Как пишется сопроводительное письмо к документам

Как написать сопроводительное письмо к документам — образец

Отправляя документы в ту или иную инстанцию, нужно сопроводить их письмом с пояснениями. От того, насколько грамотно и убедительно оно написано, во многом зависит успех обращения. Поэтому стоит уделить немного внимания изучению порядка составления подобного документа. Ниже речь пойдет о том, в каких случаях требуется сопроводительное письмо к документам и как его правильно написать.

Кроме того, для наглядности мы подготовили образец такого письма, использование которого значительно упростит вам выполнение задачи.

При передаче документов в какую-либо организацию или должностному лицу, в том числе лично, через курьерскую службу, обычную почту или электронную, необходимо сопроводить их письмом, из которого станет ясно, что именно отправляется, с какой целью осуществляется отправка бумаг, кто и кому их передает. Это так называемое сопроводительное письмо. Кроме уведомления о передаче документов, оно играет роль гарантии получения вложения адресатом.

Письмо, сопровождающее документы, в зависимости от их содержания и цели отправки, может иметь вид описи, запроса, приложения, благодарности, отказа, подтверждения и т.д.

Совет: узнайте, как производится . При подготовке письма, которым сопровождается отправка каких-либо документов, следует придерживаться определенных рекомендаций его оформления: Хоть строгих правил написания или образца сопроводительного письма в законодательстве нет, следует помнить, что это официальный документ, и при его оформлении необходимо придерживаться правил делопроизводства.

Заголовок такому письму не требуется. Как правило, оно начинается со слов «направляем акт проверки», «высылаем приказ», «возвращаем документы» и подобных, после которых описывается, что именно отправляется.

В сопроводительном письме должна содержаться следующая информация: Сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество, должность и название компании, если автор сопроводительного письма действует от ее имени); Сведения об адресате (фамилия, имя, отчество, должность и название организации). Письмо можно отправлять и без указания конкретного должностного лица; Цель, с которой осуществляется отправка документов. Могут использоваться такие формулировки, как «на подпись», «на согласование», «на ознакомление» и т.д.; Порядок действий, которые следует совершить с документами после их подписи, ознакомления и т.д.

В письме может быть указано, например, что приложенные к нему бумаги нужно вернуть, отправить по определенному адресу или оставить у адресата; Перечень документов, которые направляются в качестве приложения к этому сопроводительному письму. Это основной элемент сопроводительного письма, поскольку именно с целью передать документы оно и составляется.

Необходимо произвести подробную опись с указанием названия, регистрационного номера, даты подготовки (отправки), количества страниц и экземпляров каждой из бумаг.

Если информация о документе содержится в основном тексте письма, в списке приложений его можно подробно не описывать.

Сопроводительное письмо к документам

— это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя. удобно тем, что:

• во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
• во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей .В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.Ниже следует обращение к получателю.Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

• Направляем Вам…
• Высылаем Вам…
• Представляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать .

В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

• Просим подтвердить получение…
• Просим передать…
• Просим информировать…
• Просим возвратить…
• Просим руководствоваться… и т.п.

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.ДиректоруООО «Стандарт»Е.С.

Кузьмину27.07.2013 № 23 Уважаемый Евгений Станиславович!Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий.

Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.Приложения:1) договор в 2 экз.

Как составить сопроводительное письмо к документам образец

Содержание Сопроводительное письмо к документам — это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

Сопроводительное письмо удобно тем, что:

1. во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.
2. во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма.

Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

1. Высылаем Вам…
2. Представляем Вам…
3. Направляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

1. Просим информировать…
2. Просим возвратить…
3. Просим руководствоваться… и т.п.
4. Просим подтвердить получение…
5. Просим передать…

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см.

образец). Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

Источник: https://working-papers.ru/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam

1. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013
2. Рубрика Оформление документов

1. 4.88
2. 16901 просмотр
3. 0 комментариев

1. Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Кромеобычной переписки, мы ежедневно высылаемконтрагентам различные документы:договоры, протоколы, счета, презентационныематериалы… Правила делового этикетада и элементарная осмотрительность вобращении с документами требуют написанияв этих случаях сопроводительного письма.Что это дает и как его оформить?

Такимобразом, информационнойнагрузки сопроводительное письмо ненесет, однако выполняет три важныхфункции:

Как написать сопроводительное письмо к документам образец

Содержание Данный документ состоит из: вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма; основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма; заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись).

Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя.

Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя. К резюме Уважаемый Александр, в ответ на вашу вакансию «специалист по недвижимости», размещённую в газете «Кадры», высылаю своё резюме.

Буду очень признателен, если Вы не оставите его без внимания.

Как обычно принято, будет правильно, если данный документ пишется на конкретного руководителя организации, поэтому начинать его следует со слов – «Уважаемый (ая)» и ФИО официального лица организации-получателя.

Начинать свое обращение можно с таких слов, как:

1. «Направляем Вам….» (в организацию, находящуюся в подчинении).
2. «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
3. «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).

Далее следует перечислить, какие именно документы направляются, а также, с какой целью.

При ссылке на тот или иной документ необходимо поставить его номер и дату составления. Итак, рассмотрим конкретный пример: «Уважаемый Сергей Леонидович! Высылаем Вам подписанный и заверенный печатью договор поставки от 1 сентября 2017 года № 325.

Важно 1. Как написать сопроводительное письмо?

2. Образец №1. Сопроводительное письмо к документам. 3. Образец №2. Сопроводительное письмо к вакансии в сфере недвижимости. 4. Образец №3. Сопроводительное письмо к резюме менеджера по продажам.

5. Образец №4. Сопроводительное письмо к резюме секретаря-референта. Как написать сопроводительное письмо?

— статья. Образец №1. Сопроводительное письмо к документам. Чтобы скачать образец письма в формате Word, нажмите на ссылку.

Образец №2. Сопроводительное письмо к резюме специалиста в сфере недвижимости. Здравствуйте! В настоящее время я ищу работу в сфере недвижимости. Сопроводительное письмо — универсальный документ, применяющийся в самых различных направлениях хозяйственной деятельности предприятия.

Правильно составленная «сопроводиловка» избавит все стороны от множества недочётов и неясностей.

Как написать сопроводительное письмо к документам? Когда это обязательно? Работа предприятия, особенно крупного, сопровождается множеством самых разнообразных вопросов, которые чаще всего приходится оформлять письменно.

Внимание Контрагенты обмениваются между собой сообщениями и уведомлениями, документы требуют банк, налоговая, пенсионный фонд, проверяющие.

Клиенты тоже пишут запросы о предоставлении самой разной информации и документации.

Сопроводительное письмо к документам форма

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия Помимо деловых писем предпринимателю регулярно приходится отправлять государственным служащим и своим контрагентам различные документы. Это могут быть договоры, счета, протоколы, промоматериалы… Иногда эти бумаги можно отправить и без сопутствующих уведомлений и разъяснений, но лучше поступить более предусмотрительно и приложить к документам сопроводительное письмо.

Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату.

В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.

Сопроводительное письмо выполняет три задачи:

• Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.
• Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.
• Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру».

Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

В каких случаях без этого документа не обойтись?

1. при обращении в банк (в некоторых случаях).
2. при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен);
3. при подаче иска в арбитражный суд;
4. при уточнении налоговой декларации;

Разберём перечисленные пункты подробнее.

Очень часто такое письмо требуют служащие ФНС.

Самое интересное, что в Налоговом кодексе подобных требований нет, и практику сдачи уточнённой декларации вместе с сопроводительным посланием неофициально ввели сами инспекторы.

В сопроводительном письме они требуют указывать причины корректировок в отчётности.

Причём чем существеннее ошибка, тем больше подробностей придётся разъяснить. В идеале предпринимателю нужно дать разъяснения по каждой скорректированной строке декларации. Если их слишком много, то можно указать только итоговые суммы налога, доплаченной задолженности и пеней.

При доплатах наряду с этими данными в письме необходимо назвать реквизиты соответствующих платёжных поручений (или даже приложить копии самих платёжек). В общем, налоговики требуют чуть ли не пространную объяснительную записку, но называется она всё равно сопроводительным письмом. Это некорректно, но что поделать.

При обращении в арбитражный суд это послание прилагается к исковому заявлению.

Вместе с иском бизнесменам всегда приходится подавать кипу документов – выписки, учредительные бумаги, копии договоров и т.п.

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке. Разберем основные требования и приведем образец, как пишется сопроводительное письмо.

5 января 2020 Автор: Камалова Марина Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях.

Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке. Чаще всего сопровождение оформляется:

1. к исполнительной документации;
2. к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
3. к документации в налоговую инспекцию;
4. ;
5. к коммерческому предложению;
6. к кадровой документации.
7. к акту сверки;
8. при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте. Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации.

Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015).

Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.

Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.

Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

• Номер и дата обращения.
• Содержание.
• Лицо, подтверждающее достоверность.
• Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
• Контакты.
• Перечень прилагаемых документов.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами.

Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД).

Как оформить письмо

› › Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

• получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.
• список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;
• Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;

Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.

1. Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.
2. Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;
3. Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;

Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:

1. сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;
2. текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.
3. текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;

Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:

1. Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».
2. Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;
3. Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;

Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:

1. Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
2. Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.
3. В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
4. Затем следуют отметки о приложениях;
5. Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
6. В шапке пишут ФИО адресата, название фирмы;
7. После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;

Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.Должность Название фирмы ФИО Дата исх.NУважаемый(ая)________________!Направляем Вам _________________ документы (название документа, его номер и дата) с ______ (указываются приложения).

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам.

При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами.

Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности. Содержание И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

Внимание!Пример документа можно изучить в конце статьи!

Список опубликован по приведенной ссылке. Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

1. при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
2. определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
3. довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
4. кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
5. указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;

По большому счету вид у письма только один.

Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

1. канала отправки сообщения;
2. получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

1. написанные вручную;
2. передаваемые на бумаге.
3. электронные;

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

ИсключениеЕдинственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение.

Но структура, опять же будет одинаковой.

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации.

При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма. При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

1. поле с исходящим номером и датой;
2. верхнюю часть с реквизитами организации;
3. блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
4. поле для текста письма и приложений;

Как пишется сопроводительное письмо к документам образец

Содержание Вверху документа, в самой шапке указывается:

1. Наименование компании.
2. Фамилия, имя, отчество получателя.

Далее ставится дата, номер и заголовок сопроводительного письма.

Потом идет обращение к получателю. Каждое сопроводительное письмо начинается обычно с таких слов, как:

1. Направляем Вам.
2. Высылаем Вам.
3. Представляем Вам.

Здесь нужно обязательно указывать названия документов, которые отправляются, их дату, номер.

Также нужно написать специальную пояснительную инструкцию для получателя (там поясняется, что он должен сделать с полученной документацией). В основной части в письме может еще быть просьба.

Внимание Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности – главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр.

Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя – для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.

Важно Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;

1. во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма. В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма. Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

Ниже следует обращение к получателю. Направляем Вам два экземпляра договора на оказание информационных услуг, подписанные и заверенные печатью с нашей стороны.

Предлагаем рассмотреть указанный проект и в случае согласия подписать договора, возвратив один из подписанных экземпляров в наш адрес.

Приложение: проект договора в 2 экземплярах на 6 листах каждый». Сопроводительное письмо к претензиям — нужно ли оно?

Порой возникает ситуация, когда необходимо направить претензию стороне по договору, не исполняющей свои обязательства.

Обычно все требования, обоснования и приложения указываются непосредственно в претензии. Казалось бы, для чего может понадобиться сопроводительное письмо?

Дело в том, что претензия может стать не только официальным доказательством в суде, но и в некоторых случаях исполнительным документом. В ней следует указывать юридически корректные и значимые вещи, а коммуникативной функции она не несёт.

Сопроводительное письмо к документам по договорам При заключении хозяйственных договоров часто складывается ситуация, когда контрагенты территориально удалены друг от друга и не могут позволить себе выезжать в другой город для подписания договора. В этом случае оформление сопроводительного письма становится этаким маячком, позволяющим заключить юридически правильный договор на расстоянии, без личной встречи представителей.

Сопроводительное письмо

«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде».

Составление сопроводительного письма – это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю.

Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя? : • имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя; • содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен; • подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ. к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя.

Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя. Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах: • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива); • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; • Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ). ■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.

К обязательным реквизитам бланка относятся: • ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП; • наименование организации; • справочные данные об организации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом. может быть подготовлено на бланке письма (см.

Пример 1), бланке структурного подразделения (см.

Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3). ■ Текст. Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов.

Важнейшая часть информации содержится в описании приложений. Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности.

Как составить сопроводительное письмо к документам

› Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас. Содержание Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует.

Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться.

Оно позволяет решить сразу несколько задач:

• Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
• Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.
• В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
• Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

• Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
• В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
• Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

1. «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
2. «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е.

   все учреждения, имеющие более высокое положение;

3. «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

• После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы.

Как составить сопроводительное письмо к документам.

Образец сопроводительного письма к документам

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия » »

1. Рубрика Оформление документов
2. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013

1. 4.88
2. 16901 просмотр
3. 0 комментариев

1. Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Кромеобычной переписки, мы ежедневно высылаемконтрагентам различные документы:договоры, протоколы, счета, презентационныематериалы… Правила делового этикетада и элементарная осмотрительность вобращении с документами требуют написанияв этих случаях сопроводительного письма.Что это дает и как его оформить?

Каковысроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительноеписьмо – это вид делового письма, которыйнужен для описания направляемогоадресату пакета документов, если в этихдокументах отсутствует адресная часть.

Такимобразом, информационнойнагрузки сопроводительное письмо ненесет, однако выполняет три важныхфункции:

1. предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
2. благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.
3. подтверждает факт отправки;

Каки большинство деловых писем, сопроводительноеписьмо оформляется на фирменном бланкеи получает исходящий регистрационныйномер отправителя. Правила оформленияслужебных писем мы подробнейшим образомне раз разбирали в журнале, поэтомусейчас сосредоточимся на особенностяхсопроводительного письма.

Пореквизитныйанализ служебного письма с множествомобразцов его составления есть в статье«Оформляемслужебное письмо» Основасопроводительного письма – переченьприложений. Текст же документа кратоки условно делится на две части:

1. сообщение о направлении документов,
2. просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Перваячасть обычно так и начинается:

1. «Представляем вам…».
2. «Во исполнение… направляем вам…»,
3. «Высылаем вам…»,

Далееможно указать цель направлениядокументов: «длясогласования», «дляознакомления», «дляподписания», «длязаполнения» (еслиречь идет об опросной форме или анкете).Мы рекомендуем использовать клише«направляем вам» или «высылаем вам»,т.к. представлять что-либо можно толькодля ознакомления, но не для подписанияили согласования.

Втораячасть может содержать следующие слова:

1. «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
2. «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
3. «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,

Какмы уже определили, главное в сопроводительномписьме к документам – приложения.Поэтому особое внимание мы уделимвопросу оформления именно этогореквизита.