Отчетный протокол по мероприятию

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

Рубрика: Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть. Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как президиум, профсоюзный комитет.

Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях. Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь.

Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания. Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.

Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

1. кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
2. кто вёл протокол;
3. кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
4. кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
5. какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.

На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список. Например: Приложение к протоколу конференции трудового коллектива КГПУ от 23.03.2004 № 1 Список присутствующих на собрании трудового коллектива КГПУ 23.03.2004 №/№ Ф.И.О. Структурное подразделение, должность Личная подпись работника 1.

2. 3. 4 Секретарь личная подпись И.О. Фамилия Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к. влияют на юридическую силу документа.

Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать.

Например: Повестка дня: 1.

Протокол проведения мероприятия образец

» 06 октября 2020 года Разработчик программы И.Н.

Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Запи­си во время заседания, сбор материалов и подготов­ка текста возлагается на секретаря, службу ДОУ или на сотрудников подразделений, готовивших матери­алы к обсуждению.Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня заседания. Про­екты соответствующих пунктов протокола визиру­ются подразделением (должностным лицом), от­ветственным за подготовку.

На протоколе, содер­жащем информацию ограниченного распростране­ния, проставляется пометка Для служебного Текст протокола, как правило, со­стоит из двух частей — вводной и основной. Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:1) председатель или председательствующий2) секретарь3) присутствовали — список присутствовавших или отсылка

Заполняем протокол профсоюзного собрания

09 Февраля 2020 в 14:15 Профсоюз — это общественная организация. Она создается на предприятии с целью отстаивания интересов работников при решении различных проблем.

Все важные вопросы обсуждаются на заседании профсоюзного собрания. Решения, принятые в ходе него, обязательно протоколируются. Образец протокола собрания комиссии мы разместили в этом материале.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter При необходимости цитирования его итоговой части применяется выписка.

Она позволяет ознакомиться с принятым решением.

При этом нет необходимости предоставления полной версии протокола. Унифицированной формы для оформления выписки не существует. Поэтому она составляется в произвольной форме.

Порядок созыва и проведения собраний должен содержаться в Уставе . Обычная очередность — один раз в год, по окончании отчетного периода.

При необходимости они могут созываться вне очереди. Если возникла потребность решения какого-либо вопроса, работников, являющихся членами профсоюза, не менее, чем за 10 дней, нужно письменно уведомить о предстоящем мероприятии.

В уведомлении указываются дата, время и место проведения заседания, а также вопросы, подлежащие обсуждению.

Мероприятие открывает и ведет председатель профсоюза. Ему необходимо раскрыть содержание деятельности за отчетный период.

Главное — ответить на вопросы, что удалось сделать, что осталось неразрешенным и почему.

комитета и т.д. После этого начинается выступление докладчиков, которые высказывают свои мысли по вопросам повестки дня.

Секретарь тщательно фиксирует данные выступавших лиц, их предложения по обсуждаемым проблемам, результаты голосования и принятые решения. Итоги каждого заседания оформляются секретарем с помощью специального документа-протокола.

В протокол отчетно-выборного собрания первичной профсоюзной организации последовательно и в полном объеме вносится информация о ходе проведения заседания:

1. принятые в результате голосования решения.
2. список обсуждаемых вопросов;
3. данные присутствующих лиц и их количество;
4. данные выступающих и их предложения;
5. повестка дня;
6. ФИО председателя и секретаря;
7. место, дата и время проведения заседания;
8. результаты голосования (сколько голосовали «за», сколько «против», сколько — воздержались);

По той же схеме составляется протокол профсоюзного собрания о переизбрании председателя профкома.

Оформленный документ подписывает председатель. Также это делает секретарь, ответственный за его составление.

Образцы протоколов совещания

Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования.

В данном материале мы подробно рассмотрим образцы протоколов, а также расскажем о правилах их оформления. Скачайте образец протокола: Берите в работу Образец от эксперта Многие сотрудники секретариата знают, что оформление и составление протокола — долгое и утомительное занятие.

Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами. Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше.

Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации. По этой причине мы рассмотрим основные события, в ходе которых потребуется вести протокол. Совещание может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и срочным.

В любом случае ход совещания нужно фиксировать в протоколе.

Удобство проведения плановых совещаний заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов. Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов.

В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения.

Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица.

Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, которые касаются политики организации и ее деятельности.

Важно понимать, что протокол заседания также должен фиксировать ход мероприятия.

При этом в рамках события могут отсутствовать какие-либо решения, однако ход обсуждения различных вопросов должен быть отображен в соответствующем документе. Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов.

К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению. В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола).

При этом форма протокола заседания комиссии может практически не меняться из года в год.

Образец протокола заседания Бланк протокола собрания очень схож с документированием заседания.

Образцы протоколов совещаний.

Как составить протокол совещания: образец

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания.

Образец этого документа в организациях примерно одинаковый.

О правилах рассказано далее.Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия.

Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

• Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
• Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.
• Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
• Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.

Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

• Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
• Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
• Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
• Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
• Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.В каждой организации регулярно проводятся совещания.

Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы.

Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись.

Им же устанавливается, где это делать необязательно.Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол.

Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений. Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.Протокол совещания ведет руководитель предприятия.

Протокол отчетно-выборного профсоюзного собрания организации

Оценить Отзывов:0 Просмотров:2160 Голосов:0 Обновлено:н/п Тип файла .doc (Microsoft Word 97) Тип документа: отчетно-выборного профсоюзного собрания (наименование организации) от ____ ___________ 20__ г. Состоит на учете в профсоюзной организации ______ Присутствуют на работе в день выборов _______ членов профсоюза Присутствуют на отчетно-выборном собрании ______ членов профсоюза Отсутствуют по уважительной причине _______ членов профсоюза Приглашены на собрание: _________________________________ _________________________________ Председатель собрания: Секретарь собрания: Повестка дня: 1. Отчет о работе профсоюзного комитета за период с _____ по ______ 2.

Отчет о работе ревизионной комиссии за период с ______ по ______ 4. Выборы профсоюзного комитета.

3. Выборы председателя первичной профсоюзной организации. (Председателя ППО можно избирать из состава профкома на отчетно-выборном собрании или на первом заседании вновь избранного профкома).

5. Выборы ревизионной комиссии. 6. Выборы уполномоченного по охране труда. (если на собрании избираются делегаты на окружную конференцию, то этот вопрос включается в повестку дня).

1. Слушали: _________________, председателя профсоюзной организации. Отчет о работе профкома за период с _____ по _______.

(доклад на _____ листах прилагается).

После голосования предложение принято (единогласно, или большинством голосов при ___ против, ____ воздержавшихся). ВЫСТУПИЛИ: 4. __________________ 5.

__________________ Поступило предложение о прекращении прений. После голосования предложение принято ____________ (единогласно, или большинством голосов при ____ против, _____ воздержавшихся).

С заключительным словом и ответами на вопросы по докладам выступили: 1.

_______________ 2. _______________ (краткая запись выступлений или ссылка на то, что выступления на ____ листах прилагаются).

Председатель собрания предлагает дать оценку работе профсоюзного комитета. Поступило предложение признать работу удовлетворительной (или неудовлетворительной). После голосования предложение принято ____ (единогласно, или большинством голосов при ___ против, ____ воздержавшихся.

Председатель предлагает утвердить отчетный доклад ревизионной комиссии. После голосования предложение принято ______ (единогласно, или большинством голосов при ____ против, ______ воздержавшихся).

Образец протокол заседания комиссии о проведении организационно штатных мероприятий

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

Постановили: 2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.

ответственная Моисеева В.Н. 2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5 ответственная Багдасарьян И.С.

до 01.12.2013 Голосование: единогласно Председатель Белова Е.Н.

Белова Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева Пример сокращённого протокола ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Красноярская краевая организация Профсоюзная организация КГПУ им.

