Ведение с журнала учета личных дел в электронном виде

Оформляем журнал учета личных дел работников

30 Ноября 2017 в 12:01 Если работодатель решил разнообразить жизнь своих кадровиков и принял решение организовать ведение личных дел на персонал (что является обязательным условием только на госслужбе), то этот материал для вас. Здесь же вы сможете скачать журнал учета личных дел работников (образец). Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

1. обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
2. удобно в использовании;
3. вся информация систематизирована;
4. ее поиск занимает мало времени;
5. в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно.

Поэтому и подход там достаточно серьезный:

1. вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.
2. как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
3. документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
4. все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью.

Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации. Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует. Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения.

Обычно в него входят графы:

1. номер личного дела;
2. Ф.И.О. работника;

Электронный документооборот: идем в ногу со временем

Вы здесь По состоянию на: 08.10.2010Журнал: Справочник кадровикаГод: 2010Автор: Циркова Н. В. Тема: Документы кадровой службы Рубрика: Кадровое делопроизводство

Нормативные документы
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (извлечение)

Справочные материалы

Как внедрить систему электронного документооборота

Что такое отдел кадров лет эдак двадцать назад?

Небольшой кабинет, заставленный шкафами с ворохом бумажных документов и папок, трескающихся от объема разлинованных листов.

Согласитесь, сегодня уже трудно представить себе кадровую службу, которая ведет делопроизводство только в традиционном бумажном виде.

Век развития информационных технологий и автоматизации бизнес-процессов диктует свои условия.

Так что агитировать за переход на альтернативные носители информации, наверное, нет необходимости. Преимущества электронного документооборота очевидны. Вот только на практике то и дело возникают вопросы: имеет ли электронный документ юридическую силу, и если да, то при каких условиях?

Допустимо ли вести в электронном виде учетные документы, например Книгу учета движения трудовых книжек?

Кадровое делопроизводство — рутинная, но совершенно необходимая деятельность, требующая безупречной точности и полного соответствия положениям трудового законодательства. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА: ЕСТЬ ЛИ НЕОБХОДИМОСТЬ?

В настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. И это диктуется отнюдь не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в оптимизации персонала и т. д. Ведение личных дел, к примеру, давно уже разделяется на оформление и хранение соответствующей информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде.

Причем, как правило, бумажные документы хранятся только для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя.

Непосредственная же работа ведется с электронной версией личного дела, хранящейся в базе данных. Хранение и ведение документов в электронных базах данных очень удобно.

Все современные средства автоматизации кадрового учета поддерживают эти технологии и формируют по требованию пользователя документы на основе уже существующих: например, копии приказов и различного рода выписки.

Ведение с журнала учета личных дел в электронном виде

Журнал регистрации и учета личных дел позволяет регистрировать личные дела сотрудников.

Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 обязанность ведения личных дел сотрудников распространяется только на государственные и муниципальные органы власти, однако во многих коммерческих организациях также ведется работа с личными делами сотрудников так как это впоследствии значительно упрощает работу: вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени. Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа.

На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер.

Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета.

Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.

Далее идет по порядку вся имеющаяся информация на бумажных носителях. Личное дело пополняется документами по мере их поступления в период работы в организации.

В состав документов личного дела могут быть включены:

1. заявление сотрудника о приеме его на работу;
2. копия документов о получении образования;
3. копии либо выписки кадровых приказов (перевод на какую-либо должность, представления и т.п.);
4. иные документы, относящиеся к конкретному сотруднику.
5. собственноручно заполненная сотрудником анкета либо написанная им автобиография;
6. характеристики на сотрудника, рекомендательные письма, если таковые имеются;
7. выписки из приказов об утверждении в должности;
8. ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.;
9. сведения о нарушениях, взысканиях;
10. документы о награждениях, поощрениях;
11. должностная инструкция;
12. личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
13. трудовой договор и дополнительные соглашенья к этому договору;

В личном деле обязательно должна быть опись.

Это список всей документации, подшитой в персональное дело.

