Как сброшюровать бюллетень и опечатать

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

• Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.
• Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.Во-первых, требование прописано на законодательном уровне.

Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д.

Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами. Что действительно важно:Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях.

На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов. Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.На наклейке пишется следующее:

«Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью»

.

Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками.

Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов. Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

1. Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
2. Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.

3. Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

1. Дата составления подшивки.
2. Название организации.
3. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
4. Заголовок дела.
5. Номер тома.
6. Индекс дела.
7. Количество листов в подшивке.
8. Срок хранения.

Каждый комплект документов снабжается описью.

В ней содержится информация:

1. Срок хранения.
2. Дата подшивки.
3. Данные ответственного лица – составителя подшивки.
4. Название документа.
5. Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
6. Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию.

Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

1. Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
2. Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
3. Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
4. Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются
5. Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
6. Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
7. 

   Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.

Как правильно сшивать документы

Прошивать документы необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены. Содержание статьи Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

• Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).
• Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
• ГОСТ 51141 по делопроизводству;

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

1. штатное расписание.
2. приказы личного состава,
3. приказы общего состава,

Бухгалтеры прошивают:

1. кассовую книгу,
2. счета-фактуры,
3. ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
4. оборотные ведомости по материальным средствам,
5. авансовые отчеты,
6. путевые листы,
7. накладные,
8. акты выполненных работ,

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию. Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

1. Степлер;
2. Специальное оборудование.
3. Нитки;

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности. Самым надежным считается подшивание дел нитками.

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами.

Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества.

Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты.

В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Как правильно заполнить рассказано здесь. Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной .

Как правильно прошивать документы?

> > > По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили. Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.

Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов.

Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли. Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных . В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены , есть еще , который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также .

Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов. При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

1. Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
2. Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
3. Клей;
4. Ножницы.
5. Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
6. Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции. При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

1. Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
2. Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
3. Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
4. Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.

Сначала наметьте точки на месте проколов.

Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

Как прошивать документы

В статье расскажем, какие документы нужно прошивать и как правильно это делать. Покажем на примерах основные способы прошивки. Скачайте полезные материалы: Шпаргалка от экспертов Полезный образец Примените в работе Скачайте готовый образец Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации.

Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в . Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия: Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.

Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг.

Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок.

Кроме того, прошитые дела более компакты.

Их гораздо легче хранить и систематизировать.

Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив. Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

1. Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
2. Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
3. Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
4. Кадровые (, штатное расписание);
5. Бухгалтерские (авансовые отчеты, , счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
6. Нотариально удостоверенные копии и переводы;

Перед тем, как прошивать документы, нужно убедиться, что среди бумаг нет тех, что могут быть затребованы при проверке налоговой службой или переданы в ФНС для отчета.

Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам. Единого регламента, который устанавливал бы правила, как прошивать документы, нет.

Некоторые общие требования можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но описания процедуры в стандарте не приведено. На законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009).

В пункте 3.5.3. рекомендаций указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивать и переплетать дела. В Приложении № 24 к этому пункту процедура описана подробнее.

Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг.

Как сброшюровать документы?

Брошюровка документов позволяет систематизировать важную финансовую, юридическую или любую другую документацию, обеспечить ее долгосрочное хранение, удобное чтение и транспортировку.

Если прошить документы неправильно, их могут не принять контролирующие органы для проверки отчетности. При этом возрастает риск расформирования и подмены, особенно если в компании/организации большой документооборот.

• Архивные, которые хранятся долгий период.
• Бухгалтерские – книги, отчеты.
• Кадровые и те, которые нуждаются в регулярных проверках.

Не скрепляются официальные документы для налоговой, поскольку сотрудники этой службы часто их разделяют для копирования и сканирования.

Строгих стандартов касательно того, как сброшюровать документы, нет. Есть только рекомендации Росархива и инструкции от Центрального банка РФ.

1. Оформить обложку. Она может быть стандартной (для листов А4) и нестандартной. Для долговременного хранения выбираются плотные износоустойчивые обложки.
2. Подготовить комплект документов. Толщина стопки не больше 4 см, это максимум 250 листов.
3. Пронумеровать страницы. Карандашом в верхнем углу справа. Арабскими цифрами, подальше от напечатанного текста.
4. Составить опись. Здесь нужно указать название компании/организации, дату и срок хранения, перечень, количество документов и страниц.

• Иголкой и ниткой. После сшивания страниц нитки связываются и приклеиваются кусочком бумаги с надписью для заверения.
• Шуруповерт и веревка.

  Хороший вариант для крепления объемных материалов.

• Дырокол.

  Быстрый и удобный способ. Может применяться со скоросшивателем.

• Переплетный станок. Выполняется в типографиях. Гарантирует респектабельный внешний вид и максимальную надежность крепления.

• После подготовки документа делаем в нем 3 прокола шилом или иглой.

  Дистанция между проколами – 3 см.

• Начинаем вдевать иглу с задней стороны в отверстие посередине. Потом втыкаем вверх и через изнанку в нижний прокол.

• Повторяем процедуру несколько раз для прочности.

  На изнанке завязываем узел и оставляем хвостик из ниток.

  На узел клеим листок 4х6 с подписью уполномоченного лица. Ставим штамп так, чтобы он был на наклейке и одновременно на самом деле.

Статья о том, как сброшюровать документы, написана при поддержке специалистов копировального центра

Как правильно сшить документы

» » »

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать.

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.

Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры.

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

1. приказы личного и общего состава,
2. а также штатное расписание.

1. оборотными ведомостями,
2. актами выполнения работ,
3. счетами-фактурами,
4. накладными,
5. путевыми листами,
6. а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.
7. кассовыми книгами,
8. авансовыми отчетами,

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141.

Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и

Как брошюровать документы вручную

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия » Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок Документы сшивают для обеспечения их целостности.

Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству.

В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве. В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.

Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.

Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков. Подлежат прошивке следующие виды документации:

1. акты выполненных работ;
2. приказы (как общие, так и личные);
3. ведомости.
4. счет-фактуры;
5. штатное расписание;
6. отчеты (например, авансовый отчет);
7. кассовая книга;

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись. Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
2. Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

— как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ». Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.

Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

1. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
2. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
3. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
4. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой. Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

» » » »

Документы сшивают для обеспечения их целостности.

Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС.

Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков. Подлежат прошивке следующие виды документации:

1. отчеты (например, авансовый отчет);
2. штатное расписание;
3. ведомости.
4. приказы (как общие, так и личные);
5. акты выполненных работ;
6. счет-фактуры;
7. кассовая книга;

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись. Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке. Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
2. Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ». Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

1. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
2. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
3. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
4. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой.

Как правильно сшивать документы

Казалось бы, нет проще занятия, чем сшивать документы.

А между тем, не так редки случаи, когда документы, подготовленные для сдачи в архив, возвращаются обратно.

Перешить, перенумеровать, добавить опись.

Этот, с одной стороны, легкий, а с другой стороны, немаловажный процесс требует особого усердия, внимания и знания некоторых правил документооборота. К сожалению, четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов нет.

Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Чаще всего необходимость прошить документы возникает при отправке пакета документов на тендер и при архивной обработке дел.

Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны. Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности.

Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи.

Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке.

Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию.

Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо

Способы защиты документов: прошивка, опломбирование, скрепление сургучной печатью

Чтобы обеспечить сохранность документов, их прошивают, опломбируют или скрепляют сургучной печатью. Неаккуратная прошивка или пломбировка увеличивает риск утери или подмены отдельных листов, а также может послужить причиной отказа заинтересованных лиц принять документы.

В статье мы расскажем о нюансах и технологии сшивания и опломбирования документов.

Документы с временным сроком хранения 10 и более лет сшивают, как правило, для внутреннего использования – при передаче на хранение в архив организации. Однако существует ряд внешних организаций, по запросу которых документы предоставляются исключительно в прошитом виде: • суды; • налоговая инспекция; • нотариальные конторы; • организации-заказчики (при участии в тендере). Вне зависимости от цели прошивки (для внутреннего или внешнего использования), некоторые документы сшивать необходимо в любом случае, например, журнал учета проверок (п.

10 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

, в ред. от 01.05.2017). Технология прошивки документов включает ряд этапов.

Пренебрегать любым из них неосмотрительно, поскольку может привести к расшиванию уже готовых пакетов документов. Этот этап включает следующие шаги:

1. Комплектуем документы: формируем пакет документов (проводим постраничный визуальный осмотр и размещаем в требуемом порядке).
2. Нумеруем страницы валовым способом, арабскими цифрами в верхнем правом углу (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России от 07.12.199. № 9 по делопроизводству Центрального банка Российской Федерации, с изм. и доп. на 25.09.2006).
3. Выбираем обложку. Обложки для документов по назначению делятся на обычные и для долгосрочного хранения, по размерам – на стандартные (229х324 мм) и нестандартные.
4. Просматриваем документы: удаляем скрепки, зажимы, пустые листы и прочие инородные предметы.

Согласно п.

45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утвержден Верховным судом РФ 11.02.1993 № 4462-1, в ред.

[…] В случае, если указанные документы исполнены на бумажных носителях, они не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей.

Текст документа должен быть легко читаемым.

Целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом. […] Если количество листов в сформированном пакете документов более 250, документы формируются в отдельные тома.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Как правильно и какими нитками подшить документы. Содержание Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив.

Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

1. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
2. Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

1. Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
2. Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
3. Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

1. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
2. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия?

   Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?