Образец ответа на на входящее письмо

Шпаргалка делопроизводителя

Деловое письмо Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи. В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма.

Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

Письмо-запрос. В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы.

Начинается письмо с обоснования причин запроса: В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от 24.11.2014… Продолжается описанием сути запроса Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года. В письме-запросе часто устанавливается срок Информацию просим предоставить до 30.04.2015.

Письмо-ответ. Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают.

Начинаются, как правило, так: В ответ на ваш запрос… В ответ на ваше письмо… Затем идет изложение ответа Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан. Письмо-просьба. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться: В связи со сложившейся ситуацией на производстве… Продолжается описанием самой просьбы Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки. Завершается письмо стандартными фразами С уважением…, Заранее благодарим за участие…, С наилучшими пожеланиями….

Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь.

Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.

Завершается письмо фразами С наилучшими пожеланиями… Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Надеемся на продолжение сотрудничества. Сопроводительное письмо. Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.

Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2. Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении: Статистические данные на 2 л.

в 1 экз. Письмо-напоминание. Это письмо напоминает о каких-либо событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.

Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с 25.01.2015 на 08.02.2015. Письмо-сообщение (информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.

Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в ООО «Хлебопечь» с 05.04.2015. Письмо-подтверждение. Этим видом письма мы подтверждаем участие в чем-либо, получение каких-либо документов, факт оказания услуг.

ООО «Одуванчик» подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, 08.05.2015 в 09–00. Письмо-приглашение. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в чем-либо.

Образец делового письма

19559 Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса.

Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем. ФАЙЛЫ Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

1. ;
2. поздравительное письмо;
3. и т.п.
4. ;
5. информационное письмо;
6. ;
7. ;
8. ;
9. ;
10. ;
11. ;

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам. Деловые письма всегда должны содержать подпись.

При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

1. дата написания,
2. реквизиты отправителя и получателя,
3. вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»), Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации.

Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На входящее письмо отвечаем

Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.

1. Как оформить письмо-ответ Ответ можно писать
2. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

1. так и в печатном (данный способ существенно экономит время).
2. как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Показать меню

1. Обрабатываем деловую корреспонденцию
2. …
3. Входящее

Экономьте свое время – отвечайте на входящие письма в один клик. Для этого в электронном документе кликните «Ответить» и выберите вид письма:

1. письмо будет отправлено контрагенту по ЭДО, как обычное электронное, вам потребуется лишь прикрепить к нему нужные файлы или сканы документов;
2. письмо на бумаге – вы сохраняете его копию в свой электронный архив, а оригинал отправляете, например, курьерской службой.

Откроется окно исходящего письма.

Важно В нем получатель проставится автоматически, и оба документа свяжутся друг с другом – в одном будет ссылка на другой.

Вам останется заполнить исходящее письмо до конца: добавить комментарий и прикрепить к нему файлы.

Например, сканы документов. Рассматриваемое письмо ответ образец которого расположен ниже может быть Вам скачан бесплатно с помощью ссылки в конце странице. При необходимости, мы готовы составить необходимый документ по персональному заказу.

Желаем Вам удачи! Письмо-ответ бланк: Генеральному директоруООО «Монолиттрест № 689»О.В. Бражному Уважаемый …! В ответ на Ваше письмо от 28 января 2014 года № ВА/44968/-2014 сообщаю следующее.

Во исполнение договора подряда № 11/456/ВК/2013 от 10 июня 2013 года «на выполнение полного комплекса строительно-монтажных работ по строительству Объекта по адресу: Московская область, г. Домодедово-3» (далее – «Договор») нами проведены работы, согласно прилагаемым документам.

Однако, по неизвестным причинам, эти работы Вами не были приняты. 23 декабря 2013 года в наш адрес поступило уведомление об одностороннем расторжении Договора № 033105/МСХ-13 от 10.12.2013 года. Банки нередко напоминают клиентам о задолженности по или новых условиях кредитования.

В адрес человека, которого вы бы хотели видеть в своем коллективе, можно направить информацию о вакансиях и уведомление о приеме на работу. Инфо Некоторые сообщения сотрудники фирмы обязательно должны получать в письменном виде.

Это информация о дисциплинарных взысканиях и предупреждение о сокращении.

Ответ на официальное письмо: образец

Расскажем, на какие письма нужно отвечать.

Объясним, как правильно составить и оформить ответ в соответствии с требованиями нового ГОСТа.

Скачайте полезные документы: Образец от эксперта Используйте в работе Полезный образец Не вся , которая поступает в организацию, требует письменного ответа. Так, например, не нужен ответ на информационное письмо, а также на гарантийные и рекламные письма.

Уже на этапе приема и первичной обработки входящие письма сортируют, чтобы оперативно ознакомить с ними руководителя. Он отписывает письма, требующие ответа, исполнителям.

Ответ на письмо нужен, если в нем содержится:

1. приглашение.
2. просьба;
3. запрос;
4. распоряжение;

Обратите внимание!

Письмо-распоряжение после вводной части может содержать фразы: «В связи с вышесказанным предлагаю…», «С учетом этого до ….

2020 года необходимо подготовить и направить в наш адрес ….», «Во исполнение положений закона …. в срок до … 2020 года обеспечить…».

Это письмо содержит просьбу, направленную адресату.

Как правило цель документа — получить определенную информацию, товары или услуги, в которых нуждается автор письма.

Данную категорию входящей документации оформляют на Оно содержит такие фразы: «Просим Вас уведомить о…», «Просим Вас сообщить…», «Просим принять меры…» и т.д. В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а пожелание. Например, «Надеемся на рассмотрение обращения…».

В таком случае документ должен содержать само обращение или описание ситуации, которая требует принять определенные меры. Письмо-просьба: образец Бывают и ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в несколько прошений.

В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце. При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов «Также просим Вас принять меры…», «Попутно просим Вас обратить внимание…», «Одновременно просим Вас рассмотреть…» и т.д. Письмо-ответ на запрос необходимо отправить в обязательном порядке.

Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность — обоснование документа.

Письмо-запрос: образец

Письма-запросы относятся к служебным письмам, которые направляют адресату с целью получить определенную информацию, документы и деловые бумаги.

У этого документа есть обоснование, которое указывает автор запроса.

В качестве обоснования он может указать отсылку к государственному документу, нормативному акту или закону, в соответствии с которым автор вправе ознакомиться с информацией или деловыми бумагами.

Письмо-запрос

28625 – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:

прайс-листов, документов, сведений о товарах и услугах, скидках и акциях, сроках поставки или оплаты и другой информации.

Примеры писем-запросов: — — — — — — Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.

ФАЙЛЫ несколько похож на , но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя. Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя. может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д.

В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание). Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).

В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е.

наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).

Затем следует основная часть, которая касается самого запроса.

Письма-ответ на запрос о предоставлении информации

В ходе ведения экономической деятельности предприятие сталкивается с необходимостью осуществления переписки с различными контрагентами – начиная от простых клиентов и заканчивая крупными деловыми партнерами. Одной из разновидностей деловой документации является письмо-запрос о предоставлении каких-либо данных и ответ на него, составленный согласно нижеуказанным правилам.

Приведем перечень наиболее часто встречающихся случаев, когда составление ответа является необходимым: Поступление запроса от Комментарий Государственного ведомства Например, от ФНС о предоставлении отчетности Поставщика товаров или материалов Если поставщик попросил приобретателя уточнить список товаров или материалов, на которые оформляется заказ Покупателя К примеру, если покупатель направил запрос о возможности/невозможности доставки товара к нему в определенную дату или время Судебного органа При запрашивании судебной инстанцией доказательной базы Иного физического или юридического лица К примеру, при истребовании физическим лицом информации о возможности устроиться в организацию на определенную вакансию Условно письмо-ответ на запрос можно подразделить на 2 основные разновидности: Вид Комментарий Положительный ответ на запрос В таком письме организация, куда поступил запрос, выражает свое согласие на предоставление истребуемой информации Отрицательный ответ Наоборот, в письме будет содержаться мотивированный отказ от предоставления запрашиваемых сведений Основное отличие этих разновидностей писем – в их содержании.

Так, если письмо содержит положительный ответ, в его тексте будет содержаться максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный в запросе вопрос (с указанием ссылок на правовые акты, при необходимости). В конечном счете, у обратившегося контрагента не должно оставаться каких-либо вопросов, если ответ действительно был дан по существу и в полной мере.

Отрицательный же ответ более краткий, но и он должен содержать мотивированную формулировку, включающую не только причины отказа, но и перечень оснований. Также в отрицательном письме должны содержаться условия, при соблюдении которых организация, сделавшая запрос, сможет все-таки получить нужные сведения.

Перед составлением ответа следует проинформировать заявителя любым удобным способом о получении запроса по указанным в нем (запросе) контактам – телефону, электронной почте или иным образом.

Далее следует приступить непосредственно к оформлению документа. Бланк письма можно . Оформление производится:

1. либо на фирменном бланке организации, предусмотренном для ответов на запросы;
2. либо в свободной форме.

Фирменный бланк, как правило, уже содержит в “шапке” наименование организации, дающей ответ, ее юридический адрес, телефон руководителя и поля для простановки исходящего номера документа и даты его составления. При свободной форме все поля придется формировать самостоятельно, а именно:

• “Шапка”.

Слева вверху необходимо написать полное название предприятия, дающего ответ, с указанием организационно-правовой формы, адрес нахождения, контактный телефон, дату и номер исходящего документа, а также его наименование – “Ответ на письмо-запрос (номер письма) от (дата регистрации запроса)”.

Письмо-ответ образец

Письмо-ответ составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Страница предоставляет возможность бесплатно скачать образец обсуждаемой бумаги.

1. 

   Описание документа

2. 

   Сопутствующие документы

3. 

   Скачать образец / бланк

4. 

   Посмотреть скриншот

Скачать образец [28,5 Kb] Письменный запрос требует от адресата мотивированного развернутого ответа. Письмо-ответ — тот необходимый документ, который стоит написать в подобных случаях.

Рассмотрим основные особенности, включающиеся в понятие письмо-ответ. Смысл ответной реакции заключается в деловом общении контрагентов.

Отличный способ урегулирования проблем в досудебном порядке позволяет сэкономить значительные средства и время участников правоотношений.

Легитимность общения заключается в бумажном носителе информации, составленном по всем правилам делопроизводства и имеющем подлинную визу руководства. Электронная переписка является ненадежным вариантом для доказательства в суде.

Обязательные пункты составляющие письмо-ответ:

1. Уважительный тон приветствуется, но и строгость важна;
2. Четкие и конкретные ответы на поставленные вопросы. Лишнего писать не нужно;
3. Номер, дата и титл повествования;
4. Собственные данные автора, контактные телефоны;
5. Фиксация исполнителя бумаги, подпись и расшифровка руководителя, печать учреждения.
6. Адрес и наименование учреждения кому направляется письмо-ответ;
7. Краткое изложение запроса, на который составляется письмо-ответ;

Письмо-ответ лучше всего передавать лично адресату. Взамен нужно получить отметку о получении на втором экземпляре. Если передать лично письмо-ответ не представляется возможным, нужно воспользоваться услугами почтовой связи, отправив документ с уведомлением и описью вложения.

Имеющийся образец и комплекс иных бланков и примеров на сайте помогут составить нужное обращение собственными силами. Большинство шаблонов имеют самый простой формат и могут легко редактироваться в программе Miсrosoft Word.

Образец письма-ответа

Помещено в тему:

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – , , , предложение.

В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа. Как любое деловое письмо его следует и соблюдать .

Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем. Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса.

Это значительно упрощает обработку почты получателю.

Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте.

Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль.

Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время.

Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д.

Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

также можно скачать в формате doc. На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 330 комментариев Оставить комментарий (обязательно) (обязательно — не публикуется) (дополнительно) Пожалуйста, включите JavaScript в Вашем обозревателе для того, чтобы оставить комментарий! © 2011-2020 . Все права защищены MAXCACHE: 0.35MB/0.00032 sec

Образец письма-ответа

— один из самых востребованных примеров деловой переписки.

Грамотное содержание и оформление такого письма обеспечивает эффективность бизнес-коммуникации и способствует созданию положительного имиджа компании. Любой вид деятельности организации: производственной, административно-хозяйственной, социальной или организационной осуществляется при взаимодействии с другими предприятиями.

Это могут быть вышестоящие организации или обособленные подразделения, предприятия-деловые партнеры, учреждения органов власти и пр.

Основной вид такого взаимодействия — .

представляет собой реакцию на входящее письмо сторонней организации или подразделения, удаленного от головного предприятия территориально. Для государственных структур обязанность составления писем ответов закреплена на уровне законодательства.

Но и для любого коммерческого предприятия важно умение грамотно составлять образцы писем-ответов и своевременно реагировать на все обращения.

Правильно оформленное и грамотно составленное письмо-ответ — это показатель общей корпоративной культуры компании. Поэтому очень важно, чтобы его форма и содержание соответствовали исходному письму и общей классификации деловых писем. Вся , в том числе образцы писем-ответов, могут быть классифицированы по целевому назначению:

• Письма, в которых содержатся гарантии, даются обязательства, рекомендации и подтверждения. К такому виду писем, например, относятся гарантийные и рекомендательные.
• Письма-ответы, вторичный вид писем, который составляется в ответ на первичное письменное обращение. Это письма-отказы, письма с положительным ответом или их комбинация, в которой содержится как отказ, так и согласие.
• Информационные письма, которые пишутся с целью информирования адресата. К этому виду относятся сопроводительные письма, письма-напоминания, извещения и ;
• Письма, в которых содержится предложение или просьба. Их назначение — убедить адресата в необходимости выполнения каких-либо действий, представляющих интерес для автора письма. Это письма-запросы, письма-заявки, предложения, заказы и пр.;
• Письма, в которых содержатся претензии, требования, рекламации. Такой вид пишется в случае, когда адресат, являющийся второй договаривающейся стороной, не выполняет или выполняет не в установленные сроки свои обязательства.
• Этикетные письма, их содержание — выражение благодарности, внимания, извинений. Это поздравительные и благодарственные письма, письма с выражением соболезнования и участия.

Обратите внимание!

Информационные письма и большинство тех, в которых содержатся обязательства и рекомендации, не требуют ответа. Форма образца письма-ответа и его содержание зависят от того, к какому виду относится первичное письмо, на которое пишется ответ. Поэтому до того, как написать ответ на , образец нужно использовать тот, что соответствует первичному обращению.

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

24305 Составление ответа на (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики.

Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д. ФАЙЛЫ Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы. В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо.

Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени. Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос.

Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы). Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

Положительный ответ должен быть максимально подробным, а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным. В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме.

Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса.

Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу.

Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить. Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.

Образец ответа на запрос о предоставлении информации

Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Содержание На бланке отвечающей организации(с указанием ОГРН, ИНН, КПП,почтового адреса, номеров телефоноворганизации и др.)_________________________________ _________________________________ (должность, Ф.И.О. руководителя, наименование организации, приславшей запрос)г.

_______________ Исх. N ____ от “___”___________ ___ г. на Вх. N _____ от “___”___________ ___ г.ОТВЕТна запрос о предоставлении информацииВ ответ на Ваш запрос от “___”_______ ___ г. исх. N _____ сообщаем, что оригиналы необходимых Вам документов находятся у ____________ по адресу: __________, тел.

________.Копии запрошенных Вами документов прилагаются к настоящему письму:__________________________________________________________Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документовПодключиться к Класс365. 0 руб/мес!При сотрудничестве с компаньонами, исполнителями (или самими заказчиками) часто приходится вести деловую переписку.

На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письма-запросы.Цель письма-запроса – получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.Наиболее частые причины составления письма-запроса:Нужно получить информацию о товарах.Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.Уточнение сроков поставки.Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.Пояснения условий продажи – нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:В связи с&hellipВвиду несоответствия действий&hellipДля согласования спорных моментов&hellipИз-за срыва сроков поставки&hellipТело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса.

Обороты:Просим Вас сообщить о&hellipПросим погасить долг&hellipПрошу предоставить информацию о&hellipБудем Вам признательны, если&hellipЗаключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:Просим ответить как можно скорее&hellipНастоятельно просим ответить в течение двух дней&hellipПисьмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма. Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки.

Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами. В целом, письмо-запрос при грамотном его составлении может являться весьма действенным методом для недобросовестных или слишком медлительных заказчиков/исполнителей.

Иногда такие письма могут побуждать к длительному и плодотворному сотрудничеству, являясь тем самым придатком или предпосылкой

В ответ на ваше письмо сообщаем следующее образец

» Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так: Затем идет изложение ответа Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.

Письмо-просьба . Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться: В связи со сложившейся ситуацией на производстве… Продолжается описанием самой просьбы Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки. Завершается письмо стандартными фразами Заранее благодарим за участие…, Письмо-благодарность .

Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу , так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:

1. изложение информации по запросу.
2. повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к … сообщаем…; В ответ на Ваш запрос о … направляем…;

Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:

1. повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);
2. констатация отказа или отклонения предложения.
3. аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;

В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма.

Мы попросили господина (фамилия), с которым плодотворно сотрудничаем, передать соответствующие предложения . Добавляем иллюстрированный каталог, в котором располагаются подробное описание товаров, которые мы производим. Просим сообщить, заинтересовавший.

Так, если вы заинтересованы в поставках данного товара, то в ответ на запрос отправляется оферту Оферта — это письменное предложение о поставке товара, которую делает продавец покупателю.

В ней выражается желание или готовность заключить договор купли-продажи на условиях, изложенных в предложении 33. Например: . Уважаемые господа!

. С благодарностью подтверждаем получение. Вашего запроса и отправляем образец (название товара), заинтересовавший.

Квартал событий

Письмо-просьба непременно требует ответа. Итак, получив такое письмо, вы должны решить: удовлетворить просьбу или отказать. В случае, если вы решили выполнить просьбу, то отвечаете так: Уважаемые господа!

. Выражаем искреннюю благодарность за предложение принять участие в строительстве гостиничного комплекса .

Внимательно изучив предложенный.

Вами проект соглашения, мы решили согласиться на долевое участие в строительстве (название объекта), будет осуществляться в период с по р .

Еще раз спасибо за предложение и надеемся, что наше сотрудничество будет плодотворным и длительным . С уважением и наилучшими пожеланиями . Уважаемые господа! (дата). Вы обратились с просьбой изменить условия оплаты за (название товара).

Мы пересмотрели нашу с. Вами соглашение и решили внести изменения, учитывая аргументированность. Вашей просьбы. Посылаем измененный вариант нашего соглашения .

Надеемся, что новые условия удовлетворят. Вас. С . Уважаемые господа! .

Спасибо за присланные дополнения и замечания к проекту договора о строительстве банка. Изучив их, мы признали их существенными, согласны с ними и готовы внести их в договор .

Пользуясь случаем, мы хотели бы еще раз подчеркнуть, что согласно проекту нашего договора о строительстве банка. Подрядчик принимает на себя полную ответственность за организацию и выполнение всех бу удивельних робе. . Строительные работы будут выполняться местными фирмами, которые найматимуться на условиях субподряда.

Выполнение работ контролировать высококвалифицированные специалисты, стоимость услуг которых предусмотрено условиями дого оворитьу.

. Просим. Вас как можно быстрее рассмотреть письмо и, если в проекте договора больше нет пунктов, вызывавших у. Вас сомнения, сообщить нам о готовности подписать договор между нашими предприятиями .

Надеемся на быстрый ответ . С Конечно, вы не всегда можете удовлетворить просьбу, принять то или иное предложение и поэтому вынуждены отказать в сотрудничестве. Отказ непременно должна быть убедительной, аргументированной, корректной и доброз доброжелательной. Ваша задача — убедить адресата в том, что у вас не было другого выхода.

Достичь этой цели нетрудно, следует лишь в начале предложения принять слова, которые ощутимо смягчат тон отказа.

К таким сл ей принадлежат:ть: на ж / саль, жаль, очень жаль, к сожалению, искренне сожалеем, извините, нам очень обидно Итак, отказ можно сформулировать так: . Уважаемые господа! . Мы внимательно изучили.

Ваши замечания и дополнения к проекту контракта о строительстве поликлиники в году на условиях»под ключ» . К большому сожалению, должны сообщить, что не можем согласиться на.

Ваше предложение. Это обусловлено следующими причинами: 1.