Срок хранения основания к приказам по личному составу

Срок хранения приказов по основной деятельности и личному составу

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия Один из основных вопросов, рано или поздно возникающих перед секретарем касается приказов по личному составу. В данном материале мы подробно расскажем о том, каким образом и сколько следует хранить данную документацию.

В каждой организации в процессе ее деятельности возникает ряд документов, которые регламентируют всю работу. Основными документами каждой компании являются распорядительная документация, к числу которой относятся приказы по личному составу, срок хранения которых заметно отличается от прочих.

Чтобы иметь представление о правильном определении сроков хранения, рекомендуем обратить внимание на классификатор.

Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов:

1. по личному составу;
2. по административно-хозяйственной деятельности.
3. основные;

Первая категория имеет постоянный срок хранения, третья – 5 лет. При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов.

Классификатор приказов представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании.

Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения.

Наличие данного перечня позволяет существенно снизить количество ошибок, а также легче определять сроки хранения приказов по личному составу. Его присутствие в делопроизводстве компании значительно упрощает поиск необходимой документации и даже, в какой-то мере, регламентирует порядок подписания и регистрации.

Кроме того, его можно с успехом использовать для дальнейшего создания справочника в системе электронного документооборота. Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения. При этом сроки хранения приказов значительно варьируются, в зависимости от вида деятельности.

К примеру, на вопрос, сколько хранятся приказы по основной деятельности, ответ всегда неизменен – постоянно. Это связано с тем, что документы основной деятельности могут потребоваться в любое время, поэтому и хранить их следует особо внимательно и бережно.

Как правило, данная документация в архиве хранится отдельно, а на делах ставится соответствующая отметка о постоянном сроке хранения. Срок хранения приказов по основной деятельности является неизменным.

Данная документация подлежит хранению даже в случае ликвидации организации и передается в муниципальный или государственный архив.

Срок хранения приказов по личному составу может быть разным, в зависимости от содержания самого документа.

Основания к приказам по личному составу срок хранения

— — Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения приказов по личному составу Путеводитель по кадровым вопросам.

Проверка деятельности организации. Обязательные документы Сроки хранения архивных документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ч.

2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ). В отсутствие указаний на конкретные сроки хранения документов по личному составу в Перечне типовых управленческих архивных документов (иных перечнях, предусмотренных ч. 3 ст. 6, ч. 1, 1.1 ст. Каждое дело формируется по дате и номеру документа. При большом объеме кадровой документации группировка дел должна осуществляться по 250 листов в один том.

При большем количестве следует завести второй том, который будет содержать соответствующую отметку. При составлении описей дел необходимо разделять массив документов на две части в соответствии с датой создания документа, а описи составлять отдельно на документы, имеющие 75-летний и 50-летний срок хранения. Кроме того, по-видимому, следует ждать изменения в Перечень.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА И.В. Журавлева, научный редактор журнала «Кадровые решения» Обращаем ваше внимание на то, что сроки хранения документов теперь предписывается отсчитывать не с года увольнения работника, а «со дня создания».

В случае ликвидации организации документы передаются в архив на хранение в течение указанного срока.

Инфо Авторизация Поиск по сайту Журнал «Кадровик-практик» Подписка 1500 руб./год До 31 мая в подарок книга! Бесплатно подписчики получают доступ к:

1. курсу по кадрам,
2. «книжной полке»,
3. справочной базе,
4. всем тестам и др.

Узнать подробнее Полистать журнал Подписаться Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков.

Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ!

На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Постоянно Статья 655 Перечня Штатное расписание Постоянно Статья 71 Перечня График отпусков 1 год Статья 693 Перечня Документы по работникам Трудовые договоры 50 лет Статья 657 Перечня Трудовые книжки (невостребованные) 50 лет Статья 664 Перечня Личные карточки 50 лет Статья 658 Перечня Письменные уведомления работодателей об увольнении работников с указанием причин 50 лет Статья 654 Перечня Распорядительные документы Приказы о приеме, переводе, увольнении 50 лет Статья 19 Перечня Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках 5 лет Статья 19 Перечня Приказы об отпусках работников с вредными и опасными условиями труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания 50 лет Статья 19 Перечня Информационно-учетные документы Табель учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 50 л.).

alishavalenko.ru

Терентьев Богдан

1. 0 Коментарьев
2. 27.07.2018 /

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

ВАЖНО! Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали.

В связи с этим возникли разногласия.

Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

1. созданные до 2003 г.

Срок хранения – 75 лет; не изменился;

1. созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился;

1. образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился.

Наша справка Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций. Документы по личному составу, созданные до 2003 г.

и начиная с 2003 г.[1], хранятся (части 1, 2 ст.

Важно В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см.

по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться).

Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников». Хранение приказов по личному составу Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см.

по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Внимание Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2

«Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»

.

При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов

.

Каждому работодателю важно знать о том, какие сроки хранения приказов по личному составу имеют место. Ведь сохранность документации — это ответственность, которую берет на себя каждая компания. Она должна не только собирать информацию по личному составу сотрудников, но и обеспечивать ее хранение.

Причем в обязательном порядке. Только далеко не всем известно, что подразумевает данная документация.

И уж тем более, многим непонятны принципы хранения и учета приказов по личному составу. Все подробности относительно данных вопросов представлены далее.

Они помогут понять, сколько и как именно хранится информация о сотрудниках, а также прочие документы, которые можно отнести к документации по личному составу. Первым делом следует разобраться, о чем вообще идет речь. по личному составу? Ведь перед тем как начинать хранить что-то, необходимо в полной мере понимать, с какой документацией придется работать.

Приказы по личному составу — бумаги, регламентирующие между сотрудником и работодателем.

Данная документация — это все, что может указывать на файлы и информацию, которая относится к деятельности.

Все приказы разделены на несколько категорий:

1. Кратковременные бумаги.
2. Документы долговременного хранения.
3. Временные приказы.

Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности. Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага.

Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы.

Каковы сроки хранения приказов по личному составу?

Что должен знать каждый работодатель о данном моменте? Теперь настало время рассмотреть каждый тип ранее перечисленных документов. Уже было сказано, что это поможет в полной мере разобраться в том, сколько именно хранить документацию.

А вот учет у всех типов бумаг одинаковый. Поэтому вопрос обычно не вызывает затруднений.

Сроки хранения напрямую зависят от типа бумаг.

Первый — это приказы долговременного хранения. Не трудно догадаться, что они будут учитываться работодателем и сохраняться долгое время.

Сколько именно? Об этом немного позже.

Что можно отнести к данной документации?

Что к ним можно отнести? Это:

• Приказы об увольнении.
• Трудовой договор с приказом о приеме на работу.
• Анкеты, заполняемые при трудоустройстве.
• Документы о переводе.
• Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников.
• Личные дела кадров.
• Бумаги о командировках (длительных, зарубежных).
• Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности.

Теперь понятно, какие документы относятся к долговременным.

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?

Ключевые вопросы: Как Федеральный закон изменил сроки хранения документов по личному составу?

Закон вступил в силу 13.03.2016. 1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст.

22

«Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»

: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу. 2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст.

22.1

«Сроки временного хранения документов по личному составу»

, где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных). Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

1. созданные до 2003 г.

Срок хранения – 75 лет; не изменился;

1. созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился;

1. образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился. Наша справка Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций. Документы по личному составу, созданные до 2003 г.

и начиная с 2003 г., хранятся (части 1, 2 ст.

22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):

1. в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
2. в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
3. в иных организациях (АО, ООО и др.).

Вопрос в тему Кто относится к категории государственных служащих, не являющихся гражданскими служащими?

К этой категории относятся граждане, находящиеся на:

1. правоохранительной службе. Гражданам, находящимся на правоохранительной службе (органы внутренних дел, Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков) присваиваются специальные звания и классные чины (например, лейтенант полиции, капитан внутренней службы, майор юстиции);
2. военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);
3. федеральной государственной службе.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Помещено в тему:

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания. Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме.

В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления .

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е.

> 10 лет) и временных сроков < 10 лет. например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5> При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела.

Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в . При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение. В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них.

В качестве основания к приказам могут выступать:

1. и ,
2. представления,
3. других организаций,
4. личные заявления работников,
5. копии личных документов и др.
6. акты,

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее . Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком:

«Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)»

.

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела. В текущем делопроизводстве с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см.

по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться).

Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим .

Основания к приказам по личному составу срок хранения

Они включаются в опись дел по личному составу.

Содержание:

1. Приказы по личному составу: срок хранения
2. Срок хранения оснований к приказам
3. Срок хранения приказов на отпуск
4. Приказы по личному составу: сроки хранения

Приказы по личному составу: срок хранения Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4. Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Важно Что к ним можно отнести?

Это:

• Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников.
• Бумаги о командировках (длительных, зарубежных).
• Личные дела кадров.
• Трудовой договор с приказом о приеме на работу.
• Анкеты, заполняемые при трудоустройстве.
• Документы о переводе.
• Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности.
• Приказы об увольнении.

Не по личному составу Теперь понятно, какие документы относятся к долговременным. Только дело в том, что приказ о приеме работника на работу — это бумага, которая относится к личному составу.

Но есть небольшое исключение из правил.

О нем следует помнить. О чем речь? Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу.

Аналогичные бумаги имеют исключение.

Внимание Чтобы иметь представление о правильном определении сроков хранения, рекомендуем обратить внимание на классификатор.

Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов:

1. по личному составу;
2. основные;
3. по административно-хозяйственной деятельности.

Первая категория имеет постоянный срок хранения, третья – 5 лет. При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов. Классификатор приказов представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании.

Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения. Это обуславливается тем, что данные документы являются основными доказательствами факта работы сотрудника в организации.

Кроме того, приказы на прием на работу (срок хранения не зависит от стажа работника) следует хранить в отдельном деле. Читайте также:

1. Составление приказа об изменении рабочего времени в организации
2. Как составить приказ о повышении оклада
3. Приказ о печати в организации

Хранение приказов по личному составу Хранение приказов по личному составу осуществляется в архиве организации. При этом организация архивного хранения данных личного состава подразумевает раздельную организацию дел.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Вы здесь «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 6 Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством.

Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем.

В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов.

Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии. Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле).

Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п. 1 ст. 17 данного Закона. Архивным документом согласно п.

2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства.

В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся Указания по его применению. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному.

Приказы по личному составу: сроки хранения

Один из основных вопросов, рано или поздно возникающих перед секретарем касается приказов по личному составу. В данном материале мы подробно расскажем о том, каким образом и сколько следует хранить данную документацию. В каждой организации в процессе ее деятельности возникает ряд документов, которые регламентируют всю работу.

Основными документами каждой компании являются распорядительная документация, к числу которой относятся приказы по личному составу, срок хранения которых заметно отличается от прочих.

Чтобы иметь представление о правильном определении сроков хранения, рекомендуем обратить внимание на классификатор.

Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов:

1. по административно-хозяйственной деятельности.
2. по личному составу;
3. основные;

Первая категория имеет постоянный срок хранения, третья – 5 лет. При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов. Классификатор представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании.

Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения. Наличие данного перечня позволяет существенно снизить количество ошибок, а также легче определять сроки хранения приказов по личному составу. Его присутствие в делопроизводстве компании значительно упрощает поиск необходимой документации и даже, в какой-то мере, регламентирует порядок подписания и регистрации.

Кроме того, его можно с успехом использовать для дальнейшего создания справочника в .

Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения. При этом сроки хранения приказов значительно варьируются, в зависимости от вида деятельности.

К примеру, на вопрос, сколько хранятся приказы по основной деятельности, ответ всегда неизменен – постоянно. Это связано с тем, что документы основной деятельности могут потребоваться в любое время, поэтому и хранить их следует особо внимательно и бережно. Как правило, данная документация в архиве хранится отдельно, а на делах ставится соответствующая отметка о постоянном сроке хранения.

Срок хранения по основной деятельности является неизменным. Данная документация подлежит хранению даже в случае ликвидации организации и передается в муниципальный или государственный архив. Срок хранения приказов по личному составу может быть разным, в зависимости от содержания самого документа.

Чтобы выяснить, сколько лет хранятся приказы по личному составу, рекомендуем обратить внимание на таблицу, приведенную ниже.

Для начала следует сказать о том, что зависит, в первую очередь, от основательности его содержания.

Понятно, что приказ о приеме на работу будет иметь более значимый характер, нежели приказ о командировке.

Также срок хранения приказа о приеме на работу любого сотрудника (от директора до уборщика) является фиксированным.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

30 Января 2020 в 17:40 Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

• Трудовой кодекс РФ, статьи ,
• , который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
• (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
• «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной .

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел. Ниже приведен порядок формирования дел 1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

1. заголовок дела
2. номер дела (в соответствии с номенклатурой)
3. срок хранения документов по номенклатуре
4. наименование организации (в полном виде)
5. наименование структурного подразделения (в полном виде)

2.

В дело подшиваются:

1. только оформленные и исполненные документы

Срок хранения документов по личному составу составляет

Содержание СэaгrU┐{Yр╢м╚ЎvР$мl╧цrаk!gn-[ёЯl╢█%╝ўРлrо█aй│ь╧C{L╛9╒-хl. 1jF] ╖╨╦╙/Щ╝?■vf*оиIД4A┌с-▀╠Ї╩ф№╬»$’z{╫╞pк▌nЄ═/Афу,E ·rИzм╔пPaЩ▓#░╥gД уэХpлwЩctиЙ»Z√гйУ╨ўєmМДЧкТiЯЎ]╪пШ]apwЖ┬╡СMF3u_Лп┼х╥~▒Ж2G╡щ┬zх* ╫·╨ки√с█ЧDZмy[У═с╙X ;}0BC╩’chЎ║╡РО3ЇGWN3DФФMNфоцАQдLОп∙{╫’6┌▒╜Є╔’V╢[SПY#~~╫rо∙З[«ж╔LЙs41+/D \Л@╔\w`lw└╢╙e°п╙єНЩRЗ┌┌B{v╟╧ТzиШ ╡А#ЦЙi╟ЕрЬ═NOБp╬HvД╪їя%Уу=O╛їчЎ-db╟P∙,%J├Uеh╒nиLў+7■#»ЖЭ┼ЙХEyТ=%Dд9R▒@┬!ЮvqаЦjА┘66н╗xs▀d┘ў■нj_║ы,WБXyпН&Az ╒їЇзуF~╦╜]├4┬s5г┐|g╗вN╢х8Z*%╠№wc┐,с▄-Б1═ў░│ыYтIB┼├зb▓В %№2E╒В3╦╨пБ{▌Ь║jG│S█┐|EО╬┬l╕eJ|╖┤╕йы╩Тйk80█■С╠L░ rмsэоУ z┴┬ьJр¤ВRСНаа┬m|q╠Зю»($}5їт4╕┼·╣afХюяН╬hzZо╤ps5E b▐G─лu)SJ╬1╬$ц░ьsП).Zy░░┘З▐,И▒НLс-6qччu┌S]ЮdИ┤ы╢УBK C┴ЖуR▒╗гВВ╞ «╫J┌!ЎО;v-Ї°Фo’─9╝%▐▐╠m┬пuP{ь$Ш№НеСМоN┼╢/w5ўj╨┴2З_p╛SИftИ (гs!╔╚╛╘0OZЛsa ■█У}эяибШ┌%]╫ГР╬ZЫр┌D √╛ЗЯаДPб7╘*ўг▓Uo╡оY;#Ъ,ъЗХjУ╓эsчдТ∙9Yb│╕ОLБРС╔╜рС╔»J│Їrr9∙zL╦DK;ЬЩ-J═∙Оф╗оъ╚9ЄH-vРЪК╔g:л╖tbL!Л0BеНа:╖)=ф╪r╒|3у.H|їяЫ╔╚,Г╕}єы.╥,№╣SPОЦЧЎ. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).

Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

Срок хранения – 75 лет; не изменился;

1. созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился;

1. образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился.

Наша справка Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.

Документы по личному составу, созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г.[1], хранятся (части 1, 2 ст.

Чтобы иметь представление о правильном определении сроков хранения, рекомендуем обратить внимание на классификатор.

Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов:

1. по административно-хозяйственной деятельности.
2. по личному составу;
3. основные;

Первая категория имеет постоянный срок хранения, третья – 5 лет.

При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов.

Классификатор приказов представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании. Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения. Как правило, данная документация в архиве хранится отдельно, а на делах ставится соответствующая отметка о постоянном сроке хранения.

Срок хранения приказов по основной деятельности является неизменным.

Внимание Чтобы выяснить, сколько лет хранятся приказы по личному составу, рекомендуем обратить внимание на таблицу, приведенную ниже.

Читайте по теме в электронном журнале Для начала следует сказать о том, что срок хранения приказов зависит, в первую очередь, от основательности его содержания.

Понятно, что приказ о приеме на работу будет иметь более значимый характер, нежели приказ о командировке.

Сколько следует хранить документа, на основании которых издавали приказы по личному составу?

Ответ на вопрос: Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. Соответственно, если основания включаются в личное дело, то срок хранения равен сроку хранения личного дела.

Если они хранятся отдельно: 665 Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 л. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Какие сроки хранения кадровых документов Н.З. Ковязина Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, а не с даты создания (п. 2 ст. 21.1 Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года. Если указанные документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно.

Также постоянно положено хранить штатное расписание. Однако указанные сроки хранения не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых перечнем архивных документов установлены иные сроки хранения (п. 4 ст. 22.1 Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ). При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания. Такой порядок предусмотрен в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т.

п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.

Такой вывод следует из пунктов 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.