Какие нужны документы для выдачи документов из архива


Какие нужны документы для выдачи документов из архива

Об утверждении положения о порядке выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов


В соответствии со статьей 26 приказываю:1. Утвердить Положение о порядке выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (прилагается).2. Контроль за выполнением настоящего Приказа оставляю для собой.И.о.

МинистраС.Ф.САРАПУЛОВ УтвержденоПриказомМинистерства промышленности и наукиСвердловской областиот 8 мая 2014 года N 150 1.1. Положение о порядке выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (далее — Положение) регулирует отношения, связанные с выдачей архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (далее — выдача архивных документов) в Министерстве промышленности и науки Свердловской области (далее — Министерство), устанавливает сроки и последовательность процедур (действий), а также порядок взаимодействия с заявителями, органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями.Ответственным структурным подразделением Министерства за выдачу архивных документов является отдел государственной службы, кадров, правовой и организационной работы.1.2. Заявителями, имеющими право на получение архивных документов, являются физические и юридические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (далее — заявители).От имени заявителя с запросом о предоставлении архивных документов может обратиться представитель заявителя (далее также именуемый заявитель), который, в случае личного обращения, предъявляет документ, удостоверяющий его личность, представляет (прилагает к запросу) документ, подтверждающий его полномочия на обращение с запросом о предоставлении архивных документов (подлинник или нотариально заверенную копию).1.3.

Основанием для выдачи архивных документов является получение Министерством промышленности и науки Свердловской области запроса о предоставлении архивных документов (далее — запрос).1.4.

Заявитель вправе подать запрос в письменной форме или в форме электронного документа.1.5. Запрос направляется следующими способами:- доставка заявителем лично;- направление посредством почтового отправления;- в электронной форме на официальном сайте Министерства промышленности и науки Свердловской области (mpr.midural.ru) (далее — электронная форма).В случае направления запроса в электронной форме заявитель заверяет запрос электронной подписью в соответствии с .1.6. К запросу заявитель представляет документы, указанные в разделе 2 настоящего Положения.1.7.

Если заявителем является физическое лицо, то запрос подписывается заявителем или уполномоченным лицом.1.7.1. Если заявителем является юридическое лицо, то запрос оформляется на бланке такого лица, подписывается его руководителем или уполномоченным лицом и скрепляется печатью юридического лица.1.8.

Запрос, а также прилагаемые к нему документы представляются на русском языке. В случае если запрос и (или) оригиналы документов составлены на иностранном языке, они представляются с заверенным переводом на русский язык.1.9. Заявитель

sovetnik36.ru

Пользователи архивной информации В связи с тем, что в архивах хранится довольно разнообразная информация, выдача архивных справок происходит большому числу пользователей.

К ним относятся юридические и физические лица, бывшие работники предприятий, правоохранительные и налоговые органы, пенсионные фонды, страховые агентства и простые граждане.

Для каждого отдельного пользователя существуют свои правила предоставления информации.

Правила выдачи архивных справок, копий и выписок Вся информация, запрашиваемая в архиве, выдаётся на основании письменного заявления.

В этом документе излагается суть запроса и все необходимые для осуществления поиска реквизиты. Также в заявлении сообщаются личные данные просителя, инициалы, адрес, телефон. Запрос обязательно должен быть подписан личной подписью заявителя.

Инфо Это делают те, кто нуждается в них по роду деятельности, например, сценаристы, писатели, ученые. Архивные документы часто используются при написании диссертаций или научных трудов. В случае, когда документы нужны для написания научной работы, кроме паспорта и заявления на их предоставление потребуется также документ из той организации, где учится или работает заявитель, подтверждающий его статус и тематику работы.

Куда именно нужно обращаться?Часто, собираясь запросить какие-то документы или информацию из архива, люди не знают, куда именно им нужно обратиться.

Тут все зависит от того, что конкретно вас интересует. Например, получить общегражданские сведения (дату, место рождения, смерти, заключения брака) можно в архиве районного ЗАГСа. Необходимость в получении таких документов может быть связана с обращением в органы социальной защиты, оформлением пенсионных начислений, получением определённых льгот.

Конфиденциальность данных Согласно законодательству предоставление архивной информации должно происходить через доступ пользователя к оригиналам и поисковым системам. Следует заметить, что вся хранящаяся информация носит конфиденциальный характер, в связи с этим доступ к ней должен быть ограничен определённым кругом лиц.

Такая осторожность связана с тем, что информационный банк содержит персональные данные граждан, сведения об их месте жительства, семейном положении, размере заработной платы, наличии судимости и других биографических особенностей. В связи с этим получение архивной справки не допускается без согласия физического лица. Работники, имеющие доступ к архиву, обязаны соблюдать правила предоставления информации.

Читайте также: Выписка из документа: оформляем правильно Часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

для использования работниками организации; для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований; во временное пользование для других организаций; для проведения архивных работ с документами; для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Какие нужны документы для выдачи документов из архива

/ / 23.03.2018 75 Views 25.03.2018 25.03.2018 25.03.2018 Кому и для чего выдаются архивные документы?

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила) предполагают следующие случаи выдачи дел из архива организации во временное пользование (п. 4.5.1): Читайте также: Выписка из документа: оформляем правильно Часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

Довольно часто заявители сталкиваются с такой проблемой, как отказ выдачи справки №9 в связи с образовавшейся задолженностью по квартплате. Инфо В действительности такой аргумент нельзя считать правомерным, так как по закону сотрудники паспортного стола должны выдать документ независимо от задолженности. В случае неправомерного отказа необходимо потребовать письменное подтверждение причины отказа,также можно написать жалобу на имя начальника паспортного стола или обратиться в суд.

  1. 12.12.2016

Читайте также

  1. Восстановление трудовой книжки: пошаговая инструкция
  2. Состав семьи.
  3. Для чего нужна выписка из Домовой книги? Особенности процедуры получения документа
  4. Архивная выписка из домовой книги. Как получить выписку из домовой книги

Это значит, что с момента поступления и регистрации запроса до получения ответа может пройти тридцать дней.

Внимание Этот срок может быть увеличен по решению руководства архива, но не более чем еще на тридцать дней.

При этом сотрудники архива, куда поступил запрос, обязаны уведомить заявителя о продлении срока исполнения запроса.

Важно Но бывают ситуации, когда люди, не разобравшись, подают запрос не по адресу.

В этом случае он будет признан непрофильным и отправлен по принадлежности в другой архив в течение пяти дней с момента поступления. При этом работники архива должны уведомить заявителя о пересылке запроса и указать адрес другого архива.

Составляем запросЧтобы сделать запрос в архив, нужно составить заявление в свободной форме, так как жестких требований по этому поводу не существует (хотя некоторые учреждения предлагают заявителям свой бланк). Днепропетровская ул., 9 А, Санкт-Петербург, 191119 Телефон/факс: (812) 572-12-57 E-gov.spb.ru Директор — Легкая Лидия Сергеевна Прием директора архива: понедельник с 13 до 16 часов.

Характеристика фондов Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб) создан по распоряжению губернатора Санкт-Петербурга от 11 марта 1999 г. № 244-р с целью сохранения и дальнейшего использования в интересах граждан документов ликвидированных учреждений, предприятий, организаций. На 01.01.2006 г. архив принял 293 тыс.дел от ликвидированных государственных и негосударственных организаций и предприятий, из которых сформировано 504 фонда.

Как правильно подать запрос в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации

В жизни каждого может возникнуть потребность обращения к архивным документам. Граждане пишут запросы в случае необходимости восстановления документов, воссоздания исторических событий, установление родства или научные исследования.

Несомненным плюсом является повсеместное развитие сети архивов на территории Российской Федерации.

Наряду с Государственными, у которых документальная база является самой богатой, существуют и частные. Необходимость подачи заявлений обусловлено сложным устройством архивов.

Тысячи фондов, коллекций документов, фотоматериала и прочих источников усложняют поиск нужной информации. Поэтому следует как можно конкретнее описать запрос.

Чем больше укажете известных вам фактов, тем быстрее сотрудник ответит на запрос. Содержание статьи Архивы России делятся на типы:

  1. государственные;
  2. муниципальные;
  3. частные.
  4. архивы организаций;
  5. ведомственные;

Все граждане РФ могут обратиться в любую организацию за помощью, главное знать, как правильно подать заявление. Виды запросов:

  1. социально-правовой – для разъяснения фактов, необходимых при соблюдении прав и интересов физических лиц или компаний. Относятся запросы физических и юридических лиц, консульские (от иностранных граждан, служебные);
  2. генеалогический – для разъяснения и уточнения фактов биографии предков, с целью описания генеалогии рода, семьи;
  3. тематический – делается с целью получения документов по отдельному факту истории или жизни человека. Такие запросы характерны для исследовательской деятельности.

Для начала нужно определить, к какой из категорий подходит вопрос, в каком архиве может находиться интересующая информация.

Подать заявление можно:

  1. письмом по Почте России;
  2. электронным или через портал Государственных услуг.
  3. у регистратора или в МФЦ (обязательно наличие паспорта);

Современные технологии и наличие Единого Государственного портала позволяют отправлять заявления, не выходя из дома, упрощая работу с архивами городов России. Согласно , заявление должно быть зарегистрировано в день его поступления.

Со дня регистрации до получения ответа заявителем может пройти 30 дней.

В отдельных случаях, если сотрудникам не хватило времени для формирования ответного письма, допускается продление срока после письменного оповещения заявителя. Возможны ситуации ошибочного направления, когда граждане выбрали неверный архив. Сотрудники получившее письмо имеют право перенаправить запрос по нужному адресу, уведомив об этом заявителя, указав название организации в которую перенаправили запрос и дату.
В письменном ответе на запрос могут содержаться копии документов, переписанный текст (в тех случаях, когда копию сделать невозможно), выписки, заключения и архивные справки.

Форма написания заявления – свободная.

Какие нужны документы для выдачи документов из архива

Стоимость платных услуг определяется в соответствии с прейскурантом на работы и услуги, выполняемые ЦГАЛС СПб, утвержденном приказом от 21.02.2018 № 14.

Работы по исполнению справок для начисления пенсий (соцально-правовых запросов) выполняются бесплатно и в прейскурант не включены.

Отдел по работе с нотариальными документами (бывший Нотариальный архив) Оказывает следующие услуги:

  1. Выдача cправок по наследственным делам и аресту имущества и др.
  2. Подтверждение действенности завещаний.
  3. Выдача дубликатов документов.
  4. Подготовка документов для нотариальных действий.
Рекомендуем прочесть:  Ингосстрах страхование мотоцикла

Стоимость всех услуг определяется в соответствии с прейскурантом на работы и услуги, выполняемые ЦГАЛС СПб, утвержденном приказом от 21.02.2018 № 14.

Прием граждан в нотариальном отделе осуществляется по адресу: Санкт-Петербург, Варфоломеевская ул., д.15А лит.А. Что делают люди, когда возникает необходимость восстановить утраченные сведения различного характера или просто узнать социально-значимую информацию (это могут быть данные о родственниках, получение копий утерянных документов, восстановление сведений о работе, награждениях, местонахождении людей или учреждений и прочая справочная информация)?

Конечно, обращаются в архив. Правда, чтобы это сделать, важно знать, какой именно архив вам нужен, и как сделать запрос в архив.

Именно об этом мы и поговорим в этой статье. Немного об архивах Начнем с того, что архив является государственным (реже — частным) учреждением, в котором в определенных условиях, гарантирующих максимальную безопасность, хранятся официальные документы. При этом архив занимается не только ответственным хранением, но и предоставляет имеющуюся информацию, как органам государственной власти, так и гражданам.

Копии документов выдаются заявителю вместе с сопроводительным письмом. В случае если запрашиваемая информация в архиве отсутствует, в сопровождении сообщается причина невыполнения запроса. Архивная справка 9 формы Форма №9 является довольно востребованным документом у населения.

Эта справка носит информацию о зарегистрированных в определённой квартире лицах, о размере недвижимости, правах собственника и его семейном родстве с другими дольщиками. Такой документ может быть востребован в момент подачи документов на приватизацию или при доказательстве наследственных прав. В случае купли-продажи недвижимости архивная справка №9 в настоящее время не требуется.

Для получения формы №9 придётся обратиться в паспортный стол по месту регистрации и предъявить там паспорт и свидетельство о собственности на помещение. Архивная справка обязана содержать точную информацию об использованных документах, а сведения должны быть изложены в хронологическом порядке. Все наименования, упоминаемые в справке, прописываются в развёрнутом виде, а выдержки из оригинала заключаются в кавычки.

Если в процессе заполнения документа были найдены расхождения, то они переносятся в справку в том виде, в каком они значатся в оригинале. Важно Правильно

Выдача документов из архива организации

Документы, сданные в архив, могут быть позже востребованы сотрудниками организации, сторонними компаниями и даже простыми гражданами.

Важно знать, как правильно оформить выдачу дел во временное пользование и зафиксировать этот факт. При этом ответственный сотрудник должен быть осведомлен о правилах заполнения сопроводительных документов и нюансах работы с ними. В Основных правилах работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее «Основные правила») указаны следующие случаи выдачи документов из архива организации во временное пользование (п.

4.5.1):

  1. для научных и иных исследований граждан в читальном зале;
  2. для использования сотрудниками организации;
  3. для выполнения архивных работ с документами;
  4. во временное пользование для сторонних организаций;
  5. для проведения страхового копирования, а также специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния бумажных носителей.

Чаще всего в обычной негосударственной организации из архива выдаются дела для использования собственными сотрудниками, и реже для ознакомления гражданами. Причем в последнем варианте для реализации такой возможности в архиве должен быть оборудован читальный зал: место, где человек сможет ознакомиться с делом и при желании сделать копии документов.

В «Основных правилах» прописаны определенные сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):

  1. полгода возможно экспонирование документов.
  2. 1 месяц для просмотра документов в читальном зале архива;
  3. 3 месяца во временное использование в сторонних организациях;
  4. 1 месяц для сотрудников организации;

Гражданам запрещается выносить документы за пределы читального зала. Судебным и следственным органам архивные дела выдаются до момента прекращения дела или вынесения решения суда.

Продление указанных сроков выдачи дел во временное пользование органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования возможно в особых случаях. Для этого оформляется разрешение руководителя организации в ответ на письменное заверение пользователя о сохранности документов.

Крупные организации, обладающие большим архивом, могут оформлять процесс использования архивных дел после поступления заказов от работников на их выдачу (Приложение 17 к «Основным правилам»). Следует обратить внимание, что в предложенной Росархивом форме необходимо указать цель исследования архивных документов.

Но в негосударственных компаниях сотрудники редко приходят за архивными материалами с научно-исследовательскими целями, поэтому в данном поле можно прописать следующее: «цель заказа документов». Также при оформлении заказа на выдачу архивных дел желательно попросить сотрудника назвать структурное или иное обособленное подразделение, где он работает.

Порядок архивирования документов в организации

Организация, подобно живому организму, непрерывно взаимодействует с внешним миром и поддерживает многочисленные внутренние процессы: заключает договоры с контрагентами, принимает либо реализует товары и услуги, осуществляет разнообразные платежи, согласовывает и утверждает локальные нормативные акт.

Данная опция особенно актуальна для компаний с широкой сетью филиалов. В условиях архива предприятия данную форму можно заполнить частично и направить сотрудникам по электронной почте. Они смогут заранее начать поиск нужного документа, что позволит сэкономить время.
Оформляется при этом множество документов, большинство из которых рано или поздно теряют текущую актуальность и отправляются в архив.

Содержание статьи

Весь массив документации, накапливаемой организацией в процессе ее деятельности и подлежащей хранению, подразделяется на несколько категорий:

  1. бухгалтерская отчетность – включает в себя первичные документы, отражающие осуществление организацией купли-продажи товаров и услуг;
  2. учредительные документы – являются правовой основой существования организации и определяют ее базовые юридические характеристики;
  3. специализированная документация – внутренние нормативные акты, регулирующие основные аспекты деятельности организации и обеспечивающие согласованность работы ее структурных подразделений.
  4. документы по личному составу – затрагивают все возможные отношения, которые могут возникнуть между работником и работодателем;
  5. распорядительные документы – носят императивный либо информационный характер, оформляются как правило от лица высшего руководства;

В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, можно поделить на две группы: документация, делопроизводство по которой окончено, и бумаги, все еще участвующие в каком-либо актуальном деловом процессе.

Каждая организация придерживается собственной политики документооборота, однако следование общим рекомендациям, успешно применяемым на практике и подкрепленным правовыми нормами, позволяет максимально оптимизировать архивное дело и избежать возможных проблем в будущем.

Одна из основных задач ответственного за ведение архива сотрудника заключается в грамотном распределении имеющихся документов по соответствующим делам и их своевременном дополнении вновь оформляемой документацией. Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения.
Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.

Пунктом 3.4. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в 2002 г.

и носящих рекомендательный характер, форма номенклатуры дел предлагается в виде таблицы, включающей в себя следующие поля:

  1. заголовок дела, вписываемый в виде краткого и точного обозначения сути относящегося к нему процесса без использования сложных конструкций и вводных слов;
  2. индекс дела, который состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела;
  3. поле количество единиц хранения отражает число томов или частей в составе дела и заполняется в конце года;

Перечень необходимых документов для получения архивной справки Перечень необходимых документов для предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, в том числе в электронном виде в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (www. gosuslugi.ru) Извлечение из Административного регламента Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги 21.

Основанием для предоставления государственной услуги является письменное заявление или обращение заявителя в форме электронного документа о предоставлении сведений в адрес ФКУ «ГИАЦ МВД России», ИЦ или ЦАВВ.

22. Заявление должно содержать следующую информацию: – наименование органа, в которое направляется заявление, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица; – фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии) заявителя или наименование органа или организации; – почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации заявления; – суть заявления; – личную подпись и дату.

Заявление заполняется при помощи средств электронно-вычислительной техники или от руки разборчиво (печатными буквами) чернилами черного или синего цвета.

23. Предоставление государственной услуги должно быть подтверждено заявителем путем приложения к заявлению: – копий заполненных страниц паспорта гражданина РФ — для граждан РФ; – копий заполненных страниц паспорта иностранного гражданина либо иного документа, установленного федеральным законом или признаваемого в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина, — для иностранных граждан; – копий документа, выданного иностранным государством и признаваемого в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, разрешения на временное проживание, вида на жительство либо иных документов, предусмотренных Федеральным законом или признаваемых в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства, — для лиц без гражданства. 24. В зависимости от оснований предоставления государственной услуги к заявлению дополнительно прилагаются: – письменное согласие лица, в отношении которого запрашиваются сведения, либо копии документа, подтверждающего факт смерти лица; – копии документов, подтверждающих родство с лицом, в отношении которого запрашиваются сведения; – копии документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к архивным документам; – нотариально заверенная доверенность, выданная в установленном порядке, подтверждающая право представлять интересы доверителя.

25. Заявления и документы, указанные в пунктах 23, 24 Административного регламента, принимаются на личном приеме в ФКУ «ГИАЦ МВД России», ИЦ или ЦАВВ.

Одновременно с копиями документов предъявляются

Выдача документов из архива организации

Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами).

Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу? Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами).

Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу? Примеры заполнения сопроводительных документов и нюансы работы с ними приведены в статье.

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила) предполагают следующие случаи выдачи дел из архива организации во временное пользование (п. 4.5.1): Читайте также: Часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

  1. для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.
  2. во временное пользование для других организаций;
  3. для проведения архивных работ с документами;
  4. для использования работниками организации;
  5. для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;

Конечно, из предложенного перечня для обычной негосударственной компании самыми актуальными будут выдачи для использования собственными работниками, реже – в другие организации, а также, возможно, для использования гражданами.

В последнем случае, если специфика деятельности организации предполагает подобные обращения граждан, следует позаботиться об оборудовании при архиве читального зала: места, где человек сможет спокойно сесть и ознакомиться с делом и при необходимости сделать копии документов На заметку! Позволять посетителям «с улицы» выносить дела за пределы организации нельзя!

Рекомендуем прочесть:  Сколько действует охотничий билет

В Основных правилах указаны следующие сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):

  1. 1 месяц для использования работниками организации;
  2. 6 месяцев для экспонирования документов.
  3. 3 месяца во временное пользование для других организаций;
  4. 1 месяц для использования документов в читальном зале;

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о гарантии сохранности документов.

В очень крупных организациях с большим архивом целесообразно начинать процесс использования документов архива с заказов работников на выдачу дел (Приложение 17 к Основным правилам).

Обратите внимание: в форме, предложенной Росархивом, требуется указать цель исследования.

4.6. Выдача документов и описей из хранилища

размер шрифта ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2019) Актуально в 2020 году 4.6.1.

Общие положения 4.6.1.1. Документы и описи выдаются из хранилища: — пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и организациям, физическим лицам-фондообразователям во временное пользование; — работникам архива в рабочие помещения; — в лабораторию архива, сторонним организациям для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов. 4.6.1.2. Выдача документов из хранилища и прием их обратно, в том числе полистная проверка документов перед выдачей их из хранилища и при возврате от пользователя (кроме документов, возвращаемых из читального зала), производится работниками хранилища.

Полистную проверку документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

Обязательной полистной проверке перед выдачей документов из хранилища и при возврате документов от пользователей подлежат: — уникальные документы; — документы, имеющие в оформлении или приложении к ним материальные ценности; — несброшюрованные документы. Другие документы, подлежащие полистной проверке, определяются руководством архива на основе решения экспертно — методической комиссии.

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе — заверителе (приложения N 6, 6а). 4.6.1.3. На место выдаваемых из хранилища документов и описей подкладывается карта-заместитель (приложение N 3).

4.6.2. Сроки выдачи документов 4.6.2.1. Документы выдаются из хранилища на срок, не превышающий: — один месяц — пользователям в читальный зал и работникам архива для служебных целей; — три месяца — организациям, физическим лицам-фондообразователям во временное пользование; — шесть месяцев — для экспонирования документов.

Срок выдачи документов для создания страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ сторонними организациями. По запросам судебных и правоохранительных органов документы выдаются на срок до шести месяцев.

Примечание: В порядке исключения допускается увеличение срока представления документов для экспонирования в соответствии с договором о проведении выставки.

4.6.2.2. Продление установленных сроков выдачи документов и описей пользователям допускается в особых случаях с разрешения руководства архива, выдачи во временное пользование — по письменному подтверждению организации наличия и нормативных условий хранения выданных документов. (См. также п. 4.8.2.4). 4.6.3.

Требования к физическому состоянию и оформлению документов при их выдаче 4.6.3.1. Документы, находящиеся в плохом физическом состоянии, имеющие копии фонда пользования, а также документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования не выдаются.

Примечание: В порядке

Порядок выдачи дел и документов из архивохранилища и их возврата на место

УТВЕРЖДЕНО приказом директора МУ «Архив города Перми» от 22.12.2006 г. № 102 ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВОХРАНИЛИЩА И ИХ ВОЗВРАТА НА МЕСТО 1.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Порядок выдачи документов и дел из архивохранилища и их возврата на место (далее – «Порядок») разработан в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов РФ (М., 2002), Правилами работы пользователей в читальном зале в МУ «Архив города Перми» (Пермь, 2006), Инструкцией об охранном режиме в МУ «Архив города Перми» (Пермь, 2006). 1.2. Порядок подготовлен в целях упорядочения выдачи документов и дел из хранилища и их возврата на место; в целях обеспечения сохранности документов при их использовании. 1.3. Сроки, на которые выдаются документы их хранилища, определены Основными правилами работы государственных архивов, сроки возврата документов на место контролируются.

1.4. Факты выдачи и возврата документов оформляются в книгах выдачи дел из хранилищ. 2. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА 2.1.

Организация выдачи документов и дел из хранилища 2.1.1.

Документы и дела выдаются из хранилища: -пользователям в читальный зал архива (см. п. 2.4.3); -организациям и физическим лицам – фондообразователям, судебным и правоохранительным органам во временное пользование (см. п. 2.4.7); -специалистам архива в рабочие помещения в служебных целях (см.

п. 2.4.4); -специалистам архива для исполнения социально-правовых запросов (см. п. 2.4.6); -работникам хранилищ для улучшения физического состояния документов и дел (см. п. 2.4.5); -сторонним организациям для проведения специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов – в соответствии с договором.

2.1.2. Выдача документов из хранилища и прием их обратно производится работниками хранилища. Выдача дел из хранилища производится на основании оформленных заказов (требований) (приложения 1, 1а).

На место выдаваемых из хранилища дел подкладывается карта-заместитель (приложение 2). Примечание: самостоятельно (без оформления требований) дела могут быть взяты: -работником хранилища для улучшения физического состояния дела в соответствии с планом работы; -специалистом архива только для исполнения социально-правовых запросов в соответствии с заявлениями граждан. Возврат дел на место в таких случаях осуществляет только работник хранилища.

2.1.3. Перед выдачей документов из хранилища и при возврате от пользователя может проводиться полистная проверка документов (кроме документов, возвращаемых из читального зала). Полистную проверку документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала. Обязательной полистной проверке перед выдачей документов из хранилища и при возврате документов от пользователей подлежат: -уникальные документы; -документы, имеющие в оформлении или приложении к ним материальные ценности; -несброшюрованные документы.

Перечень документов, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

Выдача документов из архива организации

Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами).

Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу? Примеры заполнения сопроводительных документов и нюансы работы с ними приведены в статье. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила) предполагают следующие случаи выдачи дел из архива организации во временное пользование (п.

4.5.1):

  1. для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
  2. для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.
  3. для использования работниками организации;
  4. во временное пользование для других организаций;
  5. для проведения архивных работ с документами;

Конечно, из предложенного перечня для обычной негосударственной компании самыми актуальными будут выдачи для использования собственными работниками, реже – в другие организации, а также, возможно, для использования гражданами. В последнем случае, если специфика деятельности организации предполагает подобные обращения граждан, следует позаботиться об оборудовании при архиве читального зала: места, где человек сможет спокойно сесть и ознакомиться с делом и при необходимости сделать копии документов На заметку! Позволять посетителям «с улицы» выносить дела за пределы организации нельзя!

В Основных правилах указаны следующие сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):

  1. 6 месяцев для экспонирования документов.
  2. 3 месяца во временное пользование для других организаций;
  3. 1 месяц для использования документов в читальном зале;
  4. 1 месяц для использования работниками организации;

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о гарантии сохранности документов.

В очень крупных организациях с большим архивом целесообразно начинать процесс использования документов архива с заказов работников на выдачу дел (Приложение 17 к Основным правилам).

Обратите внимание: в форме, предложенной Росархивом, требуется указать цель исследования.

Но в негосударственной организации работники редко приходят в архив с научно-исследовательскими целями, поэтому в соответствующем поле можно попросить указать «цель заказа документов». Кроме того, желательно попросить работника назвать структурное или обособленное подразделение, в котором он работает: особенно это актуально для организаций с широкой сетью филиалов.

Архивная справка: образец.

Как получить архивную справку

.

Пользователем архивной информации может стать любой гражданин, который нуждается в получении тех или иных сведений. Для получения архивной справки необходимо явиться лично или прислать доверенное лицо, действующее на основании удостоверяющих документов.

В соответствии с законом об архивном деле организации государственные органы, физические лица, занимающиеся коммерческой деятельностью, обязаны предоставлять заявителю информацию, содержащуюся в архивных документах. Такая услуга должна осуществляться без взимания платы.

Архивная справка является официальным документом, оформленным на специальном бланке и содержащем исчерпывающую информацию, запрашиваемую заявителем. Кроме справки граждане имеют право на получение копий архивных документов, касающихся заявителя.

Необходимость в получении таких документов может быть связана с обращением в органы социальной защиты, оформлением пенсионных начислений, получением определённых льгот.

Согласно законодательству предоставление архивной информации должно происходить через доступ пользователя к оригиналам и поисковым системам. Следует заметить, что вся хранящаяся информация носит конфиденциальный характер, в связи с этим доступ к ней должен быть ограничен определённым кругом лиц. Такая осторожность связана с тем, что информационный банк содержит персональные данные граждан, сведения об их месте жительства, семейном положении, размере заработной платы, наличии судимости и других биографических особенностей.

В связи с этим получение архивной справки не допускается без согласия физического лица. Работники, имеющие доступ к архиву, обязаны соблюдать правила предоставления информации. В связи с тем, что в архивах хранится довольно разнообразная информация, выдача архивных справок происходит большому числу пользователей.

К ним относятся юридические и физические лица, бывшие работники предприятий, правоохранительные и налоговые органы, пенсионные фонды, страховые агентства и простые граждане. Для каждого отдельного пользователя существуют свои правила предоставления информации. Вся информация, запрашиваемая в архиве, выдаётся на основании письменного заявления.

В этом документе излагается суть запроса и все необходимые для осуществления поиска реквизиты. Также в заявлении сообщаются личные данные просителя, инициалы, адрес, телефон. Запрос обязательно должен быть подписан личной подписью заявителя.

Справка о работе (архивная), содержащая сведения о трудовом стаже, выдаётся при условии сообщения максимально точных сведений о месте работы заявителя.

Также в этом случае нужно указать должность и период работы. При смене фамилии нужно обязательно написать в запросе прежние инициалы.

Запрашиваемая информация из архива должна быть предоставлена в течение 30 дней со дня регистрации запроса.