Где хранятся графики отпусков

Хранение графика отпусков: сроки

Сроки хранение графика отпусков регламентированы законодательством. Узнайте, сколько нужно хранить график в 2020 году.

Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2020 году установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива (далее — Перечень). Данный перечень утвержден приказом Министерства культуры России под № 558 от 25 августа 2010 года.

В 2020 году срок хранения графика не изменяется и составляет 1 год с момента окончания его срока действия (календарного года, на который составлен график). Как рассчитать срок хранения графика отпусков

1. С первого января нового календарного года документ вступает в силу, срок его действия продолжается до 31 декабря текущего года.
2. С первого января следующего года заполненный старый бланк перестает действовать, с этой даты отсчитывают 12-месячный или годовой срок его хранения.
3. За две недели до нового года бланк заполняют и утверждают.

Пример Сколько хранить график отпусков в организации «Янтарь»

• Вступил в действие документ первого января 2020 года.
• С первого января 2020 года начинается срок хранения, который истечет 1 января 2020 года.
• Окончание срока действия будет 31 декабря 2020 года.
• До 16 декабря 2017 года график составили и утвердили.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, на 2020 год. В статье рассмотрено, каким способом подготовить необходимые документы, даны ответы на практические вопросы, возникающие у кадровиков при подготовке таких документов.

Сколько хранится график отпусков установлено Перечнем. Но для какой цели хранить такой документ, если срок действия его уже истек по окончанию календарного года?

Таблица. Цель хранения бланка отпусков Когда придется обращаться к графику отпусков прошлого года Как можно решить спорные вопросы с помощью графика отпусков При наличии ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, проведении начислений отпускных и так далее. Позволит уточнить все данные по отпускам сотрудников. Служит в качестве дополнительных источников информации.

При возникновении спорных ситуаций в коллективе, когда сотрудники не могут договориться между собой об определенной очередности ежегодного отдыха, сезонности, о необходимости разделять период отдыха. В этом случае бланк прошлого года позволит наглядно увидеть картину отдыха прошлого года. При необходимости быстро получить общую картину по предыдущим периодам отдыха прошлого года, не собирая соответствующие данные в приказах.

Отследить разницу между тем, когда отдых был запланирован и фактически предоставлен.

— При составлении нового графика ежегодного отдыха на следующий год.

Наличие старого бланка за прошлый год позволит быстро спрогнозировать предпочтения сотрудников. При необходимости использовать старый бланк в качестве образца при составлении графика отдыха на следующий год. Старый документ позволит соблюдать очередность, предотвратить совпадение отдыха, чтобы это не привело к сбою в работе.

Сколько хранятся годовой график отпусков в отделе кадров

Регламентировано ли хранение графика отпусков. Относится ли график к документам организации по личному составу. Если относится, то какой срок установлен действующим законодательством для его хранения?

С какого момента начинать исчисление срока, установленного законом? На эти и другие вопросы про хранение графика отпусков: сроки, порядок, правила, ответим в статье.

Штатные работники организации (индивидуального предпринимателя) имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Причем право на отпуск имеют только сотрудники, с которыми заключен трудовой договор.

В то время как персонал, работающий по гражданско-правовым договорам, не может рассчитывать не оплачиваемый отпуск ни при каких обстоятельствах. Все отпуска, полагающиеся работниками, должны быть внесены в график отпусков. Причем это касается не только основных, но и дополнительных отпусков.

В том числе, и тех, которые в последствие будут заменены денежной компенсацией. Рассказав общую информацию о графике, переходим к вопросу, какой срок хранения имеет график отпусков.

На практике может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести.

Причем инициатором такого переноса может быть, как работник, так и администрация.

Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск поставит на нем крест.

Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии, в первую очередь, главного бухгалтера. В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен в связи с производственной необходимостью. Сразу скажем, что хранение графиков отпусков регламентировано законодательством.

693 перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Он составляет 1 год. Однако необходимо учитывать, что срок хранения графика отпусков – 1 год после прекращения его действия.

Такой вывод можно сделать на основе положений п. 2.11 указаний по применению перечня, который утвержден Главархивом СССР 15.08.1988.

Помимо обязанности по составлению графика отпусков Трудовой кодекс устанавливает крайний срок, когда документ должен быть обязательно утвержден. В соответствии с трудовым законодательством график на 2020 год нужно успеть подготовить до 18 декабря 2017 года. Так как 16 и 17 декабря – это суббота и воскресенье, то компании, работающие по пятидневной рабочей неделе, должны утвердить график не позднее 15 декабря.

