Опись в личное дело работника скачать

Опись документов в личном деле работника — образец

> > 28 марта 2020 Вам помогут документы и бланки: данного регистра представлен в этой статье — предусмотрена действующими архивными правилами. Подробнее о значении и порядке заполнения описи читайте ниже. Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу.

При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться.

Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо.

Опись документов оформляется в форме регистра, в который в хронологически строгом порядке заносятся сведения о той документации, которая сформировала/пополнила личное дело.

Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой . Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп.

3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Что касается срока их хранения, то он составляет:

1. не менее 50 лет, если они были созданы после 2003 года (подп. 3 п. 2 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).
2. не менее 75 лет, если они были созданы до 2003 года (подп. 3 п. 1 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ),

Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002 (далее — Архивные правила).

В соответствии с п. 6.4.5.1 указанных Архивных правил опись — это первичный учетный документ для учета дел по личному составу, а также для дел, срок хранения которых превышает 10 лет. Исходя из вышеизложенного, ясно, что такой регистр, как опись для документов с очень долгим сроком сохранения, должен присутствовать в деле. Для оформления описи предусмотрена унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (приложения 2, 10).

О сроках хранения различной документации читайте в статье . В отличие от другой ценной документации ( у которой опись, как правило, располагается последней по списку), в личном деле она находится в самом начале.

В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация.

Так, в табличную часть данного регистра вносится следующая информация о документах:

1. заглавие;
2. номер по порядку;
3. дата составления (или крайние даты и срок хранения);
4. номера листов.
5. индекс;

При этом обычно опись состоит из нескольких страниц, которые нумеруются отдельно от сквозного учета страниц в самом личном деле.

Внутренняя опись документов личного дела

14121 Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке.

В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат. Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).

К ним относятся

1. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
2. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме.

Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику. На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

• использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).
• каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

1. наименование предприятия,
2. список описываемых документов,
3. должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
4. полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Внутренняя опись документов личного дела — образец

приводится ниже — это весьма полезный документ для кадровой службы любой компании. Изучим, как она составляется. Под внутренней описью принято понимать перечень документов, объединенных в некоторую категорию (в документоведении чаще всего именуемую делом), посредством которой документы необходимым образом индексируются, классифицируются и нумеруются.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, должны быть оформлены, описаны и подготовлены к передаче в архив организации. Составление внутренней описи документов — это один из элементов оформления дела (п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Форма внутренней описи приведена в приложении 27 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Ее бланк вы можете скачать на нашем сайте. Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как:

• трудовой договор;
• заявление о приеме на работу
• личные заявления работника;
• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
• инструкции (по охране труда, должностная);
• личная карточка сотрудника;
• копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
• копия ИНН;
• копия СНИЛС;
• копия паспорта;
• автобиография;
• аттестационные листы;
• характеристики и рекомендации.

Рассмотрим, как учет этих документов осуществить с использованием формы из приложения 27 к Правилам, утвержденным приказом № 526.

В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:

• порядковых номеров, индексов, дат составления, заголовков документов, номеров листов, примечаний;
• итогового количества документов в описи;
• общего количества листов описи.

Подписывается документ сотрудником, который его составил.

О порядке составления описи читайте также в статье . Загрузить образец внутренней описи документов личного дела вы можете на нашем портале. Ознакомиться со спецификой прочих видов описей вы можете в статьях:

• ;
• ;
• ;
• .

Образец внутренней описи документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела – образец можно скачать по ссылке, которая содержится в статье.

Кроме того, в публикации представлена информация о том, каким образом составляется опись, и как сделать это правильно.

В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.

Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:

1. характеристики;
2. приказ о приеме на работу;
3. иные.
4. трудовой договор;
5. копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
6. приказы о повышении квалификации;
7. автобиография;
8. документы, связанные с аттестацией;

Чтобы структурировать информацию в личном деле, необходимо описать каждый документ, содержащийся в нем, создать своего рода содержание.

Оно называется «внутренняя опись документов личного дела».

Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность. Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка.

Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.

Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства. Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:

• Дата его принятия.
• Дата, когда опись составлялась.
• Количество документов, содержащихся в деле.
• Номер.
• Сведения о количестве листов описи.
• Название.
• Порядковый номер документа.
• Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
• Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
• Должность и данные о составителе, его подпись.

В начале статьи содержатся ссылки для скачивания как бланка описи, так и образца ее заполнения.

Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела. Есть вопрос? Ответим по телефону!

Звонок бесплатный! Москва: Петербург: Бесплатный звонок по России:

Внутренняя опись личного дела № 1 работника ООО «Вихрь» Авдеева Романа Петровича № п.п.

Дата документа Номер документа Наименование документа

Правила составления описи личного дела работника

Опись личного дела сотрудника представляет собой естественный компонент самого личного дела. Такая папка имеет обыкновение разрастаться, включая массу бумаг различного характера.

В итоге в них быстро становится не разобраться.

Опись лично дела рассчитана именно на то, чтобы навести в этом документе порядок.

Содержание статьи Опись требуется, так как личное дело любого сотрудника включает массу бумаг, часть из них обязательная, часть нет. Каждая фирма составляет свой список документов, которые требуются для личного дела сотрудников. В итоге количество этих бумаг становится настолько значительным, что без описи становится невозможно их отслеживать.

Помимо этого именно по описи можно восстановить их хронологию, определить, в каком порядке они поступали в это собрание.

Также при возникновении такой потребности руководитель либо может ознакомиться с биографией сотрудника в данной организации с наименьшими усилиями, то же относится и к самому сотруднику, поскольку он имеет право получить дело на руки по требованию, кроме того предусматривается возможность ежегодного ознакомления персонала с собственными делами. Помимо этого опись используют, когда дело переносят в архив.

Во время данной процедуры информация, которая содержится в описи, переходит из данного документа в лист заверитель, который помещают в архив наряду с самим делом. Составление описи не является обязательным в общем случае.

Эти инструменты помогают в управлении персоналом, в то же время законодательным образом такая обязанность для работодателя не предусмотрена.

Исключение составляют лишь государственные и муниципальные учреждения, для которых подобная обязанность установлена.

В итоге как личное дело, так и опись бумаг, которые в него включены, получили такое распространение не из-за требований закона, а по той причине, что во многих случаях это действительно очень эффективные методы сбора сведений о персонале — в случае личного дела и их систематизации — в случае описи. В то же время в других случаях эти решения не оправдывают себя, к примеру, в крупных организациях с существенной текучкой кадров заводить личные дела нерационально.

Указывается, что если в организации принято решение завести личные дела на сотрудников, то его следует оформить локальным нормативным актом, в частности, распоряжением или приказом.

Именно с его помощью осуществляется правовое регулирование данного документа.

Такой локальный акт должен содержать нормы, относящиеся к ведению личного дела и в общем случае описи. При этом в принципе допускается ведение описей в произвольной форме для различных дел.

Образец личного дела работника

Процесс составления личного дела сотрудника начинается еще с момента его трудоустройства и по мере выполнения основных обязанностей постоянно может дополняться какими-либо сведениями. Такой документ собственно состоит из обложки и определенного перечня документов, которые были предоставлены сотрудником еще при принятии его на работу.

Каждая отдельная организация может самостоятельно на основании своих внутренних правил определять тип и названия бумаг, которые будут входить в состав личного дела, однако существует определенный общепринятый перечень необходимых документов, какие в большинстве случаев составляют личное дело. Содержание статьи В состав документов, которые составляют личное дело работника, входят следующие бумаги:

• Опись личного дела (перечень документов, который содержится в нем).
• Копии всех страниц паспорта. На ксерокопии должны быть отчетливо видны номер паспорта, а также вся содержащаяся в нем информация.
• Если сотрудник уже не числится в организации, тогда копия его приказа об увольнении.
• Копию документов об имеющемся образовании сотрудника. Это может быть диплом ВУЗа, свидетельства о повышении квалификации, документы о прохождении стажировки и т.д.
• Копия договора, который заключался при приеме лица в штат. Иногда прилагают копию его должностной инструкции. В отдельных случаях должностные инструкции хранятся в специально предназначенном для них месте.
• Копия ИНН работника.
• 

  Заполненная лицом анкета, которая предоставлялась ему при приеме на работу.

• Копия приказа, на основании которого работник был зачислен в штат организации.
• Для мужчин прилагают копию военного билета или приписного свидетельства.
• Фотография сотрудника (цветная или черно-белая).
• Копии приказов о переводе работника в другое подразделение, на другую должность и т.д.
• Копия карточки страхового свидетельства (СНИЛС).

На 2020 год относительно порядка формирования и ведения дел сотрудников существуют следующие положения:

• Относительно других организаций и фирм, относящихся к частным, законодательными актами и нормами не вменяется в обязанность ведение личных дел.

  Такой процесс лишь рекомендуется как желательный, поскольку значительно облегчает доступ к информации для налоговых перечислений, получения данных о стаже и т.д.

• Если лицо является работником органа государственной службы, то составление такого пакета документов является необходимым. Такое положение отражено в соответствующем Федеральном законе №42.

За формирование личного дела несет ответственность начальник отдела кадров.

Он, в свою очередь, может поручить такую обязанность рядовому работнику ОК, который может отвечать за личные дела отдельного подразделения или же всех работников фирмы или предприятия. Личное дело открывается непосредственно в день приема гражданина на работу – сразу же после формирования туда вносят все предоставленные копии основных документов работника (паспорта, диплома, ИНН и т.д.), резюме, которое было предъявлено на собеседовании.

Личное дело работника – как его правильно оформить

/ / 529 Просмотров Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы.

Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

Содержание статьи

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела. Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.

Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска .

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника.

Ведь оно содержит объективную информацию. Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне. Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации.

Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним. А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты. Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело.

Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов. Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя. В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника.

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий. Документы,

Внутренняя опись документов личного дела

Узнайте, как правильно составить опись документов в личном деле работника.

Скачайте образец описи и список обязательных документов.

Что скачивают ваши коллеги: Используйте готовый образец В делопроизводстве термином «дело» обозначают пакет документов, объединенных общей тематикой и помещенных в одну папку. Кадровая служба, в обязанности которой входит хранение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, подшивает и хранит их в личных делах. Для каждого сотрудника выделяют отдельную папку – «Личное дело».

На лицевую сторону папки подклеивают обложку. На ней указывают регистрационные данные папки по номенклатуре дел, наименование подразделения, в котором числится сотрудник, его фамилия, имя и отчество.

Обложка личного дела сотрудника (образец) Вести личные дела сотрудников обязательно в отношении военнослужащих, работников государственной и муниципальной службы.

Федеральное законодательство устанавливает документы, которые должны быть подшиты в личные дела перечисленных категорий работников, например:

1. анкета при поступлении на работу;
2. конкурсная документация;
3. копии военного билета, паспорта и и пр.

В коммерческой организации обязанность кадровой службы ведения личных дел сотрудников и порядок их оформления устанавливают локальным нормативным актом. В перечень документов, которые должны хранится в личном деле, может войти несколько десятков наименований. Для облегчения их систематизации и поиска составляют внутреннюю опись личного дела.

содержится в каждой папке. Составьте ее сразу, как только в личное дело будут подшиты первые документы, представленные сотрудником при трудоустройстве. Приклейте ее к внутренней стороне обложки или вшейте первым листом.

Записи в опись вносите по мере формирования дела, сразу после того, как в него будут подшиваться другие документы. По мере обновления состава дела к описи составляется новая итоговая и заверительная надпись.

Важно! Копии документов, хранящихся в личных делах, заверять не обязательно. Законом такие требования не установлены. Используйте от журнала «Кадровое дело».

В личное дело подшивайте только ту документацию, которая непосредственно относится к трудовым взаимоотношениям и деятельности работника.

Документы, которые включают в опись личного дела работника, смотрите в таблице: Представляемые работодателю при трудоустройстве Копии и оригиналы документов (ст. 65 ТК РФ и другие законодательные акты) Подтверждающие факт наличия трудовых отношений

1. и копия приказа о приеме на работу;
2. согласие на обработку персональных данных;
3. рекомендательные письма;
4. и дополнения к нему
5. характеристики;
6. и автобиография;
7. трудовой договор;
8. отзывы должностных лиц о работнике;

Сопровождающие трудовую деятельность работника

1. справки из медицинских учреждений, подтверждающие факт прохождения обязательных медосмотров;
2. приказы о переводах и перемещениях;
3. заявления и объяснительные записки работника;
4. докладные записки;
5. дополнительные соглашения к трудовым договорам;
6. и пр.

Опись личного дела работника

13 Марта 2020 в 15:20 — это документ, содержащий перечень всех материалов, хранящихся в личном деле. Ведение его предусмотрено архивными правилами.

Объясним подробно, для чего нужна опись и как правильно ее составить.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Личное дело представляет собой совокупность всех документов, касающихся определенного сотрудника. Как правило, они хранятся в отдельной папке. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их опись.

Перечень бумаг, которые входят в дело, не регламентирован для частных организаций.

Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Поэтому частники могут самостоятельно его определять и устанавливать.

При определении списка документов, которые должны содержаться в личном деле государственного служащего, следует обратить внимание на ст.

20, 22, 24, 26, 49 и др. . В них указан перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников не является обязанностью каждого работодателя.

Такие дела должны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Требование составления описей персональных дел сотрудников содержится в «Правилах работы архивов организаций». С чем это связано? Во-первых, этот реестр значительно облегчает поиск нужных бумаг при работе с личным делом работника.

Во-вторых, ведомость в обязательном порядке составляется при сдаче дел в архив предприятия, где хранится после увольнения сотрудника в течение 75 лет (см. п. «а», «б» ст. 656 «Перечня типовых управленческих документов…»).

Условие о необходимости составления этого документа при формировании дел закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте организации. Как правило, составлением занимается сотрудник отдела кадров, на которого возложена обязанность ведения личных дел работников предприятия. Опись в личном деле работника, бланк которой подлежит заполнению, находится в самом начале папки.

В ней перечисляется вся содержащаяся в личном деле документация. Для ее оформления существует унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (Приложения 2, 10).

Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании могут разработать собственную форму бланка и использовать его в работе.

В табличную часть данного регистра вносятся следующие сведения о документах:

1. номера листов дела;
2. индекс документа;
3. примечание.
4. дата составления;
5. заголовок;
6. № п/п;

Чаще всего опись состоит из нескольких страниц. Они нумеруются отдельно от страниц самого дела.

Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, в папке такие бумаги, как приказы, заявления и т. д., располагаются в следующей последовательности: от первых к последним.

Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью.

При этом оформляются их внутренние описи. Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника.

Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей.

Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна.

Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

1. Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
2. Легче собирать статистическую информацию о кадрах.
3. Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике. За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы.

При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

1. Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.
2. Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
3. Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
4. При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
5. Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
6. Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
7. Опись может составляться вручную или печататься.

Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

1. Регистрационный номер.
2. Порядковый номер.

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Copyright: фотобанк Лори Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы. Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека.

Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать.

Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

1. копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
2. документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).
3. документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
4. документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
5. прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)

Важно!

Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте. Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия.

Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив. Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел. Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле.

Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение. Поскольку

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность.

28 января 2020 Автор: Полозкова Майя Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации.

Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее. Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д. При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

• ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
• «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
• Трудовой кодекс РФ (глава 14).
• ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
• ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
• Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

1. Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
2. Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
3. Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
4. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно.

Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя.

Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже. Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013

«Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»

. Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу,

Образец оформления личного дела сотрудника

26 Февраля 2020 в 13:00 На многих предприятиях кадровики обязаны вести личные дела сотрудников. Довольно часто у них возникают сложности с оформлением и систематизацией этого пакета документов.

Рассмотрим, как правильно оформить личное дело сотрудника, образец этого документа и сколько времени его хранить. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Обязанность вести личные дела (ЛД) сотрудников лежит не на всех предприятиях.

Согласно статье 42 Федерального закона № 79 от 27.07.2004, собирать такой пакет документов обязаны все государственные и муниципальные предприятия. Что касается, частных организаций, то они сами решают, заводить ли ЛД на работников.

На практике большинство организаций и предпринимателей собирают информацию о сотрудниках, поскольку это позволяет систематизировать сведения о кадрах. Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД.

Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609

«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

. Документы, подлежащие включению в ЛД, можно условно поделить на три категории:

1. трудовой договор;
2. должностная инструкции;
3. копия трудовой книжки;
4. рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
5. копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т. п.;
6. копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
7. связанные с прекращением трудового договора:
   • заявление об увольнении;
   • копия приказа об увольнении.
8. возникающие во время трудовой деятельности:
   • должностная инструкции;
   • копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
   • дополнительные соглашения к трудовому договору;
   • справки о медосмотрах;
   • копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т.

     п.;

   • копия трудовой книжки;
   • аттестационные листы, копии свидетельств о повышении квалификации и т. д.;
9. аттестационные листы, копии свидетельств о повышении квалификации и т. д.;
10. заявление об увольнении;
11. копия приказа о приеме на работу и т.

    д.;

12. заявление о приеме на работу;
13. анкеты и резюме;
14. копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
15. представляемые и формируемые при поступлении на работу:
    • копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
    • анкеты и резюме;
    • рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
    • медицинские справки;
    • заявление о приеме на работу;
    • трудовой договор;
    • копия приказа о приеме на работу и т. д.;
16. медицинские справки;
17. копия приказа об увольнении.
18. справки о медосмотрах;
19. дополнительные соглашения к трудовому договору;

За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров. В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т.