Какие письма не регистрируются в организации

Регистрация писем в организации

Все входящие и исходящие письма секретарь регистрирует с присвоением уникального номера, заносит в базу. Как правильно регистрировать письма, расскажем в материале.

Регистрация письма – это сохранение данных о нем в учетной программе или базе данных, которые подтверждают факт создания и путь до организации или из нее.

База данных организации с учетными данными по всем письмам и другим документам используется для контроля и исполнения. Регистрируют письма, которые требуют ответа или с отметкой «к исполнению».

Делопроизводитель разрабатывает и затем регулярно пересматривает (актуализирует) перечень входящих и исходящих документов, в том числе писем, которые подлежат регистрации.

Список утверждает руководитель.

Чаще всего регистрируются все письма, за исключением:

1. пригласительные,
2. информационных (к сведению),
3. рекламных,
4. поздравительные,
5. книгопечатная продукция и журналы,
6. личные

и другие. Различают три вида регистрации писем:

1. карточную (с помощью картотеки),
2. автоматизированную (с помощью специального программного обеспечения).
3. журнальную (с помощью журнала учета),

Третья наиболее удобна и распространена сейчас.

Итак, регистрируются письма централизованно, например, в канцелярии или на ресепшн.

Чаще всего это делает секретарь или другой назначенный работник отдела делопроизводства. Для регистрации письма не имеет значения способ, которым оно было доставлено.

1. отправитель письма,
2. номер дела, куда будет отправлено письмо после исполнения.
3. регистрационный номер или индекс отправителя (для входящих писем),
4. срок исполнения (если есть),
5. заголовок письма,
6. резолюция (после вынесения),
7. ход исполнения,
8. дата написания письма,
9. регистрационный номер или индекс, присвоенный письму вами,
10. исполнитель,
11. когда оно получено организацией или передается курьеру (на почту) из организации,

Как видно из содержания регистрационной карточки, заполнить все поля сразу невозможно. Они заполняются постепенно по мере исполнения письма.

Автоматизированная регистрация удобна тем, что делопроизводитель может предусмотреть и другие поля, если это необходимо:

1. адрес автора,
2. тип документа,
3. количество листов

и другие. Провести регистрацию секретарь должен в тот же день, что получил корреспонденцию. Нельзя заполнять регистрационную карточку неактуальными данными, а только по факту, например, если письмо получено 1 января 2017 года, в карточке должна быть заведена та же дата.

Два разных письма не могут иметь одинаковый регистрационный индекс, это числовое или буквенно-числовое значение уникально и не повторяется из года в год. Это проще всего достигается за счет кодирования в индексе текущей даты.

Например, третьему входящему письму 1 января 2017 года может быть присвоен такой индекс: «01-01-2017/003/вх».

Чем подтверждается регистрация входящей корреспонденции

Содержание Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации:

• Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
• Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
• Научные отчеты.
• Графики, наряды, заявки, разнарядки.
• Нормы и нормативы расхода материалов.
• Пригласительные билеты.
• Поздравительные телеграммы, письма.
• ГОСты, ОСТы, ТУ.
• Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
• Статистические данные.
• Программы конференций, совещаний.
• Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
• Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.
• Прейскуранты.

Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов.

Важно Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.д.) 2.

Автор (корреспондент) документа При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа. При регистрации обращений граждан вводится его фамилия, имя, отчество и адрес. 3. Дата документа В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа.

4. Регистрационный номер документа В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа.

Если таковой отсутствует, то в графе указывается «б/н» (без номера). 5. Дата поступления Переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационном штампе).

6. Если в компании имеется номенклатура дел, то регистрационный номер поступившего документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел компании, в которое данный документ будет списан по исполнении. Например: Вх. № 114/03-25, где 03-25 — индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения.

Если регистрация документов в компании ведется вручную, сведения о документе вносятся в регистрационный журнал или регистрационную карточку.

При использовании традиционной ручной карточки (РКК), заполняется 2 экз. на бумажном носителе: один для регистрационно-контрольной картотеки, второй передается с документом в подразделение – исполнитель или, при необходимости, число экземпляров карточек может быть больше (определяет сама компания).

Регистрация входящих документов

— обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений.

Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы. Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации.

Основным видом такого взаимодействия является обмен документами — исходящие отправляет само предприятие, входящие — его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица. Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке.

осуществляется с целью их учета и контроля исполнения. Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это:

1. письма, в том числе, заказные;
2. бандероли;
3. пакеты;
4. рекламные издания.
5. газеты и журналы;

Но, чтобы не засорять архив и не хранить ненужную макулатуру, не все виды входящих документов необходимо регистрировать.

Обычно, к этой категории относятся:

1. рекламные и подписные издания, каталоги;
2. поздравительные письма и телеграммы;
3. материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
4. приглашения и пригласительные билеты;
5. документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
6. сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ.

не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный.

Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п.

3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний. Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

1. Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

1. Своевременность регистрации.

   Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку.

   Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

1. Разделение регистрационных учетов.

Отличный секретарь

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию.

Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке.

Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и входящих документов?

Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство.

Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.

В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично». В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте.

Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам: — доставка курьером, — электронная почта, — факс, — экспресс-почта. Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

Впрочем, регистрации подлежат не все документы. следующие: — счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям); — коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы; — поздравительную корреспонденцию; — журналы, газеты, каталоги; — приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания). Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно.

Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма. Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется , и вместе с актом письмо возвращается отправителю.

Часто бывает

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Вы здесь «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации.

Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают: — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; — пригласительные билеты. Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании.

От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» .

——————————— Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

Правила регистрации документов в вопросах и ответах

Регистрация является одним из условий признания самого факта существования документа, придания ему юридической силы. Она обеспечивает включение сведений о документах в информационно-поисковую систему, что создает базу для учета, поиска, контроля исполнения документов, справочной работы. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» регистрация трактуется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация документов может осуществляться с использованием журналов, традиционных (ручных) картотек, автоматизированных информационных систем. При всех различиях в технологиях все эти системы регистрации должны основываться на общих правилах.

Рассмотрим некоторые из этих правил, акцентируя внимание на наиболее часто встречающихся вопросах и иллюстрируя их примерами из инструкций по делопроизводству различных организаций.

Где устанавливаются правила регистрации документов? Правила регистрации документов устанавливаются в инструкциях по делопроизводству. По этим вопросам могут также издаваться отдельные инструкции (например, Инструкция о порядке регистрации документов в администрации г.

Иркутска, утвержденная распоряжением мэра г. Иркутска от 20.10.2006 № 031-10-1463/6). Порядок регистрации документов в автоматизированном режиме подробно регламентируется в документации автоматизированных информационных систем.

Какие подразделения проводят регистрацию документов? Возможны три системы регистрации документов:

1. смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.
2. централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в Службе делопроизводства или у секретаря (в небольших организациях);
3. децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях ответственными за делопроизводство;

Наиболее распространенной является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из вышестоящих органов или направляемая в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также обращения граждан.

Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях. Когда регистрируются документы? Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

В инструкциях по делопроизводству могут содержаться положения, касающиеся регистрации документов, поступивших после окончания рабочего дня или в выходные дни.

Например, «Поступившие в администрацию города документы подлежат регистрации в день их получения, а при поступлении их после 18 часов и в нерабочие дни – в первый рабочий день. В пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов». Нужно ли указывать время получения (отправки) документов?

Журнал регистрации исходящих документов

8498 , образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации.

В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

ФАЙЛЫ Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия.

Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем.

От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

1. Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.
2. Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
3. Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
4. Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа.

Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры. Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают.

Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов. Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

1. Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
2. Краткое содержание.
3. Адресат.
4. Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.

Пассажир

Содержание Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству.

На практике в него включают:

1. пригласительные билеты.
2. информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
3. поздравительные письма и телеграммы;
4. рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)).

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию. Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.

Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице.

Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Правила регистрации документов в вопросах и ответах

Регистрация является одним из условий признания самого факта существования документа, придания ему юридической силы.

Она обеспечивает включение сведений о документах в информационно-поисковую систему, что создает базу для учета, поиска, контроля исполнения документов, справочной работы. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» регистрация трактуется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация документов может осуществляться с использованием журналов, традиционных (ручных) картотек, автоматизированных информационных систем. При всех различиях в технологиях все эти системы регистрации должны основываться на общих правилах.

Рассмотрим некоторые из этих правил, акцентируя внимание на наиболее часто встречающихся вопросах и иллюстрируя их примерами из инструкций по делопроизводству различных организаций.

Где устанавливаются правила регистрации документов? Правила регистрации документов устанавливаются в инструкциях по делопроизводству.

По этим вопросам могут также издаваться отдельные инструкции (например, Инструкция о порядке регистрации документов в администрации г. Иркутска, утвержденная распоряжением мэра г. Иркутска от 20.10.2006 № 031-10-1463/6).

Порядок регистрации документов в автоматизированном режиме подробно регламентируется в документации автоматизированных информационных систем. Какие подразделения проводят регистрацию документов?

Возможны три системы регистрации документов: — централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в Службе делопроизводства или у секретаря (в небольших организациях); — децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях ответственными за делопроизводство; — смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем. Наиболее распространенной является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из вышестоящих органов или направляемая в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также обращения граждан.

Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Когда регистрируются документы? Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. В инструкциях по делопроизводству могут содержаться положения, касающиеся регистрации документов, поступивших после окончания рабочего дня или в выходные дни.

Например, «Поступившие в администрацию города документы подлежат регистрации в день их получения, а при поступлении их после 18 часов и в нерабочие дни – в первый рабочий день. В пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов».

Нужно ли указывать время получения (отправки) документов? В инструкции по делопроизводству может быть предусмотрена необходимость указывать время получения или отправки отдельных видов документов.

О том, какие документы нужно регистрировать, а какие нет — шпаргалка делопроизводителя

Дата публикации: 16.02.2018 Регистрация документов – одна из базовых процедур в делопроизводстве. Однако не все документы подлежат обязательной регистрации.

Разбираемся, какие документы регистрировать и в какой форме, а также составляем список документов, которые в регистрации не нуждаются. Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти).

Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован.

Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера.

Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование. Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации.

Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением.

Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов.

Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов. Зарегистрировать документ можно только один раз Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды.

Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот.

Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер. Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция Соблюдать сроки Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться.

С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Отличный секретарь

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет.

Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих. Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу.

Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо. Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так:

1. основной или помещается в дело.
2. генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект,
3. письмо отправляется,
4. письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота,
5. если нужно, проводит процедуру согласования,
6. исполнитель готовит проект письма,

Нарушать этот порядок действий нельзя.

Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться!

До подписи письмо – не письмо, а только его проект.

— коммерческие предложения; — рекламные материалы; — прайс-листы, — поздравления; — приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается).

Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.

На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма: _____________ № _______ Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами.

Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки: Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании.

Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо! Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер.