Бланк письма по новому госту 2020 шпаргалка

Документооборот. Требования к оформлению документации 2020

Гончарова Наталья Автор PPT.RU 27 января 2020 Требования к оформлению документации — это положения нового государственного стандарта, введенного с июля 2020 года, которые регламентируют оформление документов. КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО С 01.07.2018 вступил в силу .

Требования к оформлению документации, которые долгое время соблюдались в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, изменились. На протяжении многих лет появлялись новшества в этой сфере, в том числе связанные с электронным документооборотом. Поэтому ГОСТы по делопроизводству 2020 пришлось менять.

Изначально его планировалось ввести в действие 08.12.2016.

Однако отсрочил это на полтора года. Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме. Хотя и является добровольным к исполнению.

Ссылается новый ГОСТ на два уже известных документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) и . Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Новый ГОСТ устанавливает ряд требований к делопроизводству, очевидно разнящихся с теми, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

• Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
• Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
• Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2020 отличается нумерацией реквизитов.

Рассмотрим все нововведения более детально. Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать.

Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа.

Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной. Новый ГОСТ отдает предпочтение четырем шрифтам, при этом для каждого рекомендует свой размер:

1. Times New Roman — 13 или 14;
2. Arial — 12 или 13;
3. Verdana — 12 или 13.
4. Calibri — 14;

Уменьшать их можно в таблицах для экономии места.

Интервал разрешено использовать как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.

И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не может превышать 7,5 см, при альбомной — 12 см. Изменились правила заверения копий документов.

Первая часть заверяющей надписи осталась прежней.

Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты. Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник.

Нужно написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит 1 печать компании.

Еще одно важное новшество — отметка об электронной подписи.

Письма

Очистить Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности.

Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями. подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

1. По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
2. По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
3. По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
4. По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
5. По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
6. По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.
7. По форме. Могут быть электронными и обычными.

Часто вид письма полностью определяет его содержание.

К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

1. Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
2. Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.
3. Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
4. Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
5. Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями.

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

1. Обращение.

Реквизиты служебного письма

18 Марта 2020 в 13:27 Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации.

Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер.

При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки.

Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций).

Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве. В верхней части документа указываются:

1. ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
2. номер;
3. заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
4. дата;

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату.

Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа.

По центру пишется обращение к получателю. Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

1. должность получателя;
2. почтовый адрес организации.
3. наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
4. фамилия и инициалы получателя;
5. наименование компании;

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

Например: ООО «Елки-Палки» Юридический отдел Москва, улица Зеленая, д.

5 123456 КОПИЯ Генеральному директору ООО «Зеленые ветки» Симакову В.А. Санкт-Петербург, Улица Фрунзе, д. 3 198734 После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата.

Дата может иметь формат 17.05.2020 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение

Новый ГОСТ для оформления документов

С 1 июля 2020 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.

Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности. Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:

1. Отделение главного от второстепенного;
2. Единство документооборота;
3. Возможность быстрого поиска ключа в документе.
4. Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
5. Корректность и ясность изложения информации;

Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

Рекомендации по составлению документов, описанные в ГОСТе, особенно пригодятся, если:

• Отсутствуют корпоративные стандарты;
• Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;
• Априори предпочтительно единство документооборота;
• Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
• Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
• Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.

Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:

1. Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:
2. Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
3. По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
4. Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
5. В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
6. Подпись и печать на документе не должны сливаться;
7. Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;

Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2020

С 1 июля 2020 года организационно-распорядительные документы оформляют по новым правилам. Расскажем, что изменилось, после вступления в силу нового ГОСТ по делопроизводству.

Скачайте полезный документ: Смотрите исходный документ Смотрите исходный документ В новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 есть перечень, который включает в себя 30 обязательных реквизитов.

Их наличие является подтверждением юридической силы документов. По сравнению с подобным перечнем, приведенном в действовавшем ранее ГОСТ Р 6.30-2003, добавили 4 новых реквизита:

• Гриф, устанавливающий ограничение доступа к документу

Проставляется на документах, которые содержат конфиденциальные сведения ограниченного доступа, составляющие коммерческую или служебную тайну.

Место расположения – в правом верхнем углу, по границе верхнего поля.

• Наименование структурного подразделения-разработчика документа

Место расположения — сразу под наименованием организации, представительства, филиала. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «СЛУЖБА ПЕРСОНАЛА», «ПЛАНОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ».

• Должность лица, разработавшего документ

Место расположения — под наименованием организации, подразделения на бланках, используемых должностными лицами, руководителями органов власти субъектов РФ, муниципальных образований. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «ДИРЕКТОР»;

• Отметка о наличии

Место расположения — поле, предусмотренное для собственноручной подписи, проставляемой на бумажном варианте делового письма. Допускается включение эмблемы, товарного знака организации, выдавшей сертификат.

Состав реквизита:

1. срок действия сертификата (дата начала — дата окончания).
2. надпись «Документ подписан электронной подписью»;
3. полные фамилия, имя и отчество владельца электронной подписи;
4. номер, присвоенный сертификату ключа электронной подписи;

Новый ГОСТ по делопроизводству. Пример заполнения новых реквизитов В новом ГОСТ по документообороту 2020 поменялся состав реквизитов — некоторые из них объединили, некоторые — разделили, некоторые исключили совсем.

Теперь коды, присваиваемые организации, в том числе ОГРН, ИНН/КПП, включены в реквизиты 08 «Справочные данные об организации». Реквизит, обозначаемый в старом ГОСТ под номером 30 как «Идентификатор электронной копии документа» больше не используют и по новому ГОСТу его указывать не нужно. Новый ГОСТ по делопроизводству.

Какие реквизиты объединили и исключили В стандарте, действующем до 2020 года, эмблема или товарный знак организации были объединены в один реквизит, а герб РФ и субъекта — в два.

В новом стандарте гербы отображают единым реквизитом, а эмблему и товарный знак — двумя. Новый ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты объединили и разъединили Изменились коды и наименования некоторых реквизитов.

Так, «оттиск печати» теперь именуется «Печать», и код этого реквизита с «25» поменялся на «24».

Новый ГОСТ по делопроизводству.

Оформление письма по госту образец 2020

› Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности.

Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

1. По форме. Могут быть электронными и обычными.
2. По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
3. По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
4. По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
5. По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.
6. По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
7. По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой. При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения.

Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

1. Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
2. Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
3. Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
4. Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.
5. Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями.

Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы. Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

1. Обращение.

helpmsk24.ru

Оно помещается посередине над указанием организации – автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Обобщенный реквизит

«эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»

из старого ГОСТ Р 6.30-2003 в новом стандарте разбили на два реквизитами: «эмблема» и «товарный знак (знак обслуживания)».

Использование эмблем и товарных знаков преследует различные цели и регулируется различным законодательством.

Правила оформления реквизитов документов изложены в разделе 5 нового стандарта.

Здесь изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новый стандарт только те изменения, которые действительно актуальны для практики документирования. Сравните примеры бланков, приводимых в приложениях к стандартам далее.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу», который проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством. Применение такой ограничительной отметки на документах, содержащих информацию конфиденциального характера, – практика не новая. Такие отметки (пометки, грифы) конфиденциальности применяются не одно десятилетие, и в ранее действовавших стандартах (ГОСТ 6.30-90, ГОСТ Р 6.30-97) данный реквизит был.

Например, в ГОСТ 6.30-97 о нем говорилось следующее: ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (в ред.

постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст) 3.13. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля. Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами.

Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать.

Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм.

Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать. У некоторых документов может быть титульный лист.

Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. ГОСТ, где появилось положение, которого не было в стандарте 2003 года, но которое было в стандартах 1990 и 1997 годов.

Бланк письма по новому госту 2020 шпаргалка

Плохой заголовок Хороший заголовок Приказ Приказ о повышении заработной платы Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру.

Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5.

Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже. Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием. Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

Это зависит от вида документа.

Важно С 01.07.2018 вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Требования к оформлению документации, которые долгое время соблюдались в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, изменились.

На протяжении многих лет появлялись новшества в этой сфере, в том числе связанные с электронным документооборотом. Поэтому ГОСТы по делопроизводству 2020 пришлось менять.

Изначально его планировалось ввести в действие 08.12.2016. Однако Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил это на полтора года.

Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме.

Body»Уже полгода организационно-распорядительные документы оформляют по новым правилам.

Расскажем, что изменилось, после вступления нового ГОСТ по делопроизводству. Скачайте полезный документ: В новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 есть перечень, который включает в себя 30 обязательных реквизитов. Их наличие является подтверждением юридической силы документов.

По сравнению с подобным перечнем, приведенном в действовавшем ранее ГОСТ Р 6.30-2003, были добавлены 4 новые реквизита:

Гриф, устанавливающий ограничение доступа к документу

Проставляется на документах, которые содержат конфиденциальные сведения ограниченного доступа, составляющие коммерческую или служебную тайну.

Инфо От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить.

Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ. Применять или не применять гост — решайте сами.

Тонировка автомобиля не позволяет рассмотреть, какие вещи есть в салоне, также защищает вашу личную жизнь от докучных взоров.

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2020 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства.

Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно. Источник: Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично.

Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду.

Все-таки это гост, он утвержден и действует.

Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Екатерина Мирошкина экономистМы прочитали его весь — вот главное.Вот несколько советов из стандарта:

• Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
• Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
• Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
• Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
• У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
• Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.
• В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
• Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
• На копии надо написать, где находится подлинник.
• Печать не должна заходить на подпись.

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами.

От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить.

Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать. У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ. Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм.

Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.У некоторых документов может быть титульный лист.

Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты рекомендуют такие:

• Times New Roman, размеры 13, 14.
• Calibri, 14.
• Verdana, 12, 13.
• Arial, 12, 13.

Или похожие по начертанию и размеру.В таблицах шрифт может быть мельче.

Образцы основных документов делопроизводства

31 Января 2020 в 16:18 Образцы документов по делопроизводству — это письма, запросы, приглашения, уведомления. Их поток достигает порой такого объема, что нелегко привести все это в порядок и поддерживать систему. Но затея эта, хоть и потребует времени и усилий, значительно облегчит работу каждому, кто занимается учетом писем, доверенностей, запросов… Классифицировать бумаги, а также иметь под рукой образцы — несомненное подспорье в работе делопроизводителя.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Документационное обеспечение учреждения — не такая легкая работа, как может показаться на первый взгляд.

Делопроизводство в ДОУ— образцы документов, приказы, правильно оформленные — это база любой организации.

На документоведах лежит серьезная и ответственная задача по соблюдению норм и правил при составлении бумаг и работе с ними. Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов. В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления.

Итак, основные документы делопроизводства:

• служебные записки, заявления;
• журналы учета и т. д.
• отчеты и др.
• конфиденциальные и имеющие гриф «ДСП» — для служебного пользования;
• уведомления;
• регламенты;
• Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:
  • приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;
  • регламенты;
  • договоры;
  • конфиденциальные и имеющие гриф «ДСП» — для служебного пользования;
  • служебные записки, заявления;
  • журналы учета и т. д.
• запросы;
• Входящие, т. е. пришедшие извне:
  • письма, в том числе электронные;
  • запросы;
  • уведомления;
  • распоряжения вышестоящих организаций;
  • рекламная информация и др.
• письма, в том числе электронные;
• Исходящие, т.

  е. направленные из организации:

  • письма, в том числе электронные;
  • запросы и ответы на запросы;
  • счета, акты;
  • доверенности;
  • справки, копии по запросу;
  • отчеты и др.
• запросы и ответы на запросы;
• счета, акты;
• приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;
• справки, копии по запросу;
• рекламная информация и др.
• распоряжения вышестоящих организаций;
• письма, в том числе электронные;
• договоры;
• доверенности;

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций. Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати.

Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются.

Но иметь под рукой некоторые документы по делопроизводству (образцы) очень удобно. Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота.

Могут быть разработаны фирменные бланки документов в делопроизводстве со специальным дизайном. Порой утверждают несколько их видов для разных целей.

Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

Документооборот в бюджетной организации — это комплекс мероприятий, связанных с формированием и передвижением всех документов учреждения, начиная с даты их создания (получения) и до момента сдачи их в дело, отправки или выполнения в полном объеме.

Расскажем, какой ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2020 года существует. 2 ноября 2020 Автор: Иванова Наталья Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению.

Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах. Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

1. общий — в части деятельности предприятия в целом;
2. секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
3. электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.
4. кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;

Делопроизводство и документооборот 2020 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления). Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв.

Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг. Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

1. исходящие (отправляемые во внешние структуры).
2. входящие (присланные из внешних структур);
3. внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе. Журнал нужно сшить и пронумеровать. В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44.