В.П. Астафьева 660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16 улица Лебедевой 89 E— mail ПРОТОКОЛ заседания президиума профсоюзного комитета 28 октября 2013 г. № 14 Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н. Исполнение работ по внедрению СМК отслеживалось в плане.

Ход исполнения документирован в файле MS Project «План внедрения СМК_15_02_201_.

mpp » Дополнительные ответственность и полномочия определены в Положении о службе качества.

Дата утверждения положения 09.03.201_г.

Положение подписано и актуально. Анализ работы СМК осуществляется на оперативном уровне. Проверены протоколы еженедельных совещаний (выборочно) №2 от 12.03.201_г, №8 от 23.04.201_г, №18 от 02.07.201_ г.

В протоколах указаны мероприятия по СМК, распределение задач, сроков и ответственных. Также, анализ СМК осуществляется на уровне высшего руководства. Проверены протоколы анализа СМК со стороны руководства № 1 от 14.06.201_ и № 2 от 21.12.201_ г.

Ресурсы для функционирования СМК выделяются в полном объеме. Проверен состав статей бюджета на СМК. Проверено исполнение бюджета на дату проведения аудита.

Печатается через два межстрочных интервала после реквизита вид заседания, сове­щания, отделяется от него линейкой и выравни­вается по центру 4) дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и пе­чатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через пол­тора межстрочных интервала. Каждый вопрос нуме­руется арабской цифрой, а его наименование начи­нается с предлога О (Об), которое печатается центрованным способом другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней стро­ки.

Под чертой в скобках указываются фамилии дол­жностных лиц, выступавших на заседании (совеща­нии), и краткое содержание выступлений при рас­смотрении соответствующего вопроса.

Фамилии печатаются через межстрочный интер­вал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Внимание Планы, справки, протоколы Разработчик программы И.Н.

Халтурина – учитель информатики МБОУ «Гимназия №13» Цели программы  Создание единого информационного пространства.  Создание многофункционального автоматизированного программного комплекса внутришкольного управления.  Создание целостной системы формирования информационной культуры личностного роста педагога.

Задачи программы  Обеспечить условия для формирования информационной культуры педагогов, обучающихся и их родителей.

Протокол совещания

24791 – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим. ФАЙЛЫ Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой.

Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр. Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона.

В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа. Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения. Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты.

Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора.

Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия. Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник.

При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны. Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Образец протокола общего собрания работников

5,00 Отзывов:9 Просмотров:80466 Голосов:4 Обновлено:28.11.2016 Тип файла .doc (Microsoft Word 97) Составление протокола общего собрания производиться на основании , а именно . Общее собрание работников созывается только для принятия важного решения, с целью разрешить имеющиеся разногласия, либо принудить работодателя к исполнению нормативных актов принятых на предприятии.

Собрание работников считается правомочным, если на нём присутствует более половины сотрудников предприятия.

Конференция считается правомочной, если на ней присутствует не менее двух третей избранных делегатов – . Требования могут быть выдвинуты только работниками или их представителями – ст.

, ТК РФ. За работодателем закрепляется обязанность предоставить работникам помещение для проведения общего собрания, кроме того работодатель не вправе препятствовать проведению общего собрания работников.

Важно! Препятствие в проведении собрания работников, в том числе не предоставление помещения для проведения собрания наказывается штрафом или дисциплинарным взысканием – .

Стороны должны предоставлять друг другу не позднее двух недель со дня получения соответствующего запроса имеющуюся у них информацию, необходимую для ведения коллективных переговоров – . Международной организацией труда была принята специальная рекомендация МОТ №129, согласно которой организация должна предоставлять своим сотрудникам следующую информацию:

1. Условия приёма на работу, увольнения и перевода,
2. Социально-бытовое обслуживание сотрудников и др.
3. Социальное обеспечение сотрудников,
4. Общие условия труда,
5. Правила техники безопасности,
6. Перспективы обучения и продвижения по службе,

Участники переговоров обязаны соблюдать соглашение о неразглашении охраняемой законом тайны. Более того ст. , УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за разглашение коммерческой, государственной и служебной тайны.

Протокол общего собрания работников по сути является обычным протоколом и обязан содержать следующие сведения:

1. Общее число работников предприятия и фамилии присутствующих, в том числе и для определения присутствия необходимо количества участников общего собрания.
2. Дату, место и время его составления.
3. Краткие сведения об избрании председателя собрания и секретаря.
4. Повестка дня и её утверждение.
5. Подпись секретаря и председателя собрания.
6. Решение общего собрания, а также количество проголосовавших «за» и «против» принятого решения. При решении нескольких вопросов решение по каждому из выдвинутых вопросов рассматриваются отдельно, и результаты голосования также фиксируются для каждого принятого решения отдельно.
7. Тема собрания, либо её краткое содержание, если она оформлена отдельным документом, в последнем случае копия документа должна быть приложена к протоколу.

Согласно единый представительный орган, созданный первичными профсоюзными организациями предприятия,

Протокол отчетно-выборного профсоюзного собрания

5,00 Отзывов:5 Просмотров:20037 Голосов:3 Обновлено:н/п Тип файла .doc (Microsoft Word 97) Тип документа: ____________________________________________________________________ (наименование первичной профорганизации) «_____»_____________ 20 г. Состоит на учете членов профсоюза __________ Присутствуют на собрании___________________ Отсутствуют (отпуск,болезнь,командировка)_____ Отсутствуют по неизвестным причинам_________ Председатель собрания_______________________ (ф.и.о.) Секретарь собрания__________________________ (ф.и.о.) Члены президиума__________________________ __________________________ 1.

Отчет о работе профсоюзного комитета за период работы с _________ по___________ (месяц,год) (месяц,год) 2. Отчет о работе ревизионной комиссии за период работы с____________ по____________ (месяц,год) (месяц,год) 3.

Выборы профсоюзного комитета. 4. Выборы ревизионной комиссии.

5. Выборы уполномоченного профсоюза по охране труда.

Примечание: если на собрании избираются делегаты на областную отчетно-выборную конференцию, то этот вопрос включается в повестку дня. 1.Время для отчетного доклада председателя профкома________________ 2.

Время для отчетного доклада председателя ревизионной комиссии_____ 3.

Время для выступления по отчетным докладам______________________ 4. Время работы собрания________, перерыв__________________________.

(Повестка дня и регламент работы собрания утверждаются голосованием) 1. Слушали: «Отчет о работе профсоюзного комитета за период работы с_______ по___________ (месяц,год) (месяц,год) Докладчик:________________________________________________ (ф.и.о.) (доклад на ______ листах прилагается) 2.

Слушали: « Отчет о работе ревизионной комиссии за период работы с_________ по___________ . (месяц,год) (месяц,год) Докладчик:________________________________________________ (ф.и.о.) (доклад на _______листах прилагается) По отчетным докладам профсоюзного комитета и ревизионной комиссии Выступили: 1._____________________________ (краткое содержание выступления, либо ссылка, что текст выступления на__листах прилагается) 2._____________________________ (ф.и.о.) 3._____________________________ Поступило предложение о прекращении прений.

После голосования предложение принято (единогласно;большинством голосов при ______против,________воздержавшихся) .

Протокол совещания

› › По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу.

Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи. Содержание По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

• Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
• Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
• Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет.

Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации. В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы.

Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

• Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
• Состав присутствующих:

1. ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
2. председатель комиссии;
3. остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.

• Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
• Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе.

  В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

• Решения, которые были приняты в результате совещания.
• Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
• Повестка дня – т.е.

  список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).

В наиболее простом случае бланк выглядит так. А в качестве образца можно выбрать такую форму: ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания.

Как организовать совещание и вести протокол

Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий.

В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.

Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний.

Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами.

Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще. По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников.

Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах: • Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке. • Ограничивайте количество участников совещаний.

Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более. • Информационные материалы для совещания готовьте заранее.

Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует: а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов; б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.); в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

• По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.

• Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания – обсудить повестку дня и принять по ней решения. Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании.

Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.