В нем по каждому документу отражается следующая информация:

1. дата подшивки документа;
2. составленная опись заверяется уполномоченным специалистом.
3. название документа;
4. количество листов внесенного документа;
5. при изъятии документа из личного дела отмечается дата изъятия, кем и по какой причине бал изъят;

Срок хранения документов в кадровой службе составляет: 10 лет для государственных служащих и 3 года для всех остальных. При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается.

Правильно оформленное личное дело передается в архив, где хранится в течение 75 лет. По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются.

Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат. Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов.

Правила ведения и заполнения журнала регистрации личных дел работников – образец для скачивания

» » » 09.09.2019Закон предусматривает право или обязанность разных категорий работодателей (государственных и частных) вести на каждого из своих сотрудников .В досье сотрудника содержится основная информация о нем как о работнике с приложением документального подтверждения в виде копий удостоверения личности, трудовой книжки, трудовых наград и пр.Личное дело содержит информацию, не подлежащую разглашению, и относится к документации с особыми условиями хранения.Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — или позвоните бесплатно: — Москва — — Санкт-Петербург — — Другие регионы — Это быстро и бесплатно! С целью учета всех досье, а также для упрощения поиска необходимых сведений, на предприятии (в организации) заводятся журналы регистрации.Законодатель предусмотрел обязательство по оформлению на каждого сотрудника личного дела исключительно для работодателей, отнесенных к государственной или муниципальной сфере.Для работников, занятых на госслужбе, нормативно-правовыми актами зафиксирован перечень документации, которая содержится в досье, а также способы и условия его хранения.В связи с удобством сбора сведений о сотрудниках путем ведения на каждого из штата трудящихся личного дела, такие документы используются и на предприятиях (в организациях) частного сектора.Журнал регистрации дел трудящихся вносится в номенклатуру государственных структур в обязательном порядке, поскольку в указанных заведениях досье – обязательный элемент делопроизводства.Компании частной принадлежности вправе заводить досье на своих трудящихся, а с целью удобства поиска необходимой информации и фиксации основных сведений о личном деле вести журналы их учета.Также законодатель закрепляет требование, что лицо, ответственное за оформление и ведение личного дела, обязуется ознакамливать с ним сотрудника, в отношении которого оно ведется, с перечнем документации и общей информации, которая содержится в досье.Работник, пройдя процедуру такого ознакомления, обязан проставить подпись.При наличии книги учета и регистрации – подпись проставляется именно в ней, а при отсутствии – в отдельном ознакомительном листе.В связи со спецификой информации, которая содержится в досье работника (личные сведения, не подлежащие передаче третьим лицам), книга учета и регистрации личных дел также должна храниться в недоступном для посторонних лиц месте.Читайте также:

1. ;
2. .

За оформление и ведение досье на работников предприятия отвечает лицо, назначенное как таковое приказом руководства компании.Личное дело представлено набором документов, которые следует хранить в отдельной папке или файле.

В обязательном порядке следует оформить обложку с нумерацией в соответствии с номенклатурой предприятия (организации), названием папки, а также ФИО трудящегося, на которого заводится дело.Сотрудник, который назначен приказом руководства как ответственный за внесение ведомостей в личное дело, также отвечает и за ведение журнала их регистрации.Законодатель не выдвигает особенных требований к представленной книге учета.

Правила оформления журнала учета личных дел работников

Когда сотрудник только поступает на работу, на него оформляется личное дело. Оно представляет собой папку, в которую включаются все бумаги, которые так или иначе связаны с сотрудником, и которые необходимы данной компании.

Это личное дело в надлежащем порядке учитывается в соответствующем журнале. Содержание статьи Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия.

Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями.

Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:

1. характеристики на работника;
2. дубликат документа, которым удостоверяется получение сотрудников высшего или иного образования;
3. ксерокопии документов, удостоверяющих личность (паспорт и пр.), документов, удостоверяющих брак и рождение детей;
4. автобиография сотрудника либо анкета, которую он заполнил собственной рукой;
5. кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
6. дубликаты приказов по кадрам либо выписки из данных документов (в которых предусмотрено перемещение сотрудника на иную должность и пр.);
7. рекомендательные письма в отношении данного сотрудника из иных организаций;
8. заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
9. информация о наложенных на сотрудника в процессе выполнения им своих обязанностей взысканиях и о допущенных им нарушениях;
10. трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию;
    • кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
11. инструкция, которая действует для сотрудника с учётом занимаемой им должности;
12. информация о поощрениях, которые сотрудник имел по службе
13. выписки из документа, утверждённого руководителем (приказа), которым сотрудник был назначен на должность;
14. личный листок данного сотрудника по учёту кадров и любые относящиеся к нему дополнения;
15. прочие документы.

Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги. Кроме того, в личном деле должна быть опись, которая включает перечень всех документов, которые в нём присутствуют. В ней для каждой из бумаг, включённых в личное дело, должна присутствовать следующая информация:

1. число листов, содержащихся в данном документе;
2. день, когда эта бумага была подшита в папку;
3. если документ изъят, то в то место описи, где речь идёт о нём, добавляют упоминание о факте изъятия, поясняют его причину и лицо, которое это сделало, а также ставят дату.
4. наименование самого документа;

Уполномоченный сотрудник производит заверение этой описи.

В первую очередь при оформлении журнала учета личных дел заносят следующую информацию:

1. номер записи по порядку;
2. дату оформления личного дела;
3. регистрационный номер личного дела;

Альтернатива личному делу, или Как хранить документы сотрудников?

Личное дело – форма для систематизации и хранения информации о работнике, знакомая каждому кадровику. Во многих компаниях кадровая работа ведется при помощи личных дел, хотя они и не обязательны для коммерческих организаций. Существуют ли другие, более современные, методы для обеспечения сохранности данных о персонале?

Да, существуют, и сегодня мы расскажем об альтернативных способах хранения кадровых документов. Личное дело – форма для систематизации и хранения информации о работнике, знакомая каждому кадровику. Во многих компаниях кадровая работа ведется при помощи личных дел, хотя они и не обязательны для коммерческих организаций.

Существуют ли другие, более современные, методы для обеспечения сохранности данных о персонале?

Однако по своему содержанию личные дела, используемые в различных организациях, как правило, немногим отличаются друг от друга.

Сегодня кадровикам негосударственных организаций предоставлен выбор в вопросе, как систематизировать информацию о работниках. Практически у всех из них есть возможность пользоваться электронными ресурсами, разработано много полезных и удобных программ, значительно облегчающих процесс обработки персональных данных. Те документы, которые у работодателя должны быть обязательно, конечно, придется оформлять на бумаге.

Но для всех остальных документов это неудобно, да и незачем.

Кроме личных дел, наиболее часто встречаются следующие способы систематизации и хранения персональной информации о работниках: раздельное хранение документов (в папках, сформированных по тематике) и хранение в электронном виде. Краткую характеристику каждого из способов хранения, его основные преимущества и недостатки вы найдете в таблице на стр. 50. Особенности Преимущества Недостатки Личное дело Вся информация о работнике в виде оригиналов и копий документов накапливается в специально сформированной папке – Основная информация о работнике находится в одном месте; – четкость систематизации; – быстрота работы с информацией – Высокая трудоемкость (необходимость в утвержденном регламенте, подшивке документов, описи, периодической сверке и ознакомлении работника, архивировании); – необходимость в дополнительных ресурсах (отдельный кабинет, сейфы, картотеки, архивы); – необходимость в дополнительных навыках исполнителей (знание процедуры работы с личным делом); – риск претензий со стороны проверяющих органов Раздельное хранение[1] Все документы хранятся на бумажных носителях по тематическим папкам в соответствии с номенклатурой организации.

Таким образом, все документы сотрудников одного назначения, например: трудовые

Правила оформления журнала учета личных дел работников

Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Содержание Когда сотрудник только поступает на работу, на него оформляется личное дело.

Оно представляет собой папку, в которую включаются все бумаги, которые так или иначе связаны с сотрудником, и которые необходимы данной компании. Это личное дело в надлежащем порядке учитывается в соответствующем журнале.Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями.

Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:

1. информация о поощрениях, которые сотрудник имел по службе
2. дубликат документа, которым удостоверяется получение сотрудников высшего или иного образования;
3. характеристики на работника;
4. ксерокопии документов, удостоверяющих личность (паспорт и пр.), документов, удостоверяющих брак и рождение детей;
5. выписки из документа, утверждённого руководителем (приказа), которым сотрудник был назначен на должность;
6. автобиография сотрудника либо анкета, которую он заполнил собственной рукой;
7. трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию;
   • кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
8. информация о наложенных на сотрудника в процессе выполнения им своих обязанностей взысканиях и о допущенных им нарушениях;
9. рекомендательные письма в отношении данного сотрудника из иных организаций;
10. заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
11. личный листок данного сотрудника по учёту кадров и любые относящиеся к нему дополнения;
12. дубликаты приказов по кадрам либо выписки из данных документов (в которых предусмотрено перемещение сотрудника на иную должность и пр.);
13. прочие документы.
14. кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
15. инструкция, которая действует для сотрудника с учётом занимаемой им должности;

Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги.Кроме того, в личном деле должна быть опись, которая включает перечень всех документов, которые в нём присутствуют.В ней для каждой из бумаг, включённых в личное дело, должна присутствовать следующая информация:

1. если документ изъят, то в то место описи, где речь идёт о нём, добавляют упоминание о факте изъятия, поясняют его причину и лицо, которое это сделало, а также ставят дату.
2. число листов, содержащихся в данном документе;
3. наименование самого документа;
4. день, когда эта бумага была подшита в папку;

Уполномоченный сотрудник производит заверение этой описи.В первую очередь при оформлении журнала учета личных дел заносят следующую информацию:

1. место
2. регистрационный номер личного дела;
3. номер записи по порядку;
4. фамилию, имя и отчество работника;
5. табельный номер;
6. дату оформления личного дела;

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

• Какие документы должны содержаться в нем;
• Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
• Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ.

Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников. В эту группу входят:

1. Руководящий состав и лица, их замещающие;
2. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
3. Главные специалисты;
4. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут. Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом. При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно: Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять.

Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его .

Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл. Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

1. Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);

Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

Журнал учета личных дел — это документ, который фиксирует перечень имеющихся у работодателя личных дел работников.

В статье приведен журнал регистрации личных дел работников (образец), скачать который можно бесплатно.

4 октября 2020 Автор: Иванова Наталья Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами.

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

1. такой формат удобен в применении;
2. все сведения систематизированы;
3. защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.
4. поиск сведений занимает меньше времени;

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

1. бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
2. место хранения — отдельное помещение;
3. входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.
4. доступ третьих лиц исключается;
5. документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;

Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов. Поскольку личные дела сотрудников в учреждениях формируют и ведут сотрудники кадровых служб или специально уполномоченные работники (по приказу нанимателя), то и рассматриваемый журнал учета находится в ведении этих лиц.

Они несут ответственность за правильность и своевременность его оформления.

В период ведения он находится у ответственного лица. Такой журнал — это документ внутреннего пользования. Его нельзя передавать сотрудникам иных, кроме кадрового, подразделений без распоряжения руководителя кадровой службы.

Знакомить с ним сотрудников можно лишь в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журнал с делами работников нужно регулярно предоставлять руководителю кадровой службы для проведения проверки правильности принятия решений, формирования отчетов, анализа деятельности.

Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя.

Подскажите, может ли организация вести личные дела работников в электронном виде.

До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально.

На ведение в электронном виде настаивает руководитель?

Ответ на вопрос: Документы, которые требуют подписания со стороны работника и работодателя хранить в электронном виде не удастся.

Такие документы как трудовой договор, личная карточка работника, кадровые приказы не могут вестись электронно, поскольку требуют проставления подписей работодателя и работника.

Если речь идет о хранении копий личных документов работника (паспорта, документов об образовании, СНИЛС и т.д.), то следует учесть следующее.

Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) относится к его (ч. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). При этом операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом (ст.

7 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Таким образом, принцип конфиденциальности распространяется на любые персональные данные работников, за исключением общедоступных (п.

4 ч. 2 ст. 22 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Т.е. тех, которые субъект персональных данных сделал таковыми (данные из открытых справочников, адресных книг и т.д.).

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса и иных федеральных законов. При этом работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Такие требования установлены статьей 87, пунктом 8 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Из чего можно сделать вывод, что такой локальный акт должен быть у каждого работодателя, и с ним должны быть ознакомлены все работники при приеме на работу (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

№ 33. В которой и следует отразить в каких делах (папках) какие документы у Вас хранятся.

Журналы регистрации

Очистить Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок.

Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

1. Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
2. Упорядочивание всей документации.
3. Упорядочивание справочных данных о документации.
4. Быстрый и простой поиск нужной бумаги.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя.

Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне. Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании.

Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер.

Можно указывать обозначения через черту. ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

1. По учету исходящей корреспонденции.
2. По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
3. По учету входящей корреспонденции.
4. По учету соглашений.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности.

При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует.

Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно.

При этом следует пользоваться образцом. Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется.

Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна.

Связано это с тем, что регистрация занимает много времени.

Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать. могут вестись и в бумажной, и в электронной форме.

Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании.

Для ведения таких книг нужны специальные программы.

Они могут быть как простейшими, так и сложными. Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот.

Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов.

Правила оформления журнала учета личных дел работников

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия Руководитель, желающий контролировать качество труда и смену кадров в организации, должен сформировать систему учёта данных о персонале.

Он вправе издать приказ, содержащий инструкции по составлению личных дел работников, а также список ответственных за кадровый учёт. Это набор документов о работнике фирмы. Содержит также его персональные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях.

Кадровые отделы в государственных и ведомственных структурах (ст. 42 № 79-ФЗ от 27 июля 2004 года) обязаны заводить и хранить досье на служащих. В коммерческих и гражданских организациях вопросы кадрового учёта решаются на усмотрение руководителя.

Если политика компании предусматривает наличие персональных дел, специалист по кадрам оформляет досье и ведёт журнал учёта. Дела можно заводить на каждого работника либо на ключевых служащих фирмы:

1. работники должностей с высоким уровнем материальной и финансовой ответственности;
2. руководство и заместители;
3. служащие с перспективой карьерного роста.
4. эксперты компании;

Упорядоченная по алфавиту и в хронологической последовательности база данных сотрудников удобна и необходима для оперативного подбора сведений.

Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании — инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учёту кадров.

Составляя подобную инструкцию:

• Пропишите, какие документы должны быть представлены в оригинале, а для которых достаточно копий.
• Разработайте механизм образования и правила хранения личных дел.
• Сформируйте реестр ответственных за базу данных.
• Выберите и укажите должности, наличие персонального дела для которых обязательно.

Нанимая персонал по совместительству, руководитель имеет право завести досье на каждого принятого сотрудника.

Дело оформляется в общем порядке, к трудовому договору прикладывается ксерокопия паспорта совместителя и документы, свидетельствующие о его квалификации (при необходимости).

Оформляя договор с новым сотрудником, специалист по кадрам заводит папку с личным делом. В папку он подшивает договор и дополнительные соглашения, резюме, ксерокопии документов и персональную карточку служащего. Запрещается вписывать в досье информацию об убеждениях персонала компании касательно политики и религии, а также об участии в работе общественных организаций.

Исключение — письменное согласие работника.

Документы личного дела в хронологическом порядке укладывают в папку-скоросшиватель. На титульном листе указывают в соответствии с ГОСТ 17914–72:

1. Ф.И.О. сотрудника;
2. дату составления дела;
3. порядковый номер.
4. дату заключения договора;

Образец заполнения обложки личного дела поможет начинаючему кадровику привести документы в порядок Порядковый номер папки должен соответствовать номеру досье в книге учёта.