Личное дело в коммерческой организации

Личное дело работника

Документ формируют при приеме сотрудника на работу. Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты. Скачайте документы по теме За что компанию могут оштрафовать Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно. На государственной и муниципальной службе, а также в отношении военнослужащих надо вести личное дело работника.

В процессе работы просто пополняйте папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Размещайте все документы в определенной последовательности.

Все папки в общем случае храните в кадровой службе. Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем, законом не определено.

Исключение сделано только для государственных служащих.

На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении. Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч.

3 ст. 42 Закона о государственной службе. В организациях коммерческого сектора порядок ведения делопроизводства, оформления и хранения папок для личных дел сотрудников определяют локальными актами.

Что должно быть в папке

1. личный листок по проведению учета кадров;
2. составленное заявление о приеме на должность;
3. копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста;
4. трудовой договор (ТД) и оформленные дополнительные соглашения к нему;
5. должностная инструкция сотрудника;
6. отзывы должностных лиц о специалисте;
7. аттестационные листы;
8. полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма;
9. внутренняя опись всех документов дела;
10. дополнение к личному листку по ведению учета кадров;
11. результаты пройденных медосмотров;
12. личные заявления, подаваемые сотрудником;
13. анкета;
14. автобиография сотрудника;
15. лист-заверитель дела.

В процессе всего периода работы сотрудника кадровик должен пополнять папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последним документом в папке будет копия . Скачайте комплект документов для оформления Заполняется сотрудником до приема на работу и включается в личное дело Для оформления личных дел в кадровой службе Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначена бухгалтер В.Н.

Зайцева. Она оформила личное дело работника — главбуха А.С. Глебовой. Титульный лист личного дела работника (образец) В документ включили

Какой порядок ведения личных дел в коммерческой организации?

Ответ на вопрос: Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ, ст.

42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ). Так, Порядок ведения личных дел государственных и муниципальных служащих утвержден Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г.

№ 609. У вас не останется вопросов о после прочтения статьи по ссылке. Таким образом, можно сделать вывод, что в связи с тем, что работники вашей организации не относится ни к государственным, ни к муниципальным служащим, то обязанность вести личные дела на вас не распространяется, а соответственно, вы вправе самостоятельно решать вести их или нет. При этом, также отметим, что вы самостоятельно вправе определять порядок ведения и перечень документов включаемых в личное дело.

Следовательно, наказать вас за отсутствие в личном деле личного листка по учету кадров вас не могут. Также отметим, что, как правило, в личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации.

Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка.

Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

В любом случае, решение остается за вами. Относительно хранения документов: Трудовые договоры могут храниться в отдельной папке, а документы на работника в отдельном файле, вложенном в карточку Т-2.

Порядок хранения документов на работника остается за работодателем и желательно его прописать в локальных нормативных актах.

Подробности в материалах Системы Кадры: Ситуация:Что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов. Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации.

Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.

Состав личного дела работника

29 Ноября 2017 в 12:08 Кадровики нередко испытывают трудности с оформлением, ведением и хранением личных дел работников.

На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию.

Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями. Поэтому познакомимся с ними внимательнее.

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку).

Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия. Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

1. сроки и режим хранения;
2. какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
3. особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.
4. перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
5. порядок доступа к информации;
6. порядок ведения;

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие.

Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании).

Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

1. возникающие в процессе работы в фирме;
2. документы об увольнении из конкретной компании.
3. формируемые в момент устройства человека на работу;

В первую группу могут войти:

1. характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
2. резюме, составленное для вакансии соискателем;
3. заявление о приеме на работу;
4. анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность. 28 января 2020 Автор: Полозкова Майя Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях.

Закон же определяет и требования к их оформлению.

Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий.

Разберем эту тему подробнее. Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д. При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

• ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
• Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».
• ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
• ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
• «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
• Трудовой кодекс РФ (глава 14).

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

1. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
2. Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
3. Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
4. Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т.

д. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы.

Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013

«Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»

. Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу,

Какие документы хранятся в личном деле работника

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

Из чего состоит личное дело?

Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение?

Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье. 28 января 2020 Автор: Полозкова Майя Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации.

Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись. Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

1. копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
2. согласие на обработку персональных данных;
3. копию приказа о приеме на работу;
4. договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
5. договор о материальной ответственности и т. д.
6. заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
7. трудовой договор (экземпляр работодателя);
8. справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);

В период работы досье пополняют:

1. копии документов о повышении квалификации;
2. докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
3. дополнительные соглашения к трудовому договору;
4. аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
5. копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. Такое досье — документ длительного хранения.

Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.

д. Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п.

16

«Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела»

, утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609).

Личное дело в коммерции

Вы здесь «Отдел кадров коммерческой организации», 2011, N 12 ЛИЧНОЕ ДЕЛО В КОММЕРЦИИ Обязанность по ведению личных дел работников законодательно возложена только на государственных и муниципальных служащих. Остальные работодатели на свое усмотрение решают данный вопрос: кто-то не ведет личные дела, считая, что заполненной личной карточки вполне достаточно, а кто-то вкладывает в личную карточку копии документов, касающихся конкретного работника, и это называет личным делом.

О том, что такое личное дело и как его вести в коммерческих организациях, вы узнаете, прочитав статью.

Что понимается под личным делом? Итак, личное дело представляет собой систематизированный комплекс документов персонального учета, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника и содержащих сведения о нем. Поскольку в личном деле хранятся персональные данные работника, следует соблюдать требования гл.

14 ТК РФ об их защите. Доступ к ним должен быть предоставлен ограниченному кругу лиц, а процедура такого доступа регламентирована локальным нормативным актом.

При ведении личных дел в организации важно обеспечить надлежащие условия их хранения.

Поскольку информация, содержащаяся в личных делах, относится к охраняемой законом, необходимо их хранить в металлических сейфах, запирающихся на ключ и имеющих приспособления для опечатывания, а лучше, если это будет несгораемый металлический шкаф. Форма личного дела не унифицирована, каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. В любом случае при оформлении дела нужно учитывать требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению» . ——————————— Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Личные дела работников обязательно включаются в номенклатуру дел отдела кадров. Что входит в состав личного дела? Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден — только для государственных служащих — Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609.

Организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела. Так, в состав личного дела рекомендуется включать: 1. Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу: — паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; — документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; — страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; — документов воинского учета для военнообязанных лиц; — свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица;

Как организовать хранение личных дел сотрудников

31 Октября 2017 в 16:49 Работодатели с целью систематизации и удобства обработки персональных данных своих подчиненных ведут личные дела на работающий персонал.

Это удобно, не сказать, что дешево, но практично — все нужные бумаги всегда в одной папке. Однако после того как человек увольняется, возникает вопрос: а что делать с его делом — хранить или уничтожать? И если хранить, то сколько хранятся личные дела сотрудников?

Ответы на эти вопросы читайте ниже. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия (если работодатель принял решение о ведении таких документов).

По закону дела ведутся только на госслужащих (см. Федеральный закон от 27.04.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента от 30.05.2005 № 609), для остальных, как уже было сказано, по решению и желанию руководства. Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить.

Сколько хранятся личные дела сотрудников — определяет уже законодатель (конкретные сроки см. в разделе ниже). Какие документы надо собирать и систематизировать на работников, определяет работодатель. Как правило сюда входят:

1. анкета;
2. копии паспортов, дипломов, военных билетов и т. д.
3. заявление о приеме на работу (для простых смертных этот документ не обязателен, но для госов это заявление должно быть написано (см. пункт 2 статьи 26 );

Для госов такой список содержания дела регламентируется пунктом 16 Положения, утвержденного Указом Президента от 30.05.2005 № 609.

Все документы, которые подшиваются в дела, учитываются по внутренней описи.

Документы учета персональных данных работников ведут сотрудники отдела кадров, это их священная обязанность. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров строго регламентируется внутренней документацией. После подписания приказа о приеме на работу начинают формировать дело, т.

е. дополнять по мере поступления документами до момента увольнения.

Первым подшивается дополнение к личному листку по учету кадров, затем персональные данные (анкета; копия паспорта, СНИЛС, ИНН и т.

д.) и далее прилагают сведения о работе.

Все страницы нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи, лежащей сверху. Так, брошюруется отдельная папка, на титульном листе которой указывают: название организации, номер (если ведется нумерация), Ф.И.О.

сотрудника, дата начала ведения (дата издания приказа о приеме), дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении), количество листов самого дела (данную графу заполняют отправляя дела в архив), срок хранения (прописывается при закрытии дела).

Разрешение на доступ к этим документам регламентируется приказом руководителя организации. Сам сотрудник организации имеет право на любую информацию из своего дела.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

• Какие документы должны содержаться в нем;
• Сколько и как хранить дела.
• Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников.

Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе.

Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами.

А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников. В эту группу входят:

1. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
2. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
3. Руководящий состав и лица, их замещающие;
4. Главные специалисты;

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер.

Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов. Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно: Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять.

Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его . Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

1. Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);

Нужно ли подшивать в личное дело заявления на ежегодный отпуск без сохранения заработной платы?

Ответ на вопрос: Работодатель вправе решить данный вопрос самостоятельно.

Вести личные дела работников обязаны только определённые работодатели (см. приложение к ответу ниже). При этом, ведение личных дел определяется по внутренним правилам организации. Как правило, порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации.

Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. В указанных документах может быть предусмотрено как необходимость подшивать заявления на ежегодный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы в личное дело, так и возможность хранения их в отдельных папках.

Читайте о больше информации в статье по ссылке.

Подробности в материалах Системы Кадры: Ситуация: Обязана ли организация вести личные дела сотрудников Ответ на этот вопрос зависит от рода деятельности организации. Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (, , ).

Так, ведения личных дел государственных и муниципальных служащих утвержден . Если несмотря на отсутствие законодательных предписаний организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенный выше указ, касающийся служащих.

Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности:

• в . Принят и введен в действие ;
• в , утвержденных . Коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, не обязательно ( Правил, утвержденных ).

Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах ( Правил, утвержденных ). Внимание: информация, вносимая в личные дела сотрудников, содержит их персональные данные.

Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. . Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Обязана ли организация вести личные дела сотрудников?

Ответ на вопрос: Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.

В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении.

С каждой такой записью нужно ознакомить сотрудника под подпись в личной карточке. Следовательно, личная карточка по форме № Т-2 – документ обязательный. При этом, к документам, которые работодатель вправе, но не обязан издавать (утверждать) можно отнести личное дело.

Обязательность ведения личных дел работников установлена только для отдельных категорий работодателей, например для государственных гражданских служащих (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ

«О государственной гражданской службе Российской Федерации»

).

Наличие личных дел в этом случае не исключает необходимости ведения карточки Т-2. Таким образом, можно сказать, что вести личные дела на сотрудников или нет работодатель решает самостоятельно (исключение для государственных служащих).

Однако, на практике мы рекомендуем все же вести личные дела в организации, так как это позволяет работодателю получить максимально большой объем информации о каждом работнике в кратчайшие сроки (например, проведение аттестации, сокращение штата, численности, направление на переобучение, обучение, представление к награждению). Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

Таким образом, включать автобиографию или нет, решать руководителю. О читайте подробнее по ссылке.

Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Обязана ли организация вести личные дела сотрудников Н.З. Ковязина Ответ на этот вопрос зависит от рода деятельности организации.

Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (, , ). Так, ведения личных дел государственных и муниципальных служащих утвержден .

Если несмотря на отсутствие законодательных предписаний организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенный выше указ, касающийся служащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности:

1. в , утвержденных . Коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, не обязательно ( Правил, утвержденных ).
2. в . Принят и введен в действие ;

Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах ( Правил, утвержденных ).

Выкупаем автомобили

ПРОДАЕТЕ АВТО?ОТЛИЧНО!

Личное дело в коммерческой организации

Налогового кодекса Российской Федерации установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 4 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога.Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.Таким образом, с учетом положений п.2 ч.1 ст.6 Федерального закона «О персональных данных», согласие уволенных работников на обработку их персональных данных в вышеуказанных случаях не требуется.По истечении сроков, определенных законодательством Российской Федерации, личные дела работников и иные документы передаются на архивное хранение на срок 75 лет.

При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета.

Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения. Не согласившись с предписанием, общество, обратилось в Арбитражный суд Ростовской области.

Статьей 13.14 КоАП РФ предусмотрена ответственность за разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом (за исключением случаев, если разглашение такой информации влечет уголовную ответственность), лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей: на такое должностное лицо налагается административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб.

К нарушителям охраны персональных данных могут быть применены и меры уголовной ответственности. Например, незаконное распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации лицом с использованием своего служебного положения наказываются (ст. Важно После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив предприятия либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).

Оформляем личное дело Состав личного дела для сотрудников коммерческих организации не регламентирован.При оформлении

Какие документы обязательны для хранения в личном деле коммерческой организации?

Ответ на вопрос: Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (, , ). Так, ведения личных дел государственных и муниципальных служащих утвержден . Следовательно, обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной и муниципальной службы.

Однако, это удобная форма систематизации персональных данных.

Порядок формирования личных дел сотрудников законодательством не урегулирован.

Однако, он утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

Как правило, в личное дело включаются документы непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника. Таким образом, можно сказать, что Вы вправе самостоятельно определить порядок ведения личных дел работников, а также перечень документов включаемых в личное дело.

Как правило, в личное дело включают следующие документы:

1. отзывы должностных лиц о работнике;
2. характеристики и рекомендательные письма;
3. копии документов об образовании;
4. ;
5. личные заявления работника;
6. аттестационные листы;
7. копия ИНН;
8. справки о состоянии здоровья;
9. ;
10. копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
11. фотографии;
12. должностная инструкция;
13. документов дела;
14. копия документа, удостоверяющего личность;
15. трудовой договор;
16. заявление о приеме на работу;
17. дела (составляют при сдаче личного дела в архив).
18. по учету кадров;
19. копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
20. автобиография;

Примечание: действующее трудовое законодательство вообще не называет заявление работника о приеме на работу в числе обязательных документов. Такого заявления может и не быть.

При наличии подписанного трудового договора и приказа о приеме, изданного на его основании, трудовые отношения считаются корректно оформленными. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Как оформить личное дело сотрудника. Н.З. Ковязина Формирование личного дела Как сформировать личное дело сотрудника формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника.

Это удобная, хотя и для всех организаций форма систематизации . Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников. Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации.