Куда уходят документы после развала предприятия

Куда сдаются документы после ликвидации предприятия

Содержание Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто. Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.

Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия. На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты:

1. «Об архивном деле в РФ»;
2. «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
3. «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
4. «Основные правила работы архивов организаций»;

Следует обязательно при ликвидации компании отправлять в архив документы постоянного хранения и по личному составу, срок действия которых равен 75 годам.

Выполнение данного требования является крайне важным для уволенных работников, так как вышеуказанная документация – это единственное основание для начисления им в будущем пенсий, а также восстановления трудового стажа, в том числе и льготного. 1. Документы постоянного срока хранения (т.е.

эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):

1. реестры акционеров
2. годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
3. приказы по основной деятельности
4. и другие документы
5. списки лиц, имеющих право на дивиденды
6. годовые сметы и др.
7. акты об уничтожении дел и утрате документов
8. годовые планы и отчеты
9. журнал регистрации приказов по основной деятельности
10. штатные расписания
11. реестры владельцев ценных бумаг
12. целевые программы информатизации
13. описи дел
14. заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
15. лимиты
16. документы о благотворительной деятельности
17. структура организации
18. журналы, книги учета работы с акциями
19. уставные документы
20. паспорта сделок
21. документы о приватизации
22. прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
23. годовые бухгалтерские балансы
24. номенклатура дел
25. гранты

2.

Документы по личному составу (45 — 75 лет хранения):

1. трудовые договоры с физическими лицами
2. журналы регистрации приказов по личному составу
3. приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)
4. личные дела работников
5. личные карточки форма Т-2
6. штатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)

Ликвидация организации: что делать с кадровыми документами

Вы здесь По состоянию на: 10.12.2010Журнал: Справочник кадровикаГод: 2011Автор: Гущина Инна Александровна Тема: Документы кадровой службы, Архив, По инициативе работодателя, Оформление прекращения трудового договора Рубрика: Кадровое делопроизводство

Шаблоны документов
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив Договор на оказание услуг архивными учреждениями

Нормативные документы

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (извлечение) Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (извлечение)

Справочные материалы

Примерный договор между архивным учреждением и организацией

Что значит для кадровика ликвидация компании? Поиск нового места работы? В большинстве случаев.

Три-четыре тяжелых месяца процедуры увольнения коллег, с которыми проработал не один день? К сожалению, да. А еще огромная работа с документами, которые были созданы в компании за столько лет.

Нет, рассуждения типа «все сжечь и дело с концом» мы даже не обсуждаем. Среди наших читателей подобного рода «кадровиков» нет.

Мы в этом уверены. И все же ликвидация компании – процедура, которую проходишь не каждый день, а от того, насколько грамотно будут подготовлены и переданы в архив документы кадровой службы, нередко зависит будущее человека, его пенсия. Как не ошибиться, какие документы необходимо сохранить и куда следует обращаться?

Надеемся, этот материал вам поможет. Документы по личному составу ликвидируемой организации должны поступать на хранение в соответствующий архив. А это значит, что основная цель работы с документами в процессе ликвидации — обеспечить их сохранность.

При этом документы должны сдаваться в архив в упорядоченном состоянии. И вот уже в процессе такой подготовки может возникнуть необходимость уничтожить документы, не подлежащие хранению. Итак, с целями и задачами мы определились.

Теперь перейдем к правилам передачи документов на архивное хранение.

СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ Напомним, что после принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается конкурсная комиссия или назначается конкурсный управляющий. Именно эти органы принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и документов по личному составу и отвечают за организацию процесса сбора и упорядочения документов, передачи их на хранение или уничтожение. В состав ликвидационной комиссии в связи с этим может быть включен сотрудник архива, который и будет контролировать работы по подготовке и передаче документов на хранение.

В какой архив следует передавать кадровые документы при ликвидации организации? Обратите внимание! За все действия, совершаемые с документами ликвидируемой организации, отвечает ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий НА № 2‘2005Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» основные правила для ликвидируемых организаций, у которых отсутствует правопреемник, предлагают два алгоритма действий. Вариант 1.

Где и как найти документы если предприятие пропало

Стандартная ситуация в нашей стране.

Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости потвердить что это правда начинаются проблемы. Как и почему так происходит? главная причина документы не сданы в архив.

В идеале Сдаче подлежат и учетные документы и управленческие, кадровые и бухгалтерские – их перечень регулируется законодательством, в частности, основными правилами работы архивов организаций и Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.

Независимо от того, что вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги) поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе» весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании. Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный.

Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который переданы документы.

Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:

1. документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
2. передача документов не была осуществлена.
3. документы переданы в федеральный архив;

Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.

1. на площадках, предоставленных муниципальным архивом, носящих временный характер (это касается только документов временного хранения);
2. на территории самой ликвидируемой организации (процесс ликвидации не может быть завершен, если передача в муниципальный, ведомственный или федеральный архив документов бессрочного хранения, а также бумаг, относящихся к массиву документов по личному составу).
3. в организации, оказывающей архивные услуги (в том числе – услуги хранения);

Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему – поскольку именно она решает все вопросы с передачей документов в тот или иной архив. Очень часто руководство ликвидируемой организации не уделяет должного внимания обеспечению передачи в архивы бумаг организации: документы

Семейный консультант

Сегодня не редко, когда граждане, выходящие на пенсию по старости, сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы, проходившей в период девяностых годов прошлого века.

В то бурное десятилетие, в истории нашей страны происходило кардинальное изменение всего устройства нашего общества, в том числе и в сфере труда. Предприятия меняли своих собственников, многие закрывались и открывались новые. Некоторые работодатели при закрытии своего предприятия исчезали вместе со всей документацией связанной с деятельностью предприятия оставляя своих работников без возможности подтвердить свой трудовой стаж на этом предприятии.

Как же подтвердить стаж работы, если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия?

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж гражданина, пока еще является Трудовая книжка.

В этом случае гражданину придется подтверждать периоды работы, вызывающие сомнение у работников пенсионного фонда, соответствующими справками из архивов работодателя или, если предприятие ликвидировано, из других архивов, куда работодатель, закрывающий свое предприятие обязан сдать архив своего закрываемого предприятия. Нужно сразу же отметить, смысл начинать поиск утраченных сведений о каком-то периоде вашей работы будет только тогда, если вы точно знаете, что в этот период вы получали «белую» зарплату.

Потому что при «черной» зарплате, распространенной в девяностых годах, работодатель не производил обязательные страховые платежи в пенсионный фонд, а это означает отсутствие у вас страхового стажа работы за этот период. Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе страны или оно ликвидировано? Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки, подтверждающей период работы, ехать к месту, где располагалась организация, не требуется.

Достаточно отправить на это предприятие запрос о справке, по почте, заказным письмом с уведомлением о вручении или по электронной почте, предварительно позвонив на это предприятие.

Адреса, телефоны и электронную почту любого гражданского предприятия сегодня можно легко узнать через любой интернет-поисковик. Составить запрос очень просто. В запросе обязательно укажите полное ФИО (если фамилия изменилась — укажите информацию о ее смене)

Куда сдаются документы после ликвидации предприятия

Содержание Ликвидация организации доставляет множество хлопот владельцу.

Первый обязывает сдавать документы по завершении процедуры принудительной ликвидации. Второй – обязывает каждого руководителя сдавать документы в архив после прекращения хозяйственной деятельности.

После завершения процедуры ликвидации юридического лица, когда у предпринимателя на руках уже есть Свидетельство, подтверждающее факт закрытия, печать он уничтожает, а все важные документы (юридические и финансовые) сдает в архив. Это необходимо сделать по той причине, что позднее могут понадобиться сведения, зафиксированные в этих документах.

Например:

1. у сотрудников налоговой инспекции или внебюджетных фондов могут возникнуть вопросы, касающиеся деятельности ликвидированного юридического лица, и ответы они также найдут в архивных документах.
2. бывшему сотруднику нужна информацию о том, какую зарплату он получал;
3. бывшему владельцу необходимо документально подтвердить тот факт, что он погасил все задолженности перед кредиторами;

Сдача документов в архив сопровождается заключением договора между ликвидатором или арбитражным управляющим и руководителем ведомства. В нем (договоре) прописываются условия и сроки хранения.

Это правило распространяется на все подобные учреждения, вне зависимости от того, государственным является архив или частным.

Да и хранятся здесь документы не бесплатно. Данный вопрос ликвидатор или комиссия решают до того, как предприниматель принесет бумаги на хранение. Более того, согласно 62 статье ГК РФ, в ликвидационном балансе должна быть отдельная статья расходов (перечисление средств архиву).

Подготовкой документов и сдачей их в архив занимаются разные люди в зависимости от того, как проводится процедура ликвидации: в добровольном порядке или принудительном. В первом случае данная обязанность ложится на плечи ликвидатора и избранного члена ликвидационной комиссии.

Во втором – указанные действия обязан выполнить конкурсный управляющий. У каждого из них есть обязательства как основные, так и дополнительные. Они непременно должны сделать следующее:

1. выяснить, сколько придется потратить на хранение документов, и включить эту сумму в расходы по закрытию компании;
2. составить список тех бумаг, что будут переданы на хранение;
3. подобрать места хранения важных бумаг и согласовать их с руководством архива;

Как и где взять справку о зарплате для пенсии, если предприятие ликвидировано?

Можно ли её получить в архиве?

Ситуация, при которой у граждан возникают сложности с получением справки о зарплате из-за ликвидации организации, далеко не редкость. Обычно россияне не могут получить подтверждение своего заработка за период с 1986 по 1995 годы, когда документы о заработке просто не передавались в архив. Но и после указанного временного промежутка далеко не все организации соблюдают правила о необходимости передачи бухгалтерских документов в архив.

Отсутствие нужных документов может стать поводом для отказа в назначении пенсии. Поэтому давайте выясним, где именно взять справку о зарплате для пенсии, если предприятие было ликвидировано.

ОГЛАВЛЕНИЕ:

Для назначения пенсии гражданин должен предъявить в ПФР свой паспорт, СНИЛС, документы о заработке и подтверждающие трудовой стаж (трудовая книжка, копия приказа, свидетельство о рождении ребёнка и пр.). В ПФР требуется предъявить сведения о заработке только до 2002 года (если таковой имелся).

Дело в том, что с 2002 года размер зарплаты не участвует напрямую в расчёте пенсии, так как она определяется на основании взносов, которые работодатель произвёл за каждого работника. Ежеквартально по этим взносам работодатель подаёт отчётность и поступившая за каждого сотрудника сумма отображается на его лицевом счёту.

Если на основании данных персонифицированной отчётности средний заработок гражданина будет не менее 2,5 тыс.руб., то никаких дополнительных документов не потребуется. В обратном случае (при зарплате не соответствующей максимальному соотношению заработков 1,4) гражданину нужно принести справку о зарплате за любые 5 лет до 2002 года. Законодательных актов, которые бы описывали порядок восстановления сведений о заработке на ликвидированном предприятии, нет.

В законе только есть указания на действия, которые необходимо предпринять для подтверждения трудового стажа. При этом сотрудники ПФР придерживаются той позиции, что сведения о зарплате нужно брать из архивных источников из платёжных ведомостей, выписок из лицевого счёта и пр.

Каков порядок действий можно предложить будущему пенсионеру для подтверждения своего заработка? Первоначально можно обратиться за консультацией в ПФР.

Вполне возможно, что представленных Вами документов будет достаточно для оформления пенсии.

В обратном случае сотрудники фонда помогут сформировать запрос в архив и подскажут, куда нужно обращаться за восстановлением нужной информации. Также в распоряжении фонда должны сохраниться данные персонифицированной отчётности за период с 1996 года.

В них содержится информация о фактическом заработке каждого россиянина (при условии что он получал белую зарплату). Архивные органы – зачастую единственный источник документального подтверждения доходов.

Если организация ликвидировалась в установленном законом порядке, то она обязана была передать все документы в него. Возможен такой вариант, что фирма просто была реорганизована, тогда документы могли передать на хранение к правопреемнику или вышестоящей структуре.

Где хранятся документы ликвидированного предприятия

Содержание страницы Если эта несуществующая организация была в другом городе, то нужно отправить электронный запрос в администрацию этого муниципалитета.

Когда нам понадобились документы, подтверждающие стаж работы в обанкротившейся организации 17 лет назад, а городок у нас очень небольшой, то мы созвонились с архивом в областном центре.

Нашли через интернет телефон государственного архива в областном городе.

Нам предложили выслать документы по почте, мы сказали приедем сами. Договорились о времени. Приехали, нам выдали документы и все. Архив уже несуществующей организации можно найти в Центральном городском архиве ликвидированных предприятий.

Именно в этом архиве должны иметься все сведения относительно подобных организаций.

Зачастую в архив обращаются люди, выходящие на пенсию, чтобы исправить (если они есть) ошибки в трудовой книжке.

Внимание! По требованию 13 статьи закона об архивном деле коммерческие фирмы не обязаны создавать архивы, но хранить документы должны. Поэтому и не обязательно под архивное хранение документов вам заводить целый отдел, особенно, если фирма небольшая.

Достаточно выделить какое-то отдельное помещение и оборудовать его стеллажами.

Как создать архив Для начала нужно, конечно, оборудовать помещение. Можно специальные металлические шкафы приобрести, а можно просто полки смонтировать, на которых будут располагаться папки с документами. С чего следует начинать поиск документов Независимо от того, что вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги) поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе» весьма отличается от того, что записано в уставных документах).

Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании. Определить тип архива, в который переданы документы Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный.

Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который переданы документы. Информацию об архиве ликвидированной организации можно найти и городском (областном) государственном архиве. Информация о ликвидированной, т.е.

не существующей организации сдается в государственный архив.

Наверное имеются и районные и областные архивы. Однажды мне потребовалось найти документы организации, ликвидированной более 10 лет назад (правда, до этого она существовала более 30 лет), и я их нашел в городском архиве (даже по телефону, не обращаясь лично).

В каком архиве искать документы ликвидированного предприятия

Если эта несуществующая организация была в другом городе, то нужно отправить электронный запрос в администрацию этого муниципалитета. Когда нам понадобились документы, подтверждающие стаж работы в обанкротившейся организации 17 лет назад, а городок у нас очень небольшой, то мы созвонились с архивом в областном центре.

Нашли через интернет телефон государственного архива в областном городе.

Нам предложили выслать документы по почте, мы сказали приедем сами. Договорились о времени. Приехали, нам выдали документы и все.

Архив уже несуществующей организации можно найти в Центральном городском архиве ликвидированных предприятий. Именно в этом архиве должны иметься все сведения относительно подобных организаций.

Зачастую в архив обращаются люди, выходящие на пенсию, чтобы исправить (если они есть) ошибки в трудовой книжке. Внимание! По требованию 13 статьи закона об архивном деле коммерческие фирмы не обязаны создавать архивы, но хранить документы должны.

Поэтому и не обязательно под архивное хранение документов вам заводить целый отдел, особенно, если фирма небольшая. Достаточно выделить какое-то отдельное помещение и оборудовать его стеллажами.

Инфо Можно, конечно, договориться и со сторонними фирмами, которые по договору будут обязаны ваши документы хранить, но вы за это будете платить. Если документов немного, можно обойтись и своими силами.

Даже архивариуса можно не принимать на работу, кадровик вполне справится с этим самостоятельно.

Как создать архив Для начала нужно, конечно, оборудовать помещение.

Можно специальные металлические шкафы приобрести, а можно просто полки смонтировать, на которых будут располагаться папки с документами. С чего следует начинать поиск документов Независимо от того, что вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги) поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе» весьма отличается от того, что записано в уставных документах).

Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании. Определить тип архива, в который переданы документы Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который переданы документы.

Информацию об архиве ликвидированной организации можно найти и городском (областном) государственном архиве. Информация о ликвидированной, т.е.

не существующей организации сдается в государственный архив. Он может быть городским (в больших городах) и областным, где собирается информация о закрытых фирмах/компаниях всей области. Точное местонахождение государственного архива можно узнать либо задав поиск в интернете либо в вашем отделении Пенсионного фонда.

Не знаю, как в небольших поселениях, а в городах, по крайней мере, таких крупных, как Уфа, есть городской архив.

Сколько и где хранят архивы документов после ликвидации

1. 20 июля 2020

Где хранится документация предприятий непосредственно после их ликвидаций и как долго их необходимо хранить после ликвидации ООО? Часть 8 ст. 10 ФЗ 23 22.10.2004 N ФЗ-125 «Об архивном деле РФ» указывает, все документы юрлица из-за ликвидации направляются для хранения архивным организациям.

Необходимость хранения документации, которая осталась после ликвидации компании, продиктована возможностью возникновения обстоятельств, когда приходится вновь поднимать официальные отношения, оформленные при деятельности организации. К таким обстоятельствам относят:

• бухгалтерской отчетности;
• личные дела;
• зарплатные ведомости и т. д.
• бухгалтерская первичная документация;
• обращения граждан для возобновления сведений о своем стаже. Объектами такой информации могут быть:
  • личные дела;
  • сведения о времени работы;
  • зарплатные ведомости и т. д.
• запросы, поступающие от проверяющих органов, касаются:
  • бухгалтерской отчетности;
  • оформленных первичных документов.
• сведения о времени работы;
• соглашения и т.

  д.

• обращения руководства, учредителей фирмы из-за её ликвидации с целью получения сведений о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами:
  • бухгалтерская первичная документация;
  • акты выполнения работ;
  • приемо-передаточные акты и т. д.;
  • договора;
  • соглашения и т. д.
• приемо-передаточные акты и т. д.;
• договора;
• оформленных первичных документов.
• акты выполнения работ;

Документы в архив после ликвидации фирмы собственники передают самостоятельно.

Ответственными лицами, кто должны приготовить и отдать сведения в архив при ликвидации фирмы, назначаются:

1. ликвидаторская комиссия;
2. конкурсный управляющий. Он назначается банкроту или при ликвидации фирмы;
3. учредители.

Для выполнения предписанного протокола сбора данных одним из членов такой ликвидационной комиссии выгоднее сделать архивариуса. В его непосредственные обязанности войдет: посмотреть, что осталось из документов у данного предприятия при ликвидации, систематизировать картотеку, создать описи, сметы расходов на архивацию, хранение.Перечень тех документов, что передаются на хранение, оговорены от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017 г.) «Об архивном деле в РФ».Несмотря на профессиональные тонкости архивного дела, можно приготовить всю документацию на отгрузку непосредственно в архив вследствие ликвидации ООО и самостоятельно.

При такой подготовке необходимо сделать следующее:

1. Отсортировать всё, что оставалось после ликвидации. Документы раскладываются по разделам. Разделу придают статус дела. Объем одного дела не превосходит 250 страниц. Документы с разным сроком хранения должны находиться в разных делах. Не допускать повтора документа. Дела сортируются по году.
2. Прошить дела. Папка из картона должна прошиваться через четыре отверстия прочными суровыми нитками. Документы располагают в порядке хронологии, затем их нумеруют. Первый и завершающий листы без номера. Первый лист в

Куда сдаются документы после ликвидации предприятия

Содержание страницы Согласно законам РФ, ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.

На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты: «Основные правила работы архивов организаций»; «Об архивном деле в РФ»; «Об обществах с ограниченной ответственностью»; «Положение о порядке и сроках хранения акционерных обществ».

Законодательством определена обязательность передачи в архив той документации, которая имеется у ликвидируемого предприятия.

Организация процесса архивирования может быть проведена как силами самого ликвидируемого предприятия, так и путем привлечения сторонних компаний. Поводом для передачи документации служит возможность возникновения потребности в поднятии какого-либо, имеющего место во время функционирования ликвидированного предприятия. Потребность в доступе к информации ликвидированного предприятия может возникнуть и у его руководящего состава.

Сроки хранения устанавливаются законом для конкретных категорий документов, которые задействуются в хозяйственной деятельности. К основным категориям документов можно отнести:

• до 75 лет хранятся личные дела сотрудников, договоры с ними, их персональные карточки;
• до 45 лет — аттестационные.

До 5 лет должны храниться:

• документы, связанные с судебными спорами.
• расчеты о премировании сотрудников;
• табели для фиксации рабочего времени;

9.7.

При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

9.7.2. по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив. 9.7.4. ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 — 2.4.7 настоящих Правил.

9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия. Чаще всего все после ликвидации остаются:

• учредительные и др.
• договоры с контрагентами;
• корреспонденция;
• по личному составу;
• отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);

Чем руководствоваться?

Какие документы нужно хранить и как долго, можно узнать из следующих актов: Где хранятся документы после ликвидации организации? Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой.

Если такой договор был, то документы передаются в архив. Источник: http://admpravokumskoe.ru/kuda-sdajutsja-knigi-prikazov-posle-likvidacii-predprijatija-87881/

Ликвидация организации занимает много времени и проходит ряд сложных процедур, все они сопровождаются обязательным документальным оформлением.

Одним из вопросов, требующих разрешения является вопрос о хранении документов после ликвидации организации.

Ряд документов, подлежат длительному хранению вне зависимости от формы ликвидации: — добровольная ликвидация по решению собственников,- ликвидация по причине банкротства, — ликвидация по решению суда, Это документы по кадровому составу, они подлежат обязательному хранению в течение 75 лет (далее — Кадровые документы). Кадровые документы – это документы, подтверждающие стаж работы и выплаты по заработной плате сотрудникам, когда либо, трудившимся в ликвидируемой организации. В состав кадровых документов входят следующие документы: √ Приказы о приеме и увольнении√ Расчетные ведомости√ Расчетно-платежные ведомости√ Трудовые договорыХранение кадровых документов после ликвидации служит источником документарного подтверждения прав граждан на пенсионное и иное социальное обеспечения.

Кадровые документы передаются на хранение в государственные или муниципальные архивы, принимающих такие документы на хранение. Иногда архивы временно прекращают прием документов, по причине того, что не имеют площадей для хранения новых поступлений, и приходиться ждать пока не будут уничтожены документы, по которым срок хранения уже истек. Конечно, если организация находиться в большом городе, то возможно в нем окажутся и другие архивы, которые также принимают кадровые документы на хранение.

Следует иметь ввиду, что коммерческие архивы не имеют право хранить кадровые документы, подлежащие обязательному хранению, после ликвидации организации.

Само по себе государственное хранение кадровых документов является бесплатным, НО комплектование, оформление, сшивание, составление исторических справок, т.е. подготовка документов к передаче в архив – дело недешевое. И каждый руководитель или собственник решает для себя самостоятельно вопрос о передаче кадровых документов на хранение.

Очень хорошо, если организация осуществляла выплаты заработной платы после введения персонифицированного учета в Пенсионном фонде РФ, т.е. после 2000 года. В этом случае данные о стаже, начислениях и уплаченных страховых взносах по всем работникам уже находятся в Пенсионном фонде, и в дальнейшем при выходе на пенсию бывшим работникам вряд ли потребуется дополнительное подтверждение собственного стажа и полученных в предыдущие годы выплат. Гораздо хуже, если организация начала свою деятельность задолго до 2002 года, и для подтверждения своего стажа и выплат работники должны будут обратиться либо в организацию либо в архив (если организация в которой они работали уже ликвидирована).

Тогда для руководителя ликвидируемой организации на весах оказывается вопрос: что делать?

Сдавать или не сдавать документы в архив. Выбирать приходиться между достаточно большими затратами на передачу кадровых документов на хранение (в большей степени это касается крупных организаций с числом сотрудников более 50 чел.)

Что делать с документами при ликвидации компании

Источник: Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец.

Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами. Однако и это еще не финишная прямая.

Документы – главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму.

В обратном случае от недовольства будущих пенсионеров вам не спастись. Что же делать с документами при ликвидации и в какой архив передать ваше бумажное сокровище? При ликвидации компании документы должны быть переданы на хранение в государственный архив.

Это требование не обсуждается ни для коммерческих, ни для государственных организаций. Неважно, работала ли ваша фирма ради процветания российского государства или сугубо на благо частных лиц: часть документов непременно окажутся в распоряжении государственного или муниципального архива.

Какие документы и на каких условиях нужно передавать в архив, мы расскажем вам в этой статье.

Но прежде необходимо отметить несколько важных законодательных актов, которыми следует руководствоваться во время принятия решений о судьбе документов ликвидируемой компании.

Во-первых, порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован архивным законодательством РФ.

В данном случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002 г., и Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.

«Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в последнем документе практическую пользу представляет статья 23

«Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами»

.

Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица.

Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г.

№ 129-ФЗ

«О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»

. В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г.

№ 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г.

№ 03-33/пс. В государственный или муниципальный архив должны быть отправлены документы постоянного срока хранения, документы по личному составу сроком хранения 75 лет и (внимание!) документы временного срока хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли. Требование о передаче на архивное хранение документов временного хранения содержится в ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.

Документы по зарплате ликвидированной организации

Вы здесь «Кадровик.

Трудовое право для кадровика», 2007, N 9 Вопрос: В 1988 — 1992 гг. работала в организации, позднее ликвидированной.

Теперь я не могу получить документы по зарплате за тот период. Обращалась в Архивный отдел ЦАО Московского городского объединенного архива. Отвечают, что туда документы не передавались.

Обращалась в прокуратуру — посоветовали обратиться в суд. Есть ли смысл обращаться в суд, смогут ли мне помочь в данной ситуации?

Ответ: К сожалению, ситуация, описанная вами, типична. Именно в период 1986 по 1995 гг.

документы о стаже и заработке работников чаще всего не доходили до архива. Необходимо с горечью признать, что к настоящему времени ситуация с сохранностью документов тоже обстоит не лучшим образом, особенно в коммерческих организациях.

Ситуация усугубляется тем, что законодательных актов о том, как следует поступать работнику в случае отсутствия документов в архивах, нет. Законодательством предусмотрены лишь процедуры подтверждения трудового стажа.

А вот как подтвердить размер заработка — об этом нет нормативных документов. Пенсионный фонд РФ придерживается жесткой позиции, что необходимые сведения о зарплате должны быть взяты только из архивных источников и внесены в соответствующие справки на основании данных лицевого счета, расчетно-платежных ведомостей и пр. Так что решить вашу проблему довольно сложно.

Если же вы не хотите сидеть сложа руки, то можно попробовать предпринять следующие действия.

Если организация действительно была ликвидирована в установленном порядке, то она обязана была передать наиболее важные документы в архив. Можно попробовать уточнить, как, когда и кто осуществлял ликвидацию организации, чтобы выяснить вопрос о местонахождении документов.

Возможно, что их отдали правопреемнику или документы были взяты на хранение в вышестоящую структуру. В свое время Минтруд и Пенсионный фонд РФ составили совместное Письмо от 27 ноября 2001 г., в котором выработали рекомендации по вопросу определения размера заработка работника в случае утраты первичных документов по зарплате. Однако данный документ применяется лишь в случае утраты документов в результате стихийных бедствий и прочих событий чрезвычайного характера.

В остальных случаях гражданину рекомендовано обращаться в суд с иском об установлении юридического факта — размера заработка за определенный период и требованием о возмещении причиненного ущерба к должностному лицу, не исполнившему должным образом свои обязанности по передаче документов в архив в период ликвидации.

В любом случае если нет достоверных сведений, то вам придется подтверждать размер заработка косвенными доказательствами. Суд окажет вам в этом необходимую помощь. Например, по запросу суда возможно произвести анализ документов, связанных с исчислением обязательных взносов в Пенсионный фонд РФ за указанный период, или выявить сведения об уплате организацией налогов (в том числе подоходного налога).

Самостоятельно вам этой информации не получить, т.к. в отношении большинства таких сведений действует режим служебной тайны.