Срок хранения характеристик по делопрпоизводству

Сроки хранения документов

В статье расскажем, как определить длительность хранения деловых бумаг в компании. Скачайте таблицу, по которой определите сроки хранения основных бухгалтерских, финансовых и кадровых документов. Ознакомьтесь с важной информацией Используйте в работе Образец от эксперта То, как долго нужно хранить документ, зависит от его типа и вида. Порядок и сроки хранения на государственном уровне установлены:

1. Налоговым кодексом РФ;
2. законом «О бухгалтерском учете»;
3. иными законодательными нормативными актами.
4. законом «Об архивном деле»;

в делопроизводстве, в том числе кадровом, устанавливают в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558.

Коммерческие предприятия могут следовать «Основным правилам работы архивов и организаций», одобренными решением Росархива от 06.02.2002. Компания может изменять установленные на федеральном уровне сроки хранения документов, но только в сторону увеличения.

Такая потребность может возникнуть, если документ имеет особую важность. Поэтому работодатели могут сами решить, как долго хранить документы.

Локальные нормы нужно закрепить отдельным актом — Положением или Инструкцией по делопроизводству. ★ Учитывайте организационно-правовую форму компании, когда определяете порядок и срок хранения деловых бумаг.

Срок хранения документов ООО устанавливают в соответствии с перечисленными выше регламентами.

Для акционерных обществ, деятельность которых связана с ценными бумагами, установлены отдельные требования. Их регламентирует Постановление ФКЦБ №03-33/пс

«Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ»

. Памятка: сроки хранения архивных документов устанавливают с учетом их важности, независимо от регламентов.

Например, если локальный нормативный акт, штатное расписание или должностную инструкцию разработали в самой компании, сроки их хранения устанавливают как постоянные.

Документы, которые разработали на другом предприятии, хранят только три года. Это касается и личных дел. Так личное дело руководителя компания обязана хранить постоянно, а личные дела работников — 75 лет.

Еще один пример — . В общем случае сроки хранения типовых документов устанавливаются 5 лет. Но на производствах с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда, табели и журналы, в которых ведут учет рабочего времени, хранят 75 лет.

в организации зависят от того, на каком этапе обработки находятся документы.

Таблица сроков хранения документов для бухгалтерии, канцелярии, секретариата и других

04 апреля 2007 г. N 558. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» устарел и утратил силу, действующий закон – Рекомендуем почитать:

1. Другие статьи о .
2. Просто о важном:

8.

Защитить документ от изменений можно, подписав его электронной подписью – .

• 2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
• 1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. (в ред. Федерального от 23.07.2013 N 251-ФЗ)
• 3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
• 4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно. (часть 4 введена Федеральным от 28.06.2013 N 134-ФЗ)

Узнайте, как можно организовать Таблица подготовлена на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения на основании приказа Министерства культуры РФ от 26 августа 2010 Г.

№ 63 в связи с принятием другого приказа Минкультуры от 25 августа 2010 г. N 558. Ранее использовалась таблица подготовленная на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого Руководителем федеральной архивной службы России В.П.Козловым 6 октября 2000 года.

внесены решением ЦЭПК при Росархиве от 27 октября 2003 года. Список сокращений: г. — год л. — лет Пост. — постоянно ст. — статья ЦЭК — центральная экспертная комиссия ЦЭПК — центральная экспертно-проверочная комиссия ЭК — экспертная комиссия ЭПК — экспертно-проверочная комиссия Номер статьи Вид документа Срок хранения документа Примечания 1 2 3 4 1.

ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ 1.1.

Сроки хранения кадровых документов

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия » » » » Содержание Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года, предприятия и предприниматели обязаны обеспечивать сохранность кадровых архивных документов.

Это не значит, что специалистам кадровой службы требуется хранить все документы. Для каждого типа документации установлены свои сроки хранения. Если не соблюдать их, то в случае кадровой проверки можно столкнуться со штрафом до 50 000 рублей или приостановлением деятельности на срок до 93 месяцев за отсутствие обязательных документов.

Перечень типовых документов, образующихся в организациях, с указанием сроков их обязательного хранения, утвержден Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года. Приводим таблицу, где указаны сроки хранение документации, относящейся к сфере кадрового делопроизводства.

Тип документа Сроки хранения (лет) Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним 75 Договоры о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности 5 Графики отпусков 1 Трудовые книжки с книгами, где ведется их учет до прекращения действия трудового договора до востребования, если работник умер, а его родственники не получили трудовую книжку при невостребованности – 75 лет Табель по учету рабочего времени 5 75 Личные карточки сотрудников 75 Штатное расписание постоянно Локальные нормативные акты: а) правила, регулирующие внутренний трудовой распорядок 1 (с момента замены новыми) б) документы по хранению и использованию персональных данных сотрудников постоянно в) положения, регулирующие оплату труда и премирование постоянно г) ЛНА – локальные нормативные акты постоянно Приказ, утверждающий расчетный листок 75 Документы о полномочиях должностных лиц предприятия на подписание различных документов 5 Положения о филиалах и представительствах постоянно Положение о коммерческой тайнt постоянно Графики смен 5 75 в случае тяжелых условий труда Документы по воинскому учету граждан 3 Приказы (распоряжения) постоянно (по профильной деятельности) 75 (по личному составу) Коллективные договоры постоянно Должностные инструкции 75 Положения об испытаниях при приеме на работу постоянно Положение о структурных подразделениях постоянно Журналы учета командированных работников 5 Журнал для регистрации производственных несчастных случаев не менее 45 Журнал по учету трудовых договоров 75 Журнал по учету приказов, связанных с личным составом 75 3 Журнал по учету личных дел 75 Журнал по учету листков временной нетрудоспособности 5 Журнал по учету справок 5 Требования по хранению всех остальных документов, касающихся кадрового делопроизводства предприятия, представлены в Приложении к Приказу Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года. Консалтинговая группа «Гранит-Консалтинг» оказывает комплекс кадровых услуг, в том числе помогает предприятиям разработать или восстановить все необходимые кадровые документы.

Бухучет инфо

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона. К указанным перечням документов относятся:

• перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России):утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182

  Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988

• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.

  Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182

• перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
• утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

  Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв.

Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв.

Необходимые сроки хранения кадровых документов

/ /

21 декабря 2020 0 Рейтинг Поделиться Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы.

Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов. В ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется.

Таким документом является приказ Минкультуры

«Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.

В самой организации может быть разработан и утвержден локальный акт, который будет регламентировать процедуру хранения документов. Например, это может быть положение о хранении документов.

Руководство компании должно решить:

передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение; организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов; поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации.

Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми. В определении сроков хранения кадровых документов помогут следующие разделы Перечня: Раздел 1.2, куда включены штатное расписание, положение о структурных подразделениях, номенклатура должностей, должностные инструкции (все они хранятся постоянно) и др. Раздел 7.1, где нашли отражение перечни профессий, коллективные договоры (хранятся постоянно), журналы учета рабочего времени (хранятся 5 лет) и др.

Раздел 7.2 «Нормирование труда, тарификация, оплата труда», где описаны нормы выработки (хранятся постоянно), документы о премировании (хранятся 5 лет) и др. Раздел 7.3 «Охрана труда», куда включены документы об аттестации рабочих мест (хранятся 45 лет), акты расследований профзаболеваний (хранятся 75 лет), сведения об авариях (хранятся 5 лет) и др.

Раздел 8.1 «Прием, перемещение, увольнение работников», где упоминаются трудовые договоры, личные дела и личные карточки сотрудников (хранятся 75 лет) и др. Раздел

Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений.

Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности.

Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле.

Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г.

№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г.

В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г.

№ 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г.

№ 558 (далее – Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения. В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

30 Января 2020 в 17:40 Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

• (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
• «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).
• Трудовой кодекс РФ, статьи ,
• , который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали.

В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к.

он будет иметь большую юридическую силу. Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной .

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел. Ниже приведен порядок формирования дел 1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

1. наименование организации (в полном виде)
2. номер дела (в соответствии с номенклатурой)
3. заголовок дела
4. срок хранения документов по номенклатуре
5. наименование структурного подразделения (в полном виде)

2.

В дело подшиваются:

1. только оформленные и исполненные документы

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Вы здесь «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 6 Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы.

Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п.

1 ст. 17 данного Закона. Архивным документом согласно п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства.

В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.

Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся Указания по его применению. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному.

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

> > > 14 февраля 2020 Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы. Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год. ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п.

3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002). Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях.

Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы.

В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

1. другие подразделения.
2. подразделение организационных вопросов (канцелярия);
3. департамент бухгалтерского учета и отчетности;
4. отдел охраны труда;
5. департамент труда и заработной платы;
6. отдел экономического планирования, статистики и финансов;
7. производственно-технический отдел (ПТО);
8. департамент налогового учета и декларирования;
9. кадровое подразделение;

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 558. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры.

Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала. В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались.

К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Сроки хранения документов в делопроизводстве: особенности и правила

.

Существуют разные сроки хранения в делопроизводстве документов определенного вида. Некоторые из них относятся к имеющим бессрочную информативную ценность, другие же теряют актуальность достаточно быстро.

Так какие документы и как долго необходимо хранить?

Каким способом они должны быть утилизированы? Все это предельно четко прописано в законодательстве.Перечень сроков хранения документов в делопроизводстве: временный (до 10 лет), долгосрочный (свыше 10 лет) и постоянный.

Если говорить о делах долгосрочного и постоянного хранения, то они после своего завершения передаются в специальные отделы сроком на 2 года, а затем поступают в архив.Тип носителя информации (бумажный или электронный) не влияет на период хранения. Важна та информация, которую он содержит. Дальнейшее использование того или иного дела определяет специальная экспертиза.

Она классифицирует все документы, обозначает, могут ли они быть использованы в интересах (либо против) науки, государства, общества, отдельных лиц и т.

д.Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.Цели экспертизы — определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний.

Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях.

Слегка коснемся медицинских документов.Бумаги медицинского назначения, как и другие информативно важные, имеют свои определенные сроки хранения документов в делопроизводстве медицинской организации. Этот период регламентирован нормативно-правовыми актами РФ и по разным категориям документов составляет от 1 года до 50 лет.Для документации, производимой бухгалтерскими отделами, применяются отдельные условия и сроки хранения документов в делопроизводстве.

Первичной документации, балансам, данным учетных регистров, отчетов после обработки предписано храниться либо в специальном помещении, либо в закрытом шкафу — до того момента, как они будут переведены в архив организации. Бланки строгой отчетности должны находиться в металлических шкафах или сейфах. Главный бухгалтер назначает лицо, уполномоченное следить за этими вопросами.Если данного типа документы утеряны, испорчены, нелегально переданы

Личная карточка работника

| Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?

Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона». Какая скорость шредирования документов?

Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час! За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов? Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов? Да, без проблем! Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации? Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение? Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?

Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена. Каким образом происходит сжигание документов?

Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов.

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации? После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?

При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение. Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?

Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение.

Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение. Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение? Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?

Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства.

Более того, не стоит забывать

Сроки хранения документов

Расскажем, сколько времени хранить кадровые документы, каким способом обеспечить их надежную сохранность.

В статье – таблица с точными сроками хранения документов. Скачайте документы по теме: Образец разработан экспертом Образец разработан экспертом Образец разработан экспертом Образец разработан экспертом Образец разработан экспертом Кадровая служба помимо создания необходимых документов и непосредственно кадровой работы должна обеспечить хранение кадровой документации.

Для этого сначала разберемся в том, что является обязательным для хранения. Итак, кадровая служба должна обеспечить сроки хранения документов в организации по личному составу.

Они должны храниться в организации по правилам, о которым мы расскажем чуть ниже. Прежде всего, определимся с тем, что именно относится к документам по личному составу.

Документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Такое определение дано в статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Именно этот закон о сроках хранения документов устанавливает срок хранения кадровых документов в организациях. Справка

приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение); личные дела; личные карточки; лицевые счета; ведомости по начислению зарплаты; табели учета рабочего времени; трудовые договоры; документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты); данные по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии); документы, подтверждающие вредные условия производства; списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (ходатайства, справки, анкеты); формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Обращаем внимание! Перечень сроков хранения документов утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558.

в организации в 2020 году: таблица (скачать) Мы уже сказали, что основным актом, который определяет кадровые документы и сроки хранения, является Закон об архивном деле. Закон об архивном деле. Статьей 22.1 этого Закона установлены сроки хранения документов в организации. Итак, сроки хранения документов следующие: Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие распоряжения по личному составу, когда они хранятся в личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года.

Если указанные документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Аналогичны и сроки хранения заявлений работников, если они хранятся в работников.