Разъясним на примере срок хранения графика отпусков в организации. График на 2020 год, составленный не позднее 18 декабря 2017 года, действует до 31 декабря 2020 года включительно.

Срок хранения графика отпусков в организации

Регламентировано ли хранение графика отпусков. Относится ли график к документам организации по личному составу.

Если относится, то какой срок установлен действующим законодательством для его хранения?

С какого момента начинать исчисление срока, установленного законом? На эти и другие вопросы про хранение графика отпусков: сроки, порядок, правила, ответим в статье. Штатные работники организации (индивидуального предпринимателя) имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Причем право на отпуск имеют только сотрудники, с которыми заключен трудовой договор.

В то время как персонал, работающий по гражданско-правовым договорам, не может рассчитывать не оплачиваемый отпуск ни при каких обстоятельствах. Все отпуска, полагающиеся работниками, должны быть внесены в график отпусков.

Причем это касается не только основных, но и дополнительных отпусков. В том числе, и тех, которые в последствие будут заменены денежной компенсацией.

Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск поставит на нем крест.

Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии, в первую очередь, главного бухгалтера.

В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен в связи с производственной необходимостью.

Подробнее об этом см.

«Уведомляем сотрудника о переносе отпуска по инициативе работодателя (образец)»

.

Сразу скажем, что хранение графиков отпусков регламентировано законодательством.

Срок хранения составляет один год после окончания года, на который составлен график. Объясняется это следующим. Все организации должны хранить документы по личному составу (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Среди прочих к таким документам относится и график отпусков.

Срок хранения 2020 установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности коммерческой организации (п.

693 перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Он составляет 1 год. Однако необходимо учитывать, что срок хранения графика отпусков – 1 год после прекращения его действия.

Такой вывод можно сделать на основе положений п. 2.11 указаний по применению перечня, который утвержден Главархивом СССР 15.08.1988. Помимо обязанности по составлению графика отпусков Трудовой кодекс устанавливает крайний срок, когда документ должен быть обязательно утвержден.

В соответствии с трудовым законодательством график на 2020 год нужно успеть подготовить до 18 декабря 2017 года. Так как 16 и 17 декабря – это суббота и воскресенье, то компании, работающие по пятидневной рабочей неделе, должны утвердить график не позднее 15 декабря.

Подробнее об этом см.

Срок хранения графика отпусков

Грамотный работодатель начинает работу заранее: создает удобную таблицу для отражения пожеланий работников о датах предстоящего отдыха, собирает данные, учитывает мнение руководителей структурных подразделений, пересечение дат отдыха ключевых сотрудников, специфику деятельности организации и нормы трудового законодательства.

Периоды отдыха сотрудников в течение календарного года утверждаются работодателем не позднее, чем за две недели до начала этого года (до 15 декабря), и после утверждения отмена графика отпусков невозможна, но возможно их дополнить или изменить, в зависимости от способа утверждения документа (визой руководителя или приказом организации). Изменить заранее утвержденную таблицу формы Т-7 возможно как в случае приема на работу новых сотрудников, так и в случае мотивированного желания со стороны уже давно работающих.

Для этого сотрудник пишет заявление, на основании которого кадровик вносит изменения и дает пояснения в графе «Примечание». Предоставление отпуска вне графика возможно только по соглашению работника и работодателя, либо в случаях, когда работодатель обязан предоставить выходные дни по заявлению работника .

1. 1 год — если утверждается визой руководителя
2. 5 лет — если утверждается приказом по организации

В случае проверки Государственной Трудовой инспекцией.

отсутствие данного документа расценивается как нарушение трудового законодательства и влечет наложение штрафа до 50 тыс. рублей. Когда сотрудник уходит в отпуск по графику, его функционал, как правило, перераспределяется на остающихся работать коллег. Нужно соблюдать баланс этой нагрузки.

Если вы следуете мушкетерскому принципу «один за всех» и отправляете в отпуск на майские весь отдел, то рискуете столкнуться с усталостью и выгоранием того «добровольца», кто был вынужден работать за семерых.

Кроме того, отпускные — это дополнительная финансовая нагрузка на организацию, которую надо планировать вместе с финансовым отделом.

График отпусков можно дополнять сведениями о новых сотрудниках, которым в соответствии с законодательством положены оплачиваемые дни отдыха.

Сведения можно добавить либо приказом (если график был утвержден приказом), написав фразу

«включить в график отпусков на 2017 год ФИО, подразделение, должность, планируемые даты»

, либо утверждением отдельной формы Т-7, в которой будут указаны сведения о новом сотруднике, и которая будет иметь в своем наименовании фразу, что данный документ является дополнением к уже утвержденному. Несмотря на всю монументальность и универсальность предложенной схемы, существуют категории работников, которых работодатель обязан отпустить отдыхать по их заявлению.

Отпуск вне графика предоставляется обязательно следующим категориям работников:

1. сотрудники, супруги которых находятся в декретном по беременности и родам, независимо от времени их непрерывной работы у данного работодателя ( статья 123 ТК РФ );
2. женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него ( статья 260 ТК РФ );

Сколько лет хранятся графики отпусков

Сколько лет должен храниться в организации после окончания действия график отпусков?

Когда работодатель может его уничтожить и какие документы необходимо оформить?Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем.Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (ч.

1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).В соответствии со ст. 693 Перечня график отпусков должен храниться в организации 1 год. На основании п. 1.4 Перечня исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

График отпусков на 2015 г., утвержденный в декабре 2014 г., заканчивает свое действие 31 декабря 2015 г.

п.2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).Таким образом, график отпусков хранится в организации один год после окончания его действия.

Значит, график отпусков на 2015 г. должен храниться в организации в течение 2016 г., а в 2017 г. его можно уничтожить.Источник: Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения графика отпусков (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюсДокумент доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюсИсточник: Регламентировано ли хранение графика отпусков.

Относится ли график к документам организации по личному составу. Если относится, то какой срок установлен действующим законодательством для его хранения?

С какого момента начинать исчисление срока, установленного законом?

На эти и другие вопросы про хранение графика отпусков: сроки, порядок, правила, ответим в статье.Штатные работники организации (индивидуального предпринимателя) имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Причем право на отпуск имеют только сотрудники, с которыми заключен трудовой договор.

В то время как персонал, работающий по гражданско-правовым договорам, не может рассчитывать

Сколько хранить график отпусков

Графики отпусков подлежат хранению в организации в течение определенного временного периода.

Насколько это необходимо, каковы сроки, регламенты и порядок уничтожения, читайте в статье. Документы, которые связаны с организацией трудовых процессов в компании, должны храниться определенное количество времени.

Для разных бумаг предусмотрен свой период.

В частности, срок хранения графика отпусков определяется перечнем, утвержденным приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558. Пунктом 693 Перечня установлен 1 год для хранения графика. Отсчитывать этот период надо с момента истечения срока его действия – 1 января года, следующего за окончанием действия.

К примеру, график отпусков на 2017 год окончил действие 31 декабря 2017. С 1 января 2020 по 31 декабря 2020 он должен был храниться, а начиная с января 2020 компания может его уничтожить.

Однако если работодатель полагает, что этот документ пригодится в дальнейшей производственной деятельности компании, он может хранить его и дольше установленного срока при условии соблюдении секретности и правил сохранности.

Такое действие не нарушает требования закона.

А вот несоблюдение годичного срока будет считаться нарушением порядка хранения документов. Ответственное лицо, допустившее такой просчет, могут привлечь к административной ответственности по ст.

13.20 КоАП РФ. Если уничтожить документ раньше положенного срока, должностное лицо компании заплатит штраф от 300 до 500 руб.

Чтобы не допустить подобной ситуации, следует запомнить порядок:

1. и утверждают за 2 недели до нового года.
2. Он вступает в силу 01.01 и действует до 31.12 текущего года.
3. По истечении этого периода документ можно уничтожить.
4. Перестает действовать с 01.01 следующего года, и с этой даты начинается отсчет годичного срока хранения – до 31.12.

Ежегодный оплачиваемый отпуск запретят делить на части, ведь период продолжительностью меньше 28 дней не дает полноценного физического и морального отдыха от работы.

Подробнее об этой инициативе депутатов и о том, когда примут закон, читайте в журнале «Справочник кадровика». В принципе, юридической силы график отпусков лишается уже по завершении календарного года, на который он составлялся. И руководствоваться им ни одна сторона трудового соглашения уже не будет.

Однако на любом предприятии может возникнуть непредвиденная ситуация:

1. неверный , выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.
2. ;
3. ошибка при составлении приказа о предоставлении отпусков;

Чтобы разрешить проблемную ситуацию, можно посмотреть старый график. Кроме того, он позволяет получить объективную картину отдыха сотрудников в прошлом году, сравнить разницу между запланированными и реально отгулянными отпусками и спрогнозировать предпочтения работников на будущий период. Что, в свою очередь, поможет лучшему планированию трудовых процессов в организации.

В результате, можно выделить следующие основные причины для хранения: Ситуация, в которой понадобится прошлогодний график Какие вопросы поможет решить Выявление ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, начислениях отпускных и пр.

Сколько нужно хранить график отпусков?

Ответ на вопрос: Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что документы по личному составу являются обязательными для хранения в организациях.

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, на который они были составлены.

П. 2.11. указаний по применению

«Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения»

(утв. Главархивом СССР 15.08.1988) О читайте подробнее здесь.

В Перечне указаний на срок хранения документов, указанных в вопросе нет. Полагаем, что уведомления нужно хранить, как и график 1 год.

Подробности в материалах Системы Кадры: Статья о поможет вам не допускать ошибок в работе. 1.Ответ: В течение каких сроков организация должна хранить кадровые документы Н.З. Ковязина Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в , утвержденном .

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( перечня, утвержденного ). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, в случае если они хранятся в их , нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении , направлении в на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т.

п.), а также приказы о и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах. Их нужно хранить только пять лет.

, и сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить .

Такой вывод следует из пунктов , Перечня, утвержденного . Более подробно о вы можете узнать в статье. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник , обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т.

п.).

Сроки хранения графиков отпусков

Ответ на вопрос: Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что документы по личному составу являются обязательными для хранения в организациях. Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. Вы узнаете больше об , если перейдете в материал.

Главархивом СССР 15.08.1988) Следовательно, в вашем случае срок хранения графика отпусков за 2013 год будет с 1 января 2014 года по 31 декабря 2014 года.

Таким образом, уничтожить график отпусков за 2013 год вы сможете в любое время в течение 2015 года. Читайте о больше информации в статье по ссылке.

Подробности в материалах Системы: Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение , которые образуются в процессе их деятельности (). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в , утвержденном . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( перечня, утвержденного ).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет.

Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно.

Также постоянно положено хранить штатное расписание. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми.

Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Каков срок хранения графика отпусков в организации?

09 ноября 2017 / / / Срок хранения графика отпусков в организации подразумевает определенный период, в течение которого график отпусков находится в делопроизводстве компании и не подлежит уничтожению. Из содержания данной статьи вы узнаете, сколько и где именно хранится график отпусков. График отпусков (далее — ГО) представляет собой локальный акт организации, который содержит даты дней отдыха работников на предстоящий календарный год.

ГО утверждается главой организации или на основании приказа в срок не позднее чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Подробнее о составлении приказа о принятии ГО рассказывается в статье . Законодательством не установлено специальных правил хранения ГО.

Вместе с тем ввиду необходимости соблюдения требований закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ при выборе места, где должен храниться график отпусков, должны обеспечиваться секретность доступа к файлам и их целостность.

Так, оригинал ГО на бумажном носителе может храниться:

1. среди других документов в шкафу, расположенном в специально обустроенной комнате, доступ куда предоставляется только по пропускам.
2. в помещении кадровой службы, в отдельном стальном ящике, шкафу, сейфе или ином предмете мебели, запирающемся на замок;

Для ответа на вопрос, сколько хранится график отпусков в организации, необходимо обратиться к приказу Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). В п. 693 данного Перечня определен следующий срок хранения графика отпусков — 1 год. Согласно абз. 3 п. 1.4 Перечня началом отсчета указанного периода принято считать 1 января года, наступающего после истечения срока действия ГО.

Исходя из этого, ГО, принятый на 2017 год, будет храниться в организации на протяжении 2020 года. Уничтожить его можно будет только после наступления 01.01.2020.

Вместе с тем работодатель вправе хранить ГО и более длительный срок при соблюдении правил его секретности и сохранности. Данное действие не является нарушением. П. 19 вышеуказанного Перечня определяет, каков срок хранения графика отпусков, являющегося приложением к приказу.

Так, по общему правилу приказы, касающиеся личного состава, и приложения к ним подлежат хранению в течение 75 лет.

Документы о дисциплинарных наказаниях, ежегодных оплачиваемых днях отдыха, учебных отпусках и др. хранятся в организациях на протяжении 5 лет.

ВАЖНО! За несоблюдение порядка хранения документов лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Так, за уничтожение ГО раньше положенного срока должностное лицо организации будет обязано уплатить штраф в размере от 300 до 500 руб.

В каких случаях может потребоваться ГО, потерявший свою актуальность, однако хранящийся в кадровой службе на протяжении 1 года? Например:

1. для составления на его

Сколько хранятся графики отпусков

Содержание Сколько лет должен храниться в организации после окончания действия график отпусков? Когда работодатель может его уничтожить и какие документы необходимо оформить?

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (ч.

1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).

В соответствии со ст. 693 Перечня график отпусков должен храниться в организации 1 год.

На основании п. 1.4 Перечня исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. График отпусков на 2015 г., утвержденный в декабре 2014 г., заканчивает свое действие 31 декабря 2015 г.

Следовательно, хранить его нужно весь 2016 г.

Для уничтожения документов с истекшими сроками хранения приказом руководителя назначается экспертно-проверочная комиссия, которая проводит отбор документов, подлежащих уничтожению. График отпусков с истекшим сроком хранения и иные аналогичные документы уничтожаются в соответствии с актами об уничтожении документов (п.

п. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Таким образом, график отпусков хранится в организации один год после окончания его действия.

Значит, график отпусков на 2015 г. должен храниться в организации в течение 2016 г., а в 2017 г.

его можно уничтожить.

График отпусков: от утверждения до уничтожения

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления Нового года, то есть 17 декабря – самый поздний срок утверждения графика. При этом статья 123 ТК РФ устанавливает, что график отпусков нужно сначала согласовать с выборным профсоюзным органом. Если в вашей компании нет первичной профсоюзной организации, согласовывать не нужно.

Если есть, отправляете проект графика отпусков в профком, ждете 5 рабочих дней мотивированного мнения. Не дождались — утверждаете без согласия.

Если Вы учли все я графика, то возражений профкома просто не должно быть. Интересно, что статья 123 ТК РФ упоминает только согласование с профкомом.

Другие представительные органы работников проигнорированы.

Если в вашей компании есть иные представители, выдвинутые общим собранием работников, то согласовывать с ними график отпусков необязательно.

Как утвердить? Есть два способа утверждения: лично руководителем и приказом по организации.

Закон не уточняет, каким именно способом нужно утверждать график отпусков. Но от способа утверждения будет зависеть порядок внесения изменения в график.

• Утверждение приказом – это издание приказа по основной деятельности, один из пунктов которого звучит так: «Утвердить график отпусков на 2014 год». И график отпусков будет приложением к приказу.
• Утверждение руководителем организации – это заполнение от руки грифа утверждения в верхнем правом углу (подпись и дата).

Какой способ выбрать?

Я выбираю первый, потому что он более логичен.

1. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 заготовлен гриф утверждения лично руководителем.
2. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку.

Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Однако, как-то нехорошо оставлять работников в неведении о запланированной дате его отпуска. Чтобы избежать конфликтов в будущем, чтобы дать возможность работникам планировать свой отдых, целесообразно ознакомить их с графиком отпусков после утверждения.

Это можно сделать разными способами:

1. зафиксировать факт ознакомления работника в самом графике (сделать дополнительную графу),
2. оформить листы ознакомления и приложить их к графику отпусков,
3. направить выписки из графика в структурные подразделения и вывесить там на видное место,
4. вывесить график отпусков в общедоступном месте,
5. каждому работнику вручить персональную выписку с указанием даты начала отпуска и т.д.

Хранение и уничтожение графика отпусков. Хранятся графики отпусков всего один год с момента окончания их действия. Поэтому график отпусков за 2012 год можно с чистой совестью уничтожить после 31 декабря 2013 года.

Но уничтожить правильно, а не просто сжечь на Новогоднем костре.

Для этого нужно:

• Составить (в образце акт на уничтожение с включенной описью) документов и дел, подлежащих уничтожению.

Срок хранения графика отпусков в организации (2020 — 2020)

1. /
3. /

18 сентября 2020 0 Рейтинг Поделиться Срок хранения графика отпусков в организации — важный временной показатель, от учета которого зависит эффективность делопроизводства и надлежащая организация трудовой деятельности.

О том, каким образом и сколько хранятся графики отпусков в организации, подробно изложено в настоящей статье.

Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения.

Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Согласно п. 693 Перечня график отпусков хранится в организации на протяжении 1 года после окончания своего действия. Исходя из положений абз. 3 п.

1.4 Перечня, за дату начала исчисления сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях принято принимать 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Таким образом, график отпусков на 2020 год можно будет уничтожить не ранее 01.01.2021. ВНИМАНИЕ! Росархив подготовил , согласно которому график отпусков нужно будет хранить в течение 3-х лет (п.451 проекта). Как составить график отпусков на 2020 год см.

. По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыхаза прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками. К тому же наличие прошлогоднего графика предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании.

График отпусков предприятия не предусматривает особых условий хранения, однако важно помнить о надлежащей защите персональных данных работников, что закреплено в главе 14 ТК РФ и законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Подписаться В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения.