свою благодарность В первую очередь важно поблагодарить HR-менеджера за предложение о работе и за уделенное вам время.
Хотя интервьюирование потенциальных кандидатов является частью работы менеджера по персоналу, тем не менее, этот человек потратил несколько часов на то, чтобы прочитать ваше резюме, просмотреть ваши профили в социальных сетях и провести с вами собеседования.
Возможно, они рассказали о вас другим сотрудникам компании и дали отличные характеристики. Поэтому, искренняя благодарность за потраченные время и усилия, выраженное в письме, будет иметь большое значение.
Например: «Большое спасибо за предложение о работе на позицию менеджера по маркетингу.
Я очень признательна за то, что Вы нашли время, чтобы рассмотреть мою кандидатуру и ответить на мои вопросы о компании и о должности». «Еще раз спасибо за собеседование, проведенное на прошлой неделе — мне было приятно познакомиться с командой и посмотреть офис. Я многое узнал о позиции операционный директор и очень благодарен за Ваше предложение».
«Мне бы хотелось еще раз поблагодарить Вас за приглашение и возможность работать в Вашей компании»
. Шаг 2: Кратко объясните причину Особенно, если вы потратили много времени на прохождение различных этапов собеседований, то будет неправильно оставлять HR-менеджера в неведении, почему вы отклоняете предложение. Тем не менее, нет необходимости вдаваться в подробности и говорить о том, что другая компания вам предложила лучшие условия или, что вы всю прошедшую неделю провели в мучительных раздумьях по поводу своего решения.
Самое лучшее, что вы можете сделать — это честно и кратко объяснить причину, почему вы не принимаете предложение.
Например:
«Все тщательно взвесив, я принял решение принять предложение от другой компании»
.
«После долгих раздумий, я решил, что сейчас не самое подходящее время для того, чтобы оставлять мою текущую должность в компании «Y»
.
«Несмотря на то, что эта должность открывает для меня много возможностей, я все же решил, принять предложение от другой компании на позицию «Директор по маркетингу»
, на которой я смогу реализовать мои профессиональные цели в сфере маркетинга».
«Я получила несколько приглашений от компаний и выбрала другую компанию, которая лучше всего соответствует моим текущим целям и планам по построению карьеры»
. «Я вынуждена отказаться от Вашего предложения.
У меня появилось другое предложение, и в настоящий момент оно мне более интересно по уровню должности и зоне ответственности».
Шаг 3: Оставайтесь на связи Мир поиска работы — особенно в некоторых отраслях очень тесен.
Поэтому, перед тем как вы откажитесь от предложения, не помешает написать немного любезностей в адрес HR-менеджера. Если вы обсуждали на собеседовании какое-то событие или конференцию, на которые вы оба собираетесь пойти, упомяните об этом в письме.
Письмо-отказ
Деловая e-mail переписка. Пять правил успехаВоротынцева Тамара Ситуация, когда клиент просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.В чем обычно заключается трудность?• Мы не можем пойти на уступки адресату («хорошему», надежному, постоянному).• Нам неприятно отвечать отказом.• Нам важно сохранить расположение и лояльность адресата.Как эти трудности преодолеть?1.
Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию.2.
Полезно знать алгоритм корректного отказа.А теперь немного подробнее.Как написать письмо-отказИтак, для того чтобы написание отказа не вызывало у вас внутреннего напряжения, важно осознать следующее:1.
Вы работаете в бизнесе.2. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели.3.
Цели сторон не всегда совпадают.4.
Важно поддерживать взаимное уважение и понимать, что каждый имеет право на свои интересы.5.
Вы представляете деловые интересы своей компании.6.
Письмо-просьба: From: Андрей Выхин Sent: Friday, October 03, 2009 5:49 PM To: Михаил Михайлов Subject: Официальная просьба Добрый день, уважаемый Михаил! Обращаюсь к Вам с официальной просьбой. Наша компания занимается продажей и техническим обслуживанием грузовой и строительной техники, а также поставкой запасных частей.
С 2002 года мы являемся Вашими постоянными клиентами и деловыми партнерами. В связи со сложной ситуацией на рынке грузовой и строительной техники и сокращением бюджета на проведение рекламных кампаний мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам скидку 20 % при размещении наружной рекламы. Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку.
С уважением, Андрей Выхин Директор по маркетингу Ответ-отказ: From: Михаил Михайлов Sent: Friday, October 04, 2009 11:02 AM To: Андрей Выхин Subject: Re: Официальная просьба Уважаемый Андрей Иванович!
Выражаю Вам искреннюю благодарность за длительное сотрудничество с нашей компанией. Что касается Вашего вопроса, то скидки на наружную рекламу у нас являются накопительными и рассчитываются от совокупного объема услуг, оказанных и оплаченных за последние 365 дней (12 месяцев). Шкала скидок едина для всех наших клиентов и партнеров.
Высылаю Вам ее в приложении. На текущий момент скидка для вашей компании составляет 15 %: за последние 12 месяцев Ваша компания заказала услуг на сумму ххххххх руб. Следующий порог скидки – ххххххх руб.
Для него начнет действовать скидка 20 %.
При достижении этого порога Ваша скидка автоматически увеличится. Мы понимаем, что сейчас во многих отраслях экономики существуют некоторые сложности.
Но, несмотря на это, мы продолжаем предоставлять нашим клиентам такую услугу, как отсрочка платежа. Она позволяет Вам начать размещение рекламы прямо сейчас, а оплачивать размещение в течение последующих 15 дней.
Составляем грамотно деловое письмо-отказ
06.07.15 8:11 В этой статье речь пойдет о не совсем приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации в сфере деловых отношений – письме-отказе. Иногда приходится набраться храбрости и составить этот злосчастный текст, потому что того требует этика деловой переписки.
Причины могут быть совершенно разные: отказ в выполнении требований, в приеме на работу, в продлении сроков или продолжении в целом сотрудничества и т. д.Насколько разной не была бы ситуация, отказывать всегда сложно, и при составлении соответствующего письма мы сталкиваемся с одинаковыми трудностями, когда:1.
Возможно, что и неплохой кандидат, потенциальный партнер, сотрудник не подходит нам по ряду объективных причин.
2. Чувствуем себя неловко, отвечая отказом.
3. Нам важно сохранить репутацию, благоприятное мнение о себе или компании.
Представим следующую ситуацию: ваша организация объявляет тендер, благодаря которому хочет выбрать хорошего поставщика услуг или материалов, продуктов.
В ответ получает много предложений от потенциальных партнеров.
Далее, конкурсная комиссия определяет победителя, выбирает одну или несколько самых достойных на ее взгляд компаний. В результате несколько организаций, не прошедших отборочные туры, необходимо оповестить об этом, то есть отправить им письмо-отказ. И вот здесь происходит столкновение с тем самым неприятным моментом.Казалось бы, что сложного?
Просто написать все, как есть:
«По результатам проведенного тендера, было принято решение в сотрудничестве Вам отказать»
. Однако не все так просто как может показаться.
Представьте себя на месте адресата-отказника. В большинстве случаев такой вариант ответа, мягко говоря, прозвучит нелицеприятно, а для кого-то и обидно, несмотря на то, что ничего плохого и оскорбительного сказано не было. Но негативная новость, поданная сухим, официальным стилем, может еще более усугубить ситуацию.
Обида возрастет до таких масштабов, что может плохо отразиться на репутации компании, а, кроме того, в дальнейшем больше не вызвать интереса к какому-либо варианту сотрудничества.Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего партнерства?
Чтобы найти ответы на эти вопросы, рассмотрим несколько полезных рекомендаций по составлению грамотных писем-отказов.
Итак…1. Очень важно обладать уравновешенным внутренним состоянием, деловым спокойствием, которое, собственно, подразумевает само понятие бизнеса.
Партнеры не всегда преследуют одинаковые цели, но важно придерживаться уважительного отношения друг к другу.
Понимать, что каждый имеет право на свою точку зрения. И отказ – это абсолютно нормальная бизнес-реакция, рабочий случай, на который необходимо реагировать достойно.
В то же время уметь грамотно отказать – это значит уметь вести себя максимально корректно по отношению к бизнес-партнерам.
2. Чтобы ваше письмо – отказ было воспринято правильно и адекватно, важно отметить в его содержании две вещи: во-первых, обращение должно быть персонализированным.
Письмо-отказ
15370 Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку.
Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде. В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки.
Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления.
Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата). Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии.
Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики. Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается. При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений.
Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата. Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом.
9 секретов как написать письмо-отказ
20.05.2014 Письма-отказы — это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет».
Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными. Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:
- нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
- неприятно отвечать отказом;
- важно сохранить расположение и лояльность адресата.
Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда? Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» — это лишь часть конструктивного диалога деловых людей.
Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать.
Таким образом, отказ — это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно. Во-вторых, отказывайте грамотно.
Грамотный отказ — это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу. В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ.
«Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!» «Уважаемая Мария Сергеевна!» 2.
Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:
«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение» «Благодарим за присланное в наш адрес резюме» 3. Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.
«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»
Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок: «Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…» 4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова.
Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали.
Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях»
.
Как написать письмо-отказ (с примерами)
24.07.2018 в 17:01 Автор: Иван Арефьев Просмотры: 2656
Содержание У меня есть друг, который оценивает антиквариат.
То есть дает цену в рублях какой-нибудь старой китайской вазе, в которой какая-нибудь тетя Фрося хранила карандаши. Он говорит, что самая трудная часть его работы (и ее он боится больше всего) — сообщать людям, что их сокровище бесполезно.
Все мы умеем сопереживать. Я тоже чувствую себя неловко, когда объясняю очередному соискателю, что его резюме, идеи или квалификация недостаточно хороши для вакансии, на которую он претендует. Написать отказ — непростая задача для любого из нас.
И это не зависит от того, с кем вы имеете дело. Кандидат на вакансию, предприниматель, проект которого вы не собираетесь финансировать, или поставщик, услуги которого вам больше не нужны. Большинству из нас трудно даются отказы.
Это неприятно. Так что многие откладывают это дело в долгий ящик или вообще ничего не предпринимают, уступая место молчанию.
И тем не менее, так мы упускаем возможности.
Несмотря на болезненность, отказ имеет свои преимущества. Как-то раз было проведено любопытное исследование. Выяснилось, что когда компания открыто заявляет о том, что какие идеи ей не подходят (а не просто пассивно игнорирует), качество других идей и заинтересованность сотрудников возрастают.
Есть одна важная вещь, которую я усвоил за годы работы: первое попавшееся — не всегда лучше.
За это время я отклонил тысячи идей, черновиков и заявок. И сейчас, оглядываясь назад, вижу, что был прав.
Так что отказывайте, отказывайте и еще раз отказывайте. Написание хорошего отказа занимает много времени — особенно сначала.
Благодаря такой классификации мы смогли выделить ключевые принципы, а также набор требований к статьям и их авторам. Так экономится время и совершается меньше ошибок.
Тем не менее, письмо-отказ не должно быть длинным. А причину, по которой вы отказываете, не обязательно расписывать во всех подробностях. Если вы никогда не встречались с человеком и все ваше общение заключалось в электронной переписке, можно вообще обойтись несколькими строками.
Проанализировав некоторые письма-отказы, можно выделить некоторые закономерности.
Обычно их составляют по следующему плану:
- Дать надежду.
- Поблагодарить.
- Сообщить об отказе.
- Описать главную причину отказа.
Например: Уважаемый Петр Петрович, Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа.
Вежливый отказ как инструмент повышения лояльности адресата
Вежливый отказ, составленный с учетом психологических тонкостей, позволит сказать «нет» в такой форме, что адресат не только не обидится, но и укрепится в своем желании к дальнейшему сотрудничеству. Умение использовать вежливые формы отказа в тех случаях, когда вы не можете исполнить чью-либо просьбу, пригодится всегда. Конечно, на рабочем месте, где вы исполняете свои , отказывать приходится гораздо реже.
Это обусловлено этикой деловых взаимоотношений, когда и просьбы, и обязанность их выполнения строго регламентированы должностными инструкциями и того, кто обращается с просьбой, и того, к кому она обращена.
Тем не менее, обстоятельства могут сложиться так, что определенная свобода выбора у вас будет. Чаще всего, это как раз такие просьбы и предложения от , которые как раз выходят за рамки установленных регламентов. Но в некоторых ситуациях вежливый отказ может потребоваться, даже когда просьба связана с выполнением того, что входит в ваш функционал, но в силу загруженности исполнить вы ее не можете.
В любом случае, односложный ответ «нет» исключен. Вам следует использовать вежливые формы отказа, чтобы не испортить отношения с коллегой или и, в то же время, дать понять, что с такими просьбами к вам не следует обращаться и в будущем.
Психологи советуют использовать такие, простые, но действенные вежливые формы отказа, как:
- Объясните, почему вы не сможете выполнить просьбу — хотя давать объяснения вы не обязаны (если это не прямое поручение руководителя);
- «Отзеркаливайте» просьбу собеседника своим отказом — повторяйте те фразы, которыми собеседник пытается убедить вас исполнить его просьбу, проявляя дружеское участие и глядя в глаза своему визави.
- Пообещайте, что в другой раз вы исполните просьбу — этот вариант вежливой формы отказа все равно не обязывает вас в следующий раз сказать «да», особенно, когда дополнить его условием «в случае, если у меня найдется свободное время»;
- Предвосхищайте просьбу — если вы предполагаете, что последует просьба, пожалуйтесь собеседнику до того, как он ее выскажет, о том, как вы загружены;
- Отсрочка принятия решения — попросите время на обдумывание просьбы, пообещайте сообщить о том, сможете ли вы ее выполнить, после того, как, например, сверитесь со своим ежедневником и планом дел;
Образец вежливого отказа в «зеркальной» форме: Вы: «К сожалению, после обеда я не смогу помочь тебе с отчетом». Коллега: «Мне нужно сделать его сегодня». Вы:
«Да, я знаю, что тебе нужно сдать отчет сегодня, но у меня не будет времени помочь тебе»
.
Коллега: «Но сегодня — последний день сдачи отчетов». Вы:
«Да, сегодня — последний срок, но после обеда я занят и не смогу поучаствовать в подготовке отчета»
.
Вежливый отказ можно использовать во взаимоотношениях с непосредственным руководителем или . Если он, например, в который раз пытается загрузить вас сверхурочной работой, попробуйте объяснить, что чем больше нагрузка, тем меньше ваша продуктивность.
9 секретов как написать письмо-отказ
Вы здесь Письма-отказы — это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная.
Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.
Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:
- важно сохранить расположение и лояльность адресата.
- нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
- неприятно отвечать отказом;
Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда? Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» — это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать.
Таким образом, отказ — это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.
Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении. Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа: 1.
Начните письмо с персонального обращения к адресату. «Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!» «Уважаемая Мария Сергеевна!» 2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:
«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение» «Благодарим за присланное в наш адрес резюме» 3.
Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.
«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»
Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок: «Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…» 4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете.
В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали.
Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях»
.
«Мы внимательно изучили Ваш проект по…».
«Комиссия внимательно изучила представленные Вами данные и результаты опросов»
. 5.
Как оформить письмо-отказ: образцы и примеры
Когда одна организация направляет предложение о сотрудничестве, которая предусматривает подписание договора, другой компании, то, как очевидно, наиболее частым случаем будет отказ в таком сотрудничестве, случаи согласия более редки.
В ситуации подобного отказа стандартный вариант — это отсутствие ответных действий со стороны адресата оферты. Однако возможна ситуация, когда это лицо либо заинтересовалось предложением, хотя и не смогло его принять, либо же полагает, что в дальнейшем взаимодействие вполне возможно. Тогда получателю оферты имеет смысл выслать ее отправителю письмо-отказ, в котором получатель вежливо отказывается от сотрудничества в настоящий момент, но выражает надежду на его возможность впоследствии Содержание статьи
Отказ от заключения договора — это документ, который направляется одной организацией в адрес другой, когда первая компания приняла соответствующее решение.
Основанием для него становится предложение, направленное этой другой компанией в адрес первой. Таким образом, составление такого послания — обычная вежливость, поскольку его можно оставить без ответа.
В то же время такое письмо даст возможность улучшить отношения между потенциальными контрагентами, поэтому его составление будет безусловно рациональным шагом, если существует перспектива сотрудничества в будущем. Форма отказа от заключения контракта по смыслу должна быть письменной.
Устное сообщение оференту о том, что его предложение отвергнуто, по определению не составляет письма. Письмо-отказ от сотрудничества может быть выполнено различным образом.
Ниже приведены несколько образцов такого документа.
Первое письмо-отказ: Уважаемый Егор Николаевич, Наша компания внимательно изучила поступившее от Вас предложение относительно концепции рекламной кампании нашего продукта.
Мы отметили профессионализм и креативность Вашего продукта. К сожалению, данная кампания не совпадает с нашим видением того, каким образом должно происходить продвижение нашего продукта. Поэтому в настоящее время мы приняли решение заключит соглашение с другим рекламным агентством.
В будущем мы готовы знакомиться с Вашими новыми идеями. Благодарим за предложение. С уважением, Олег Сидельников Второе письмо-отказ: Уважаемый Егор Николаевич, Мы рассмотрели Ваше предложение, относящееся к участию в тендере на закупку нашим учреждением Ваших медицинских приборов.
Его условия показались нам интересными.
Однако, к сожалению, мы вынуждены от него отказаться, поскольку ваши предложения по ценам в отношении нескольких существенных наименований, входящих в данный тендер, не совпадают с нашими возможностями.
В дальнейшем мы проинформируем вас относительно дат проведения и условий наших следующих тендеров С уважением, Олег Сидельников Составляя письмо-отказ, его автору необходимо позаботиться о корректности формулировок. Ведь в дальнейшем не исключена возможность, что сотрудничество с данной организацией все же окажется выгодным.